Невірно формується кількість відпрацьованих днів в BAS. Що робити?

При розрахунку заробітної плати або нарахуванні відпускних треба перевіряти вірність заповнення виробничого календаря та графіки роботи співробітників,щоб кількість відпрацьованих днів формувалась вірно.

Дані виробничого календаря використовуються в кадровому обліку, при розрахунку заробітної плати та для заповнення графіків робіт. Тому своєчасне і правильне його заповнення впливає на вірний розрахунок заробітної плати та достовірності даних кадрового обліку.

Заповнення календаря необхідно перевіряти перед початком кожного календарного року до заповнення загальних графіків.

Налаштування виробничого календаря однакове у всіх типових конфігураціях BAS

А саме:

• BAS ERP, ред. 2.1, ред. 2.5
• BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.1, ред. 2.5
• BAS Управління торгівлею, ред. 3.2
• BAS Бухгалтерія КОРП, ред. 2.1
• BAS Зарплата та управління персоналом, ред. 3.0

За замовчуванням використовується виробничий календар з найменуванням Україна. Він загальнодержавний, святкові дні і переноси вихідних днів в ньому заповнені (оновлюються) автоматично відповідно до законодавства.

Як зазначено вище, налаштування виробничого календаря здійснюється на кожен календарний рік. Вибір року проводиться в полі Рік за допомогою кнопок зі стрілками .

Розглянемо на прикладі:

Виробничий календар Україна на 2024 рік заповнюємо автоматично за кнопкою Заповнити по умовчанню з урахуванням останніх законодавчих змін щодо складу святкових днів.

Кожен вид дня в виробничому календарі позначається своїм кольором:

• робочий день – чорним;
• передсвятковий – темно-синім;
• святковий – фіолетовим (рожевим);
• субота – темно-червоним;
• неділя – червоним.

Бувають ситуації, коли певний робочий день необхідно перенести на інший, наприклад, у 2024 році 01 січня переносимо на 06 січня.

Для цього необхідно:

• виділити день, який необхідно перенести (01 січня), встановивши на нього курсор миші;
• натисканням правої кнопки миші на виділеному дні викликати контекстне меню і вибрати пункт Перенести день або натиснути на кнопку Перенести день в верхній частині форми виробничого календаря;
• у діалоговому вікні, що відкриється, вказати дату (06 січня), на яку слід перенести робочий день.

Якщо необхідно призначити вихідний день робочим (наприклад, у 2024 р. –
13 січня), потрібно:

• виділити вихідний день, який необхідно призначити робочим, встановивши на нього курсор миші;
• натисканням правої кнопки миші на виділеному дні викликати контекстне меню і вибрати пункт Змінити день або натиснути на кнопку Змінити день в верхній частині форми виробничого календаря;
• у списку, що з'явився, вказати вид дня Робочий.

Для скасування призначення певного дня святковим необхідно виконати дії, які були описані вище, тільки після натискання кнопки Змінити день в верхній частині форми виробничого календаря у списку вказати вид дня: Робочий, Субота, Неділя або Передсвятковий.

Запис виконаних налаштувань в інформаційну базу проводиться за кнопкою Записати. Після цього існує можливість сформувати друковану форму виробничого календаря натисканням на кнопку Друк. Для остаточного збереження та закриття документу натискаємо кнопку Записати та закрити.

У друкованій формі виводяться дані про:

• кількість робочих, календарних, вихідних і святкових днів;
• кількість годин при 40-годинному, 36-годинному і 24-годинному робочому тижні;
• середньомісячну кількість годин.

Виробничий календар в BAS Бухгалтерія КОРП

Якщо на початку року у бухгалтера виникає проблема з тим, що не заповнюється або невірно розраховується Нарахування зарплати та внесків та Нарахування за першу половину місяця або Відпустки чи Лікарняні листи, необхідно заповнити Виробничий календар у розділі меню Довідники – група Зарплата і кадри – Виробничі календарі, а також графіки роботи співробітників.

Також перевірте, чи вірно вибраний Виробничий календар: він має бути тільки один з кодом УК. Заповнення Виробничого календаря виконується за стандартною методикою, описаною вище.

Перевірити графіки роботи можна у розділі Зарплата – Настройки та довідники – група налаштувань Нормативно-довідкова інформація – Графіки роботи співробітників.

Порядок налаштування графіків роботи однаковий у всіх типових конфігураціях BAS.

А саме:

• BAS ERP, ред. 2.1, ред. 2.5
• BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.1, ред. 2.5
• BAS Бухгалтерія КОРП, ред. 2.1
• BAS Зарплата та управління персоналом, ред. 3.0

Далі розглянемо, як створюється графік за наступних умов:

• робочий час – п'ятиденний 40-годинний робочий тиждень з двома вихідними (субота та неділя);
• тривалість кожного робочого дня – 8 годин без перерви на обід;
• враховуються святкові та передсвяткові дні.

В довіднику Графіки роботи співробітників кнопкою Створити:

• вказуємо найменування графіка – П'ятиденка;
• вибираємо робочий рік, на який будуть заповнюватися дані – 2024;
• налаштовуємо властивості нового графіка роботи – за посиланням Змінити властивості графіка... викликаємо форму Настройка графіка роботи.

У формі Настройка графіка роботи проводимо наступні налаштування властивостей графіка роботи:

1. В розділі Спосіб заповнення графіка зазначаємо спосіб заповнення графіка – по днях тижня (п'ятиденка).

За замовчуванням властивості графіка заповнюються автоматично. Вони будуть відповідати графіку для п'ятиденного 40-годинного робочого тижня з двома вихідними днями: субота та неділя. При заповненні графіка враховуються святкові дні. Тривалість кожного робочого дня становить 8 годин без перерви на обід.

2. Прапор При заповненні враховувати святкові дні встановлений програмою за замовчуванням, щоб враховувалися святкові дні за виробничим календарем тривалістю роботи 0 годин. В нашому прикладі його прибираємо.
3. Прапор Скорочений час в передсвяткові дні встановлюється, якщо необхідно, щоб при заповненні графіка тривалість роботи у передсвятковий день скорочувалась на 1 годину. В програмі він встановлений за замовчуванням, в нашому прикладі його прибираємо.

Ці два прапори треба прибрати у період дії воєнного стану.

Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX установлено, що не застосовують норми:

• ст. 53 (тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів),
• ч. 1 ст. 65, частин 3-5 ст. 67 та ст. 71, 73 (святкові і неробочі дні),
• 781 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

За допомогою кнопки Графік роботи отримують друковану форму сформованого графіка. Перевіряємо вірність його заповнення з ціллю відображення правильності відпрацьованих робочих днів при нарахуванні заробітної плати.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.