Чек-лист «Заповнення електронної трудової книжки»

Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. 

Згідно з Законом України № 1217-IX кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Протягом перехідного періоду – до 2026 року будуть використовуватися як паперові трудові книжки, так і їх електронні копії, які внесені до Державного реєстру.

Електронна трудова книжка – цифровий аналог паперової трудової книжки, розміщений на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) з ціллю зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів для нарахування трудового стажу.

Також сучасна система дає змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Початок роботи на порталі електронних послуг ПФУ

При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо ПІДГОТОВКИ СКАН-КОПІЙ трудової книжки ДО ПОЧАТКУ ФОРМУВАННЯ ЗВЕРНЕННЯ. Тобто формувати звернення потрібно за умови, що вже зроблено скан-копії всіх сторінок трудової книжки та документів про стаж. Для продовження роботи призначено кнопку «Продовжити». Для повернення до основної сторінки особистого кабінету користувача Веб-портал – кнопку «Повернутися».

Заповнення форм

У вікні «Відомості про трудову діяльність робітника» система відкриває екранну форму звернення. Поля «ЄДРПОУ страхувальника» та «Назва страхувальника» заповнюються автоматично без права редагування. Відображаються лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників. Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити».

У вікні «Відомості про трудову діяльність робітника» заповнити наступні поля: «РНОКПП особи», «Серія та номер паспорту», «Прізвище», «Ім’я», «По батькові». Всі поля є обов’язковими до заповнення. Для продовження роботи натиснути кнопку «Продовжити».

В табличній частині опції «Записи про трудову діяльність» натиснути кнопку «Додати опис».

У вікні «Запис про трудову діяльність» слід заповнити всі поля. Обов’язковими до заповнення є поля, відмічені червоною зірочкою (*). Записи формуються відповідно до записів у трудовій книжці.

У полі «Порядковий номер місця трудових відносин» вказується унікальний номер підприємства (установи), однаковий для всіх записів паперового документу про трудові відносини працівника по одному підприємству (установі). Він не змінюється, незалежно від зміни назви організації, що відбувалися в період перебування працівника у трудових відносинах з цим підприємством (установою).

За реквізитом «Дані підприємства (установи), з якою є трудові відносини» обов’язково вказується «Назва», а поле «Код за ЄДРПОУ» можна не заповнювати. За реквізитом «Дані підприємства (установи), якою внесено запис в паперову книжку» поля «Назва» та «Код за ЄДРПОУ» заповнюються за наявності інформації.

У полі «Тип події» вибираємо відповідний запис: період роботи за основним місцем роботи, період роботи за сумісництвом, строкова військова служба, період набуття освіти, догляд за дитиною до 3-х років тощо.

У полі «Атрибут події» обираємо відповідний запис: призначено, переведено, звільнено. Заповнюємо поле «Дата події» відповідно до запису у графі 2 трудової книжки. У полі «Текст запису» дублюємо відповідний запис із графи 3 трудової книжки, тобто відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону).

У полі «Тип документу-підстави» вибираємо відповідний тип документу (мовою оригіналу): наказ, розпорядження, трудовий договір, диплом, військовий білет. Вибраний тип документу дублюється у полі «Документ-підстава». Поля «Номер документу підстави» та «Дата документа підстави» заповнюються за даними графи 4 трудової книжки. Після заповнення всіх полів слід натиснути кнопку «Зберегти». Для доповнення електронної трудової книжки новими записами повторюємо кроки 5 – 8.

Додавання скан-копій та технічні вимоги до них

За реквізитом «Скан-копії документів» додаються відповідні файли.

При завантаженні файлів слід вибирати відповідний вид документу – трудова книжка або документи про стаж, військовий квиток, диплом (свідоцтво, атестат) про навчання і т.д.

Технічні вимоги до скан-копій:

• скан-копія повинна бути кольорова;
• необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Відправка документів

Кнопка «Підписати та відправити до ПФУ» призначена для підпису та відправки звернення до ПФУ після заповнення всіх необхідних даних.

Після коректного відправлення в ПФУ користувачеві надається повідомлення такого змісту: