Купівля валюти в програмі «BAS Бухгалтерія»

Купівля валюти потрібна при наявності зовнішньоекономічних операцій для оплати нерезидентам за товари, роботи та послуги. Це досить відповідальні та громіздкі облікові операції, але, якщо ви є користувачем «BAS Бухгалтерія», вони не займуть багато часу. Головне – виконати всі процедури в певній послідовності, а покрокова інструкція описана в даній статті.

Підготовчий етап

До початку роботи варто перевірити довідник валют, щоб переконатися в його актуальності саме в ті дні, коли потрібно відобразити валютні операції.

Цей довідник можна заповнити як власноруч, так і завантажити його автоматично за даними НБУ.

І тільки після цього переходьте безпосередньо до купівлі валюти. Загальна схема облікових дій буде такою:

Для більшої наочності покажемо, як відображаються операції купівлі валюти на умовному прикладі:

• 31.07.2022 р. оформлено заявку на придбання 7000 євро, курс НБУ складає 37,301 грн. за 1 євро. Комерційний курс – 40,500 грн. за 1 євро;
• згідно з договором на банківське обслуговування комісія дорівнює 0,05%;
• 01.08.2022 р. здійснена купівля 7000 євро.

Оформлення Заявки на придбання валюти

Документів за операцією купівлі валюти буде оформлено багато, тому краще починати із заповнення «Заявки на купівлю/продаж валюти» з видом операції «Купівля». Це дасть можливість оформити на його підставі всі необхідні документи, прив’язати їх до певної заявки і потім переглянути в так званому «режимі дерева» всі операції, які приймали участь в процесі придбання валюти.

Зауважимо, що «Заявку на купівлю валюти» можна заповнити заздалегідь. В нашому прикладі її зроблено напередодні операції купівлі валюти.

При заповненні документа слід звернути увагу на наступне:

1. «Рахунок гривневий» – це рахунок, з якого будуть списані кошти в національній валюті для здійснення операції.
2. «Вид операції» – «Купівля валюти».
3. «Курс НБУ» заповнюється автоматично з довідника.
4. «Максимальний курс» – курс, за яким підприємство купує валюту в уповноваженому банку. Це комерційний курс продажу.
5. «Співробітник» – особа, яка уповноважена на здійснення операції. Цей реквізит є обов’язковим коли заявка оформляється та надається в банк у друкованому варіанті. Для системи «Клієнт-банк» вона не є актуальною, але її заповнювати потрібно.
6. «Гривневе покриття» – сума гривневих грошових коштів, яку необхідно перерахувати в банк. Вона, зазвичай, трохи перевищує необхідну суму, щоб коштів точно вистачило для здійснення операції у разі зміни курсу на момент придбання валюти.
7. «Комісійні (%)» заповнюються у відсотках. Розмір комісійної винагороди визначається кожним банком окремо. У виписках іноді вказується не відсоток, а конкретна сума винагороди, але в програмі «BAS Бухгалтерія» встановлюється саме % для подальших коректних розрахунків. Проценти комісійної винагороди, які стягуються банком для різних операцій можна переглянути в Договорі на банківське обслуговування, а можна визначити самостійно.
8. Оскільки сума гривневого покриття, частіше за все, не співпадає із фактичною, яка потрібна на придбання валюти, виникає необхідність повернення невикористаної суми. Для цього в полі «Рахунок повернення» вказують гривневий рахунок, на який повертаються кошти, раніше списані банком і не витрачені на купівлю валюти.

Після заповнення всіх реквізитів документ потрібно записати та провести.

Друкована форма може бути сформована за допомогою кнопки «Заявка на покупку/продаж валюти».

Документ «Заявка на купівлю/продаж валюти» не формує бухгалтерських проведень. Він є підставою для оформлення наступних операцій, а також може бути відправлений в банк за допомогою вбудованої електронної пошти.

Для цього можна зберегти заявку в різних форматах. Потрібно лише, щоб програма «BAS Бухгалтерія» була інтегрована з програмою «Клієнт-банк».

Списання коштів з банківського рахунку

Наступним кроком в ланцюжку операцій придбання валюти є списання з банківського рахунку.

Цей документ можна створити на підставі заявки або як самостійний. У випадку оформлення на підставі заявки всі дані заповнюються автоматично, а у разі самостійного документа потрібно всі поля заповнити власноруч.

В полі «Сума» вказується сума гривневого покриття плюс комісія. Після проведення документу можна подивитися бухгалтерські проведення.

Проведення купівлі валюти

Після списання з банківського рахунку гривневих коштів для придбання валюти переходять до її купівлі. Для цього передбачений документ «Купівля/продаж валюти» з відповідним видом операції, який також можна створити на підставі заявки або як самостійний документ.

Зверніть увагу, що кнопка «Створити на підставі» використовується не тільки у відкритій заявці. Вона є також і в реєстрі документів.

Суми грошових коштів, які наведені в документі «Купівля/продаж валюти», формуються аналогічно списанню с банківського рахунку. Окремо вказана сума, необхідна для купівлі валюти, комісія і загальна сума списання в результаті даної операції.

Необхідно також проконтролювати правильність заповнення закладок, оскільки рахунки, які в них наведені, впливають на формування бухгалтерських проведень по курсових різницях.

При автоматичному заповненні документа використовується інформація, яка внесена в реєстр відомостей «Рахунки обліку (інші).

При необхідності відомості даного реєстру можна відкоригувати власноруч. Всі суми в документах «Списання з банківського рахунку» та «Купівля/продаж валюти» також можна змінювати для узгодження з фактичною банківською випискою.

Після проведення документа легко проаналізувати сформовані проведення.

За умови нашого прикладу сформовані проведення:

Якщо послідовність дій не порушена, проведень буде три. Коли ж їх чотири, потрібно додатково проаналізувати, чому саме так сталося.

Зарахування придбаних коштів

Завершальним етапом процесу купівлі валюти є зарахування валютних коштів на банківський рахунок. Відображення цієї операції можна зробити або самостійним документом, який знаходиться в розділі «Банк і каса», або створити на підставі документа «Купівля/продаж валюти». Звичайно, заповнювати на підставі набагато легше та безпечніше – менше помилок.

При оформленні даної операції самостійним документом слід створити документ в розділі «Банк і каса» – «Банківська виписка» – «Надходження».

При формуванні такого документа як самостійного необхідно буде внести такі дані: рахунок 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті» та 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», суму валюти та інші необхідні реквізити.

Після проведення документа будуть сформовані бухгалтерські проведення.

Після зарахування валюти за договором з банком може залишитися невикористана сума, яку банк повинен повернути на розрахунковий рахунок підприємства. Таке повернення відображається документом «Надходження на банківський рахунок» з видом операції «Інші надходження». Операція здійснюється в національній валюті.

Аналіз даних

Сказати, що всі операції купівлі валюти відображені правильно, можна лише тоді, коли здійснено перегляд оборотно-сальдової відомості за обраними рахунками за певну дату.

Контрольні цифри при цьому – це нульові залишки на рахунках 333 та 334 на дату закінчення операції купівлі валюти.

За даними нашого умовного прикладу можна побачити, що залишків на рахунках грошових коштів в дорозі в національній та іноземній валюті немає, а на валютний рахунок надійшло 7000 євро.

На завершення всіх дій слід повернутися до першого документу, який було оформлено – «Заявка на купівлю/продаж валюти». І ще раз подивитися, які документи було оформлено. Це можна зробити як у відкритому документі, так і у реєстрі.

Буде видно, що на підставі заявки сформовано два документи: «Списання з банківського рахунку» та «Купівля/продаж валюти», а вже на підставі останнього оформлено документ «Надходження на банківський рахунок».

Послідовність дій саме така, як було описано. Навіть у випадку, якщо всі операції виконуються в один день. Програма є чуттєвою не тільки до дати документу, а також і до часу його введення.

Висновок

Відображення купівлі валюти не складніше за інші бухгалтерські операції. Воно потребує лише уважності та дотримання встановленої послідовності дій. І, звичайно, такого помічника як «BAS Бухгалтерія».