Как заполнять авансовый отчет

Где в BAS находится авансовый отчет

Для регистрации «Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет» в BAS в конфигурации BAS Бухгалтерія используют документ «Авансовый отчет». Он расположен в подразделе «Касса» раздела «Банк и касса».

Как составить авансовый отчет в BAS

При его формировании обращаем внимание на дату документа и информацию о сотруднике, который отчитывается за полученные в виде аванса денежные средства предприятия. Затем выбираем склад, на который будут оприходованы приобретенные запасы.

Форма электронного документа содержит пять закладок. Рассмотрим сведения, которые должны быть отражены на каждой из них.

1. «Авансы»

Содержит информацию о суммах, полученных под отчет. Если денежные средства были выплачены в наличной форме, добавим документ выплаты «Расходный кассовый ордер». При выплате в безналичной форме укажем документ «Списание с банковского счета». Колонки «Сумма аванса» и «Валюта» будут заполнены автоматически. Сумма фактически потраченных средств в колонке «Израсходовано» проставляется вручную.

2. «Товары»

Содержит сведения о приобретенных товарно-материальных ценностях. Заполняются вручную данные о документе, подтверждающем расходы, и информация о номенклатуре: наименование, количество, цена без НДС, ставка НДС. В столбец «Контрагент/договор» записываем информацию о поставщике и договоре с ним. Показатели в столбцах «Счет», «Счет НДС», «Налоговое назначение (НДС)» будут сформированы автоматически из регистра «Счета учета номенклатуры» при выборе ТМЦ.

3. «Возвратная тара»

Методика заполнения этой закладки аналогична заполнению закладки «Товары», но стоит обратить внимание, что в колонке «Цена» речь идет о залоговой стоимости.

4. «Оплата»

На этой закладке вносим информацию об оплате за уже полученные товары, работы, услуги либо о сумме предоплаты. Заполним соответствующие колонки согласно их описанию: реквизиты документа, подтверждающего расходы, данные о поставщике, о договоре и документе, по которому идет расчет, уплаченную сумму, ставку НДС, а также бухгалтерские счета для расчетов и отражения НДС. Запишем в столбце «Содержание» назначение платежа с учетом того, что эта фраза будет отражена в печатной форме авансового отчета.

5. «Прочее»

Закладка предназначена для записей о командировочных расходах, суточных, жд и авиабилетах и прочих расходах подотчетного лица. Для суточных в нижней ячейке столбца «Номенклатура» делаем запись «Суточные» и проставляем отметку в столбце «Это суточные». Вносим общую сумму суточных. Обязательно заполняем счет расходов и аналитику расходов. В столбце «Суточные с… по» указываем даты командировки. Количество дней командировки будет рассчитано автоматически. В случае зарубежной командировки следует сделать отметку об этом.

Для отражения в учете документ «Авансовый отчет» необходимо провести. Утвержденная Минфином печатная форма «Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет» в документе доступна по кнопке «Печать».

Яна Баранник

• методист Актив-Софт