Регламентована звітність та універсальний звіт у програмах BAS Бухгалтерія та BAS Бухгалтерія КОРП

В статті розглянуто методику роботи з формою «Регламентована звітність» та налаштування звіту «Універсальний звіт» у програмах BAS Бухгалтерія та BAS Бухгалтерія КОРП 

Методика роботи з формою «Регламентована звітність»

В програмі передбачена можливість складання наступних видів регламентованої звітності (Мал. 1) і:

• звітність фізичних осіб;
• звітність до фондів;
• первинні податкові документи;
• податкова звітність;
• статистична звітність;
• фінансова звітність;
• інше.

Форми регламентованої звітності входять до складу програми та оновлюються разом з її новими релізами. Якщо зміни в формах відбулися в проміжку між виходами нових релізів, звіти тимчасово випускаються у вигляді зовнішніх і публікуються у сервісі «Оновлення програм» на «Порталі ІТС».

Підготовка регламентованої звітності в програмі здійснюється за допомогою спеціально налаштованих звітів, для зручності роботи реалізовані наступні послуги:

• налаштування складу звіту;
• заповнення показників звітності вручну та автоматично за даними інформаційної бази;
• редагування автоматично заповнених показників;
• розшифрування заповнення показників;
• виведення у друкованій формі;
• вивантаження в електронному вигляді;
• зберігання архіву звітності.

Для роботи зі списком форм регламентованих звітів призначено механізм «Регламентовані звіти вбудовані» (розділ «Звіти», група «Регламентована звітність», «Регламентовані звіти вбудовані») (Мал. 2).

Форма складається з двох основних частин:

• у лівій частині відображається список видів регламентованих звітів;
• у правій частині відображається Журнал звітів та Журнал вивантаження форм звітності в електронному вигляді, перемикання між якими виконується вибором відповідної закладки.

На верхній командній панелі форми розташовані кнопки:

1. «Довідник звітів» – для виклику довідника регламентованих звітів.
2. «Календар» – інформаційно виводить в спеціальній формі терміни сплати податків і зборів, строки подання фінансової, податкової, статистичної звітності.
3. «Настройки» – налаштування діалогу для управління властивостями форми «Регламентована звітність» та загальними властивостями регламентованих звітів.

Введення нового звіту можна виконати одним з наступних способів:

1. Натиснути кнопку «Створити звіт» у командній панелі списку звітів, для чого стати на потрібне Найменування звітів в лівій частині списка регламентованих звітів (Мал. 3).

1. Створити копіюванням існуючого звіту в журналі звіту. Для цього потрібно виділити рядок з потрібним звітом у журналі звітів і натиснути кнопку «Створити новий елемент звіту через копіювання поточного» у командній панелі журналу звітів або натиснути клавішу «F9». Після цього буде відкрито стартову форму, в якій слід, залежно від цілей копіювання звіту, змінити назву організації, для якої створюється звіт, або змінити звітний період (Мал. 4).

В програмі передбачена можливість видалення непотрібних регламентованих звітів.

Для цього необхідно виділити рядок з потрібним звітом у журналі звітів, натиснути праву кнопку миши і вибрати дію або натиснути клавішу «Del». На запитання «Відмітити елемент на вилучення?» вибрати відповідь «Так». 

Звіт залишиться в базі і буде відображатися в журналі звітів до операції «Вилучення відмічених об'єктів» (розділ Адміністрування – Сервіс – Вилучення відмічених об'єктів) (Мал. 5).

Управління регламентованими звітами

Всі регламентовані звіти містять команди, що передбачають однакові прийоми роботи. Після вибору звіту його треба відкрити натисканням кнопки «Відкрити» в «стартовій» формі звіту (Мал. 6).

У відкритому звіті буде встановлений звітний період, зазначений в стартовій формі. Змінити його у вже відкритому звіті не можна.

Далі розглянемо, як організована робота з регламентованими звітами.

У верхній частині звіту розташовуються наступні команди (Мал. 6):

1. «Зберегти» – при натисканні цієї кнопки зберігається вміст комірок форми звіту.
2. «Заповнити» – кнопка присутня, якщо звіт має можливість автоматичного заповнення за даними інформаційної бази. В цьому випадку звіт можна заповнити як вручну, так і автоматично.
3. «Очистити» – при натисканні цієї кнопки очищаються всі раніше заповнені комірки форми.
4. «Розшифрувати» – при натисканні цієї кнопки розкривається показники з інформаціонної бази.
5. «Друк» – виконує друк звіту. 
6. «Вивантажити в …» – є у тих формах звітності, по котрим передбачено можливість подання звіту в електронному вигляді. 
7. «Настройка» – «Параметри звіту» або «Параметри заповнення».
8. «Оновити» – при натисканні заповнюються первинні дані. 

Під час відкриття звіту заповнюється реквізит «Дата підпису» відповідно до робочої дати, зазначеної у програмі.

Комірки звіту пофарбовані в різні кольори. Позначені жовтим кольором можна заповнювати вручну, зеленим – обчислюються автоматично на підставі даних, що введені в інші комірки.

У полі «Коментар» можна вказати довільний текст – пояснення до звіту. Коментар виводиться у журналі звітів.

Помилково заповнений і не збережений звіт можна не зберігати. Його закривають з відповіддю «Ні» на запитання про збереження змін. Якщо звіт вже був у програмі, просто відкрийте його повторно та внесіть правильні дані.

Друк звіту

Для друку звіту використовується кнопка «Друк», що розташована на верхній командній панелі. При її натисканні з меню, що випадає, можна вибрати одну з наступних дій:

1. «Друкувати відразу» – друк звіту відразу на принтері, без попереднього показу.

2. «Показати бланк» – виведення звіту в окремому вікні у вигляді табличного документа з метою попереднього перегляду й редагування. Відредагований табличний документ можна зберегти на диску.

На друк виводяться всі сторінки звіту відповідно до налаштувань в діалозі «Настроювання звіту» (Мал. 7).

Вивантаження регламентованих звітів в електронному вигляді

Вивантаження регламентованих звітів в електронному вигляді виконується при натисканні кнопки у верхній частині звіту «Вивантажити в XML». 

Після натискання кнопки «Вивантажити в XML» на екрані відкривається вікно сервісної обробки «Вивантаження регламентованих звітів (створення)», де потрібно вказати каталог для його збереження та натиснути кнопку «Сформувати файли вивантаження» (Мал. 8).

Кнопка вивантаження присутня майже у всіх формах звітності, для яких передбачена можливість подання в електронному вигляді.

Після натискання кнопки «Сформувати файли вивантаження» буде виконано перевірку звіту на відповідність вимогам електронного подання та виконано його формування в електронному вигляді.

Вивантаження форм статистичної та фінансової звітності не реалізовано та до реалізації не планується. Рекомендується використовувати сервіс «FREDO Звіт».

Універсальний звіт у програмі BAS Бухгалтерія 

В програмі передбачена можливість скористатися управлінським звітом «Універсальний звіт», що доступний з розділу Звіти – Стандартні звіти – «Універсальний звіт» (Мал. 9).

«Універсальний звіт» дозволяє відображати дані:

• документів;
• довідників та їх табличних частин;
• регістрів накопичення;
• регістрів відомостей та їх віртуальних таблиць;
• регістрів бухгалтерії.

У заголовку звіту вказується джерело даних, за яким потрібно його побудувати.

Вибирається тип джерела: документ, довідник, регістр накопичення відомостей або бухгалтерії. Потім вибирається джерело даних: вид документів, конкретний довідник або регістр, за яким повинні бути отримані дані.

Для звіту з документів і довідників додатково вибирається таблична частина, дані якої будуть відображені. Якщо вона не вибрана, звіт буде побудовано за даними реквізитів. 

Для звіту за періодичними регістрами відомостей уточнюється, чи буде відображений зріз останніх або перших записів.

Наприклад:

За допомогою звіту «Універсальний звіт» перевіримо розрахунки платників податків з бюджетом по ПДФО. 

Формуємо звіт, вибираючи оборотний Регістр накопичення – «Розрахунки платників податків з бюджетом по ПДФО», в полі «Таблиця» підставляється «Залишки й обороти» (Мал.10).

Налаштування звіту виконується кнопкою Показати настройки, як і для інших стандартних звітів (Мал.11).

При натисканні кнопки «Показати настройки» відкриється форма налаштування звіту, в якій (Мал. 12.):

• в розділі «Групування» кнопкою «Додати» потрібно вибрати Поля групування і на закладці «Тип групування» за допомогою прапорів відзначити «Без груп», «Із групами», «Тільки групи»;
• в розділі «Відбір» кнопкою «Додати» вибираємо, наприклад: показник «Фізична особа», вид порівняння «Дорівнює», показник «Фізична особа», «Значення» «Абдулов Юрій Володимирович»;
• в розділі «Показники»за допомогою прапорів потрібно відзначити, які дані потрібно відобразити у Звіті;
• в розділі «Сортування» за потреби вказати показник за допомогою кнопки «Додати»;
• в розділі «Оформлення» вибираємо «Варіант оформлення», наприклад – показник «Оформлення звіту Реєстру документів».

При натисканні кнопки «Сформувати» програма формує звіт згідно з вибраними налаштуваннями. Наприклад, «Універсальний звіт: Регістр накопичення «Розрахунки платників податків з бюджетом по ПДФО» – таблиця «Залишки й обороти» (Мал. 13)

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.