Лікарняний в період відпустки: як відобразити в BAS КУП

В статті описана ситуація коли співробітник організації, який знаходиться у щорічній відпустці, захворів та надає в бухгалтерію інформацію про лікарняний у наступному місяці.

Приклад розглядаємо на прикладі оформлення в конфігурації BAS КУП, ред. 2.1

Приклад

Співробітник підприємства ТОВ «Добро» Новосад Д. Л. знаходився у щорічній відпустці згідно з графіком відпусток з 11 по 30 січня , захворів у період з 23 по 29 січня(7 днів). В лютому бухгалтерія отримала його особистий е-лікарняний.

Нарахування заробітної плати та відпускних згідно з графіком відпусток

Нарахування відпускних здійснюємо до отримання е-лікарняного через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ (абз. 6 п. 2 розд. ІІ Порядку № 1234).

Сума нарахованої заробітної плати за період з 01 по 10 січня (7 р.д.) –
4 454,55 грн.

Сума нарахованих відпускних (20 днів) – 9 205,40 грн.

Реєстрація і розрахунок основної щорічної відпустки та/або різних додаткових видів відпусток співробітника здійснюємо за допомогою документа Відпустка у розділі Кадри або Зарплата – Відпустки – Створити.

У документі Відпустка:

1. У реквізиті Місяць вказуємо місяць, в якому будуть зареєстровані всі виконані в документі розрахунки (відпускні, зарплата за період до початку відпустки, компенсація відпустки, матеріальна допомога) – Січень.
2. У реквізиті Організація вибираємо ту організацію, в якій оформлений співробітник – Добро.
3. У реквізиті Дата вказуємо дату реєстрації документа наказу про відпустку – 03.01.

Дата документа використовується в друкованій формі наказу про надання відпустки працівнику за формою № П-3 і в якості реквізитів наказу в особовій картці за формою № П-2.

4. Реквізит Номер програма автоматично присвоює після запису документа.

Номер документа використовується в друкованій формі наказу про надання відпустки працівнику за формою № П-3 і в якості реквізитів наказу в особовій картці за формою № П-2.

5. У реквізиті Співробітник вказуємо співробітника, якому надається відпустка – Новосад Денис Леонідович.

На закладці Основна відпустка:

1. Прапор Відпустка встановлюється за замовчуванням.
2. У реквізитах з і по вказуємо відомості про початок і закінчення періоду щорічної основної відпустки. Число днів відпустки нараховується автоматично відповідно до виробничого календаря і відображається в реквізиті дн.

Згідно з законодавством для щорічних відпусток з числа днів відпустки виключаються святкові дні. Тобто ті дні, які в календарі відображаються як свята (фіолетовим (рожевим) кольором), виключаються з числа календарних днів при розрахунку тривалості відпустки та оплати відпускних.

3. Прапор Матеріальна допомога до відпустки та прапор Компенсація відпустки встановлюються, якщо необхідно нарахувати матеріальну допомогу до відпустки чи компенсацію відпустки. В нашому випадку прапор не ставимо.
4. Прапор Розрахувати зарплату за встановлюємо для розрахунку та виплати зарплати за відпрацьовані робочі дні до відпустки.

Якщо відпустка припадає на місяць, наступний за місяцем нарахування, зарплата буде нарахована тільки за місяць нарахування.

5. У реквізитах Надається за період роботи зіпо програма автоматично визначає робочий рік або роки, за які надається основна відпустка.

За посиланням Як працівник використав відпустку? можна сформувати довідку з відпусток для контролю їх залишків.

6. У реквізиті Підстава вводимо підставу для надання відпустки – графік відпусток.

7. У розділі Нараховано автоматично підраховується загальна сума всіх здійснених в документі розрахунків – відпускні та зарплата за час до початку відпустки.
8. У розділі Утримано автоматично розраховується ПДФО і ВЗ та інші постійні утримання, призначені для співробітника, які враховуються при виплаті.

Перевірити вірність розрахунку ПДФО/ВЗ та інших утримань можна натисканням на кнопку Детальніше про розрахунок ПДФО, і на кнопку Детальніше про розрахунок утримань, яка знаходиться поруч з реквізитом Інші утримання.

9. У розділі Середній заробіток програма автоматично розраховує суму середньоденного заробітку за даними інформаційної бази на підставі відомостей про здійснені раніше нарахування.

Дані для розрахунку середнього заробітку можуть бути переглянуті/відредаговані натисканням кнопку Змінити дані для розрахунку середнього заробітку. При натисканні на кнопку відкривається спеціальна форма Введення даних для розрахунку середнього заробітку.

10. У реквізиті Виплата вказуємо, коли планується виплата відпускних – В міжрозрахунковий період.
11. Реквізит Дата виплати програма автоматично заповнює датою не пізнішою ніж за три дні до початку відпустки. Якщо дохід передбачається виплатити в інший день, змінюємо дату відповідно до реальної виплати цього доходу.

Якщо день виплати припадає на вихідний за графіком організації або за виробничим календарем, дата виплати переноситься на попередній робочий день.

На цю дату в обліку буде автоматично обчислений ПДФО/ВЗ з даного доходу.

На закладці Нараховано (детально) програмою автоматично відображаються докладні дані про суму нарахованих відпускних та зарплати за період до початку відпустки. Якщо відпустка припадає на різні місяці, нарахування розбивається за місяцями.

Розрахунок та нарахування по листку непрацездатності

В лютому бухгалтерія отримала особистий е-лікарняний працівника, в якому вказаний період непрацездатності з 23 по 29 січня. Здійснюємо розрахунок та нарахування особистого листка непрацездатності за період з 23 по 29 січня. Розрахунковий період за січень вже «закритий», тому робимо розрахунок за лютий і вказуємо період з січня. Здійснюємо сторно нарахованих відпускних (7 днів).

Сума нарахованих лікарняних за рахунок підприємства (5 днів) - 1 550,25 грн.

Сума нарахованих лікарняних за рахунок ФСС (2 днів) - 620,10 грн.

Сума сторно нарахованих відпускних (7 днів) – (- 3 221,89 грн.)

Лікарняний по доглядуза дитиною (іншим членом сім’ї) у період щорічної відпустки оплаті не підлягає та відпустку не продовжують і не переносять.

Пояснюється це тим, що у трудовому законодавстві йдеться про хворобу в період відпустки саме працівника.

Розрахунок та нарахування допомоги з тимчасової непрацездатності виконуються за допомогою документа Лікарняний лист у розділі Кадри або Зарплата – Лікарняні листи – Створити.

У документі Лікарняний лист:

1. У реквізиті Місяць вибираємо місяць, в якому нараховуємо допомогу з тимчасової непрацездатності – Лютий.
2. У реквізиті Організація вибираємо ту організацію, де оформлений співробітник – Добро.
3. У реквізиті Дата вказуємо дату реєстрації лікарняного листа в інформаційній базі.
4. У реквізиті Співробітник вибираємо співробітника, лікарняний лист якого розраховуємо – Новосад Денис Леонідович.
5. У реквізиті Номер листка непрацездатності вказуємо номер пред'явленого лікарняного листа.
6. У реквізиті Вид договору програма автоматично заповнює вид договору – Трудовий договір.

На закладці Головне:

1. Прапор Електронний лікарняний встановлюємо, якщо оформлений електронний лікарняний лист.
2. Реквізит Номер випадку непрацездатності використовуємо в електронних лікарняних листах для обліку номеру випадку непрацездатності та для пошуку первинного лікарняного листа в разі його продовження.
3. Прапор Є продовженням листка непрацездатності: встановлюємо, якщо лікарняний лист є продовженням раніше поданого і зареєстрованого в інформаційній базі лікарняного листа, потім вибираємо документ за посиланням Вибрати листок непрацездатності ..., продовженням якого є поточний лікарняний лист. В нашому прикладі це не потрібно.
4. У реквізиті Причина непрацездатності вказуємо причину непрацездатності із запропонованого переліку. У прикладі – Захворювання або травма (окрім травм на виробництві).
5. У реквізитах Звільнення від роботи з і по вказуємо період звільнення від роботи відповідно до листка непрацездатності. При вказівці періоду автоматично підраховуємо кількість календарних днів звільнення від роботи.
6. Прапор Розрахувати зарплату за (стає доступним в разі виправлення документа минулого періоду) дозволяє в разі потреби нарахувати зарплату минулого періоду або відмовитися від її донарахування.
7. У розділі Нараховано у реквізиті За рахунок робіт автоматично розраховується сума допомоги, яка виплачується за рахунок коштів роботодавця (перші п’ять днів тимчасової непрацездатності), а в реквізиті За рахунок соц. страхування - та частина допомоги, яка виплачується за рахунок коштів ПФУ (за решту періоду тимчасової непрацездатності, починаючи з 6-го дня). У реквізиті Всього автоматично розраховується сума допомоги.
8. У розділі Утримано автоматично розраховується ПДФО та ВЗ, а в разі виплати допомоги В міжрозрахунковий період або З авансом – інші постійні утримання, призначені для співробітника, які враховуються при виплаті.

Перевірити вірність розрахунку ПДФО/ВЗ та інших утримань можна натисканням на кнопку Детальніше про розрахунок ПДФО, і на кнопку Детальніше про розрахунок утримань, яка знаходиться поруч з реквізитом Інші утримання.

9. У розділі Внески ФОП автоматично розраховується ЄСВ.

Детальніше про розрахунок ЄСВ можна подивитися при натисканні на на кнопку Детальніше про розрахунок внесків, яка знаходиться поруч з реквізитом Внески ФОП.

10. У розділі Середній заробіток автоматично підраховується сума середньоденного заробітку за даними інформаційної бази на підставі відомостей за розрахунковий період.

Дані для розрахунку середнього заробітку можуть бути переглянуті/відредаговані за допомогою кнопки Змінити дані для розрахунку середнього заробітку.

При натисканні на кнопку відкривається форма Введення даних для розрахунку середнього заробітку.

В розділах Нараховано, Утримано, Внески ФОП і Середній заробіток відображаються результати розрахунку допомоги. Розрахунок нарахувань проводиться автоматично під час введення даних в документ.

11. В реквізиті Виплата вказуємо, коли планується виплата допомоги – В міжрозрахунковий період.
12. Реквізит Дата виплати програмою заповнюється автоматично в залежності від заповнення реквізиту Виплата.В нашому прикладі вказується за замовчуванням дата, наступна за поточною датою комп'ютера. За потреби дату виплати можна змінити вручну.

На закладці Оплата:

1. Прапор Призначити допомогу програмою автоматично встановлюється за замовчуванням. В реквізитах з і по вказується оплачуваний період звільнення від роботи, який був зазначений на закладці Головне.
2. В реквізиті Дата початку непрацездатності автоматично вказується дата початку тимчасової непрацездатності, яка була вказана раніше в реквізиті Звільнення від роботи з на закладці Головне.
3. Розділ Нарахування, що використовуються з’являється, якщо створено кілька нарахувань з призначенням Оплата лікарняного листа і/або Оплата лікарняного листа за рахунок роботодавця.
4. Прапор Зареєструвати для ЄСВ встановлюється коли реєструється відсутність співробітника, якщо лікарняний лист до кінця місяця не отримано і в місяці відображення лікарняного не потрібно донараховувати ЄСВ до мінімальної бази. Прапор стає доступним при знятті прапора Призначити допомогу з:.
5. В реквізиті Страховий стаж програма автоматично заповнює кількість років/місяців/днів розрахованого страхового стажу співробітника на момент настання страхового випадку.

Страховий стаж у попередніх роботодавців обов'язково вказуємо в особистих даних співробітника у розділі Кадри – Співробітники – посилання Трудова діяльність.

Для введення відомостей з розрахунку страхового стажу співробітників за даними Реєстру застрахованих осіб вводимо документ Введення відомостей для розрахунку страхового стажу.

6. В реквізиті Відсоток оплати програма автоматично заповнює відсоток оплати середнього заробітку відповідно до законодавства. Якщо листок непрацездатності є продовженням, це поле стає неактивним.
7. В розділі Стаж у місяцях для соціального страхування в реквізиті Стаж в місяцях розраховується загальний страховий стаж, а в реквізиті Стаж за 12 місяців в місяцях – страховий стаж за останні 12 місяців.
8. Реквізит Обмеження допомоги заповнюється автоматично, відповідно до законодавства.
9. Прапор Враховувати заробіток попередніх страхувальників встановлюємо, щоб при розрахунку допомоги враховувався заробіток, який співробітник отримав у інших страхувальників (роботодавців).

Суми заробітку, отримані у інших роботодавців, реєструємо документом Довідка для розрахунку допомоги (вхідна) у розділі Зарплата – Довідки для розрахунку допомоги.

На закладці Нараховано (детально) програма автоматично заповнює табличну частину про нараховану допомогу.Суми допомоги за рахунок коштів роботодавця та за рахунок ПФУ показуються окремими рядками.

На закладці Перерахунок минулого періоду програма автоматично заповнює сторно Нарахувань, які були нараховані раніше за період лікарняних. В нашому прикладі: сторно -3 221,89 грн. Основна відпустка за період з 23.01 по 29.01.

Продовження відпустки за невикористані дні

Здійснюємо нарахування відпустки за невикористані дні співробітнику у лютому згідно з його заявою та наказом про продовження (перенесення) відпустки.

Сума нарахованих відпускних за січень (1 день) – 460,27 грн.

Сума нарахованих відпускних за лютий (6 днів) – 2 761,62 грн.

Якщо у період відпустки настала непрацездатність співробітника, у нього є право:

• на перенесення невикористаних днів на інший період;
• на продовження цієї відпустки на невикористані дні.

Це передбачено п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки.

Своє бажання продовжити відпустку співробітник має виразити заявою у довільній формі. А після цього роботодавець видає наказ (розпорядження) про продовження (перенесення) відпустки.

У цьому випадку необхідно відобразити нарахування щорічної відпустки за період з 31 січня по 06 лютого.

У переобчисленні суми належних співробітнику відпускних немає необхідності. Річ у тім, що в описаній ситуації відпустка продовжується і дата першого дня відпустки після хвороби припадає на 31 січня та продовжується у лютому.

Нарахування розрахованих відпускних виконується за стандартною методикою, описаною вище.

Працівник відділу кадрів вносить зміни до графіка відпусток відповідно до виданого наказу (розпорядження).

Для заповнення змін до графіка відпусток необхідно заповнити документ Перенесення відпусток у розділі меню Кадри – Графіки, перенесення відпусток – Створити – Перенесення відпусток.

Заповнення табеля обліку робочого часу

Для заповнення табеля обліку робочого часу цього необхідно заповнити документ Табель у розділі меню Зарплата – група Облік часу – Табелі – Створити.

В документі Табель необхідно вказати Підрозділ і Період реєстрації. В табличну частину документа вноситься список співробітників підрозділу, а також відомості про відпрацьований час, час відпустки та час перебування на лікарняному. Перемикачем можна встановити режим заповнення табеля Щоденно або За період.

Користуємось кнопкою Заповнити, якщо табель заповнюється по всім співробітникам. Кнопкою Підбір заповнюємо дані по одному або декільком співробітникам. Програма автоматично вносить дані зі створених нами документів.

Працівник відділу кадрів складає додаток до Табеля обліку використання робочого часу з уточненими показниками на співробітника, який захворів у відпустці.

Замість днів відпустки («В» — основна щорічна відпустка) проставляє оплачувані дні хвороби працівника відповідно до даних е-лікарняного («ТН»).

Навпроти рядка з даними на такого працівника робить запис про інформацію з додатка до Табеля (якщо він складається в паперовому вигляді).

Перевіряємо правильність нарахування заробітної плати за допомогою Розрахункового листка, який сформуємо у розділі меню Зарплата – Звіти по зарплаті – Розрахунковий листок. Вибираємо Організацію та Співробітника.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.