Продаж валюти в програмі BAS Бухгалтерія

Здійснення підприємствами експортних операцій тісно пов’язане з необхідністю продажу валюти. Відображення в обліку цих операцій викликає доволі багато питань у бухгалтерів. І дуже добре, коли для роботи є надійний помічник. Наприклад, програмний продукт BAS Бухгалтерія.

Основні правила та послідовність операцій продажу валюти

Якщо дотримуватися певних правил, операції з продажу валюти будуть відображені без помилок.

Правило № 1. Програма є чутливою не тільки до дати введення документа, але й до часу. Якщо про це забути, можна отримати не зовсім той результат, який очікується. Тому відстежуємо хронологію подій.

Правило № 2. Курси валют завжди повинні бути актуальними.

Правило № 3. Послідовність операцій з продажу валюти повинна бути такою:

Навіть якщо всі етапи відбуваються протягом одного дня, важлива саме така послідовність (хронологія) введення документів.

Початкові дії

Перше, що потрібно зробити – перевірити умови правила 2, тобто актуальність курсів валют, та встановити його відповідно до даних НБУ на дату продажу. Для цього передбачений довідник «Валюти».

Курси валют можна завантажити із зовнішніх джерел, а можна створити власноруч.

Для наочності всі операції продемонструємо на числовому прикладі:

Умови прикладу

Залишок валютних коштів на підприємстві на 01.07.2022 року складає 10000 євро. Курс 30,4017 за 1 євро.

11.07.2022 року підприємство прийняло рішення здійснити продаж 5000 євро. Курс 29,701 за 1 євро.

Формування заявки на продаж валюти

Першим документом в ланцюжку операцій продажу валюти буде «Заявка на купівлю/продаж валюти» (в нашому випадку – це продаж), який знаходиться в розділі «Банк і каса».

За кнопкою «Заявка на покупку/продаж валюти» формується друкована форма документа (додаток), яку можна надати у відділення уповноваженого банку.

Якщо програма BAS Бухгалтерія синхронізована з «Клієнт-банком», створену заявку можна зберегти та відправити в банк. Про те, що у вас є така можливість, нагадають такі кнопки:

Відправка в банк відбудеться за допомогою вбудованої електронної пошти. Для цього є можливість зберегти заявку в різних форматах.

При проведенні даного документа не формуються рухи по реєстрам обліку – це попередній документ. Якщо ваша BAS Бухгалтерія не синхронізована з банківським продуктом, такий документ заповнюють також в «Клієнт-банку».

На підставі «Заявки на продаж валюти» можна створити 2 документи – «Списання з банківського рахунку» та «Купівля/продаж валюти».

Списання з банківського рахунку

Після оформлення заявки на продаж валюти потрібно створити документ «Списання з банківського рахунку» на підставі заявки на продаж валюти або в якості самостійного документа.

У разі, якщо документ формується на підставі заявки, його заповнення здійснюється автоматично.

Якщо документ «Списання з банківського рахунку» створюється окремо, потрібно вказати:

• вид операції;
• суму документа (розрахувати самостійно, на відміну від варіанта створення на підставі);
• рахунок обліку.

Після проведення даного документа можна переглянути бухгалтерські проведення.

За умовами нашого прикладу видно, що одночасно із проведенням по списанню валюти у зв’язку із продажем сформоване проведення по списанню на витрати курсової різниці: курс на 01.07.22 був 30,4017, а на 11.07.22 став вже 29,701 за 1 євро.

Оформлення документа «Покупка/продаж валюти»

Наступний крок в ланцюгу операцій з продажу валюти – оформлення однойменного документа, який краще за все оформляти на підставі заявки на продаж валюти. В цьому випадку заповнення також здійснюється автоматично.

Але, незважаючи на те, що документ був заповнений в автоматичному режимі, слід перевірити правильність заповнення всіх вкладок табличної частини, а саме:

Якщо документ «Купівля/продаж валюти» формується як самостійний документ, дані потрібно заповнити власноруч.

Щоб зменшити кількість ручної роботи, не ігноруйте документ «Заявка на продаж» навіть у випадку, якщо її вже заповнено в системі «Клієнт-банк». Це допоможе запобігти технічних помилок.

І не забувайте про дотримання послідовності операцій та відстеження часу їх проведення. Спочатку проводиться документ «Купівля/продаж валюти», а потім «Списання з банківського рахунку».

За документом «Купівля/продаж валюти» сформовані всі необхідні бухгалтерські проведення:

Надходження на банківський рахунок

Документ «Надходження на банківський рахунок», за аналогією з попередніми документами, може бути сформований «на підставі» або як самостійний документ.

Складений та проведений документ можна побачити в підрозділі «Виписки банку».

Якщо документ «Надходження на банківський рахунок» створюється як самостійний, необхідно вказати:

• обліковий рахунок, на якому будуть враховуватися кошти від продажу валюти – 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
• суму в гривнях, яка буде отримана від продажу;
• інформацію про банківські рахунки організації та банку;
• рахунок обліку грошових коштів в дорозі в національній валюті.

Все, що можливо було заповнити автоматично, створюючи документ «на підставі», в ручному заповненні треба вносити самостійно..

Документ формує бухгалтерське проведення, що відображає зарахування грошових коштів в національній валюті від продажу валюти.

Аналіз даних

Щоб бути впевненими, що все зроблено правильно та розрахунки закриті, потрібно зробити аналіз даних за допомогою спеціальної обробки «Оборотно-сальдова відомість по рахунку». Аналіз здійснюється за рахунками 311, 312, 333, 334. Важливо: залишки по рахунках 333 та 334 повинні бути відсутні.

Цей звіт можна сформувати з різною деталізацією, а саме: за субрахунками, за об’єктами аналітичного обліку (субконто). Можна вибрати різні періоди – рік, квартал, місяць чи день.

Висновок

Відображення операцій з продажу валюти в програмі BAS Бухгалтерія – це легко, швидко та зручно. Але за умови дотримання встановленої послідовності дій.

Яна Баранник

• методист Актив-Софт