Индексация зарплаты в « BAS Бухгалтерія»

Как настроить программу, чтобы индексация учитывалась в сумме выплат по сравнению с минимальной заработной платой для расчета доплаты?

Минсоцполитики в письме от 07.02.2018 г. №5/0/66-18 подчеркивает, что частью второй ст.31 Закона «Об оплате труда» определен исчерпывающий перечень выплат, которые не учитываются при исчислении размера заработной платы работника для обеспечения ее минимального размера .

Это доплаты за работу в неблагоприятных условиях труда и повышенного риска для здоровья, в ночное и сверхурочное время, за разъездной характер работ, а также премии к праздничным и юбилейным датам.

Все остальные составляющие заработной платы, не перечисленные в части второй ст.31 вышеуказанного Закона, в том числе сумма индексации, должны учитываться в размере минимальной заработной платы.

На текущий момент для включения индексации в такие выплаты необходимо в карточке начисления «Доплата к МЗП» (в «BAS Бухгалтерії ПРОФ» – «Доплата до минимальной зарплаты») на закладке «Расчет базы» добавить в список «Базовые начисления» начисления «Индексация зарплаты».

Порядок проведения индексации денежных доходов граждан определен Законом №1282-XII и Порядком №1078.

Порядок внесения информации в программу для корректного расчета индексации

Для расчета суммы ежемесячной индексации зарплаты сотрудников, работающих по основному месту работы, требуется:

1. Назначить работнику заранее определенный вид расчета «Индексация зарплаты» из плана видов расчета «Начисление» с помощью одного из документов: «Прием на работу» (при принятии нового сотрудника на работу в организацию) (Рис. 1) или «Кадровый перевод» (при назначении индексации ранее принятому работнику) (рис. 2).

В конфигурации порядок назначения вида расчета «Индексация заработной платы» определяется вариантом ведения кадрового учета.

Рисунок 1 – документ «Прием на работу»

Рисунок 2 – документ «Кадровый перевод»

Чтобы назначить индексацию ранее принятому работнику, в документе «Кадровый перевод» необходимо:

• установить флаг «Изменить условия оплаты труда»;
• на закладке «Начисление» установить размер начисления индексации равным «1».

В конфигурации признаком актуальности начисления есть его размер. Поэтому любое начисление, размер которого равняется «0», будет игнорироваться.

2. Ежемесячно проверять наличие информации об индексах потребительских цен в реестре сведений Индекс инфляции. В реестр можно перейти из формы «Настройки учета зарплаты» на закладке «Зарплата» по гиперссылке «Нормативные величины для расчета зарплаты» (Рис. 3).

Рисунок 3 - реестр ведомостей «Индекс инфляции»

Актуальные индексы инфляции автоматически добавляются в реестр сведений:

• при обновлении конфигурации. Однако следует учитывать, что выход обновлений не привязан к изменению индексов инфляции, и в одном из них может быть информация за несколько месяцев;
• если используется сервис ИТС «RDI Service». 

В других случаях информацию об индексах инфляции следует вносить вручную.

3. Проверять правильность заполнения в информационной базе актуального размера прожиточного минимума в реестре сведений «Прожиточные минимумы» для каждой социальной группы населения (рис. 4). При необходимости внести информацию в ручном режиме.

Рисунок 4 – реестр сведений «Прожиточные минимумы»

Установление месяца исчисления ИПЦ

В конфигурации месяц повышения тарифных ставок (окладов):

• По каждой штатной единице (должности и подразделению) фиксируется с помощью документа «Изменение параметров расчета индексации (по должностям)» (рис. 5).

Документ может быть сформирован на основании документа «Кадровый перевод», которым изменяют условия оплаты труда сотрудников или введен самостоятельно.

Предусмотрена возможность его автоматического заполнения по актуальной штатной расстановке с помощью кнопки «Заполнить».

Рисунок 5 – документ «Изменение параметров расчета индексации (по должностям)»

• По каждому отдельному работнику для расчета суммы фиксированной индексации фиксируется с помощью документа «Изменение параметров расчета индексации».

На примерах будет рассмотрен порядок указания месяца исчисления ИПЦ для расчета индексации в следующих ситуациях:

• Прием нового сотрудника на работу.
• Внесение первичной информации в начале работы в программе.
• Изменение месяца исчисления ИПЦ при повышении оклада.

Все примеры моделировались в конфигурации с вариантом ведения кадрового учета «Полный».

Прием нового сотрудника на работу

Пример

Дата смены оклада по должности «Бухгалтер» подразделения «Администрация» 01.01.2019 г. Изменение базового месяца исчисления ИПЦ зафиксировано документом «Изменение параметров расчета индексации (по должностям)». Сотрудница принята на эту должность в указанное подразделение 01.10.2019 г.

Смена базового месяца по должности «Бухгалтер» подразделения «Администрация» 01.01.2019 г. зафиксирована документом «Изменение параметров расчета индексации (по должностям)» (Рис. 6).

Рисунок 6 – документ «Изменение параметров расчета индексации (по должностям)»

Прием на работу нового сотрудника оформляется документом «Прием на работу» (рис. 7).

Рисунок 7 – документ «Прием на работу»

Формирование проводок по индексации доходов производится при расчете заработной платы с помощью документа «Начисление зарплаты» в табличной части «Начисления» (рис. 8).

Несмотря на то, что дата приема сотрудника на работу 01.10.2019 г., дата начала исчисления индексации соответствует дате изменения суммы оклада для штатной единицы (должности и подразделения) – 01.01.2019 г. Поэтому индексация составит 62,22 грн. (2007 грн. (прожиточный минимум с июля по декабрь 2019 г.)*3,1% (законодательно рассчитан коэффициент индексации в соответствии с месяцем повышения оклада по штатной единице – 01.01.2019 г.)).

Рисунок 8 – документ «Начисление зарплаты» на закладке «Начисление»

Внесение информации о сотрудниках при начале работы с программой

При первичном внесении информации для уже работающего предприятия возможны ситуации, когда начисление индексации начинается с периода более позднего, чем дата приема сотрудника на работу (например, в случаях повышения зарплаты). Сумма повышения оклада меньше суммы предыдущего оклада с учетом индексации.

Пример

Дата начала работы в программе 01.01.2019 г. Дата внесения остатков 31.12.2018 г. Оклад работника до 01.10.2018 г. - 5000,00 грн. С 01.10.2018 г. сотруднику был повышен оклад до 5500,00 грн. Сумма рассчитанной фиксированной индексации составила – 105,69 грн.

В такой ситуации следует:

• Внести информацию о приеме сотрудника на работу в организацию посредством документа «Прием на работу в организацию» (рис. 9). Указать в нем дату приема на работу сотрудника 01.10.2015 г. и сумму оклада после повышения 5500,00 грн.

Рисунок 9 – документ «Прием на работу в организацию»

• Данные о фиксированном размере индексации оформить документом «Изменение параметров расчета индексации» (рис. 10). В документе необходимо указать месяц смены оклада и сумму рассчитанной ранее фиксированной индексации.

Рисунок 10 – документ «Изменение параметров расчета индексации»

При внесении информации о сумме фиксированной индексации до начала работы в программе расчет индекса потребительских цен будет осуществляться с даты, указанной в реквизите «Дата изменения».

Введенная информация о сумме фиксированной индексации будет учтена при дальнейшем расчете заработной платы документом «Начисление зарплаты» (рис. 11).

Рассчитанная сумма индексации с момента повышения оклада (01.10.18) составляет 128,45 грн. Учитывая фиксированную индексацию (105,69 грн), сумма общей индексации составит 234,14 грн. (128,45 грн. + 105,69 грн.)

Рисунок 11 – отображение размера фиксированной индексации

Изменение месяца исчисления индексации при повышении оклада

Порядок расчета суммы индексации при разных условиях повышения оклада сотрудникам приведен в таблице:

Примеры

Сумма заработной платы с учетом суммы повышения меньше суммы заработной платы с учетом индексации

Оклад работника до повышения заработной платы составил 5000 грн. С 01.10.2019 г. этому сотруднику повышен оклад до 5200,00 грн. Сумма индексации заработной платы до ее повышения (с учетом месяца повышения) составила 284,99 грн.

Для расчета индексации необходимо:

• Документом «Кадровый перевод» с установленным флагом «Изменить условия оплаты труда» отразить повышение зарплаты сотруднику. В колонке «Размер» следует указать новую сумму оклада (рис. 12).

Рисунок 12 – заполненный документ «Кадровый перевод»

• Документом «Изменение параметров расчета индексации» рассчитать фиксированную сумму индексации (рис. 13) (кнопка «Рассчитать»). Документ может быть создан с помощью механизма «Создать на основании» из документа «Кадровый перевод» или как отдельный документ.

В конфигурации предусмотрена возможность проверки правильности расчета фиксированной суммы индексации. Для этого следует воспользоваться ссылкой «Подробно о расчете».

Если общая сумма начислений после повышения заработной платы меньше суммы заработной платы с учетом начисленной индексации к повышению, разница регистрируется как сумма фиксированной индексации сотрудника (рис. 12).

Согласно условиям примера: поскольку сумма «начислений после» (5200,00 грн.) меньше суммы «начислений до» (5284,99 грн. = 5000,00 грн. + 284,99 грн.), фиксированная индексация составит 84,99 грн. (5284,99 грн. – 5200,00 грн).

Рисунок 13 – расчет фиксированной суммы индексации

Сумма заработной платы с учетом суммы повышения больше суммы заработной платы с учетом индексации

Оклад работника до повышения составил 6000,00 грн. 01.10.2019 г. этому сотруднику производится повышение оклада до 6500,00 грн. Сумма индексации заработной платы до ее повышения (с учетом месяца повышения) составила 62,22 грн.

Для расчета индексации необходимо:

• Документом «Кадровый перевод» с установленным флагом «Изменить условия оплаты труда» отразить повышение зарплаты сотруднику. В колонке Размер следует указать новую сумму оклада.
• Документом «Изменение параметров расчета индексации» рассчитать фиксированную сумму индексации (кнопка «Рассчитать»).

Если сумма заработной платы с учетом суммы повышения больше суммы заработной платы с учетом индексации, начисленной до повышения, расчет фиксированной суммы индексации не производится (рис. 14).

Согласно условиям примера: поскольку сумма «начислений после» (6500,00 грн.) больше суммы «начислений до» (6062,22 грн. = 6000,00 грн. + 62,22 грн.), фиксированная индексация не рассчитывается.

Рисунок 14 – расчет фиксированной суммы индексации

Расчет суммы индексации при последующих повышениях заработной платы

Сумма заработной платы с учетом суммы повышения меньше суммы заработной платы с учетом индексации (включая сумму фиксированной индексации)

В декабре 2018 г. сотруднику увеличен оклад до 6600,00 грн. и выполнен расчет фиксированной суммы индексации, размер которой составил – 564,67 грн.

01.10.2019 г. этому сотруднику производится повышение оклада до 7000,00 грн.

Сумма индексации заработной платы до повышения (с учетом месяца повышения) с учетом суммы фиксированной индексации составила 632,91 грн.

Для расчета индексации нужно аналогично предыдущим примерам:

• Документом «Кадровый перевод» с установленным флагом «Изменить условия оплаты труда» отразить повышение зарплаты сотруднику. В колонке Размер следует указать новую сумму оклада.
• Документом «Изменение параметров расчета индексации» рассчитать фиксированную сумму индексации (кнопка «Рассчитать»).

Поскольку сумма заработной платы с учетом суммы повышения меньше суммы заработной платы с учетом индексации (включая сумму фиксированной индексации), разница регистрируется как сумма фиксированной индексации сотрудника (рис. 15).

Согласно условиям примера: поскольку сумма «начислений после» (7000,00 грн.) меньше суммы «начислений до» (7232,91 грн. = 6600,00 грн. + 632,91 грн.), фиксированная индексация составит 232,91 грн. (7232,91 грн. – 7000,00 грн).

Рисунок 15 – расчет фиксированной суммы индексации

Сумма заработной платы с учетом суммы повышения больше суммы заработной платы с учетом индексации (включая сумму фиксированной индексации)

В декабре 2018 г. сотруднику увеличен оклад до 5700,00 грн. и выполнен расчет фиксированной суммы индексации, размер которой составил – 26,79 грн. 01.10.2019 г. этому сотруднику производится повышение оклада до 6500,00 грн. Сумма индексации заработной платы до повышения (с учетом месяца повышения) с учетом суммы фиксированной индексации составила 95,03 грн.

Для расчета индексации нужно аналогично предыдущим примерам:

• Документом «Кадровый перевод» с установленным флагом «Изменить условия оплаты труда» отразить повышение зарплаты сотруднику. В колонке Размер следует указать новую сумму оклада.
• Документом «Изменение параметров расчета индексации» рассчитать фиксированную сумму индексации (кнопка «Рассчитать»).

Поскольку сумма заработной платы с учетом суммы повышения больше суммы заработной платы с учетом индексации (включая сумму фиксированной индексации), расчет фиксированной суммы индексации не производится (рис. 16).

Согласно условиям примера: поскольку сумма «начислений после» (6500,00 грн.) больше суммы «начислений до» (5795,03 грн. = 5700,00 грн. + 95,03 грн.), фиксированная индексация не рассчитывается.

Рисунок 16 – расчет фиксированной суммы индексации

Расчет индексации пропорционально отработанному времени

В случае, когда лицо работает неполное рабочее время, сумма индексации определяется из расчета полного рабочего времени, а выплачивается пропорционально отработанному времени.

Пример

Сотрудник принят в должность с окладом 5000 грн. на график пятидневки.

Дата начала исчисления индексаци соответствует дате изменения суммы оклада для штатной единицы (должности и подразделения) – 01.01.2019 г. В октябре 2019 г. сотрудник отработал 0,5 оклада (неполный рабочий день). Норма дней и часов по графику в октябре составляет 22 и 176 соответственно.

В конфигурации полноценный учет рабочего времени и ведение графиков работ не реализовано. Если в течение месяца сотрудник отработал меньше месячной нормы, необходимо в документе «Начисление зарплаты» на закладке «Начисление» в строке с начислением «Оклад по дням» («Оклад по часам») откорректировать количество отработанных дней или часов. И после этого перечислять основные начисления (кнопка «Перечислить» в верхней части документа).

Согласно примеру: при создании документа «Начисление зарплаты» на закладке «Начисление» автоматически заполняются колонки «Норма дней» (22) и «Норма часов» (176). Далее нужно в строке с начислением («Оклад по часам») откорректировать количество отработанных часов на 88 (176*0,5) и дней на 11 (22*0,5), затем нажать на кнопку «Перечислить» в верхней части документа .

Сумма индексации определяется следующим образом:

• сначала сумма «полной» индексации, то есть за отработанную норму за месяц. Сумма индексации (с учетом месяца повышения) составит 62,22 грн.;
• «полная» сумма индексации рассчитывается пропорционально отработанному времени и составит 31,11 грн. (62,22 грн./176 г. * 88 г.).

Рисунок 17 – расчет индексации пропорционально отработанному времени

Если основное начисление сотрудника рассчитывается пропорционально отработанным дням, то сумма индексации будет рассчитана в такой же пропорции.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.