BAS Управління торгівлею

Планируются объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы сбора и разборки в количественных показателях, есть ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж в разрезе:

• отдельных складов;
• форматов магазинов (складов);
• менеджеров
• клиентов;
• отдельных сделок с клиентами.

План продаж фиксируется на определенный период времени:

• неделю;
• декаду;
• месяц и т.д.

Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа выполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Возможности:

• в разрезе товарных категорий;
• в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;
• детализация общего плана продаж по категориям с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи.

Планирование закупок

Осуществляется с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных:

• плановые и фактические объемы закупок и продаж;
• объемы заказов;
• товарные остатки и другие источники.

Предусмотрена возможность планирования сборки (разборки) в количественных показателях, формирование заказов поставщику на основании планов закупки и планов сборки, формирование заказов на сборку (разборку) на основании планов сборки (разборки).

Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продаж, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.д.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволяет установить условия:

• ценовые – цены, скидки;
• финансовые – валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов;
• логистические – состав отгрузки, срок поставки;
• другие – организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры.

Обычная сделка подходит для работы с неограниченным количеством клиентов. Примерное решение контролирует соблюдение правил продажи: продажа с отклонением от установленных правил может быть осуществлена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Для отображения данных конкретного документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами.

Установление цен

Определяются разные виды цен товаров. Для каждого определяется валюта цены, правила расчета, способ округления и остальные свойства.

Предусмотрена возможность назначения алгоритмов расчета цен на основе данных, которые хранятся в информационной базе или в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы в ценовые группы товаров.

Условия по скидкам (наценкам)

Назначаются ручные и автоматические скидки (наценки), которые могут применяться как в оптовой, так и в розничной торговле:

• конкретному клиенту в соответствии с условиями продаж;
• по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
• при оформлении продаж по конкретному складу (магазину).

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок по количеству). Также есть разные типовые схемы условий предоставления скидок и наценок (за разовый объем продаж, за форму оплаты, за время продажи и др.). Допустимые значения ручных скидок для оформления продаж могут быть ограничены.

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.

Автоматизация бизнес-процесса продаж

Автоматизация процесса управления соглашением с момента согласования коммерческого предложения до формирования коммерческого предложения, согласования стоимости, графика оплат и поставок, заключения договора обеспечением сделки товаром и контроля исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продаж с ручным перемещением этапами. Поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и других материалов, необходимых на протяжении жизненного цикла процесса.

Это позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию о:

• сроках обработки сделок на этапах процессов продаж;
• узких местах процессов;
• вероятном поступлении денежных средств;
• состоянии процессов продаж;
• подробном состоянии процессов: количестве сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциале в разрезе этапов процессов продаж;
• отличии от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок.

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Система позволяет анализировать степень удовлетворение первоначального спроса клиентов.

Коммерческие предложения

Фиксируется история переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж. После того как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и извещает о текущем положении дел на заказ по мере прохождения бизнес-процесса продаж. В любой момент менеджер может получить подробную информацию.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от соглашения может использоваться бизнес-процесс «Согласование заказа». Возможно включение отдельного учета себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность.

Есть возможность указать график оплаты по заказу, чтобы:

• планировать поступление выручки в разрезе дней;
• контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты;
• выделять просроченную дебиторскую задолженность.

Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности, превышающим установленный лимит. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузка в кредит.

Кроме планирования средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только после получения оплаты по этапу «Аванс», для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата по этапу «Предоплата».

Информация о заказах, по которым может быть выполнена отгрузка товаров, автоматически формируется посредством списка распоряжений на отгрузку.

Самообслуживание клиентов

Предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль входа, после чего он сможет:

• увидеть общую информацию по своему заказу;
• оформить новый заказ, указать способ доставки;
• посмотреть состояние заказов;
• проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;
• зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;
• зарегистрировать заявку на возврат;
• оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;
• оформить акт разногласий при приемке товаров;
• зарегистрировать планы закупок товаров;
• получать автоматические сообщения по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддерживается схема работы «Интеркампани»: товар закупается на одни организации компании, а продается от имени других. В этой схеме работы в соответствии с настроенными правилами автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

Реализована функциональность управления торговыми представителями: закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных задач по сбору заказов и решением других произвольных вопросов.

Предусмотрена возможность самостоятельной работы торговых представителей без предварительных заданий. Анализ деятельности торговых представителей производится с помощью отчетов.

Автоматизация управления продажами через собственную сеть магазинов:

• формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов;
• установление количественных ограничений для категорий товаров в магазинах разных форматов;
• определение состава товарной категории;
• определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента;
• проведение анализа ассортимента.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать BAS Управление торговлей в связи с решением BAS Розничная торговля или одним из отраслевых решений на базе BAS Розничная торговля.

Продажа в магазине, автоматизированном с помощью BAS Управление торговлей

1. При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, позволяющее выполнять последовательно все операции, касающиеся продажи товаров в торговом зале:
2. открытие кассовой смены;
3. оформление чека;
4. прием оплаты от покупателя;
5. закрытие кассовой смены;
6. передача розничной выручки в кассу компании.

Оплата чека может производиться наличными или с использованием платежных карт.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Автоматизирована работа с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. В торговой точке РРО используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, по завершению периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные в результате продажи товаров покупателям в течение этого периода.

Есть возможность проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сопоставить размер розничной выручки с полученной от точки информацией о продаже товаров.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве;
• достижение желаемого уровня обслуживания;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей обращения товаров;
• снижение издержек предприятия на закупку и хранение товаров;
• устранение избыточных запасов.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе связано с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование заказов.

Количество товаров, которые необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. Одновременно системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только к товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку.

Расширенное поддержание запасов на складе

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• покупка у поставщика;
• перемещение с одного состава в другой;
• сборка/разборка.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – «Способы обеспечения потребностей», использование которого позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Когда запас товара снижается до минимального количества, система рекомендует его к заказу. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, рекомендуемых системой к заказу для поддержания запаса.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Предусмотрены сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения потребностей;
• корректировка графиков поставки;
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения нужд;
• определение источника обеспечения потребностей;
• контроль количества товаров, которые уже обеспечены по заказу на отгрузку;
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
• формирование разных заказов.

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

Предусмотрено рабочее место «Формирование заказов поставщикам по планам», использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• определить поставщика, условия работы с ним;
• сформировать заказы поставщикам.

Функционал:

• подбор поставщиков товаров;
• определение условий закупок и формирование заказов;
• мониторинг цен;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возврат поставщикам.

Регистрация информации по поставщикам

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурой. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа, используя внешнюю обработку.

Условия закупок

Функционал:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты;
• указать сроки поставки товаров;
• задать вариант приемки товаров;
• указать состав.

Варианты приема товаров от поставщиков

Прием товаров может быть оформлен разными способами:

• разовые поставки без оформления сделки;
• оформление поставок по нескольким документам;
• оформление поставок на регулярной основе.

Оформление заказов поставщикам

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета. При оформлении в рамках сделки автоматически заполняются основные условия закупок.

Контроль оплаты товаров производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе. Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется посредством статусов и состояний документа.

Оформление поставок товаров от поставщика

Отображаются:

• закупка товаров у поставщика;
• закупка товаров через подотчетное лицо;
• прием товаров на комиссию;
• закупка импортных товаров.

Операции по поступлению товаров от поставщика регистрируются документом «Поступления товаров и услуг».

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад только после оформления доходного ордера.

Функционал:

• управлять остатками товаров;
• отдельный учет собственных товаров и тех, что приняты и переданы на реализацию;
• детализация расположения товара на складе по местам хранения;
• учет серии товаров;
• задания произвольных характеристик товаров;
• учет кодов УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара;
• оформление операций сборки/разборки товаров;
• резервирование товаров.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными «электронными» предписаниями или процесс размещения поступившего товара.

Поступление товаров

Процесс поступления товаров:

• прием товаров оформляется из ранее оформленных распоряжений;
• оформляются прибыльные ордера;
• производится проверка принятого товара;
• формируются и распечатываются задачи на размещение;
• товар размещается на складе.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку являются документы реализации, продукты перемещаются в зону отгрузки. Данные в расходном ордере автоматически корректируются соответственно фактически собранным товарам. Проверяется правильность состава отобранных товаров по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Инвентаризация товаров

Предусмотрена возможность перечислять товар в ячейках без остановки продаж. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Другое движение товаров

Выполняется обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи по организациям. Реализовано оформление и выполнение перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки/разборки.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Для каждого вида номенклатуры можно настроить политику учета серий товаров.

Для товаров можно вести учет по срокам хранения продуктов. Информацию о товарах со сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете. Предусмотрен учет по конкретным серийным номерам.

Мобильное рабочее место работника склада

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе. В процессе выполнения задания программа последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить: отсканировать номер амбара, отсканировать товар в кладовке, отсканировать серию товара.

Предусмотрена обработка ошибочных ситуаций. Например, ручной ввод штрихкода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров

Автоматизирован процесс доставки товаров клиентам, а также доставка при перемещении между складскими помещениями.

Доставка товаров может производиться как собственным транспортом, так и с помощью перевозчика. Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов и грузоподъемности транспортного средства.

Планирование движения денежных средств

Э возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Поступления планируется из информации о планируемой оплате заказов. Расходы планируются из предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование.

Поддерживается Эквайринг: учет поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт разных платежных систем.

Определение финансового результата, анализ деятельности

В разрезе организаций ведется учет себестоимости. Можно выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления) и списания партий при выбытии товаров по методу FIFO. Поддерживаемые методы расчета:

• средняя за месяц;
• FIFO (взвешенная оценка);
• FIFO (переменная оценка).

Поддерживается учет себестоимости продуктов в разрезе налоговых назначений продуктов.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности.

В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, включающий в себя следующие направления:

• учет выручки и себестоимости продаж;
• учет других доходов и расходов;
• распределение расходов на себестоимость товаров;
• распределение доходов и расходов по направлениям деятельности;
• учет денежных результатов;
• анализ доходов, расходов и денежных результатов.

Контроль и анализ деятельности компании

Отчет «Управленческий баланс» позволяет контролировать финансовое состояние предприятия. Также можно настроить панель руководителя для вывода на нее выводя разных показателей деятельности. Их состав, алгоритмы формирования и форма представления настраиваются.

Учет кредитов и депозитов

Функционал:

• сохранение условий договоров;
• ведение графика фактических оплат и начислений;
• планирование движения денежных средств;
• проведение план-фактного анализа платежей.

Есть учет НДС, акцизного налога по розничным продажам и Единому налогу, выписываются налоговые документы, есть автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита:

• по 1-му событию;
• по оплате;
• по отгрузке.

Автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, который можно скачать с FREDO:Звіт. Предусмотрен учет товаров в разрезе кодов УКТ ВЭД.

Доходы и расходы плательщика Единого налога, а также НДС начисляются при регистрации платежных документов. Формируются Книга доходов или Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Реализованная интеграция с FREDO:ДокМен,

Прикладные решения «BAS Управління торгівлею» и «BAS Бухгалтерія» можно использовать для работы в общем режиме, а это:

• повышение эффективности управления торговым предприятием;
• консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета;
• наличие в конфигурации «BAS Управління торгівлею» всех данных, необходимых для управления торговым предприятием;
• наличие в конфигурации «BAS Бухгалтерія» всех данных, необходимых для регламентированного учета и составления отчетности;
• возможность работы сотрудников в привычной для себя среде.

Из конфигурации «BAS Бухгалтерія» в конфигурацию «BAS Управління торгівлею» загружаются документы о движении наличных и безналичных денежных средств, нормативно-справочная информация.