Як здати об’єднаний електронний звіт з ЄСВ, ПДФО та військового податку

Роботодавці, які мають трудові відносини з працівниками або цивільно-правові відносини з фізичними особами, повинні складати та подавати звіти до державної податкової служби України. Один з них – «Податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного соціального внеску» (далі – об’єднаний звіт).

Об’єднаний звіт з ПДФО, ЄСВ та військового збору складається щоквартально, але інформація повинна бути представлена з розбивкою по місяцях звітного кварталу. Форма звіту затверджена Порядком № 4 від 13.01.2015 (зі змінами та доповненнями).

Очікується, що найближчим часом ця звітність буде щомісячною.

Основні питання, які виникають при її складанні: які форми входять до об’єднаної звітності та як її подавати.

Склад об’єднаного звіту, послідовність формування та подання

Звіт складається з Податкового розрахунку (форма J(F)0500107) та додатків, в яких розкривається інформація про:

• нарахування заробітної плати – Додаток 1 (Д1);
• осіб, що доглядають за дитиною – Додаток 2 (Д2);
• осіб, що проходять строкову військову службу – Додаток 3 (Д3);
• суми нарахованих доходів та утриманих податків – Додаток 4 (4ДФ);
• трудові відносини – Додаток 5 (Д5);
• наявність підстав для спец стажу – Додаток 6 (Д6).

Буква, яка додається до номеру форми, свідчить про те, хто подає – юридична (J) чи фізична особа-підприємець (F).

Об’єднаний звіт можна подати через програми:

• M.E.Doc;
• СОТА;
• FREDO:Звіт та інші.

Загальний алгоритм дій однаковий для всіх способів складання звіту:

1-й крок – заповнення та перевірка всіх додатків.

2-й крок – формування (на основі додатків) та перевірка податкового розрахунку.

3-й крок – накладання електронного цифрового підпису та печатки.

4-й крок – відправлення пакету звіту до податкової служби.

5-й крок – отримання повідомлення (перша та друга квитанція). Якщо повідомлення містить інформацію про помилку, виправлення та повторне підписання, відсилання.

Складання об’єднаного звіту в M.E.Doc

Перший і найбільш поширений варіант – складання та подання об’єднаного звіту за допомогою програми M.E.Doc.

В головному меню програми в модулі «Звітність» передбачений розділ «Об’єднана звітність ПДФО та ЄСВ».

Необхідно обрати звітний період, вказати номер розрахунку та перейти до заповнення звітних форм.

Формування звіту починається із заповнення додатків. Додатки 1 та 4 в пакеті об’єднаного звіту є майже завжди, а інші заповнюються тоді, коли є підстави.

При заповненні таблиць додатку 1 слід звернути увагу на місяць, за який вноситься інформація, та номер додатку. А також на заповнення всіх рядків звіту, а це інформація про зарплату (дохід, або грошове забезпечення) застрахованих осіб.

В пакеті об’єднаного звіту 3 таблиці додатку 1 – по кількості місяців в кварталі.

Додатки 2 та 3 також стосуються ЄСВ і заповнюються з помісячною розбивкою.

Додаток 4 – інформація про податки, утримані із зарплати (доходу), а саме: податок з доходів фізичних осіб та військовий збір. Особливістю цього додатку є те, що потрібно надати інформацію не тільки про нараховані доходи та утримані податки, але й про виплачені доходи та перераховані податки.

Таблиці четвертого додатку також складаються з помісячною розбивкою.

П’ятий та шостий додатки не містять інформації про доходи та податки: вони передбачені для надання інформації про трудові відносини (прийом на роботу та звільнення), а також про наявність підстав для обліку спецстажу. Додаток 5 не має розбивки по місяцях, а складається за квартал в цілому.

Після заповнення всіх додатків формується Податковий Розрахунок, дані в нього переносяться автоматично. Підготовлений пакет до його відправки слід перевірити, для чого передбачена окрема кнопка.

Далі потрібно накласти електронний цифровий підпис та відправити звіт до контролюючого органу.

Підписувати можна двома способами:

1. Через контекстне меню, яке містить дві позиції. Це можливість «підписати» або «відправити». В останньому випадку програма дасть пакет документів на підпис, а потім вже буде здійснено відправлення пакету в Державну податкову службу України.
2. 
   Ті ж самі дії можна зробити, використовуючи закладинку «Наступні дії», яка знаходиться в лівому нижньому куті форми.

Після відправки звіту до Державної податкової служби залишається дочекатися отримання першої та другої квитанцій. Перша свідчить про те, що документ збережено на центральному рівні. Друга містить інформацію про прийняття або неприйняття через помилку пакету звітів.

Помилки можуть бути двох видів: технічна та невідповідність даних. Повідомлення про перший вид помилки буде отримано при самостійній перевірці документа (кнопка «перевірити»). Про другий вид помилки, якщо вона є, повідомляє друга квитанція. В такому випадку звіт потрібно виправити та відправити знов.

Окремий запис в реєстрі звітів дасть інформацію про стан документу:

• в дорозі;
• прийнятий;
• не прийнятий.

Ця зміна статусу не здійснюється автоматично. Для оновлення даних реєстру звітів потрібно здійснити прийом пошти за допомогою кнопки «отримання повідомлення».

Подача об’єднаного звіту за допомогою СОТА

Програмний продукт СОТА також дає можливість створювати об’єднаний звіт. Він підходить тим, кому зручно працювати в онлайн режимі.

Для початку роботи потрібно пройти ідентифікацію зручним для користувача способом:

Далі розглянемо послідовність формування та подачі звіту, яка схожа з цим процесом в M.E.Doc.

Для пошуку звітів треба скористатися кнопкою «Додати» та вибрати звітний період.

Після встановлення звітного періоду необхідно вибрати форму звіту. Для цього можна скористатися кнопкою «Пошук».

Зробити відмітку про номер та тип розрахунку

Обрати додатки для заповнення.

Встановити номер місяця та номер додатку, натиснути кнопку «додати», після чого стає активним поле для внесення даних про працівника.

Вибрати з довідника співробітника, натиснути кнопку «інше» та заповнити на підставі даних довідника.

Для заповнення більшості полів автоматично можна скористатися функцією «групова заміна полів».

Дані про суми нарахованого доходу та податки вносяться вручну.

Наступні дії такі ж, як і в програмі M.E.Doc:

• перевірка таблиць;
• накладання ЕЦП;
• відправлення та очікування квитанцій.

Звіти ЄСВ, ПДФО та військовий збір за допомогою Fredo:Звіт

Досить зручно складати об’єднану звітність за допомогою програмного продукту FREDO:Звіт, який має тісну прив’язку до програм BAS. Тут не потрібно нічого експортувати та налагоджувати: інтеграція з системами автоматизації бізнесу дозволяє створювати звіт без проміжних файлів.

Для коректної роботи програми FREDO:Звіт потрібно спочатку запустити базову програму BAS.

Для початку роботи потрібно зайти в розділ «Звіти» та вибрати необхідний звіт.

«Звіти» → «Регламентована звітність» → «Регламентовані звіти вбудовані» → «Звіти, які заповнюються тільки в FREDO:Звіт» → «Розрахунок доходів та єдиного внеску фізосіб».

При спробі створити звіт з’являється попередження, що він створюється тільки для FREDO:Звіт.

Знайти об’єднаний звіт можна в розділі «Реєстр звітів».

Заповнити звітну форму досить просто:

1-й крок – створити новий звіт, вказати номер розрахунку та його тип.

2-й крок - сформувати додатки.

Додаток 1 заповнюється за даними облікової бази автоматично.

Для цього потрібно для кожного місяця створити відповідний додаток та натиснути кнопку – «заповнити».

Система пропонує обрати місяць, за який складається додаток (за замовчуванням – перший).

Після натискання кнопки «Зберегти» здійснюється завантаження облікових даних із заповненням всіх колонок та рядків звіту. Залишається перевірити коректність звіту за допомогою кнопки «Перевірити» та зберегти форму.

Аналогічні операції потрібно зробити для другого та третього місяців кварталу. Додатки 2 та 3 автоматично не заповнюються.

Формування додатку 4 здійснюється таким же чином як і додаток 1. Щоб заповнення відбулося не тільки по нарахованим доходам та утриманим податкам, а ще й по виплаченим доходам та перерахованим податкам, в параметрах заповнення звіту обов’язково потрібно встановити прапорець «заповнити по нарахованому». В цьому випадку автоматично буде заповнене поле «виплачено». Слід тільки відкоригувати дані для тих місяців, де виплати не співпадають з нарахованими сумами.

Формування додатку 4 має одну особливість: при його перевірці програма видає повідомлення про помилки.

В цьому ж повідомленні дається підказка, що слід перейти в режим «Бланк» та натиснути кнопку «Друк».

Якщо встановлена позначка «PDF», друк є віртуальним і на папір не видається. Автоматично заповнюється кількість аркушів і програма більше не видає повідомлення про помилку.

Додаток 5 Також заповнюється автоматично, але помісячної розбивки в ньому немає, тому дані вносяться за квартал.

При формуванні додатку 5 іноді виникає помилка при заповненні рядків 13 «Професійна назва роботи» та 14 «Код класифікатора професій»: інформація в полі не зберігається навіть після того, як було обрано відповідні записи із вбудованого в програму довідника. Справа у тому, що виправлення потрібно робити в обліковій системі BAS.

Додаток 6 формується аналогічно попереднім додаткам з помісячною розбивкою.

Після заповнення всіх додатків формується Податковий Розрахунок. Він створюється на основі заповнених додатків.

На цьому все. Після перевірки звіт готовий до підписання та відправлення.

Висновки

1. Для формування та відправлення об’єднаного звіту в електронному вигляді передбачено програми M.E.Doc, COTA, FREDO:Звіт та інші.
2. Найбільш поширеною є програмний продукт M.E.Doc.
3. Програмний продукт СОТА дає можливість складати звітність в режимі онлайн.
4. FREDO:Звіт є найбільш зручним для користувачів BAS, оскільки дозволяє здійснювати автоматичне заповнення таблиць звіту за обліковими даними підприємства.

ЛІЛІЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат економічних наук, головний бухгалтер з 1991 року, фінансовий директор з 2000 року, викладач економічних дисциплін, бухобліку, оподаткування, фінансового менеджменту