«Актив-Софт» – член САБ та сертифікований сервісний партнер
BAS, KBS та ЦСК Україна, Linkos Group, ТОВ ЦПЗ «СОФТКОМ»

В каком виде необходимо хранить КЭП?

Для хранения электронной подписи необходим физический носитель. По закону носитель называется "средство квалифицированной электронной подписи или печати". Это может быть как любой флеш-накопитель (жесткий диск, флешка, диск), либо же токен ― устройство со встроенной программой, которая защищает записанные данные от копирования или несанкционированного доступа. Токен соответствует условиям второго пункта постановления кабинета министров украины о порядке использования электронных доверительных услуг.

На токенах хранить КЭП обязаны:

• органы местного самоуправления;
• органы государственной власти;
• работники государственных предприятий и организаций;
• государственные регистраторы и выполняющие их обязанности;
• нотариусы.

Для этих лиц и организация хранение КЭП на токене обязательно с 7 ноября 2020 года. Для частных предпринимателей токены станут обязательными с 01.01.2022.

Как обеспечивается защита КЭП на токене?

Токены, которые выдаются в АЦСК похожи на обычные флешки, но в отличии от флеш-накопителей, которые можно купить в любом магазине, они имеют уникальный инвентарный номер и утверждены государственной службой спецсвязи. Кроме этого, токен имеет следующие особенности:

• ограниченное число попыток ввода пароля;
• защита от копирования данных;
• защита от несанкционированного извлечения данных.

Оформляйте КЭП на токене в Актив-Софт и работайте с электронным документообменом не переживая о изменениях в законодательстве и безопасности вашей подписи.

В чём польза должностной инструкции?

Во-первых, должностная инструкция чётко регулирует права, обязанности, задачи и сферу ответственности каждого работника.

Во-вторых, инструкция, с которой работник был ознакомлен, является подтверждением его обязанностей. Если работник уклоняется от исполнения обязанностей, подписанная ДИ может стать достаточно весомым аргументов для увольнения и если дело доходит до судового разбирательства, ДИ будет доказательством в пользу работодателя.

В-третьих, одним из наиболее частых нарушений работодателей ― это не разъяснение работнику его обязанностей перед началом работы, то есть нарушение статьи №29 КЗоТ. Наличие ДИ защищает работника, в случае если работодатель требует выполнения задач не прописанных в ДИ или трудовом договоре.

Как и в соответствии с чем разработать ДИ?

Как уже говорилось выше, в первом выпуске справочника квалифхарактеристик профессий работников присутствуют все необходимые данные для составления ДИ работнику любой экономической сферы. Среди требований к ДИ в этом документе указано:

1. Содержание должностной инструкции должно формироваться на основе справочника квалифхарактеристик профессий работников, с учётом конкретных функций, задач работников и штатного расписания.
2. Обязателен единый подход к структуре, подробное разъяснение полномочий, ответственностей и задач, расшифровка терминов.
3. Должностные инструкции в одной компании должны быть связаны и не должны дублировать обязательства разных профессий.
4. Обязательность разделов «Общие положения», «Задачи и обязательства», «Права», «Ответственность» и «Должен знать».
5. В правом углу первой страницы проставляется гриф «Утверждена», с подписью, инициалами, фамилией, названием должности руководителя и с датой утверждения.
6. В центре ДИ прописывается название самой должности – в соответствии с «Классификатором профессий ГК 003:2010».

Важно следить за новыми выпусками справочника, поскольку в форму ДИ могут быть внесены изменения и тогда ДИ следует поменять и предприятию.

3. Отражение дебиторской задолженности в BAS

Смоделируем операции по учету дебиторской задолженности в “BAS” на базе конфигурации “Бухгалтерія для України”, ред. 2.0.

По состоянию на 30.09.2020 у контрагента “Покупатель” текущая задолженность перед нашим предприятием составила 366 042,40 грн.

что отражено в Балансе за 9 месяцев в оборотных активах:

Для нашего примера предположим, что при подготовке к годовой отчетности комиссия по инвентаризации изучила состояние задолженности, о чем составила “Акт инвентаризации расчетов”.

Документ находится в разделе “Продажи” - “Расчеты с контрагентами” - “Акт инвентаризации расчетов”. Аналогичный документ доступен и в разделе “Покупки”:

После анализа финансового состояния дебитора возникло сомнение в возможности погашения задолженности, поэтому было принято решение сформировать резерв сомнительных долгов на полную сумму долга.

Операцию оформим вручную (раздел “Операции” - “Бухгалтерский учет” - “Операции, введенные вручную”), заполнив табличную часть документа следующим образом:

Выполненные в программе действия по состоянию на 31.12. текущего года нашли свое отражение в Балансе:

и в Отчете о финансовых результатах:

Если со временем сомнительная дебиторская задолженность перейдет в статус безнадежной, то списание такой задолженности отображаем документом “Корректировка долга” с видом операции “Списание безнадежной задолженности”:

Документ “Корректировка долга” находится в разделах “Покупки” или “Продажи” - группа “Расчеты с контрагентами”. В шапке документа выбираем дебитора и заполняем табличную часть документа на закладке “Дебиторская задолженность” по остатками взаиморасчетов:

На закладке “Счета” обратите внимание на счет списания дебиторской задолженности. Если ранее был создан резерв сомнительных долгов, тогда следует указать один из субсчетов счета 38. В нашем случае это субсчет 381 “По задолженности за товары, работы, услуги”:

Если списание задолженности происходит без сформированного ранее резерва, тогда счет списания указываем 944 “Сомнительные и безнадежные долги”.

Пример проводок при списании безнадежной дебиторской задолженности за счет резерва на рисунке:

С помощью отчета “Оборотно-сальдовая ведомость по счету” убедимся, что резерв списан в полной сумме:

Операцией, введенной вручную, отнесем списанную задолженность на забалансовый счет 071 “Списанная дебиторская задолженность”:

Обратите внимание, что в данной статье описан механизм отражения дебиторской задолженности только в бухгалтерском учете и в конфигурации “BAS.Бухгалтерія для України”. Для изучения механизмов списания дебиторской задолженности, создания резерва сомнительных долгов в налоговом учете обратитесь к законодательным документам и разделам НКУ по этому вопросу.

Как разместить базу BAS в облаке?

Присутствует возможность перенести вашу базу на облако всего в несколько кликов мыши и работать с уже имеющимися данными. Работает и обратный процесс: вы можете в любой момент скачать базу из облака на свой компьютер.

Чтобы загрузить базу с облака, необходимо выбрать в верхней панели вкладку “Адміністрування”, пункт “Завантажити інформаційну базу”.

На удалённом рабочем столе вы можете найти ярлык, связывающий этот стол с вашим компьютером. Пройдя по нему вы найдёте диски вашего компьютера на которых можно найти и загрузить базу на сервер.

Для выгрузки базы на компьютер во вкладке “Адміністрування” выберите пункт “Вивантажити інформаційну базу”

Также как и с загрузкой базы, на удалённом рабочем столе вы можете выбрать диск и папку в которую можно загрузить данные из сервера.

Повторите описанные шаги и начинайте работать в BAS в облаке уже сейчас. Если вас заинтересовала эта статья, узнайте больше об облачной технологии BAS.

Для того, чтобы начать новое действие во вкладке “Взносы/Взносы ФОТ” добавить строчку (сотрудник указывается автоматически) с выбором нового взноса, нажать “Начать” и назначить дату действия.

Важно! В конф-ции «Управление торговым предприятием для Украины» в док-те «Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях» можно назначить или прекратить действие удержания из зарплаты сотрудников учреждений во вкладке “Удержания”.

В конф-ции «Бухгалтерія для України» установить удержание по зарплате можно с помощью док-та “Кадровое перемещение организаций”.

Проводки о розничных продажах указаны на рисунке 4.

Если оплата проводится несколькими способами, заработок отображается на счёте 36Р «Расчеты с розничными покупателями». Далее идет распределение по способам оплаты.

Оформление приходного кассового ордера

Когда отчёт сформирован создается приходный кассовый ордер на сумму оплаченную наличным расчётом. Суммы оплаченные картами также указываются.

Такой ордер не создает проводки, так как они уже созданы при формировании отчёта о розничных продажах. Это обусловлено особенностью учёта по розничному складу , с установл-ым способом оценки розничных товаров “По стоимости приобретения”.

Поступления от продаж с оплатой платежными картами

Если оплата произведена картой, подобное отображается док-том “Поступление на расчетный счет” с выполнением функции “Поступление от продаж по платежным картам и банковским кредитам”.

Доп. указывается и комиссия, которую взимает банк “Оплата услуг банка”.

Когда док-т проведен, происходит формирование проводок:

Сегодняшняя тема нашей статьи - оплата сверхурочной работы сотрудников предприятия, пример которой мы проиллюстрируем в BAS:ЗУП 8. Подобный алгоритм учёта можно провести и в конфигурации BAS:УВП 8.

Согласно законодательству сверхурочная работа - это та работа, которая выполняется свыше установленной нормы трудового дня. Оплачивается она при почасовой системе - в 2-ном размере часовой ставки; при сдельной оплате труда - 100% тариф. ставки сотрудника, оплата труда которого осущ-ся по почас. системе – за все отработанные сверх нормы часы.

Переходим к рассмотрению порядка отражения оплаты сверхурочных часов

1. Чтобы приступить к отражению оплаты сверхурочн. часов, перейдите в док-т “Оплата сверхурочных часов” и заполните поля:

“Организация” - заполняется автоматич., исходя из данных настроек пользователя.
“От” - дата регистрации док-та в базе программы.
“Перерасчёт док-та” - используется в случае необходимости сделать пересчёт введённых док-ов. Заполняется как самостоятельно, так и в автоматич. режиме при исправлении док-та (по кнопке “Исправить”).
“Месяц начислений” и “Ответственный” - заполняются соответствующими данными по умолчанию.

2. Заполните таблицу “Начисления” по кнопке “Заполнить - Списком сотрудников”. В открывшейся форме обработки “Формирование списка сотрудн-ов” укажите дату сверхурочн. работы, кол-во отработанных часов в одинарном и 2-ном размере.

3. Таблицу док-та можно заполнить по кнопке “Добавить” или “Подбор”. Для каждой даты сверхурочн. работы вводится отдельная строка, в которую вводятся след. данные:

“Таб.№” - табельный № сотрудника.
“Работник” и “Подразделение организации”.
“Дата” - дата работы сверх нормы.
“Часовая тариф. ставка” - ставка, по которой выплачивается компенсация за сверх-чные.
“Часов в 1 размере” - кол-во часов, необходимых оплатить в одинарном размере.
“Часов в 2 размере” - кол-во часов, необходимых оплатить в двойном размере.
“Результат” - итоговая сумма, подлежащая оплате.

Часовая тариф. ставка рассчитывается в автоматич. режиме. Однако, если оплата начисляется по месячной или дневной тариф. ставке, необходимо пересчитать ставку. Для этого: дневная ставка / длительность раб. времени. А для пересчёта месячной ставки: месячная ставка / кол-во часов по графику за месяц.

Рассмотрим пример №1

Сотрудница Хохлова отработала сверх нормы 5 часов. Установленный рабочий график - 40 ч. в неделю. Тариф. ставка за месяц - 3 200 грн. Норма рабоч. времени в октябре 2015 составила 160 ч.

1. Чтобы оплатить отработанное сверх нормы, оформите док-т “Оплата сверх-ных часов”.

Исходя из нашего примера, часовая тариф. ставка Хохловой - 20 грн. (3 200 грн./160 ч.). Так как работнику установлена повременная оплата труда, то сверхурочное время оплачивается в 2-ном размере час-ой ставки.

2. В док-те “Оплата сверхурочных часов” укажите время в строке “Часов в 2 размере”. В результате к оплате за сверхурочные необходимо предоставить 200 грн. (20 грн. умножить на 5 ч. и умножить на 2).

3. В табеле учёта раб. времени работа сверх нормы отображается с кодом “ну”.

Рассмотрим пример №2

Работник Пивовар отработал сверх нормы 2 часа 10 сентября. Ему установлена сдельная система оплаты труда, и тариф. ставка по часовой системе составляет 30 грн. Соответственно за свою работы сверх нормы ему полагается компенсация 100% тариф. ставки сотрудника, оплата труда которого осущ. по почасовой системе.

1. Чтобы оформить доплату, перейдите в док-т “Оплата сверхурочных часов”. В нашем примере часовая тарифная ставка - 30 грн. В док-те в строке “Часов в 1 размере” укажите время, отработанное сверх нормы. Соответственно доплата составит 60 грн. (30 грн. умножаем на 2 ч.).

2. Как и в предыдущем примере, в табеле учёта раб. времени работа сверх нормы отобразится с кодом “ну”.

На вкладке «Расчёт среднего заработка» вы можете корректировать доп.параметры.

• Поле «Период средней» - в нём указываются  месяцы, которые будут анализироваться  при заполнении таблицы документа.
• Поле «Вид учёта времени для средней» - указывается способ расчёта средней:  по рабочим дням, часам или календарным  дням. Для командировок по умолчанию  рассчитывается по рабочим дням.
• В поле «Число месяцев» по умолчанию  установлено 2 месяца.

3. Заполняем табличную часть

В табличной части «Расчёт средней» сумма заполняется помесячно.

В строке «(для средних) По заработку» указывается основная  сумма за месяц. Виды расчёта, вошедшие  в этот показатель, можно увидеть в виде  расчёта средней.

4. Коэффициент увеличения окладов

Обратите внимание на коэффициент увеличения окладов. Все его изменения регистрируются в документе «Изменение коэффициентов повышения окладов». В случае, если коэфф. введён в середине месяца, то во время заполнения таблицы «Расчёт средней» за месяц введётся 2 строчки: первая от начала месяца до ввода нового коэфф., а вторая начиная с даты введения коэфф. и до окончания месяца. Все суммы начислений и времени будут соответственно разделены пропорционально рабочим дням.

Если сотрудник не отработал ни дня в течение 2 месяцев, то средняя зарплата рассчитывается на основании установленной в договоре тарифной ставки (месячного оклада), а в табличной части «Расчёт средней» указывается вид заработка «По окладу».

В столбце «Сумма (полная)» содержится информация о начальной сумме, которая используется в последующих исчислениях до применения коэфф. и пропорций.

Нажмите на кнопку «Рассчитать», расположенную рядом с реквизитом «Сумма средней». Конечная сумма в столбце «Сумма» разделится на сумму времени, использованного при расчёте.

Далее, используя обработку «Анализ неявок», создайте новый документ на основании документа «Командировки организаций». В обработке выполните следующее:

• вид оплаты укажите «Оплата по среднему  заработку»;

• создайте расчётные документы по кнопке  «Создать» на командной панели обработки;
• по кнопке «Открыть расчётный» перейдите  в расчётный документ и по кнопке  «Заполнить и рассчитать всё» рассчитайте  его.

На рис.7 вы можете увидеть пример процесса создания документа «Оплата по среднему заработку».

5. Работа по совместительству

Если сотрудник трудится по внутреннему совместительству, то его заработок учитывается при расчёте среднего на основании настроек учёта (меню «Предприятие - вкладка «Расчёт заработной платы» - флаг «Не учитывать совместителей при расчёте среднего заработка»).

При автозаполнения таблицы «Начисления» введутся 2 строчки отдельно по каждому начислению. А при расчёте по основному будет рассчитана сумма с учётом начисления совместителя, по совместительству будут нулевые значения в графе «Результат».

6. Командировка в выходной день

В случае, когда период командировки попадает на выходной день и этот день должен быть оплачен, перед заполнением документа «Оплата по среднему заработку» вам нужно создать индивидуальный график работы и отметить этот выходной день как рабочий.

Надеемся, вопрос как рассчитать командировку в BAS больше не будет вызывать у вас трудностей.

Уже не нужно говорить о многочисленных преимуществах профессионального программного обеспечения для сопровождения бизнеса. Программа BAS получила огромную популярность и среди крупных компаний, и среди мелких фирм. Все руководители знают, что в современном производственном или торговом предприятии без BAS не обойтись: программа значительно облегчает ведение бухгалтерского учёта и составление отчётности.

Но далеко не все в курсе, что покупка лицензии и оплата дальнейшего сопровождения — это не единственный способ использовать все функции и инструменты BAS. Уже давно появилась альтернатива — аренда BAS. Такая услуга покажется особенно интересной владельцам Интернет-магазинов, у которых нет необходимости в полноценном офисе, но которые пользуются всеми возможными инновациями в введении бизнеса. Клиент, использующий 1c аренду в Украине, получает доступ к программному обеспечению на сайте поставщика услуги.

Можно выделить целый ряд преимуществ такого варианта:

Свободный доступ

Больше не нужно беспокоиться о том, что доступ к серверу BAS располагается на выделенном компьютере. Работать с BAS як SaaS можно в любом месте, где есть выход в Интернет. Вам не нужен собственный физический сервер и локальная сеть. Все операции будут осуществляться на наших мощных серверах.

Минимизация затрат

Нет необходимости тратить средства на лицензию и подписку на ИТС, на системного администратора. Все, что Вам нужно — это выбрать подходящую конфигурацию и можете смело начинать работу в BAS: аренда.

Автоматизация Интернет-магазина

Можно легко организовать обмен данными между BAS и Вашим сайтом. Вам не придётся самостоятельно вводить каждую заявку в BAS. При налаженной работе это будет происходить автоматически. Это экономит и время, и силы предпринимателя. Появляется возможность более рационально использовать свои ресурсы.

Безопасность

Вы часто беспокоитесь о потери базы BAS? Согласны, это большая неприятность, влекущая за собой непоправимые последствия. Никто не застрахован от того, что с компьютером может что-то случиться. BAS: аренда обеспечивает максимальную защиту Ваших данных, так как происходит автоматическое резервное копирование, а, кроме того, вся информация хранится на мощных серверах. Поэтому Ваши данные на 100% застрахованы от потерь. Весь риск сводится к тому, насколько стабильно работает Интернет. А точку доступа, как известно, поменять не проблема.

Эти преимущества делают BAS: аренду незаменимым помощником в работе любого предприятия или Интернет-магазина независимо от вида продукции, товара или предоставляемых услуг. Это программное обеспечение сделает ведение учёта простым и комфортным. Аренда BAS — это удобно, доступно и выгодно!

Цена

Значительная экономия финансовых средств. Нет необходимости приобретать дорогостоящее оборудование и лицензии программного обеспечения BAS, а также оплачивать ежемесячное сопровождение BAS. Нанимайте удаленных специалистов, не выделяя деньги на аренду офисных помещений и оргтехники.

При аренде “Облачной” BAS все затраты равны ежемесячной плате, без каких-либо дополнительных затрат. Направляйте средства, сэкономленные на покупке и обслуживании продуктов BAS, оплате сервера и ПО, на развитие бизнеса.

Безопасность

Работая в BAS Онлайн, вы снижаете риск потери данных, связанный с поломкой техники, кражей или изъятием компьютеров. Аренда сервера позволяет работать с программой с любого компьютера, в том числе планшета и мобильного устройства через Интернет.

Помимо этого вы можете быть уверены в конфиденциальности: вашу информацию не увидит никто кроме вас.

Контроль и удобство

Даже, если вы находитесь в командировке, отпуске или дома, вы можете работать в BAS как в офисе. Больше не нужно копировать файлы на флешку или отправлять их электронным письмом.

Развивайте филиальную сеть, не беспокоясь о взаимодействии сотрудников подразделений – базы BAS, общие документы и их обновления будут доступны всем пользователям программы, а те документы, которые не должны быть представлены всем, таковыми и остаются.

Руководитель предприятия имеет полный доступ к файлам сотрудников. Больше нет необходимости без крайней потребности находиться в офисе, чтобы контролировать работу подчиненных.

Надежность

BAS Онлайн работает 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Вероятность сбоя неимоверно мала. Данные серверов постоянно копируются. Если оборудование все таки выйдет из строя, все данные будут восстановлены на другом сервере за минимальное время.

Таким образом, можно смело заявить, что для предприятия виртуальная бухгалтерия это настоящее открытие, позволяющее обезопасить, упростить и даже усовершенствовать работу всей бухгалтерии.

Начните работать с программами BAS через Интернет прямо сейчас.
Тестируйте в течение 14 дней совершенно бесплатно!