Регламентированная отчетность и универсальный отчет в программах BAS Бухгалтерія і BAS Бухгалтерія КОРП

В статье рассмотрена методика работы с формой «Регламентированная отчетность» и настройка отчета «Универсальный отчет» в программах BAS Бухгалтерія и BAS Бухгалтерія КОРП

Методика работы с формой «Регламентированная отчетность»

В программе предусмотрена возможность составления следующих видов регламентированной отчетности (Рис. 1):

• отчетность физических лиц;
• отчетность в фонды;
• первичные налоговые документы;
• налоговая отчетность;
• статистическая отчетность;
• финансовая отчетность;
• другое.

Формы регламентированной отчетности входят в состав программы и обновляются вместе с ее новыми релизами. Если изменения в формах произошли в промежутке между выходами новых релизов, отчеты временно выпускаются посредством внешних и публикуются в сервисе «Обновление программ» на «Портале ИТС».

Подготовка регламентированной отчетности в программе осуществляется с помощью специально настроенных отчетов, для удобства работы реализованы следующие услуги:

• настройка состава отчета;
• заполнение показателей отчетности вручную и автоматически по данным информационной базы;
• редактирование автоматически заполненных показателей;
• расшифровка заполнения показателей;
• вывод в печатной форме;
• выгрузка в электронном виде;
• хранение архива отчетности.

Для работы со списком форм регламентированных отчетов предназначен механизм «Регламентированные отчеты встроенные» (раздел «Отчеты», группа «Регламентированная отчетность», «Регламентированные отчеты встроенные») (Рис. 2).

Форма состоит из двух основных частей:

• в левой части отображается перечень видов регламентированных отчетов;
• в правой части отображается Журнал отчетов и Журнал выгрузки форм отчетности в электронном виде, переключение между которыми производится выбором соответствующей закладки.

На верхней командной панели формы расположены кнопки:

1. Справочник отчетов – для вызова справочника регламентированных отчетов.
2. Календарь – информационно выводит в специальной форме сроки уплаты налогов и сборов, сроки представления финансовой, налоговой, статистической отчетности.
3. Настройки – настройка диалога для управления свойствами формы «Регламентированная отчетность» и общими свойствами регламентированных отчетов.

Ввод нового отчета можно выполнить одним из следующих способов:

1. Нажать кнопку «Создать отчет» в командной панели списка отчетов, для чего нужно стать на Наименование отчетов в левой части списка регламентированных отчетов (Рис. 3).

2. Создать копированием существующего отчета в журнале отчета. Для этого нужно выделить строку с нужным отчетом в журнале отчетов и нажать кнопку «Создать новый элемент отчета через копирование текущего» в командной панели журнала отчетов или нажать клавишу «F9». После этого будет открыта стартовая форма, в которой следует, в зависимости от целей копирования отчета, изменить название организации, для которой создается отчет, или изменить отчетный период (рис. 4).

В программе предусмотрена возможность удаления ненужных регламентированных отчетов.

Для этого необходимо выделить строку с нужным отчетом в журнале отчетов, щелкнуть правую кнопку мыши и выбрать действие или нажать клавишу «Del». На вопрос «Отметить элемент на удаление?» выбрать ответ «Да».

Отчет останется в базе и будет отображаться в журнале отчетов до операции «Удаление отмеченных объектов» (раздел Администрирования – Сервис – Удаление отмеченных объектов) (Рис. 5).

Управление регламентированными отчетами

Все регламентированные отчеты содержат команды, предусматривающие равные приемы работы. После выбора отчета его нужно открыть нажатием кнопки «Открыть» в «стартовой» форме отчета (Рис. 6).

В открывшемся отчете будет установлен отчетный период, указанный в стартовой форме. Изменить его в открытом отчете нельзя.

Далее рассмотрим, как организована работа по регламентированным отчетам.

В верхней части отчета размещаются следующие команды (Рис. 6):

1. «Сохранить» – при нажатии этой кнопки сохраняется содержимое ячеек формы отчета.
2. «Заполнить» – кнопка присутствует, если отчет имеет возможность автоматического заполнения по данным информационной базы. В этом случае отчет можно заполнить как вручную, так и автоматически.
3. «Очистить» – при нажатии этой кнопки очищаются все ранее заполненные ячейки формы.
4. «Расшифровать» – при нажатии этой кнопки открываются показатели из информационной базы.
5. «Печать» – выполняет печать отчета.
6. «Выгрузить в …» – есть в тех формах отчетности, по которым предусмотрена возможность представления отчета в электронном виде.
7. «Настройка» – «Параметры отчета» или «Параметры заполнения».
8. «Обновить» – при нажатии заполняются первичные данные.

При открытии отчета заполняется реквизит «Дата подписи» согласно рабочей дате, указанной в программе.

Ячейки отчета окрашены в разные цвета. Отмеченные желтым цветом можно заполнять вручную, зеленым – вычисляются автоматически на основании данных, введенных в другие ячейки.

В поле «Комментарий» можно указать произвольный текст – объяснение отчета. Комментарий выводится в журнальчике отчетов.

Ошибочно заполненный и не сохраненный отчет можно не сохранять. Его закрывают с ответом «Нет» на вопрос о сохранении изменений. Если отчет уже был в программе, откройте его повторно и внесите правильные данные.

Печать отчета

Для печати отчета используется кнопка «Печать» на верхней командной панели. При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать одно из следующих действий:

1. «Печатать сразу» – печать отчета сразу на принтере, без предварительного показа.

2. «Показать бланк» – вывод отчета в отдельном окне в виде табличного документа с целью предварительного просмотра и редактирования. Отредактированный табличный документ можно сохранить на диске.

На печать выводятся все страницы отчета в соответствии с настройками в диалоге «Настройка отчета» (рис. 7).

Выгрузка регламентированных отчетов в электронном виде

Выгрузка регламентированных отчетов в электронном виде производится при нажатии кнопки в верхней части отчета «Выгрузить в XML».

После нажатия кнопки «Выгрузить в XML» на экране открывается окно сервисной обработки «Выгрузка регламентированных отчетов (создание)», где нужно указать каталог для его сохранения и нажать кнопку «Сформировать файлы выгрузки» (Рис. 8).

Кнопка выгрузки находится почти во всех формах отчетности, для которых предусмотрена возможность представления в электронном виде.

После нажатия кнопки «Сформировать файлы выгрузки» будет выполнена проверка отчета на соответствие требованиям электронного представления и выполнено его формирование в электронном виде.

Выгрузка форм статистической и финансовой отчетности не реализована и к реализации не планируется. Рекомендуется использовать сервис «FREDO Звіт».

Универсальный отчет в программе BAS Бухгалтерія 

В программе предусмотрена возможность воспользоваться управленческим отчетом «Универсальный отчет», доступным из раздела Отчеты – Стандартные отчеты – «Универсальный отчет» (Рис. 9).

«Универсальный отчет» позволяет отображать данные:

• документов;
• справочников и их табличных частей;
• регистров накопления;
• регистров сведений и их виртуальных таблиц;
• регистров бухгалтерии.

В заголовке отчета указывается источник данных, по которому нужно его построить.

Выбирается тип источника: документ, справочник, регистр накопления сведений либо бухгалтерии. Затем выбирается источник данных: вид документов, конкретный справочник или регистр, по которому должны быть получены данные.

Для отчета по документам и справочникам дополнительно выбирается табличная часть, данные которой будут отображены. Если она не выбрана, отчет будет построен по данным реквизитов.

Для отчета по периодическим регистрам сведений уточняется, будет ли отображен срез последних или первых записей.

Пример:

Посредством отчета «Универсальный отчет» проверим расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Формируем отчет, выбирая оборотный Регистр накопления – «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ», в поле «Таблица» подставляется «Остатки и обороты» (Рис.10).

Настройка отчета выполняется кнопкой Показать настройки, как и для других стандартных отчетов (Рис.11).

При нажатии кнопки «Показать настройки» откроется форма настройки отчета, в которой (Рис. 12.):

• в разделе «Группировка» кнопкой «Добавить» нужно выбрать Поля группировки и на закладке «Тип группировки» с помощью флагов отметить «Без групп», «С группами», «Только группы». 
• в разделе «Отбор» кнопкой «Добавить» выбираем, например: показатель «Физическое лицо», вид сравнения «Равен», показатель «Физическое лицо», «Значение» «Абдулов Юрий Владимирович»;
• в разделе «Показатели» с помощью флагов следует отметить, какие данные нужно отобразить в Отчете;
• в разделе «Сортировка» при необходимости указать показатель с помощью кнопки «Добавить»;
• в разделе «Оформление» выбираем «Вариант оформления», например – показатель «Оформление отчета Реестра документов».

При нажатии кнопки «Сформировать» программа формирует отчет по выбранным настройкам. К примеру, «Универсальный отчет: Регистр скопления «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» – таблица «Остатки и обороты» (Рис. 13)

Ильина Ольга

• Действующий бухгалтер со стажем более 20 лет и опытом работы на всех участках учета. Работала на должности главного бухгалтера и бухгалтера-эксперта по консультированию в программе учета.