Як заповнювати авансовий звіт

Де в BAS знаходиться авансовий звіт

Для реєстрації «Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» в BAS в конфігурації BAS Бухгалтерія використовують документ «Авансовий звіт». Він розташований в підрозділі «Каса» розділу «Банк і каса».

Як скласти авансовий звіт в BAS

При його формуванні звертаємо увагу на дату документа та інформацію про співробітника, який звітує за отримані у вигляді авансу грошові кошти підприємства. Потім вибираємо склад, на який будуть оприбутковані придбані запаси.

Форма електронного документа містить п'ять закладок. Розглянемо відомості, які повинні бути відображені на кожній з них.

1. «Аванси»

Містить інформацію про суми, отримані під звіт. Якщо грошові кошти були виплачені в готівковій формі, додамо документ виплати «Видатковий касовий ордер». При виплаті в безготівковій формі вкажемо документ «Списання з банківського рахунку». Колонки «Сума авансу» та «Валюта» будуть заповнені автоматично. Сума фактично витрачених коштів в колонці «Витрачено» проставляється вручну.

2. «Товари»

Містить відомості про придбані товарно-матеріальні цінності. Заповнюються вручну дані про документ, що підтверджує витрати, і інформація про номенклатуру: найменування, кількість, ціна без ПДВ, ставка ПДВ. У стовпець «Контрагент/договір» записуємо інформацію про постачальника і договорі з ним. Показники в стовпці «Рахунок», «Рахунок ПДВ», «Податкове призначення (ПДВ)» будуть сформовані автоматично з регістра «Рахунки обліку номенклатури» при виборі ТМЦ.

3. «Поворотна тара»

Методика заповнення цієї закладки аналогічна заповнення закладки «Товари», але варто звернути увагу, що в колонці «Ціна» мова йде про передачу заставної вартості.

4. «Оплата»

На цій закладці вносимо інформацію про оплату за вже отримані товари, роботи, послуги або про суму передоплати. Заповнимо відповідні колонки згідно їх опису: реквізити документа, що підтверджує витрати, дані про постачальника, про договір і документі, за яким йде розрахунок, сплачену суму, ставку ПДВ, а також бухгалтерські рахунки для розрахунків і відображення ПДВ. Запишемо в стовпці «Зміст» призначення платежу з урахуванням того, що ця фраза буде відображена в друкованій формі авансового звіту.

5. «Інше»

Закладка призначена для записів про витрати на відрядження, добових, жд і авіаквитках та інших витрат підзвітної особи. Для добових в нижній осередку шпальти «Номенклатура» робимо запис «Добові» і проставляємо оцінку в стовпці «Це добові». Вносимо загальну суму добових. Обов'язково заповнюємо рахунок витрат і аналітику витрат. У стовпці «Добові з ... по» вказуємо дати відрядження. Кількість днів відрядження буде розраховано автоматично. У разі закордонного відрядження слід зробити відмітку про це.

Для відображення в обліку документ «Авансовий звіт» необхідно провести. Затверджена Мінфіном друкована форма «Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» в документі доступна по кнопці «Друк».

Яна Баранник

• методист Актив-Софт