Реєстрація РРО/ПРРО: покрокова інструкція

В Україні застосування РРО регламентується Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Законодавство висуває вимоги та правила, які є обов'язковими до виконання. У разі порушень користувачі отримують штрафні санкції.

Але, щоб розпочати використання РРО, його необхідно зареєструвати.

Що потрібно знати про реєстрацію РРО

Процедура реєстрації не займає багато часу, та потребує певних документів.

Реєстрація потрібна і для РРО, і для ПРРО. Але другий варіант набагато простіший, оскільки оформлення відбувається лише в електронному вигляді та потребує мінімальної кількості заповнених форм.

Реєстрація РРО через інтернет доступна через M.E.Doc та інші програми, призначені для подання звітності та обміну документами в електронному вигляді. Процедура проходить через Кабінет платника податків.

Порядок реєстрації РРО

Він складається з кількох кроків:

1. Вибрати касовий апарат або реєстратор відповідно до особливостей бізнесу та оформити покупку.
2. Укласти договір на сервісне обслуговування та ремонт апарату. ЦСО (Центр сервісного обслуговування) повідомляє державні служби про цю дію.
3. Подати заяву на реєстрацію до ДПС.

Якщо звернення подається не в електронному вигляді, потрібно зібрати документи:

• на обладнання та документ на право власності;
• виписку з ЄДРПОУ;
• заяву;
• технічний паспорт касового апарату;
• договір з сертифікованим ЦСО.

При реєстрації РРО у податковій одержати документ, який гарантує резервацію фіскального номера апарату.

Фіскальний номер РРО – це індивідуальний для кожного апарата реєстраційний код.

Він формується та видається в момент реєстрації та зміні не підлягає. Його потрібно вказувати при зверненні в сервісний центр для опломбування та введення обладнання в експлуатацію.

Під порядком реєстрації та опломбування РРО мається на увазі як сам процес, так і отримання довідки про завершення процедури. Після резервації фіскального номера апарат вводиться в експлуатацію та підключається до еквайєра. Довідки про всі дії надсилаються в електронному вигляді до ДФС.

Порядок реєстрації ПРРО

Заява на реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою 1-ПРРО допоможе зареєструвати, внести зміни, перереєструвати, скасувати реєстрацію або відновити роботу ПРРО.

Оскільки у програмного РРО центру сервісного обслуговування немає, підприємцю чи компанії не потрібно нікого повідомляти навіть при зміні ПРРО. Тим більше, про його реєстрацію.

Важливо: існує дві форми заяви 1-ПРРО: для юридичних та фізичних осіб.

Бланки відповідних документів можна знайти як у веб-рішенні СОТА Каса, так і у програмі Cashalot у розділі «Документи». Ці ж форми є й у програмі M.E.Doc, у розділі «РРО» та у веб-сервісі СОТА у розділі «Реєстр документів РРО». Підтвердженням реєстрації програмного РРО буде наданий касі програмний номер, вказаний у квитанції.

Навіщо потрібна КЕП

Для підтвердження ідентифікації під час підписання документів знадобиться КЕП – кваліфікований електронний підпис.

Отримати можна два типи КЕП:

1. Уповноваженої особи.
2. Печатки підприємства.

Різниця між ними в тому, що при використанні першого необхідно отримати такий КЕП для кожного касира. Якщо ж отримати печатку, з нею може працювати необмежена кількість касирів на одній касі.

Зареєструвати КЕП касирів на фіскальному сервері потрібно за допомогою форми J1391801 «Повідомлення про надання інформації про кваліфікований сертифікат відкритого ключа» для юридичних осіб або F1391801 для фізичних осіб.

КЕП можна отримати у кваліфікованого постачальника електронних довірчих послуг. Наприклад, ЦБК України.

Для цього потрібно:

На сайті натиснути кнопку «Сформувати».

Заповнити всі обов'язкові поля.

Ввести реєстраційні  дані.

Сформувати рахунок та оплатити його.

Далі зібрати комплект документів, вказаних на сайті, та звернутися до пункту обслуговування користувачів.

У яких випадках можуть відмовити в реєстрації?

Розглянемо причини, що можуть завадити успішно пройти реєстрацію. Ситуації, коли ДФС відмовляється реєструвати РРО чи ПРРО – рідкість. Але все ж таки це може статися з певних причин:

• РРО вже зареєстровано у реєстрі;
• модель виключена з реєстру або не була включена до нього;
• сервісний центр не має права обслуговувати апарат та проводити ремонтні роботи;
• власник торгової точки не перебуває на обліку у контролюючих органах, куди подають документи на реєстрацію.

Реєстрація РРО є актуальною до дати її скасування. А це може статися у таких випадках:

• суб'єкт сам подав заяву про скасування;
• закінчився термін служби апарату;
• застосовується у сфері, не визначеній Держреєстром;
• виявлено невідповідності у модифікаціях РРО та включеного до реєстру;
• документи суб'єкта визнано недійсними;
• суб'єкт оголошено банкрутом;
• відбулася зміна власника РРО та інше.

Реєстрація журналу РРО потрібна кожному касовому апарату для ведення всіх розрахункових операцій. Вона проводиться в органі доходів та зборів за місцем знаходження об'єкта.

Книга для РРО

Для роботи з РРО необхідно придбати КОРО – книгу обліку розрахункових операцій. Вона включає два розділи і використовується, коли касовий апарат не працює. Наприклад, через поломку або відсутність електрики. 

Робота без КОРО не заборонена, але в цьому випадку під час зупинення роботи РРО готівкові розрахунки проводити не можна.

У першому розділі прикріплюються звітні чеки для здійснення грошових операцій протягом робочого дня. На цій підставі заповнюється другий розділ. Записи ведуться за кожним чеком.

Порядок ведення КОРО наступний:

1. У першій графі фіксується дата фінансових операцій.
2. У другій зазначаються номери чеків, отриманих цього дня, якщо вони були роздруковані. Якщо він не був наданий у паперовому форматі, відображають номер книжки, яка була використана касиром під час проведення розрахункових операцій.
3. Третю та четверту графи заповнювати не обов'язково, якщо чек уже містить інформацію про видачу коштів, не пов'язаних із розрахунками з покупцями.
4. П'ята графа містить загальну суму отриманої готівки.
5. Графа шоста відображає суму, яка підлягає оподаткуванню за 20% ставкою. Сума самого податку, розрахована на підставі шостої графи, вписується у сьому. Якщо покупець повернув товар, то повернену йому суму записують до графи під номером вісім. Якщо були проведені помилкові операції, вони не відображаються у книзі.

При використанні РРО ФОП повинен зберігати звітні чеки протягом 1095 днів. 

У чеках відображаються такі дані:

• назва та адреса торгової точки;
• РНОКПП (неплатник ПДВ), перед яким друкують літери «ІД»;
• номер платника ПДВ, перед яким друкуються великі літери «ПН»;
• фіскальний номер РРО, перед яким друкуються великі літери ФН;
• заводський номер РРО;
• логотип виробника.

Щомісяця до 15 числа подається звіт про застосування КОРО. Подаючи його за останній місяць, потрібно пред'явити звіт за весь рік.

Наприкінці кожного робочого дня потрібно складати та надсилати звіти про розрахункові операції. Денний X-звіт дозволяє зіставляти обсяг грошей у РРО з тим, що наведено у документах. Він потрібний для створення підсумкового Z-звіту.

Друкує документ касир, що працює на касі. При його створенні оперативна пам'ять не обнуляється, а дані не заносяться у фіскальну пам'ять.

При створенні Z-звіту в оперативній пам'яті обнуляються всі дані про фінансові операції, проведені протягом дня, і потрапляють у фіскальну. Перед тим як проіндексувати готівку, касир наприкінці робочого дня формує звіт, що потрібен для контролю за виручкою підприємця з боку податкової. Апарат передає всю інформацію на її сервер і не вимагає додаткових дій.

Висновки

Реєстратори повинні використовувати майже всі власники бізнесу, які здійснюють продаж товарів та послуг. У разі їхньої відсутності накладається штраф. Тому дуже важлива наявність апарату, його реєстрація та грамотне ведення всіх фінансових операцій без приховування. Важливим є також резервування фіскального номера РРО, що підтверджує введення в експлуатацію апарату з дотриманням усіх офіційних вимог.

Купувати програмне забезпечення потрібно у надійній компанії, щоб воно відповідало всім встановленим на державному рівні нормам.

Купити ПРРО

Щоб оформити замовлення, заповнюйте форму заявки або телефонуйте за номерами, вказаними на сайті.