Індексація зарплати в « BAS Бухгалтерія»

Як налаштувати програму, щоб індексація враховувалася в сумі виплат при порівнянні з мінімальною заробітною платою для розрахунку доплати?

Мінсоцполітики у листі від 07.02.2018 р. №5/0/66-18наголошує, що частиною другою ст.31 Закону «Про оплату праці» визначений вичерпний перелік виплат, які не враховуються при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру.

Це доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров'я, в нічний та надурочний час, за роз'їзний характер робіт, а ще премії до святкових і ювілейних дат.

Всі інші складові заробітної плати, які не перелічені в частині другій ст.31вищевказаного Закону, у тому числі сума індексації, мають враховуватись до розміру мінімальної заробітної плати.

На поточний момент для включення індексації в такі виплати, необхідно в картці нарахування «Доплата до МЗП» (у «BAS Бухгалтерії ПРОФ» – «Доплата до мінімальної зарплати») на закладці «Розрахунок бази» додати в список «Базові нарахування» нарахування «Індексація зарплати».

Порядок проведення індексації грошових доходів громадян визначено Законом № 1282-XII і Порядком № 1078.

Порядок внесення інформації в програму для коректного розрахунку індексації

Для розрахунку суми щомісячної індексації зарплати співробітників, які працюють за основним місцем роботи, потрібно:

1. Призначити працівнику наперед визначений вид розрахунку «Індексація зарплати» з плану видів розрахунку «Нарахування» за допомогою одного з документів: «Прийом на роботу» (при прийнятті нового співробітника на роботу в організацію) (Мал. 1) або «Кадрове переведення» (при призначенні індексації раніше прийнятому працівнику) (Мал. 2).

В конфігурації порядок призначення виду розрахунку «Індексація зарплати» визначається варіантом ведення кадрового обліку.

Малюнок 1 – документ «Прийом на роботу»

Малюнок 2 – документ «Кадрове переведення»

Щоб призначити індексацію раніше прийнятому працівнику в документі «Кадрове переведення» необхідно:

• встановити прапор «Змінити умови оплати праці»;
• на закладці «Нарахування» встановити розмір нарахування індексації рівним «1».

В конфігурації ознакою актуальності нарахування є його розмір. Тому будь-яке нарахування, розмір якого дорівнює «0», буде ігноруватися.

2. Щомісяця перевіряти наявність інформації про індекси споживчих цін у реєстрі відомостей «Індекс інфляції». До реєстру можна перейти з форми «Настройки обліку зарплати» на закладці «Зарплата» за гіперпосиланням «Нормативні величини для розрахунку зарплати» (Мал. 3).

Малюнок 3 - реєстр відомостей «Індекс інфляції»

Актуальні індекси інфляції автоматично додаються у реєстр відомостей:

• при оновленні конфігурації. Однак слід враховувати, що вихід оновлень не прив'язаний до зміни індексів інфляції і в одному оновленні може бути інформація про індекси інфляції за кілька місяців;
• якщо використовується сервіс ІТС «RDI Service».

В інших випадках інформацію про індекси інфляції слід вносити в ручному режимі.

3. Перевіряти правильність заповнення в інформаційній базі актуального розміру прожиткового мінімуму у реєстрі відомостей «Прожиткові мінімуми» для кожної соціальної групи населення (Мал. 4). За необхідності, внести інформацію в ручному режимі.

Малюнок 4 - реєстр відомостей «Прожиткові мінімуми»

Встановлення місяця обчислення ІСЦ

В конфігурації місяць підвищення тарифних ставок (окладів):

• За кожною штатною одиницею(посадою і підрозділом) фіксується за допомогою документа «Зміна параметрів розрахунку індексації (за посадами)» (Мал. 5).

Документ може бути сформований на підставі документа «Кадрове переведення», яким змінюють умови оплати праці співробітників, або введений самостійно.

Передбачена можливість автоматичного його заповнення за актуальною штатною розстановкою за допомогою кнопки «Заповнити».

Малюнок 5 - документ «Зміна параметрів розрахунку індексації (за посадами)»

• За кожним окремим працівником для розрахунку суми фіксованої індексації фіксується за допомогою документа «Зміна параметрів розрахунку індексації».

На прикладах буде розглянуто порядок вказання місяця обчислення ІСЦ для розрахунку індексації в наступних ситуаціях:

• Прийом нового співробітника на роботу.
• Внесення первинної інформації при початку роботи в програмі.
• Зміна місяця обчислення ІСЦ при підвищенні окладу.

Всі приклади моделювалися в конфігурації з варіантом ведення кадрового обліку «Повний».

Прийом нового співробітника на роботу

Приклад

Дата зміни окладу за посадою «Бухгалтер» підрозділу «Адміністрація» 01.01.2019 р. Зміна базового місяця обчислення ІСЦ зафіксована документом «Зміна параметрів розрахунку індексації (за посадами)». Співробітниця прийнята на цю посаду в зазначений підрозділ 01.10.2019 р.

Зміна базового місяця за посадою «Бухгалтер» підрозділу «Адміністрація» 01.01.2019 р. зафіксована документом «Зміна параметрів розрахунку індексації (за посадами)» (Мал. 6).

Малюнок 6 – документ «Зміна параметрів розрахунку індексації (за посадами)»

Прийом на роботу нового співробітника оформляється документом «Прийом на роботу» (Мал. 7).

Малюнок 7 - документ «Прийом на роботу»

Формування проводок з індексації доходів виконується при розрахунку заробітної плати за допомогою документа «Нарахування зарплати» в табличній частині «Нарахування» (Мал. 8).

Незважаючи на те, що дата прийому співробітника на роботу 01.10.2019 р., дата початку обчислення ІСЦ відповідає даті зміни суми окладу для штатної одиниці (посади і підрозділу) - 01.01.2019 р. Тому індексація складе 62,22 грн. (2007 грн. (прожитковий мінімум з липня до грудня 2019 р.)*3,1% (законодавчо розрахований коефіцієнт індексації відповідно до місяця підвищення окладу за штатною одиницею - 01.01.2019 р.)).

Малюнок 8 - документ «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування»

Внесення інформації про співробітників при початку роботи з програмою

При первинному внесенні інформації для вже працюючого підприємства можливі ситуації, коли нарахування індексації починається з періоду більш пізнього, ніж дата прийому співробітника на роботу (наприклад, у випадках підвищення зарплати). Сума підвищення окладу менше суми попереднього окладу з урахуванням індексації.

Приклад

Дата початку роботи в програмі 01.01.2019 р.Дата внесення залишків 31.12.2018 р. Оклад працівника до 01.10.2018 р. - 5000,00 грн. З 01.10.2018 р. співробітнику було підвищено оклад до 5500,00 грн. Сума розрахованої фіксованою індексації склала – 105,69 грн.

В такій ситуації слід:

• Внести інформацію про прийом співробітника на роботу в організацію за допомогою документа «Прийом на роботу в організацію» (Мал. 9). Вказати в ньому дату прийому на роботу співробітника 01.10.2015 р. і суму окладу після підвищення 5500,00 грн.

Малюнок 9 - документ «Прийом на роботу в організацію»

• Дані про фіксований розмір індексації оформити документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» (Мал. 10). У документі необхідно вказати місяць зміни окладу і суму розрахованої раніше фіксованої індексації.

Малюнок 10 - документ «Зміна параметрів розрахунку індексації»

При внесенні інформації про суму фіксованої індексації до початку роботи в програмі, розрахунок індексу споживчих цін буде здійснюватися від дати, зазначеної в реквізиті «Дата зміни».

Введена інформація про суму фіксованої індексації буде врахована при подальшому розрахунку заробітної плати документом «Нарахування зарплати» (Мал. 11).

Розрахована сума індексації з моменту підвищення окладу (01.10.18 р.) складає 128,45 грн. Враховуючи фіксовану індексацію (105,69 грн.), сума загальної індексації складе 234,14 грн. (128,45 грн. + 105,69 грн.)

Малюнок 11 - відображення розміру фіксованої індексації

Зміна місяця обчислення ІСЦ при підвищенні окладу

Порядок розрахунку суми індексації при різних умовах підвищення окладу співробітникам наведено в таблиці:

Приклади

Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менше суми заробітної плати з урахуванням індексації

Оклад працівника до підвищення заробітної плати становив 5000,00 грн. З 01.10.2019 р. цьому співробітникові підвищено оклад до 5200,00 грн. Сума індексації заробітної плати до її підвищення (з урахуванням місяця підвищення) склала 284,99 грн.

Для розрахунку індексації необхідно:

• Документом «Кадрове переведення» із встановленим прапором «Змінити умови оплати праці» відобразити підвищення зарплати співробітнику. У колонці «Розмір» слід вказати нову суму окладу (Мал. 12).

Малюнок 12 - заповнений документ «Кадрове переведення»

• Документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» розрахувати фіксовану суму індексації (Мал. 13) (кнопка «Розрахувати»). Документ може бути створений за допомогою механізму «Створити на підставі» з документа «Кадрове переведення» або як окремий документ.

В конфігурації передбачена можливість перевірити правильність розрахунку фіксованої суми індексації. Для цього слід скористатися посиланням «Докладно про розрахунок».

Якщо загальна сума нарахувань після підвищення заробітної плати менша суми заробітної плати з урахуванням нарахованої індексації до підвищення, різниця реєструється як сума фіксованої індексації співробітника (Рис. 12).

Відповідно до умов прикладу: оскільки сума «нарахувань після» (5200,00 грн.) менша суми «нарахувань до» (5284,99 грн. = 5000,00 грн. + 284,99 грн.), фіксована індексація складе 84,99 грн. (5284,99 грн. - 5200,00 грн).

Малюнок 13 - розрахунок фіксованої суми індексації

Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більше суми заробітної плати з урахуванням індексації

Оклад працівника до підвищення становив 6000,00 грн. 01.10.2019 р. цьому співробітникові проводиться підвищення окладу до 6500,00 грн. Сума індексації заробітної плати до її підвищення (з урахуванням місяця підвищення) склала 62,22 грн.

Для розрахунку індексації необхідно:

• Документом «Кадрове переведення» із встановленим прапором «Змінити умови оплати праці» відобразити підвищення зарплати співробітнику. У колонці «Розмір» слід вказати нову суму окладу.
• Документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» розрахувати фіксовану суму індексації (кнопка «Розрахувати»).

Якщо сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більше суми заробітної плати з урахуванням індексації, нарахованої до підвищення, розрахунок фіксованої суми індексації не проводитися (Мал. 14).

Відповідно до умов прикладу: оскільки сума «нарахувань після» (6500,00 грн.) більше суми «нарахувань до» (6062,22 грн. = 6000,00 грн. + 62,22 грн.), фіксована індексація не розраховується.

Малюнок 14 - розрахунок фіксованої суми індексації

Розрахунок суми індексації при наступних підвищеннях заробітної плати

Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менше суми заробітної плати з урахуванням індексації (включаючи суму фіксованої індексації)

В грудні 2018 р. співробітнику збільшено оклад до 6600,00 грн. і виконано розрахунок фіксованої суми індексації, розмір якої склав - 564,67 грн.

01.10.2019 р. цьому співробітникові проводиться підвищення окладу до 7000,00 грн.

Сума індексації заробітної плати до її підвищення (з урахуванням місяця підвищення) з урахуванням суми фіксованої індексації склала 632,91 грн.

Для розрахунку індексації потрібно аналогічно попереднім прикладам:

• Документом «Кадрове переведення» із встановленим прапором «Змінити умови оплати праці» відобразити підвищення зарплати співробітнику. В колонці «Розмір» слід вказати нову суму окладу.
• Документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» розрахувати фіксовану суму індексації (кнопка «Розрахувати»).

Оскільки сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення менше суми заробітної плати з урахуванням індексації (включаючи суму фіксованої індексації), різниця реєструється як сума фіксованої індексації співробітника (Мал. 15).

Відповідно до умов прикладу: оскільки сума «нарахувань після» (7000,00 грн.) менше суми «нарахувань до» (7232,91 грн. = 6600,00 грн. + 632,91 грн.), фіксована індексація складе 232,91 грн. (7232,91 грн. - 7000,00 грн).

Малюнок 15 - розрахунок фіксованої суми індексації

Сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більше суми заробітної плати з урахуванням індексації (включаючи суму фіксованої індексації)

В грудні 2018 р. співробітнику збільшено оклад до 5700,00 грн. і виконано розрахунок фіксованої суми індексації, розмір якої склав - 26,79 грн. 01.10.2019 р. цьому співробітникові проводиться підвищення окладу до 6500,00 грн. Сума індексації заробітної плати до її підвищення (з урахуванням місяця підвищення) з урахуванням суми фіксованої індексації склала 95,03 грн.

Для розрахунку індексації потрібно аналогічно попереднім прикладам:

• Документом «Кадрове переведення» із встановленим прапором «Змінити умови оплати праці» відобразити підвищення зарплати співробітнику. У колонці «Розмір» слід вказати нову суму окладу.
• Документом «Зміна параметрів розрахунку індексації» розрахувати фіксовану суму індексації (кнопка «Розрахувати»).

Оскільки сума заробітної плати з урахуванням суми підвищення більше суми заробітної плати з урахуванням індексації (включаючи суму фіксованої індексації), розрахунок фіксованої суми індексації не проводитися (Мал. 16).

Відповідно до умов прикладу: оскільки сума «нарахувань після» (6500,00 грн.) більше суми «нарахувань до» (5795,03 грн. = 5700,00 грн. + 95,03 грн.), фіксована індексація не розраховується.

Малюнок 16 - розрахунок фіксованої суми індексації

Розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу

В разі, коли особа працює неповний робочий час, сума індексації визначається з розрахунку повного робочого часу, а виплачується пропорційно відпрацьованому часу.

Приклад

Співробітник прийнятий на посаду з окладом 5000 грн. на графік п’ятиденки.

Дата початку обчислення ІСЦ відповідає даті зміни суми окладу для штатної одиниці (посади і підрозділу) - 01.01.2019 р. У жовтні 2019 р. співробітник відпрацював 0,5 окладу (неповний робочий день). Норма днів і годин за графіком у жовтні складає 22 і 176 відповідно.

В конфігурації повноцінний облік робочого часу і ведення графіків робіт не реалізовані. Якщо протягом місяця співробітник відпрацював менше місячної норми, необхідно в документі «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування» в рядку з нарахуванням «Оклад по днях» («Оклад по годинах») відкоригувати кількість відпрацьованих днів або годин. І після цього перераховувати основні нарахування (кнопка «Перерахувати» у верхній частині документа).

Відповідно до прикладу: при створенні документа «Нарахування зарплати» на закладці «Нарахування» автоматично заповнюються колонки «Норма днів» (22) і «Норма годин» (176). Далі потрібно в рядку з нарахуванням («Оклад по годинах») відкоригувати кількість відпрацьованих годин на 88 (176*0,5) і днів на 11 (22*0,5), після цього натиснути на кнопку «Перерахувати» у верхній частині документа.

Сума індексації визначається так:

• спочатку сума «повної» індексації, тобто за відпрацьовану норму за місяць. Сума індексації (з урахуванням місяця підвищення) складе 62,22 грн.;
• «повна» сума індексації розраховується пропорційно відпрацьованому часу і складе 31,11 грн. (62,22 грн. / 176 г. * 88 г.).

Малюнок 17 - розрахунок індексації пропорційно відпрацьованому часу

Якщо основне нарахування співробітника розраховується пропорційно відпрацьованим дням, сума індексації буде розрахована в такій же пропорції.

ЛІЛІЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат економічних наук, головний бухгалтер з 1991 року, фінансовий директор з 2000 року, викладач економічних дисциплін, бухобліку, оподаткування, фінансового менеджменту