Річна інвентаризація: організаційні нюанси

Поточний рік закінчується, і саме час згадати, що наближається річна інвентаризація для підприємства. Це частина підготовки до складання фінансової звітності. І для того, щоб дані в ній були достовірними, проводиться суцільна інвентаризація.

Розглянемо, як до неї підготуватися, і що потрібно зробити. І почнемо із головного.

Річну інвентаризацію проводити потрібно

Інвентаризація перед складанням річної звітності – не забаганка. Її необхідно провести всім компаніям, без винятку: це вимога Закону про бухгалтерський облік ч.1 ст. 10 та Положення 879 пп. 5, 7 розд І.

За фактом інвентаризація перед складанням річної бухгалтерської звітності – забезпечення достовірності даних. Її завдання: перевірити та підтвердити документально наявність активів, а також оцінити їхній стан. З іншого боку, проводять інвентаризацію зобов'язань.

Ці завдання виконують всі компанії з будь-якою формою власності та організаційно-правовою формою, про що йдеться у Положенні 879.

Але не слід забувати і ще один важливий момент:

під час інвентаризації деяких активів слід використовувати галузеві інструкції та методичні рекомендації.

Наприклад, під час інвентаризації медичних препаратів комісія керується Положенням 879, але важливе значення мають Методичні рекомендації. При документуванні результатів дані заносять до бланків, затверджених наказом Мінфіну 572.

Річна інвентаризація – найбільша

І це справді так. Справа в тому, що інвентаризація, яка проводиться перед складанням річної бухгалтерської звітності, є суцільною. Це означає, що перевіряються всі активи та зобов'язання компанії незалежно від того, де вони знаходяться та в якому стані перебувають. Аналізується:

• прокат;
• оренда;
• реконструкція;
• процес модернізації;
• законсервовані об'єкти;
• ремонт;
• резерв;
• запаси.

Під час проведення інвентаризації також беруться до уваги активи, що враховуються на позабалансових рахунках. Йдеться про майно, що не належить компанії, а лише тимчасово перебуває:

• у користуванні;
• у розпорядженні;
• на зберіганні.

Ще перевіряються умовні активи та зобов'язання, а також гарантії, застави та документи суворої звітності.

Термін проведення річної інвентаризації

Вона проводиться щорічно упродовж трьох місяців до дати складання балансу, тобто з 31.10. до 31.12. Але конкретні періоди відрізняються, і залежить від виду активів чи зобов'язань.

Перелік об'єктів інвентаризації може бути неабияким, і в цьому випадку провести інвентаризацію за один день, швидше за все, не вдасться.

Інвентаризувати кожен об'єкт можна з урахуванням спеціальних термінів, встановлених п. 10 розд. І Положення 879, але не пізніше 31 грудня.

Для наочності ми зібрали все у таблиці.

Конкретні дати початку та закінчення інвентаризації встановлює керівник компанії наказом проведення інвентаризації.

Періодичність: особливість інвентаризації деяких активів

Під час створення графіка проведення річний інвентаризації не слід забувати про те, що п. 10 розд. ІІ Положення № 879 не лише встановлює граничні строки її проведення, а й дозволяє робити це з певною періодичністю, тобто не щорічно. Виняток дійсний для:

1. Земельних ділянок та об'єктів нерухомості, які враховуються на с/р 100 – 103, 108 – раз на три роки. Але решта ОЗ із рахунку 10 – щорічно.
2. Інвентаря та меблів, а також приладів та інструментів – щорічно, але в обсязі третини активів за умови, що за три роки буде проведена повна інвентаризація.
3. Бібліотечні фонди з обсягом від ста до п'ятисот тисяч одиниць – щорічно у розмірі п'ятої частини активів, але за умови, що протягом п'яти років буде проведено повну інвентаризацію. При обсягах фонду понад п'ятсот одиниць щорічно охоплюється десята частина активів, а протягом десяти років проводиться їх повна інвентаризація.
4. Інвентаризація дорогоцінних металів, що містяться в устаткуванні, приладах та ін., проводиться паралельно з інвентаризацією зазначених активів.

Точні терміни початку та закінчення інвентаризації вказує керівник у наказі по підприємству.

Сама інвентаризація проводиться після дати складання наказу, а описи заповнюються днем його виходу. Виняток – об'єкти ОЗ та цінності, що знаходяться поза територією компанії. Їх інвентаризують до вивезення за межі.

Інвентаризаційні комісії

Вони створюються, щоб стежити за проведенням інвентаризації. Їх склад затверджується розпорядчим документом, але питання документації розглянемо в частині документального оформлення.

Зараз нас цікавить склад, періодичність роботи та інші нюанси.

Отже, хто може бути головою інвентаризаційної комісії і який її склад? Це представники:

• апарату управління;
• бухгалтерії;
• робітничого колективу.

Бухгалтерську службу може представляти працівник бухгалтерії, аудитор або фізособа-підприємець, яка веде бухгалтерський облік компанії за договором ЦПХ.

Працівників підприємства представляють ті, хто знайомий з об'єктом інвентаризації: технологи, інженери, товарознавці чи робітники.

Головою призначається керівники компанії, його заступник або керівник підрозділу. Якщо керівник сам веде бухоблік, він має очолити комісію, на що вказує Положення 879.

Період роботи та обов'язки

На невеликих підприємствах проведення інвентаризації – завдання комісії. Якщо багато активів, додатково створюються робочі комісії. Вони проводять перевірку у місцях, де безпосередньо зберігаються матеріальні цінності, та на виробництві.

Робочі комісії

Вони створюються, виходячи з наказу чи розпорядження. Їх склад – ті ж представники, що й у постійній комісії.

У цьому випадку завдання постійної комісії:

• інструктаж та організація інвентаризації;
• контроль дій робочої комісії;
• перевірка правильності та обґрунтованості оформлення пересортиці;
• повторна інвентаризація (за рішенням керівництва) у разі виявлення порушень у діях робочих комісій.

При створенні робочої комісії важливо не забувати про обмеження:

1. Одна і та сама людина двічі не може бути головою комісії, яка перевіряє певну матеріальну особу.
2. Матеріально-відповідальній особі заборонено бути членом комісії, яка перевіряє цінності, що знаходяться у неї на відповідальному зберіганні.

Деякі особливості створення інвентаризаційних комісій

У цьому випадку йдеться про той момент, коли у компанії працює одна людина – керівник. Такі випадки нерідкі, а проводити інвентаризацію потрібно. Відповідно до законодавства, до складу комісії може входити лише керівник, або до неї включаються фахівці, які працюють за договором ЦПХ.

Перший варіант більш простий, але, оскільки перевірятимуться цінності, за які відповідає директор, такий склад комісії може вважатися порушенням Положення 879.

А чи можна не проводити інвентаризацію?

Ми розглянули лише підготовчий процес до неї, але зрозуміло, що проведення інвентаризації – процес клопіткий, і складається з багатьох нюансів. І, напевно, багато хто запитує: чи можна не проводити річну інвентаризацію?

Можна, але в разі існує адміністративна та дисциплінарна відповідальність.

Дисциплінарна – догана чи звільнення працівника, який вчинив таке порушення.

Адміністративна у вигляді штрафних санкцій зачепить керівника, про що написано у ст. 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП). Також є ймовірність того, що будуть застосовані штрафні санкції згідно зі ст. 186 КУпАП, оскільки відсутність достовірних даних ставить під сумнів достовірність річної звітності та даних бухгалтерського обліку.

Уникнути відповідальності можуть лише підприємства, активи яких перебувають на тимчасово окупованій території.

Тому найважливіше, що вам необхідно знати про річну інвентаризацію – вона є обов'язковою.