Облік IT продукції, доступу до програмного забезпечення та онлайн-сервісів

Умовні скорочення:

ПЗ – програмне забезпечення;
НМА – нематеріальний актив;
П(С)БО 8 – Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку №8 «Нематеріальні активи»;
ПКУ – Податковий Кодекс України;
ЧПУ – числове програмне управління.

Для правильної організації обліку потрібно чітко усвідомлювати, що комп’ютерні програми, доступ до програмного забезпечення чи онлайн сервісів є об’єктом інтелектуальної власності, точніше, авторського права. Тобто, придбання програмного продукту дає ті чи інші права щодо їх використання, а матеріальний обліковий об’єкт при цьому відсутній.

І тут дуже важливо уважно ознайомитися з умовами договору, оскільки від цього безпосередньо залежить, як буде здійснюватися облік: нематеріальний актив, витрати майбутніх періодів або звичайні поточні витрати. Розібратися з питанням спробуємо у статті.

Умови придбання ПЗ, або доступу до сервісів

Придбання програмного забезпечення, або доступу до нього може відбуватися декількома способами.

1-й варіант

Підприємство замовляє у ІТ-компанії розробку індивідуального програмного продукту, який враховує всі особливості здійснення його виробничої, комерційної, або господарської діяльності. В цьому випадку при придбанні програмного забезпечення авторські права можуть переходити до замовника.

Така послуга є індивідуальною, тому і коштуватиме дорого. ПЗ стає нематеріальним активом з наступним нарахуванням амортизації.

2-й варіант

Підприємство придбає у ІТ-компанії один примірник комп’ютерної програми. Це може бути локальна версія на одне робоче місце або мережева, що дає можливість декільком користувачам працювати в програмі одночасно.

Покупець отримує просту невиключну ліцензію, яка дає право на інсталяцію та запуск програми на ЕОМ. При цьому розробник передає або завантажує самостійно інсталяційний файл.

Оплата за таку операцію здійснюється одноразово (паушальний платіж), а всі оновлення виконуються за додаткову плату.

Паушальний платіж – одноразовий платіж, який становить фіксовану суму і не залежить від обсягів виробництва (продажу) продукції (товарів, робіт, послуг) з використанням об'єкта права інтелектуальної власності.

Є багато суперечок стосовно того, чи визначати таке придбання як нематеріальний актив, чи відносити на витрати майбутніх періодів.

В консультації ЗІР, підкатегорія 102.05. податківцями було надано роз’яснення, що комп’ютерні програми – це нематеріальний актив, який слід розрізняти за такими варіантами:

1. Придбання обмеженої кількості копій комп’ютерної програми та використання їх виключно за прямим функціональним призначенням.
   
   В такому випадку покупець є кінцевим споживачем, а НМА слід відносити до шостої групи.
   
2. Придбання прав власності на програмну продукцію. Таке ПЗ є нематеріальним активом п’ятої групи.

В першому випадку доцільно використовувати субрахунок 127 «Інші нематеріальні активи», в другому – 125 «Авторські права тa суміжні з ними права».

3- варіант

Це так звана оренда програми. При цьому підприємство отримує доступ до програмного забезпечення, що є готовим хмарним рішенням, на термін, який визначено в договорі та за який здійснена оплата.

Цей варіант є актуальним в теперішніх умовах, коли дистанційна робота стає найпоширенішою. База даних в такому випадку зберігається на серверах в інтернеті, вхід в програму може бути здійснений з будь-якої точки світу. Підставою доступу до програми є ліцензія (оферта), яка включає не тільки можливість користування, а й технічну підтримку, захист даних та автоматичне оновлення у випадку зміни законодавства.

Розглянемо, як здійснюватиметься облік з використанням «BAS Бухгалтерія» в кожному з варіантів.

Облік програмного забезпечення як нематеріального активу на різних етапах його життєвого циклу

Облік нематеріальних активів регламентується П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», а їх оподаткування – Податковим Кодексом.

Нематеріальні активи обліковуються в складі необоротних активів.

Визначення необоротних активів в економічному сенсі в П(С)БО та ПКУ декілька різняться, але загальними ознаками необоротних активів є:

• багаторазова участь в процесі господарської діяльності;
• термін використання більше року;
• перенесення вартості на продукт або на витрати поступово у вигляді амортизації.

Облік програмного забезпечення як нематеріального активу має чотири етапи, які складають життєвий цикл необоротного активу.

На кожному етапі передбачено свій документообіг. При здійсненні обліку в «BAS Бухгалтерія» потрібно дотримуватися певних правил:

1. Вести облік необхідно лише за допомогою спеціального документообігу підсистем, тобто без використання документу «Операція». Наприклад, документ «Акт введення в експлуатацію» робить рух у 18 регістрах, тому заміщати його ручним введенням операцій немає сенсу.
2. Інформація про об'єкти обліку зберігається у службових регістрах відомостей, ручне коригування яких не завжди можливо.
3. Для зміни облікових параметрів передбачені спеціальні документи.

Облік на етапі закупівлі

На етапі закупівлі формується первісна вартість активу. Він ще не є НМА та капітальними інвестиціями, які обліковуються на рахунку 15.

Всі витрати, пов’язані з придбанням, доставкою, монтажем (встановленням на ЕОМ), налагодженням та тестуванням повинні бути віднесені на первісну вартість програмного забезпечення.

Початкова вартість нематеріальних активів визначається на рахунку 1541 «Придбання нематеріальних активів» як сума покупної вартості об'єкта і додаткових витрат на його придбання та відображається за допомогою документа «Надходження НМА».

Прийняття до обліку

Другий етап свідчить про те, що капітальні інвестиції стають безпосередньо нематеріальним активом. Саме в цей момент починається перенесення його вартості на продукцію або на витрати, тобто починається нарахування амортизації.

Якщо ПЗ – числове програмне забезпечення управління виробничим обладнанням, амортизація відноситься на виробничу собівартість. Якщо, наприклад, це бухгалтерська або управлінська програма, то амортизаця – це адміністративні витрати.

Але слід пам’ятати, що у випадку, коли програмне забезпечення є невід’ємною частиною обладнання, його обліковують в складі основного засобу. Наприклад, при надходженні обладнання із вбудованим програмним забезпеченням (виробниче обладнання з ЧПУ або комп’ютер з ліцензійними програмами).

На цьому етапі оформлюється документ «Прийняття до обліку нематеріальних активів», який можна створити на підставі «Надходження НМА» або ввести окремо в розділі «ОЗ і НМА».

При проведенні документа «Прийняття до обліку нематеріальних активів» формуються проводки щодо списання початкової вартості об'єкта з кредиту рахунку обліку вкладень в нематеріальні активи у дебет рахунків обліку НМА.

Таким чином, при прийнятті комп’ютерної програми до обліку визначається ії початкова вартість, а також деякі інші параметри:

• спосіб нарахування амортизації;
• спосіб відображення витрат за нарахованою амортизацією;
• рахунок обліку нарахованої амортизації;
• матеріально-відповідальна особа;
• підрозділ.

Облік в процесі експлуатації

Третій етап – це облікові записи в процесі експлуатації нематеріального активу. До цього етапу відноситься нарахування амортизації та модернізація.

Для нарахування амортизації НМА передбачено декілька методів, але для програмного забезпечення частіше використовують прямолінійний, що полягає у рівномірному поділу вартості ПЗ за періодами його використання.

Якщо ж програмне забезпечення пов’язано з виробничим обладнанням, а амортизація нараховується виробничим методом, попередньо слід вказати обсяг продукції, виготовленої в поточному місяці. Для цього передбачений документ «Виробіток НМА».

Витрати з амортизації ПЗ можуть бути розподілені за кількома напрямами і статтями витрат. У довіднику способів відображення витрат з амортизації ведеться список можливих способів віднесення амортизаційних нарахувань на витрати. Наприклад, визначають спосіб, при якому сума амортизації буде розподілятися між декількома підрозділами в певній пропорції.

Спосіб відображення витрат з амортизації, визначений у момент прийняття програмного забезпечення до обліку, може бути змінено протягом строку корисного використання об'єкта. Для реєстрації цієї зміни в типовій конфігурації призначено документ «Зміна відображення амортизації НМА».

Розрахунок суми амортизації в бухгалтерському і податковому обліку проводиться автоматично при проведенні документа «Закриття місяця». Сума, розрахована для кожного об'єкта ПЗ, списується з кредиту рахунку обліку нарахованої амортизації у дебет рахунків, визначених вибраним способом відображення витрат з амортизації.

Під час експлуатації з програмним забезпеченням можуть відбуватися різні події: модернізація (розширення функціоналу ПЗ), консервація (у випадку, коли ПЗ не планується використовувати певний час), переведення на іншу ділянку або передача іншій матеріально-відповідальній особі.

Модернізація програмного забезпечення може відбуватися за різних потреб підприємства.

Приклад 1

Програма була придбана для ведення фінансового обліку, а підприємству потрібно додати ще управлінський облік, або бюджетування.

Приклад 2

Підприємству потрібно вести облік в двох одиницях виміру – шт. та кв.м; літри і кг, тощо.

Ці події можуть змінювати вартість ПЗ або термін його використання та впливають на суми амортизації і витрати, пов’язані з їх експлуатацією.

Такі зміни програмного забезпечення відображаються документом «Модернізація НМА».

У шапці документа в полі «Об'єкт будівництва» вказується програмне забезпечення, на якому накопичена сума витрат з модернізації. Витрати накопичуються на рахунку 1542 «Виготовлення нематеріальних активів». На закладці «Нематеріальні активи» необхідно вказати цей рахунок та визначити перелік програмного забезпечення, що модернізується. Накопичена сума модернізації буде рівномірно віднесена на вартість ПЗ, перерахованих у табличній частині.

Під час модернізації можуть бути змінені параметри обліку програмного забезпечення. Наприклад, збільшений строк експлуатації ПЗ та встановлені нові параметри для розрахунку амортизації.

Облік в процесі експлуатації

Останній етап життєвого циклу – це виведення з обліку. Програмні продукти підлягають списанню внаслідок двох видів подій.

Перша подія – ліквідація, коли ПЗ втратило свої споживчі властивості або закінчився термін корисного використання.

Друга подія – реалізація, коли підприємство прийняло рішення, що такий актив не потрібний та його можна продати (за умови, що ПЗ було придбано разом в авторськими правами).

У разі припинення використання програмного забезпечення його вартість і нарахована амортизація підлягають списанню. Для відображення цієї операції призначений документ «Списання НМА», при проведенні якого формуються відповідні бухгалтерські проводки.

Залишкова вартість об'єкта відноситься до неопераційних витрат, а точніше – до витрат на списання необоротних активів. Конкретний рахунок обліку витрат на списання залишкової вартості може бути змінено у формі документа.

При проведенні документа виконується запис в регістр «Стан НМА» організацій, в якості нового стану записується стан «Списано».

При вибутті ПЗ, пов'язаному з передачею права його використання іншій організації, застосовується документ конфігурації «Передача НМА».

Облік доступу до програмного забезпечення та онлайн-сервісів

Найбільш поширеним прикладом такої операції є право користування програмними продуктами M.E.doc, ЛІГА, оренда хмарних бухгалтерських програм та інші. Оплата здійснюється за доступ до ПЗ періодично (місяць, квартал, півроку, рік).

Підприємство отримує послугу доступу до цих сервісів, тому для обліку це будуть звичайні витрати. Якщо оплата – помісячна, будуть використовуватися рахунки витрат залежно від місця їх здійснення – Дт 23, 91, 92, 93, 94 у кореспонденції з рахунком 631 або 685.

Якщо оплата буде здійснена за більш тривалий час, користувач отримає «Акт приймання-передачі права користування онлайн-сервісом (програмним забезпеченням)» та буде використовувати для обліку витрат рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів» з наступним розподілом за періодами.

Для відображення таких витрат в довіднику потрібно внести відповідний вид витрат майбутніх періодів

При оплаті такого доступу потрібно обрати вид операції «Інше списання» та заповнити відповідні дані.

Подальші списання вартості доступу до програмного забезпечення та онлайн сервісів буде здійснюватись за схемою, вказаною в довіднику витрат майбутніх періодів.

Висновки

1. Програмне забезпечення може бути придбано за різними варіантами, що впливають на організацію їхнього обліку.
2. ПЗ може обліковуватися як нематеріальний актив або як витрати майбутніх періодів.
3. Якщо програмне забезпечення прийнято до обліку як нематеріальний актив, воно підлягає амортизації.
4. Облік програмного забезпечення як нематеріального активу має чотири етапи, які складають життєвий цикл необоротного активу. На кожному етапі передбачено свій документообіг. При здійсненні обліку в «BAS Бухгалтерія» потрібно дотримуватися певних правил.

ЛІЛІЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат економічних наук, головний бухгалтер з 1991 року, фінансовий директор з 2000 року, викладач економічних дисциплін, бухобліку, оподаткування, фінансового менеджменту