BAS Управління торгівлею

Плануються обсяги продажів і закупівель у кількісних і сумових показниках, обсяги збирання та розбирання у кількісних показниках, є асортиментне планування продажів.

Планування продажів

Прогнозування продажів в розрізі:

• окремих складів;
• форматів магазинів (складів);
• менеджерів;
• клієнтів;
• окремих угод з клієнтами.

План продажів фіксується на певний період часу:

• тиждень;
• декада;
• місяць та ін.

Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Можливості:

• в розрізі товарних категорій;
• в розрізі форматів магазинів і номенклатури;
• деталізація загального плану продажів за категоріями з застосуванням коефіцієнтів розбиття;
• управління колекціями товарів;
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом;
• використання середньої ціни продажу.

Планування закупівель

Здійснюється з різним ступенем деталізації. Під час планування можуть використовуватися джерела даних:

• планові і фактичні обсяги закупівель і продажів;
• обсяги замовлень;
• товарні залишки та інші джерела.

Передбачена можливість планування збирання (розбирання) у кількісних показниках, формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб’ютори, мережеві магазини тощо), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволяє встановити умови:

• цінові - ціни, знижки;
• фінансові - валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків;
• логістичні - склад відвантаження, термін поставки;
• інші - організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури.

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів. Прикладне рішення контролює дотримання правил продажу: продаж із відхиленням від встановлених правил може бути здійснений тільки після додаткового погодження з керівником або іншими відповідальними особами.

Для відображення даних конкретного юридичного документа передбачена можливість ведення договорів із клієнтами.

Встановлення цін

Визначаються різні види цін товарів. Для кожного визначається валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення та інші характеристики.

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі або у вигляді довільних формул.

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів.

Умови за знижками (націнками)

Призначаються ручні та автоматичні знижки (націнки), які можуть застосовуватися як в оптовій та роздрібній торгівлі:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу;
• за картою лояльності певного виду, пред’явленою клієнтом;
• у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину).

Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю). Також є різні типові схеми умов надання знижок та націнок (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та інші.). Допустимі значення ручних знижок для оформлення продажів можуть бути обмежені.

Передбачено можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Автоматизація процесу управління угодою з моменту погодження комерційної пропозиції до формування комерційної пропозиції, погодження вартості, графіка оплат і поставок, укладення договору забезпеченням угоди товаром та контролю виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження.

Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням етапами. Підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів і інших матеріалів, необхідних впродовж життєвого циклу процесу.

Це дозволяє керувати якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію про:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів;
• вузькі місця процесів;
• ймовірне надходження грошових коштів;
• стан процесів продажів;
• докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал в розрізі етапів процесів продажів;
• відхилення від середніх значень в розрізі менеджерів, партнерів та видів угод.

На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їхнього успішного здійснення. Система дозволяє аналізувати ступінь задоволення первинного попиту клієнтів.

Комерційні пропозиції

Фіксується історія переговорів з клієнтом щодо визначення складу й умов продажів. Після того, як комерційну пропозицію погоджено й договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

Здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично й сповіщає про поточний стан справ на замовлення по мірі проходження бізнес-процесу продажів. У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію.

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, що не мають відповідних прав. Для погодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес «Узгодження замовлення». Можливо увімкнути відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність.

Є можливість вказати графік оплати за замовленням, щоб:

• планувати надходження виторгу в розрізі днів;
• контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати;
• виділяти прострочену дебіторську заборгованість.

Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам із терміном заборгованості, що перевищує встановлений ліміт. У разі оформлення відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформляється відвантаження в кредит.

Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується під час обробки замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки після отримання оплати за етапом «Аванс», для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата за етапом «Передоплата».

Інформація про замовлення, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження.

Самообслуговування клієнтів

Передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу, після чого він зможе:

• побачити загальну інформацію за своїм замовленням;
• оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки;
• подивитися стан замовлень;
• проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані;
• зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки;
• зареєструвати заявку на повернення;
• оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером;
• оформити акт розбіжностей під час приймання товарів;
• зареєструвати плани закупівель товарів;
• отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримується схема роботи «Інтеркомпані»: товар закуповується на одні організації компанії, а продається від імені інших. В цій схемі роботи відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

Реалізована функціональність з управління торговими представниками: закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань.

Передбачена можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань. Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою звітів.

Автоматизація управління продажами через власну мережу магазинів:

• формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів;
• встановлення кількісних обмежень для категорій товарів у магазинах різних форматів;
• визначення складу товарної категорії;
• визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту;
• проведення аналізу асортименту.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати BAS Управління торгівлею у зв’язці з рішенням BAS Роздрібна торгівля або одним із галузевих рішень на базі BAS Роздрібна торгівля.

Продажі в магазині, автоматизованому за допомогою BAS Управління торгівлею

Під час оформлення роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції, що стосуються продажу товарів у торговому залі:

• відкриття касової зміни;
• оформлення чека;
• прийом оплати від покупця;
• закриття касової зміни;
• передача роздрібного виторгу до каси підприємства.

Оплата чека може виконуватися готівкою або з використанням платіжних карт.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Автоматизовано роботу з віддаленими торговими точками, у яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. В торговій точці РРО використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, За завершенням періоду торгова точка передає в касу торгового підприємства грошові кошти, отримані в результаті продажу товарів покупцям впродовж цього періоду.

Є можливість проконтролювати правильність здачі роздрібного виторгу й порівняти обсяг роздрібного виторгу з отриманою від точки інформацією про продажі товарів.

Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості;
• досягнення бажаного рівня обслуговування;
• зниження потреби в обігових коштах;
• поліпшення показників обігу товарів;
• зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів;
• усунення надлишкових запасів.

Спрощене підтримання запасів на складі

Спрощене підтримання запасів на складі пов’язане з виконанням завдань:

• контроль поточного залишку товаріві;
• визначення максимального та мінімального об’єму запасів;
• розрахунок середньоденного споживання товарів;
• визначення постачальника й умови роботи з ним;
• формування замовлень.

Кількість товарів, яку необхідно замовити в постачальника, розраховується для всіх товарів. Одночасно системою видаються рекомендації до замовлення в постачальника тільки до тих товарів, рівень запасів яких на складі менше або дорівнює мінімальному залишку.

Розширене підтримання запасів на складі

Для підтримання запасів на складі при розширеному варіанті забезпечувати потреби можна наступними способами:

• купівля в постачальника;
• переміщення з одного складу на інший;
• збирання/Розбирання.

Для визначення способів забезпечення потреб призначений інструмент прикладного рішення – «Способи забезпечення потреб», використання якого дає підстави визначити правило формування замовлень. З урахуванням правила формування замовлень автоматично розраховуються дати поставки й дати відвантаження.

Коли запас товарів знижується до мінімальної кількості, система рекомендує його до замовлення. Максимальний і мінімальний залишки, а також фактичні залишки товарів на складах, враховуються під час розрахунку кількості товарів, яка рекомендується системою до замовлення для підтримки запасу.

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Передбачені сервіси автоматизації рутинних операцій:

• визначення способу забезпечення потреб;
• коригування графіків поставки;
• контроль кількості товарів, необхідних для забезпечення потреб;
• визначення джерела забезпечення потреб;
• контроль кількості товарів, які вже забезпечено на замовлення на відвантаження;
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження;
• формування різних замовлень.

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

Передбачене робоче місце «Формування замовлень постачальникам за планами», використання якого дозволяє:

• проаналізувати потреби за планами закупівель;
• визначити склад і обсяг замовлення постачальнику;
• визначити постачальника, умови роботи з ним;
• сформувати замовлення постачальникам.

Функціонал:

• підбір постачальників товарів;
• визначення умов закупівель та формування замовлень;
• моніторинг цін;
• оформлення поставки товарів;
• складання графіків поставок і графіків платежів;
• коригування надходжень і повернення постачальникам.

Реєстрація інформації по постачальникам

Ціни постачальника будуть зареєстровані тільки за тими позиціями, які зіставлені з номенклатурою. Завантажити ціни постачальника можна з опублікованого на сайті прайс-листа, використовуючи зовнішню обробку.

Умови закупівель

Функціонал:

• вказати постачальника;
• визначити умови оплати;
• вказати термін поставки товарів;
• задати варіант приймання товарів;
• вказати склад.

Варіанти приймання товарів від постачальників

Прийому товарів може бути оформлений різними способами:

• разові поставки без оформлення угоди;
• оформлення поставок за декількома документами;
• оформлення поставок на регулярній основі.

Оформлення замовлень постачальникам

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку. При оформленні в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівель.

Контроль оплати товарів проводиться відповідно до дати оплати, зазначеної в замовленні.Контроль виконання зобов'язань постачальником здійснюється за допомогою статусів і станів документа.

Оформлення поставок товарів від постачальника

Відображаються:

• закупівля товарів у постачальника;
• закупівля товарів через підзвітну особу;
• прийом товарів на комісію;
• закупівля імпортних товарів.

Операції надходження товарів від постачальника реєструються документом «Надходження товарів і послуг».

Якщо на складі використовується ордерна схема, товари, що надійшли, оприбутковуються на склад тільки після оформлення прибуткового ордера.

Функціонал:

• управляти залишками товарів;
• окремий облік власних товарів та тих, що прийняті і передані на реалізацію;
• деталізація розташування товару на складі за місцями зберігання;
• врахування серії товарів;
• задання довільних характеристики товарів;
• врахування кодів УКТЗЕД, КВЕД, ознаку імпортного товару;
• оформлення операцій збирання/розбирання товарів;
• резервування товарів.

У будь-який момент можна проконтролювати процес збирання товарів на складі відповідно до виданих «електронних» розпоряджень або процес розміщення товару, що надійшов.

Надходження товарів

Процес надходження товарів:

• прийом товарів оформляється на підставі раніше оформлених розпоряджень;
• оформляються прибуткові ордери;
• здійснюється перевірка прийнятого товару;
• формуються і роздруковуються завдання на розміщення;
• товар розміщується на складі.

Відвантаження товарів зі складу

Розпорядженнями на відвантаження є документи реалізації, товари переміщуються в зону відвантаження. Дані в видатковому ордері автоматично коригуються відповідно фактично зібраним товарам. Перевіряється правильність складу відібраних товарів за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту.

Інвентаризація товарів

Передбачена можливість перераховувати товар в комірках без зупинки продажів.Після перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів. На підставі цих даних аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

Виконується обробка, яка дозволяє розподілити надлишки і нестачі за організаціями. Реалізовано оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Для кожного виду номенклатури можна налаштувати свою політику обліку серій товарів.

Для продуктів можна вести облік за термінами зберігання товарів. Інформацію про товари з терміном придатності можна подивитися у відповідному звіті. Передбачено облік по конкретним серійним номерам.

Мобільне робоче місце працівника складу

Мобільне робоче місце працівника складу може використовуватися на складі. В процесі виконання завдання програма послідовно вказує, яку дію необхідно виконати: відсканувати номер комори, відсканувати товар в коморі, відсканувати серію товару.

Передбачена обробка помилкових ситуацій. Наприклад, ручне введення штрих-коду при неможливості його сканування.

Доставка товарів

Автоматизовано процес доставки товарів клієнтам, а також доставка при переміщенні між складськими приміщеннями.

Доставка товарів може здійснюватися як власним транспортом, так і за допомогою перевізника. Всі завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об'їзду адрес та вантажопідйомності транспортного засобу.

Планування руху грошових коштів

Э можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Надходження планується на підставі інформації про плановану оплату замовлень. Витрати плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання.

Підтримується Еквайринг: облік надходження та повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату, аналіз діяльності

В розрізі організацій ведеться облік собівартості. Також можна вибирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження) та списання партій при вибутті товарів за методом FIFO. Підтримуються методи розрахунку:

• середня за місяць;
• FIFO (зважена оцінка);
• FIFO (змінна оцінка).

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства загалом, а також в розрізі напрямів діяльності.

У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки:

• облік виручки і собівартості продажів;
• облік інших доходів і витрат;
• розподіл видатків на собівартість товарів;
• розподіл доходів і витрат на напрями діяльності;
• облік фінансових результатів;
• аналіз доходів, витрат і фінансових результатів.

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт «Управлінський баланс» дає можливість контролювати фінансовий стан підприємства. Також можна налаштувати панель керівника для виведення на неї виводячи різних показників діяльності Їх склад, алгоритми формування та форма подання налаштовуються.

Облік кредитів і депозитів

Функціонал:

• збереження умов договорів;
• ведення графіку фактичних оплат і нарахувань;
• планування руху грошових коштів;
• проведення план-фактного аналізу платежів.

Є облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку, виписуються податкові документи, є автоматичне нарахування податкових зобов'язань і кредиту:

• за 1-ою подією;
• по оплаті;
• по відвантаженню.

Автоматично заповнюється основна інформація про податковий документ, який можна завантажити з FREDO:Звіт. Передбачено врахування товарів в розрізі кодів УКТ ЗЕД.

Доходи та витрати платника Єдиного податку, а також ПДВ нараховуються при реєстрації платіжних документів. Формуються Книга доходів або Книга доходів і витрат платника єдиного податку.

Реалізована інтеграція з FREDO:ДокМен,

Прикладні рішення «BAS Управління торгівлею» і «BAS Бухгалтерія» можна використовувати для роботи в спільному режимі, а це:

• підвищення ефективності управління торговим підприємством;
• консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку;
• наявність в конфігурації «BAS Управління торгівлею» всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством;
• наявність в конфігурації «BAS Бухгалтерія» всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності;
• можливість роботи співробітників в звичному для себе середовищі.

З конфігурації «BAS Бухгалтерія» в конфігурацію«BAS Управління торгівлею» завантажуються документи про рух готівкових та безготівкових грошових коштів, нормативно-довідкова інформація.