Працюємо в BAS Бухгалтерія КОРП легко: як усунути помилки при нарахуванні та виплаті зарплати?

BAS Бухгалтерія КОРП – майже ідеальна програма для тих, хто має на підприємстві складне нарахування заробітної плати. Майже – так думають бухгалтери, які стикнулися з будь-якими помилками в програмі та не змогли їх вирішити або ж витратили на це багато часу.

І ми готові виправити ситуацію, тому зібрали в статті найпоширеніші помилки, з якими зверталися до нас клієнти, та детально написали про те, як саме їх виправити. Швидко та легко.

Читайте статтю та витрачайте мінімум часу навіть на найскладніші розрахунки.

Помилка: З початку року не заповнюється і не розраховується заробітна плата співробітникам. Спливає повідомлення «Не вдалося визначити норму часу по загальному графіку».

Коли виникає повідомлення про неможливість визначення норми часу за загальним графіком в BAS Бухгалтерія КОРП, це означає, що система не може правильно розрахувати кількість годин, які співробітник повинен відпрацювати за певний період відповідно до встановленого графіка. Це може призвести до неправильного розрахунку заробітної плати та інших показників.

Можливі причини:

• Невірно налаштований Виробничий календар

Він складається з урахуванням свят і вихідних днів на поточний рік, затверджених на рівні держави, до нього вносяться можливі розриви робочих днів, які потрапили між святковими і вихідними.

Дані виробничого календаря використовуються в програмі для обліку робочого часу, кадрового обліку та розрахунку зарплати.

Заповнення календаря необхідно перевіряти перед початком кожного календарного року до заповнення загальних графіків.

У зв’язку з воєнним станом в країні після автоматичного заповнення календаря необхідно відмінити перенесення святкових днів та призначити їх робочими відповідно до ЗУ 2136-IX.

Згідно з Законом не застосовують норми:

• ст. 53 (тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів);
• ч. 1 ст. 65, частин 3-5 ст. 67 та ст. 71, 73 (святкові і неробочі дні);
• 781 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

Розглянемо на прикладі вирішення проблеми:

У програмі BAS Бухгалтерія КОРП виробничий календар знаходиться в довіднику Виробничі календарі в розділі меню Довідники – Зарплата і кадри.

Вибір року заповнюємо в полі Рік за допомогою кнопки зі стрілками

потім кнопкою Заповнити по умовчанню програма автоматично, з урахуванням останніх законодавчих змін щодо складу святкових днів, підставляє всі робочі, вихідні та святкові дні.

Кожен вид дня в виробничому календарі позначається своїм кольором:

• робочий день – чорним;
• передсвятковий – темно-синім;
• святковий – фіолетовим (рожевим);
• субота – темно-червоним;
• неділя – червоним.

Бувають ситуації, коли певний робочий день необхідно перенести на інший. Наприклад, у 2024 році 06 травня за замовчуванням заповнилось як Неділя, що треба виправити.

Для цього необхідно:

• виділити день, який потрібно призначити робочим, встановивши на нього курсор миші;
• натисканням правої кнопки миші на виділеному дні викликати контекстне меню і вибрати пункт Змінити день або натиснути на кнопку Змінити день в верхній частині форми виробничого календаря у списку вказати вид дня – Робочий, Субота, Неділя або Передсвятковий;
• у списку, що з'явився, вказуємо вид дня Робочий.

Запис виконаних налаштувань в інформаційній базі проводиться кнопкою Записати.

Після цього існує можливість сформувати друковану форму виробничого календаря, для чого потрібно натиснути на кнопку Друк. Для остаточного збереження та закриття документу натискаємо кнопку Записати та закрити.

У друкованій формі виводяться дані про кількість робочих, календарних, вихідних і святкових днів, кількість годин при 40-годинному, 36-годинному і 24-годинному робочому тижні, а також середньомісячну кількість годин.

2. Неправильно налаштований графік роботи

Загальні графіки роботи описуються в довіднику Графіки роботи співробітників в розділі меню Довідники – Зарплата – Настройка та довідники – Нормативно-довідкова інформація.

У програмі передбачено один стандартний графік – п'ятиденка. Але є можливість додати і заповнити власні графіки, за якими працюють співробітники підприємства (шестиденка, змінні тощо).

Графік роботи заповнюємо за допомогою кнопки та перевіряємо умови:

• чи всі робочі дні та години зазначені правильно в налаштуваннях;
• чи кожному співробітнику призначений правильний графік роботи;
• чи правильні формули та налаштування для розрахунку норми годин.

Запис виконаних умов графіку роботи в інформаційну базу здійснюється за допомогою кнопки Записати.

Після цього є можливість сформувати друковану форму Графіку роботи, для чого натискаємо кнопку Графік роботи.

3. Невірне призначення графіка співробітнику

Ще перевіримо призначення графіка співробітнику. Для цього необхідно відкрити картку співробітника та перевірити, чи вірно вибраний графік роботи в розділі Кадри – Співробітники.

Після виконання цих трьох умов та налаштувань, помилка виправляється і розрахунок заробітної плати буде виконано автоматично.

Помилка: При заповненні документу Нарахування зарплати та внесків випливає помилка Запис неправильний! Значення поля Співробітник не може бути порожнім!

Помилка «Запис неправильний! Значення поля «Співробітник» не може бути порожнім!»

Можливі причини:

1. Під час створення та редагування документа, можливо, не вибрали конкретного співробітника, для якого проводиться нарахування. Це обов'язкове поле, оскільки без зазначення співробітника система не може провести розрахунок заробітної плати та пов'язаних з нею податків і внесків.

Тому, по-перше, необхідно перевірити заповнений документ Нарахування зарплати та внесків, що розташований в розділі меню Зарплата.

2. Може бути пов'язана зі співробітниками, що прийняті на основне місце роботи та є самозайнятими особами, яким нараховуються Інші доходи.

При звільненні таких співробітників з основного місця роботи перевіряємо дотримання ланцюга проведення документів з нарахування оплати праці.

Спочатку проводять документ Звільнення, його створюємо в розділі меню Кадри – Створити.

Далі – документ Нарахування зарплати та внесків, як описано вище.

І лише потім створюємо документ Інші доходи, призначений для реєстрації виплат різних доходів поза рамками трудових відносин. Він знаходиться в розділі меню Зарплата – Див.також.

Документ доступний, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати вибрана відповідна можливість.

Зверніть увагу: якщо ланцюг порушено, при нарахуванні зарплати наступного місяця спливає така помилка «Запис неправильний! Значення поля «Співробітник» не може бути порожнім!»

Помилка: В документ Нарахування за першу половину місяця не потрапляє новий співробітник.

Помилка, коли новий співробітник не потрапляє до документа Нарахування за першу половину місяця, є досить поширеною в BAS Бухгалтерія КОРП. Причин може бути декілька і проблема, як правило, вирішується шляхом детальної перевірки налаштувань та даних в документі Прийом на роботу.

Для цього переходимо у розділ меню Кадри – Робота з кадрами. В робочому місці обробки Робота з кадрами в блоці Співробітник вибираємо, наприклад: Богословський Федір Михайлович (осн.), де відображаються всі кадрові документи.

Натискаємо на документ Прийом на роботу, де у вкладці Оплата праці перевіряємо призначений метод нарахування авансу.

Для вирішення помилки необхідно призначити нарахування авансу за першу половину місяця Розрахунком за першу половину.

За необхідності змінюємо існуюче налаштування нарахування авансу для даного співробітника.

Помилка: У документі Нарахування зарплати та внесків за попередні періоди з'явилось повідомлення: Потрібно донарахування (перерахунок) для співробітників за певний місяць. А під час розрахунку поточного періоду в документі Нарахування зарплати та внесків заповнюється вкладка Донарахування, перерахунки.

Повідомлення «Потрібно донарахування (перерахунок) для співробітників за певний місяць» у документі Нарахування зарплати та внесків за попередні періоди вказує, що при розрахунку зарплати за поточний період система виявила розбіжності в даних або помилки у попередніх розрахунках.

Потрібно зробити резервну копію інформаційної бази. Після цього є декілька варіантів вирішення проблеми.

1. Документ Нарахування зарплати та внесків перезаповнюємо у минулому періоді.

Щоб перезаповнити у минулому періоді нарахування, переходимо в документ Нарахування зарплати та внесків за минулий період, виділяємо співробітника та натискаємо правую клавішу мишки, де у відкритому вікні здійснюємо цей перерахунок за допомогою кнопки . Після проводимо документ.

Обов'язкове перезаповнення документа Відображення зарплати в бухгалтерському обліку.

2. Зробити перерахунок у поточному періоді

Безпосередньо в документі Нарахування зарплати та внесків за поточний період попередньо натискаємо посилання та перевіряємо причину необхідного перерахунку, після чого здійснюємо його, натискаючи Перерахувати співробітника.

Також програмою передбачено механізм перерахунку нарахування заробітної плати через обробку Перерахунки, для використання якої переходимо у розділі меню Зарплата – Сервіс.

В обробці автоматично заповнюються всі документи, які потребують перерахунку, донарахування чи скасування. Однією кнопкою робимо необхідні дії.

Після необхідних коригувань у розрахунках нарахування заробітної плати обов'язково необхідно здійснити операцію з оновлення даних для розрахунку середнього заробітку. (розділ меню Зарплата – Сервіс – Оновити дані для розрахунку середнього заробітку).

3. Якщо у кадрових документах не було глобальних змін, необхідно скасувати донарахування.

В обробці Перерахунки вибираємо необхідний документ та натискаємо кнопку Скасувати.

Помилка: При виплаті заробітної плати не усі співробітники попадають до документу Відомість на виплату зарплати через банк

Помилка, коли не всі співробітники потрапляють до відомості на виплату зарплати, може бути спричинена різними факторами.

Можливі причини та їх вирішення:

1. Неправильно вказаний статус співробітника.

Переконайтеся, що співробітник має статус Працює і не знаходиться у відпустці або у відрядженні.

У картці співробітника за посиланням Відсутності відображаються всі відсутності, а саме: відрядження, лікарняні листки, відпустки тощо.

2. Невірні налаштування виплат співробітникам.

Для кожного співробітника в картці встановлюється спосіб виплати зарплати (готівкою, на картку тощо). Переконайтеся, що для тих співробітників, яких ви хочете бачити у відомості, вибрано виплату заробітної плати Зарахуванням на картку.

Для цього в меню Кадри, довіднику Співробітники обираємо співробітника, який не потрапляє до документу Відомість на виплату зарплати через банк.

У картці співробітника за посиланням Виплати, облік витрат задається варіант Зарахуванням на картку. Після чого даний співробітник потрапляє у відомість на виплату зарплати.

Помилка: Після виправлення у документі Нарахування зарплати та внесків в звіті Оборотно-сальдова відомість суми не змінились.

В програмі BAS Бухгалтерія КОРП багато хто стикається з тим, що після виправлення у документі Нарахування зарплати та внесків та під час його проведення в звіті Оборотно-сальдова відомість не формуються змінені дані. Щоб дані змінились, обов'язковою умовою є перезаповнення документу Відображення зарплати в фінансовому обліку.

Причина в тому, що документ Нарахування зарплати та внесків проведень у бухгалтерськом обліку не створює, для цього передбачено окремий документ Відображення зарплати в фінансовому обліку.

Помилка: При додатковому нарахуванні не розраховується сума податків в документі Нарахування зарплати та внесків.

При виникненні помилки з розрахунку суми податків в документі Нарахування зарплати та внесків при додатковому нарахуванні, а саме: Відпусти, Лікарняні листи обов'язково перевіряємо Вид виплати відповідного нарахування. Потрібно вибрати – Із зарплатою.

Помилка: В базу оподаткування ПДФО чи ЄСВ не потрапляє сума додаткового нарахування.

Є досить поширена проблема, яка виникає через неправильні налаштування або помилки при введенні даних в додаткових Нарахуваннях, коли в базу оподаткування ПДФО, ВЗ чи ЄСВ сума нарахувань не потрапляє .

Можливі причини та їх вирішення:

1. Неправильні налаштування Нарахування.

Переконайтеся, що для даного виду нарахування вказаний вірний вид доходу з точки зору оподаткування ПДФО та ЄСВ. Зазвичай, ця інформація вказується в довіднику Нарахування.

Для цього переходимо в розділ меню Зарплата – Настройки і довідники – Нарахування.

В Нарахуванні на вкладці Податки, внески, облік перевіряємо налаштування:

• вид доходу – перевірте, щоб вказаний вид доходу був вірним з точки зору оподаткування ПДФО та ЄСВ;
• категорію ЄСВ – для нарахування встановіть вірну категорію ЄСВ. Якщо нарахування не підлягає обкладенню ЄСВ, воно не буде включено до бази оподаткування.

2. Помилки при введенні даних.

Перевіряємо:

• суми нарахування та переконуємося, що вони введені правильно і відповідають фактичним виплатам;
• щоб дати нарахування відповідали періоду, за який проводиться розрахунок податків. Саме за вказаним місяцем визначається до якого періоду віднести нарахування;
• щоб додаткове Нарахування було внесене в програму, не пізніше ніж створено документ Нарахування зарплати та внесків

3. Непроведені зміни

Переконайтеся, що документ Нарахування зарплати та внесків проведений. Непроведені документи не впливають на розрахунок податків.

Тож, працювати в BAS Бухгалтерія КОРП просто: потрібно лише знати деякі нюанси, і матимете зручне нарахування зарплати та багато вільного часу. Переходьте на сторінку та вивчайте весь функціонал програми або ж замовляйте безкоштовний демодоступ, щоб спробувати працювати в ній!

Дивитись функціонал та спробувати безкоштовно

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.