Как сдать объединенный электронный отчет по ЕСВ, НДФЛ и военному налогу

Работодатели, у которых есть трудовые отношения с работниками или гражданско-правовые отношения с физическими лицами, должны составлять и представлять отчеты в государственную налоговую службу Украины. Один из них – «Налоговый расчет суммы дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого социального взноса» (далее – объединенный отчет).

Объединенный отчет по НДФЛ, ЕСВ и военному сбору составляется ежеквартально, но информация должна быть представлена с разбивкой по месяцам отчетного квартала. Форма отчета утверждена Порядком №4 от 13.01.2015 (с изменениями и дополнениями).

Ожидается, что в ближайшее время эта отчетность будет ежемесячной.

Основные вопросы, которые возникают при ее составлении: какие формы входят в объединенную отчетность и как ее подавать.

Состав объединенного отчета, последовательность формирования и представления

Отчет состоит из Налогового расчета (форма J(F)0500107) и приложений, в которых раскрывается информация о:

• начислении заработной платы – Приложение 1 (Д1);
• лицах, которые ухаживают за ребенком – Приложение 2 (Д2);
• лицах, которые проходят срочную военную службу – Приложение 3 (Д3);
• суммах начисленных доходов и удержанных налогов – Приложение 4 (4ДФ);
• трудовых отношениях – Приложение 5(Д5);
• наличии оснований для спец стажа – Приложение 6(Д6).

Буква, которая прилагается к номеру формы, свидетельствует о том, кто подает отчет – юридическое (J) или физическое лицо-предприниматель (F).

Объединенный отчет можно подать через программы:

• M.E.Doc;
• СОТА;
• FREDO:Звіт и другие.

Общий алгоритм действий одинаков для всех способов составления отчета:

1-й шаг – заполнение и проверка всех приложений.

2-й шаг – формирование (на основе приложений) и проверка налогового расчета.

3-й шаг – наложение электронной цифровой подписи и печати.

4-й шаг – отправка пакета отчета в налоговую службу.

5-й шаг – получение сообщения (первая и вторая квитанция). Если сообщение содержит информацию об ошибке, исправлении и повторной подписи, отправке.

Составление объединенного отчета в M.E.Doc

Первый и наиболее распространенный вариант – составление и представление объединенного отчета с помощью программы M.E.Doc.

В главном меню программы в модуле Отчетность предусмотрен раздел Объединенная отчетность НДФЛ и ЕСВ.

Необходимо выбрать отчетный период, указать номер расчета и перейти к заполнению отчетных форм.

Формирование отчета начинается с заполнения приложений. Приложения 1 и 4 в пакете объединенного отчета есть почти всегда, а другие заполняются тогда, когда появляются основания.

При заполнении таблиц приложения 1 следует обратить внимание на месяц, за который вносится информация, и номер приложения. А также на заполнение всех строк отчета, а это информация о зарплате (доходе или денежном обеспечении) застрахованных лиц.

В пакете объединенного отчета 3 таблицы приложения 1 – по количеству месяцев в квартале.

Приложения 2 и 3 также касаются ЕСВ и заполняются с ежемесячной разбивкой.

Приложение 4 – информация о налогах, удержанных с зарплаты (дохода), а именно: налог с доходов физических лиц и военный сбор. Особенностью этого приложения является то, что нужно предоставить информацию не только о начисленных доходах и удержанных налогах, но и о выплаченных доходах и перечисленных налогах.

Таблицы четвертого приложения также состоят из помесячной разбивки.

Пятое и шестое приложения не содержат информации о доходах и налогах: они предусмотрены для предоставления информации о трудовых отношениях (прием на работу и увольнение), а также о наличии оснований для учета спецстажа. Приложение 5 не имеет разбивки по месяцам, а составляется за квартал в целом.

После заполнения всех приложений формируется Налоговый Расчет, данные в него переносятся автоматически. Подготовленный к отправке пакет следует проверить, для чего предусмотрена отдельная кнопка.

Далее следует наложить электронную цифровую подпись и отправить отчет в контролирующий орган.

Подписывать можно двумя способами:

1. Через контекстное меню, которое содержит две позиции. Это возможность подписать или отправить. В последнем случае программа даст пакет документов на подпись, а затем уже отправит его в Государственную налоговую службу Украины.
2. 
   Те же действия можно сделать, используя закладку «Следующие действия», которая находится в левом нижнем углу формы.

После отправки отчета в Государственную налоговую службу остается дождаться получения первой и второй квитанций. Первая свидетельствует о том, что документ сохранен на центральном уровне. Вторая – о принятии или непринятии по ошибке пакета отчетов.

Ошибки могут быть двух видов: технические и несоответствие данных. Сообщения о первом виде ошибки будут получены при самостоятельной проверке документа (кнопка «проверить»). О втором виде ошибки, если она есть, сообщает вторая квитанция. В таком случае отчет нужно исправить и отправить снова.

Отдельная запись в реестре отчетов даст информацию о состоянии документа:

• в пути;
• принят;
• не принят.

Это изменение статуса не производится автоматически. Для обновления данных реестра отчетов необходимо выполнить прием почты с помощью кнопки «получение сообщения».

Подача объединенного отчета с помощью СОТА

Программный продукт СОТА также позволяет создавать объединенный отчет. Он подходит тем, кому удобно работать в онлайн-режиме.

Для начала работы нужно пройти идентификацию удобным пользователем способом:

Далее рассмотрим последовательность формирования и подачи отчета, схожую с этим процессом в M.E.Doc.

Для поиска отчетов необходимо использовать кнопку «Добавить» и выбрать отчетный период.

После установки отчетного периода нужно выбрать форму отчета. Для этого можно воспользоваться кнопкой поиска.

Сделать отметку о номере и типе расчета.

Выбрать приложения для заполнения.

Установите номер месяца и номер приложения, нажмите кнопку «Добавить», после чего становится активным поле для внесения данных о работнике.

Выбрать из справочника сотрудника, нажать кнопку «другое» и заполнить из данных справочника.

Для заполнения большинства полей можно автоматически использовать функцию «групповая замена полей».

Данные о суммах начисленного дохода и налогах вносятся вручную.

Следующие действия такие же, как и в программе M.E.Doc:

• проверка таблиц;
• наложение ЭЦП;
• отправка и ожидание квитанций.

Отчеты ЕСВ, НДФЛ и военный сбор с помощью Fredo:Звіт 

Достаточно удобно составлять объединенную отчетность с помощью программного продукта FREDO:Звіт, который имеет тесную привязку к программам BAS. Здесь не нужно ничего экспортировать и налаживать: интеграция с системами автоматизации бизнеса позволяет создавать отчет без промежуточных файлов.

Для корректной работы программы FREDO:Звіт необходимо сначала запустить базовую программу BAS.

Для начала работы необходимо зайти в раздел «Отчеты» и выбрать нужный отчет.

«Отчеты» → «Регламентированная отчетность» → «Регламентированные отчеты встроены» → «Отчеты, заполняемые только в FREDO:Звіт» → «Расчет доходов и единого взноса физлиц».

При попытке создать отчет появляется предупреждение, что он создается только для FREDO:Звіт.

Найти объединенный отчет можно в разделе «Реестр отчетов».

Заполнить отчетную форму достаточно просто:

1-й шаг – создать новый отчет, указать номер расчета и его тип.

2-й шаг – сформировать приложения.

Приложение 1 заполняется по данным учетной базы автоматически.

Для этого нужно для каждого месяца создать соответствующее приложение и нажать кнопку – заполнить.

Система предлагает выбрать месяц, за который составляется приложение (по умолчанию – первый).

После нажатия кнопки «Сохранить» производится загрузка учетных данных с заполнением всех колонок и строк отчета. Остается проверить правильность с помощью одноименной кнопки и сохранить форму.

Аналогичные операции следует совершить для второго и третьего месяцев квартала. Приложения 2 и 3 не заполняются автоматически.

Формирование приложения 4 осуществляется таким же образом, как и приложение 1. Чтобы заполнение произошло не только по начисленным доходам и удержанным налогам, но еще и по выплаченным доходам и перечисленным налогам, в параметрах заполнения отчета обязательно нужно установить флажок «заполнить по начисленному». В этом случае автоматически будет заполнено поле «выплачено». Следует только скорректировать данные для тех месяцев, где выплаты не совпадают с начисленными суммами.

Формирование приложения 4 имеет одну особенность: при его проверке программа выдает уведомление об ошибках.

В этом же сообщении говорится, что необходимо перейти в режим «Бланк» и нажать кнопку «Печать».

Если установлена метка «PDF», печать виртуальна и на бумагу не выдается. Автоматически заполняется количество листов и приложение больше не выдает сообщения об ошибке.

Приложение 5. Также заполняется автоматически, но помесячной разбивки в нем нет, поэтому данные вносятся за квартал.

При формировании приложения 5 иногда возникает ошибка при заполнении строк 13 «Профессиональное название работы» и 14 «Код классификатора профессий»: информация в поле не сохраняется даже после того, как были выбраны соответствующие записи из встроенного в программу справочника. Дело в том, что исправление нужно производить в учетной системе BAS.

Приложение 6 формируется аналогично предварительным приложениям с помесячной разбивкой.

После заполнения всех приложений формируется Налоговый расчет. Он создается на основе заполненных приложений.

На этом все. После проверки отчет готов к подписанию и отправке.

Выводы

1. Для формирования и отправки объединенного отчета в электронном виде предусмотрены программы M.E.Doc, COTA, FREDO:Звіт и другие.
2. Наиболее распространенным является программный продукт M.E.Doc.
3. Программный продукт СОТА позволяет составлять отчетность в режиме онлайн.
4. FREDO:Звіт наиболее удобен для пользователей BAS, поскольку позволяет производить автоматическое заполнение таблиц отчета по учетным данным предприятия.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.