Розрахунки з підзвітними особами: сучасний погляд на нові правила обліку

Облік розрахунків з підзвітними особами завжди викликав великий інтерес, а 2023 рік вніс в цю сферу кардинальні зміни. І питанню того, як зараз обліковуються розрахунки з підзвітними особами «по новому», присвячена ця стаття.

Нормативна база

Розрахунки з підзвітними особами є майже на всіх підприємствах. А нормативна база, що регулює ці розрахунки достатньо велика.

Термін «підзвітна особа» міститься тільки в Порядку 372, але він є актуальним і для господарюючих суб’єктів.

«Підзвітна особа – працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків».

абз. 14 п. 1.2Порядку № 372

«Підзвітна сума– кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати».

абз. 15 п. 1.2Порядку № 372

Видавати кошти під звіт тільки працівникам підприємства.

Коли підзвітні кошти видані готівкою

Кошти, видані під звіт, можуть бути використані на такі цілі:

• господарські потреби;
• закупівлю продукції, товарів, оплату послуг;
• відрядження.

Грошові кошти під звіт видають в готівковій формі, а також у вигляді електронних грошей шляхом перерахування коштів на корпоративні або інші картки.

Законом № 2888-ІХ від 12.01.2023 врегульовані питання звітування про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Але в цьому документі не встановлені умови звітування, які отримані під звіт в готівковій формі. Тому під час розрахунків слід користуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148, пункт 19.

Готівка видається під звіт:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.

Видачу готівки під звіт можна здійснювати лише за умови, що за раніше отримані аванси підзвітна особа відзвітувала повністю.

Підстави для обов’язкового авансового звіту

Податковий Кодекс України вимагає подавати авансовий звіт лише з двох підстав:

1. наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПК, з метою розрахунку суми податку;
2. використання платником готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Прикладом першої підстави є ситуація, коли кошти витрачені, але підтверджуючі документи відсутні. Тоді такі суми визнаються доходом фізичної особи та підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.

Тобто, перша підстава – виникнення оподатковуваного доходу.

Друга підстава – подання авансового звіту, і вона потребує деяких пояснень:

Іноді для здійснення певних функцій керівник підприємства направляє працівників у відрядження, як по Україні, так і за кордон. В такому випадку працівникові мають бути відшкодовані витрати за час поїздки.

Такі витрати поділяються на ті, що мають бути підтверджені документально, та ті, що документального підтвердження не потребують.

Згідно п 170.9.1. ПКУ до підтвердних документів належать:

• транспортні квитки (як паперові, так і електронні);
• документи на проживання, в тому числі страхові поліси;
• виписки та/або відомості, що підтверджують списання коштів з рахунку, до якого прив’язані платіжні інструменти (картки);
• інші документи, що підтверджують понесені витрати.

Якщо таких документів немає, виникає оподатковуваний дохід підзвітної особи.

Якщо кошти були витрачені на алкогольні напої, тютюнові вироби або на оплату за видовищні заходи, вони будуть доходом фізичної особи та підлягатимуть оподаткуванню – авансовий звіт потрібен.

Не потребують документального підтвердження суми добових – витрати на харчування та на власні потреби працівника, що знаходиться у відрядженні. Про це йдеться як у Податковому Кодексі, так і в ст. 121 КЗпП

Але суми добових мають обмеження:

• по Україні – 0,1 мінімальної заробітної плати за кожний день перебування у відрядженні (мінімальна зарплата береться станом на 01 січня поточного року);
• за кордон – 80 євро за кожен день перебування у відрядженні за кордоном. Тут потрібно мати на увазі, що гривневий еквівалент має бути розрахований за кожен день окремо за офіційним курсом НБУ.

В ПКУ визначено граничні суми добових, які не включаються в оподатковуваний дохід відрядженого. А фактичний розмір добових встановлюється підприємством самостійно. Це може бути відображено в Положенні про відрядження по підприємству або у наказі, в якому також визначаються цілі та тривалість відрядження.

Фактичний розмір може бути нижчим або вищим за граничну суму, а також може бути диференційованим. Наприклад: в обласні центри – одна сума, в міста та селища – інша.

Тобто, працівник може отримати добові більше ніж ті, що вказані в ПКУ, але при цьому має бути наданий авансовий звіт та нараховані відповідні податки.

Відповідальність за сплату таких податків покладено на підприємство – це пряма норма ПКУ:

«Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму».

П 170.9.1. ПКУ

Документальний супровід відряджень

Ми вже казали, що на відрядження має бути складений наказ, в якому визначається кількість днів перебування у відрядженні Але як підтвердити фактичну кількість днів, коли посвідчення про відрядження вже давно скасовано?

Згідно з п. 170.9.1, п. «а» підзвітною особою мають бути надані один чи декілька документальних доказів перебування у відрядженні.

Для закордонних відряджень це можуть бути відмітки про перетин кордону. Для відряджень по Україні:

• проїзні документи,
• рахунки на проживання;
• будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Незважаючи на те, що бланк посвідчення на відрядження вже не є дійсним, цього можна використовувати. Потрібно тільки прибрати з нього посилання на Наказ, яким було затверджено його форму. Тоді вона вважатиметься такою, що створена власноруч, і буде чудовим доказом факту перебування у відрядженні.

Терміни подання підтверджуючих документів

Подати документи, що підтверджують витрати у відрядженні, потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем в якому:

• завершено відрядження;
• завершено виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо, перебуваючи у відрядженні, працівник розрахувався карткою, а списання грошей було здійснено після дати завершення відрядження або виконана «окрема дія ….», термін звітування подовжується ще на один місяць.

Якщо під звіт було видано готівку, потрібно подавати документи або повернути невикористані кошти у терміни, передбачені Положенням 148.

Якщо терміни подання документів порушені, суми, видані під звіт, також вважаються доходом та підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором (авансовий звіт потрібен).

Таким чином, оподатковуваний дохід виникає в наступних випадках:

• відсутність підтвердних документів;
• несвоєчасне подання підтвердних документів;
• наявність в підтвердних документах розрахунків за алкоголь, тютюн та видовищні заходи;
• зняття готівки з картки на добові більше за встановлені норми.

Ці випадки і є підставою подання авансового звіту.

Подання авансового звіту є обов’язковим тільки у двох випадках, а подання підтверджуючих документів має бути завжди. Виникає питання: як оформити факт надання документів без звіту, якщо відсутність документів призводить до виникнення доходу.

Можна розробити документ «Перелік підтвердних документів», або «Розписка у прийнятті документів».

Крім того, ці витрати мають бути затверджені керівником. І на кожний такий перелік потрібно надати ще наказ про затвердження.

Простіше все ж таки з авансовим звітом… І, якщо підприємство вважає за потрібне, авансовий звіт може залишитися як обов’язковий документ для документального оформлення розрахунків з підзвітними особами. І це потрібно відобразити в обліковій політиці підприємства.

Висновки

1. Зміни в Податковий Кодекс України були внесені законом 2888 від 12.01.2023 р., який набув чинності з 01.04.2023 року, а оновлена форма авансового звіту використовується з 13.07.2023 року.
2. Якщо видача підзвіт здійснена в грошовій формі, слід користуватися нормами Положення № 148.
3. Податковим Кодексом України передбачено лише два випадки надання авансового звіту, але підприємство може використовувати цю форму для всіх розрахунків з підзвітними особами.