Расчеты с подотчетными лицами: современный взгляд на новые правила учета

Учет расчетов с подотчетными лицами всегда вызывал большой интерес, а в 2023 году в этой области произошли кардинальные изменения. Эта статья посвящена вопросу того, как сейчас учитываются расчеты с ответственными лицами «по новому».

Нормативная база

Расчеты с ответственными лицами есть практически на всех предприятиях. А нормативная база, которая регулирует эти расчеты, достаточно велика.

Термин «подотчетное лицо» содержится только в Порядке 372, но он актуален и для хозяйствующих субъектов.

«Подотчетное лицо – работник установки, который получил под отчет деньги для будущих расходов».

абз. 14 п. 1.2 Порядка № 372

«Сумма под отчет – деньги, выданные работнику организации на расходы, связанные со служебными командировками и/или на административно-хозяйственные расходы».

абз. 15 п. 1.2 Порядка № 372

Выдавать деньги под отчет только работникам предприятия.

Когда подотчетные деньги выданы наличными

Деньги, выданные под отчет, могут быть использованы для следующих целей:

• хозяйственные нужды;
• закупку продукции, товаров, оплату услуг;
• командировки.

Денежные средства под отчет выдаются в наличной форме, а также в виде электронных денег путем перечисления средств на корпоративные или другие карты.

Законом № 2888-ІХ от 12.01.2023 регулируются вопросы отчетности об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет. Но в этом документе не установлены условия отчетности, которые получены под отчет в наличной форме. Поэтому при расчетах следует пользоваться Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине № 148, пункт 19.

Наличность выдается под отчет:

• на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья на срок не более 10 рабочих дней;
• на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов – на срок не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет;
• на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличности под отчет.

Выдачу наличности под отчет можно осуществлять только при условии, что за ранее полученные авансы подотчетная лицо отчиталась полностью.

Основания для обязательного авансового отчета

Налоговый кодекс Украины требует подавать авансовый отчет только при наличии двух оснований:

• существовании налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с подпунктом 170.9.1 ПК, с целью расчета суммы налога;
• использовании плательщиком наличности сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

Примером первого основания является ситуация, когда деньги потрачены, но подтверждающие документы отсутствуют. Тогда такие суммы признаются доходом физического лица и подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц и военным сбором.

Таким образом, первый критерий – возникновение налогооблагаемого дохода.

Второй критерий – представление авансового отчета, для которого требуются некоторые пояснения:

Иногда, чтобы выполнить определенные функции, руководитель предприятия направляет сотрудников в командировку как по Украине, так и за рубеж. В таком случае сотруднику должны быть возмещены расходы на время поездки.

Такие расходы делятся на те, которые должны быть подтверждены документально, и те, которые не требуют документального подтверждения.

Согласно п. 170.9.1. НКУ к подтверждающим документам относятся:

• транспортные билеты (как бумажные, так и электронные);
• документы на проживание, в том числе страховые полисы;
• выписки и/или сведения, подтверждающие списание средств со счета, к которому привязаны платежные инструменты (карты);
• другие документы, подтверждающие понесенные расходы.

Если таких документов нет, возникает налогооблагаемый доход ответственного лица.

Если деньги были потрачены на алкогольные напитки, табачные изделия или на оплату зрелищных мероприятий, они будут доходом физического лица и подлежат налогообложению – необходим авансовый отчет.

Суммы суточных, которые не требуют документального подтверждения – расходы на питание и на собственные нужды сотрудника, находящегося в командировке. Об этом говорится как в Налоговом кодексе, так и в ст. 121 ТКУ.

Но суммы суточных имеют ограничения:

• по Украине – 0,1 минимальной зарплаты за каждый день пребывания в командировке (минимальная зарплата берется на 01 января текущего года);
• за рубежом – 80 евро за каждый день пребывания в командировке за рубежом. Здесь нужно иметь в виду, что гривневый эквивалент должен быть рассчитан за каждый день отдельно по официальному курсу НБУ.

В НКУ определены предельные суммы суточных, которые не включаются в налогооблагаемый доход командированного. А фактический размер суточных устанавливается предприятием самостоятельно. Это может быть отражено в Положении о командировках по предприятию или в приказе, в котором также определяются цели и продолжительность командировки.

Фактический размер может быть ниже или выше предельной суммы, а также может быть дифференцированным. Например: в областные центры – одна сумма, в города и поселки – другая.

То есть, сотрудник может получить суточные больше, чем те, которые указаны в НКУ, но при этом должен быть предоставлен авансовый отчет и начислены соответствующие налоги.

Ответственность за уплату таких налогов возлагается на предприятие – это прямая норма НКУ:

«Налоговым агентом плательщика налога во время налогообложения суммы, выданной плательщику налога под отчет и не возвращенной им в течение установленного подпунктом 170.9.3 этого пункта срока, является лицо, выдавшее такую сумму».

П 170.9.1. НКУ

Документальное сопровождение командировок

Как мы уже говорили, на командировку должен быть составлен приказ, в котором определяется количество дней пребывания в командировке. Но как подтвердить фактическое количество дней, когда удостоверение о командировке давно отменено?

Согласно п. 170.9.1, п. «а» ответственным лицом должно быть предоставлено одно или несколько документальных доказательств пребывания в командировке.

Для зарубежных командировок это могут быть отметки о пересечении границы. Для командировок по Украине:

• проездные документы,
• счета на проживание;
• любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке.

Несмотря на то, что бланк удостоверения на командировку уже не является действительным, его можно использовать. Нужно только удалить из него ссылку на приказ, которым была утверждена его форма. Тогда она будет считаться созданной вручную и станет отличным доказательством факта пребывания в командировке.

Сроки представления подтверждающих документов

Документы, подтверждающие расходы в командировке, необходимо подавать до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором:

• закончено командировку;
• закончено выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего деньги/электронные деньги под отчет.

Если, находясь в командировке, работник расплатился картой, а списание денег было произведено после даты окончания командировки или выполнено «отдельное действие….», срок отчетности продлевается еще на один месяц.

Если под отчет была выдана наличность, необходимо подавать документы или вернуть неиспользованные средства в сроки, предусмотренные Положением 148.

Если сроки представления документов нарушены, суммы, выданные под отчет, также считаются доходом и подлежат налогообложению ПДФО и военным сбором (авансовый отчет необходим).

Таким образом, налогооблагаемый доход возникает в следующих случаях:

• отсутствия подтверждающих документов;
• несвоевременного представления подтверждающих документов;
• наличия в подтверждающих документах расчетов за алкоголь, табачные изделия и зрелищные мероприятия;
• снятия наличности с карты на суточные больше, чем установленные нормы.

Эти случаи и являются основанием для подачи авансового отчета.

Подача авансового отчета является обязательной только в двух случаях, а представление подтверждающих документов должно быть всегда. Возникает вопрос: как оформить факт предоставления документов без отчета, если отсутствие документов приводит к возникновению дохода.

Можно разработать документ «Перечень подтверждающих документов», или «Расписка в приеме документов».

Кроме того, эти расходы должны быть утверждены руководителем. И на каждый такой перечень необходимо предоставить еще приказ об утверждении.

Проще все же с авансовым отчетом… И, если предприятие считает нужным, авансовый отчет может остаться как обязательный документ для документального оформления расчетов с подотчетными лицами. И это нужно отразить в учетной политике предприятия.

Выводы

1. Изменения в Налоговый кодекс Украины были внесены законом 2888 от 12.01.2023 г., который вступил в силу с 01.04.2023 года, а обновленная форма авансового отчета используется с 13.07.2023 года.
2. Если выдача подотчет совершена в денежной форме, следует пользоваться нормами Положения № 148.
3. Налоговым кодексом Украины предусмотрено только два случая предоставления авансового отчета, но предприятие может использовать эту форму для всех расчетов с подотчетными лицами.