Чек-лист «Заполнение электронной трудовой книжки»

С помощью электронной цифровой подписи зайти в личный кабинет страхователя на веб портале электронных услуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua) и выбрать пункт из блока «Коммуникации с ПФУ» - «Сведения о трудовых отношениях работника».

Начало работы

При входе пользователю предоставляется информационное сообщение о подготовке скан-копии трудовой книжки до начала формирования обращения. То есть формировать обращение нужно при условии, что уже сделаны скан-копии всех страниц трудовой книжки и документов о стаже. Для продолжения работы нажимаем кнопку «Продолжить». Для возврата к основной странице личного кабинета пользователя Веб-портала - кнопку «Вернуться»

Заполнение форм

В окне «Сведения о трудовой деятельности работника» система открывает экранную форму обращения. Поля «ЕГРПОУ страхователя» и «Название страхователя» заполняются автоматически по данным страхователя без права редактирования. Отображаются только с личного кабинета страхователя при вводе данных на работников страхователя. Для продолжения работы нажать кнопку «Продолжить».

В окне «Сведения о трудовой деятельности работника» заполнить следующие поля: «РНОКПП лица», «Серия и номер паспорта», «Фамилия», «Имя», «Отчество». Все поля обязательны для заполнения. Для продолжения работы нажать кнопку «Продолжить».

В табличной части опции «Записи о трудовой деятельности» нажать кнопку «Добавить описание».

В окне «Запись о трудовой деятельности» следует заполнить все поля. Обязательными к заполнению являются поля, отмеченные красной звездочкой (*). Записи формируются в соответствии с записями в трудовой книжке.

В поле «Порядковый номер места трудовых отношений» указывается уникальный номер предприятия (учреждения), одинаковый для всех записей бумажного документа о трудовых отношениях работника по одному предприятию (учреждению). Он не меняется, независимо от изменения названия организации, которые происходили в период пребывания работника в трудовых отношениях с этим предприятием (учреждением).

В реквизите «Данные предприятия (учреждения), с которым осуществляются трудовые отношения» обязательно указывается «Название», а поле «Код ЕГРПОУ» можно не заполнять. В реквизите «Данные предприятия (учреждения), которым внесены запись в бумажную книгу» поля «Название» и «Код ЕГРПОУ» заполняются при наличии информации.

В поле «Тип события» выбираем соответствующую запись: период работы по основному месту работы, период работы по совместительству, срочная военная служба, период получения образования, уход за ребенком до 3-х лет и тому подобное.

В поле «Атрибут события» выбираем соответствующую запись: назначены, переведены, освобождены. Заполняем поле «Дата события» по записи в графе 2 трудовой книжки. В поле «Текст записи» дублируем соответствующую запись из графы 3 трудовой книжки, то есть сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона).

В поле «Тип документа-основания» выбираем соответствующий тип документа (на языке оригинала): приказ, распоряжение, трудовой договор, диплом, военный билет. Выбранный тип документа дублируется в поле «Документ-основание». Поля «Номер документа основания» и «Дата документа основания» заполняются по данным графы 4 трудовой книжки. После заполнения всех полей следует нажать кнопку «Сохранить». Для дополнения электронной трудовой книжки новыми записями повторяем шаги 5 - 8.

Добавление скан-копий и технические требования к ним

В реквизите «Скан-копии документов» прилагаются соответствующие файлы.

При загрузке файлов следует выбирать соответствующий вид документа - трудовая книжка или документы о стаже, военный билет, диплом (свидетельство, аттестат) об обучении и т.д.

Технические требования к скан-копиям:

• скан-копия должна быть цветная;
• необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
• скан-копии должны быть четкие и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемая разрешение при сканировании -300 dpi);
• формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
• размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

Отправка документов

Кнопка «Подписать и отправить в ПФУ» предназначена для подписи и отправки обращения в ПФУ после заполнения всех необходимых данных.

После корректного отправления в ПФУ пользователю предоставляется сообщение следующего содержания: 

Яна Баранник

• методист Актив-Софт