Документообіг під час війни: як швидко підписувати документи онлайн

Цифровізація компаній сьогодні важливіша, ніж будь-коли. Адже більшість бізнес-процесів наразі неможливо виконати в автономному режимі, а в деяких регіонах офісна робота взагалі неможлива.

Електронний документообіг (ЕДО) є одним з багатьох переваг цифрового спілкування. Більшість українських послуг електронного документообігу коштують дешевше ніж папір, конверти та оплата поштових послуг. Сучасні сервіси мають простий і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та дають можливість швидко, безпечно і легально впорядкувати важливі документи.

Крім того, ЕДО вже допомагає підприємствам без зволікання продовжити роботу та підтримати економіку країни.

Сьогодні ми потребуємо стабільного, безпечного та швидкого документообміну.

Переваги ЕДО:

1. Працівники мають доступ до електронних документів онлайн 24/7 з будь-якого пристрою.
2. Компанія не несе витрат на папір, друк, оплату поштової служби чи роботу кур’єрів.
3. Більш легкий контроль документів, вчасне редагування, погодження та підписання.
4. Можливість відновити видалений документ, що знижує ризик втрати важливих даних.

Електронний документ, завірений КЕП (кваліфікований електронний підпис), відповідно до законодавства України, має таку ж юридичну силу, як і паперовий, підписаний від руки.

Як підключитися до електронної файлової системи

1. Виберіть систему ЕДО.

Більшість підприємств надають перевагу модулю для ЕДО від M.E.Doc: програма доволі розповсюджена та має зручний інтерфейс. Але трапляються ситуації, коли декілька контрагентів користуються іншою програмою. І раніше цю проблему доводилося розв’язувати, як і раніше: друкувати, класти у конверт та надсилати поштою. Рішенням стало під’єднання провайдерів до єдиної платформи.

Веб-сервіс СOTA створений для підприємців, яким потрібно складати та відправляти звітність та обмінюватись електронними документами.

Обидва сервіси дозволяють працювати без плану обміну завдяки внутрішнім можливостям. Документи відправляються в один клік. Крім того, натиснувши на рядок з документом, що надісланий електронною поштою або в месенджері, його легко переглянути. Уповноважені документи будуть негайно доступні за запитом.

2. Оформіть КЕП.

Один з видів електронного підпису — кваліфікований електронний підпис або КЕП, який може розміщуватися на захищеному носії. Саме його зараз вимагають використовувати держоргани.

Завдяки кваліфікованому електронному підпису можна легко пройти ідентифікацію особи та підписати документ онлайн з будь-якої точки світу: КЕП працює скрізь, де є інтернет.

Підписувати е-документи безпечно, бо разом з двофакторною аутентифікацією КЕП має функцію захисту від зламування: після кількох спроб поспіль неправильного введення паролю підпис блокується.

3. Створюйте або завантажуйте будь-які документи, що необхідно узгодити, та комунікуйте з контрагентами за лічені хвилини.

Компанія «Актив-Софт» має достатньо експертності, щоб надавати консультації щодо впровадження електронного документообігу бізнес-компаніями та державними організаціями. Якщо вашому бізнесу потрібно визначитися з особливостями переходу на ЕДО — звертайтеся за консультацією до наших фахівців.

ЯНА БАРАННІК

• методист Актив-Софт