Документооборот во время войны: как быстро подписывать документы онлайн

Цифровизация компаний сегодня важна, как никогда. Ведь большинство бизнес-процессов пока невозможно выполнить в автономном режиме, а в некоторых регионах офисная работа вообще невозможна.

Электронный документооборот (EDO) является одним из многих преимуществ цифрового общения. Большинство украинских услуг электронного документооборота стоят дешевле бумаги, конвертов и оплаты почтовых услуг. Современные сервисы имеют простой и интуитивно понятный интерфейс и позволяют быстро, безопасно и легально упорядочить важные документы.

Кроме того, ЭДО уже помогает предприятиям без промедления продолжить работу и поддержать экономику страны.

Сегодня мы нуждаемся в стабильном, безопасном и быстром документообмене.

Достоинства ЭДО:

1. Сотрудники имеют доступ к электронным документам онлайн 24/7 с любого устройства.
2. Компания не несет расходы на бумагу, печать, оплату почтовой службы или работу курьеров.
3. Более легкий контроль документов, своевременное редактирование, согласование и подписание.
4. Возможность восстановить удаленный документ, что снижает риск потери важных данных.

Электронный документ, заверенный КЭП (квалифицированная электронная подпись), в соответствии с законодательством Украины, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, подписанный от руки.

Как подключиться к электронной файловой системе

1. Выберите систему EDO.

Большинство предприятий предпочитают модули для ЭДО от M.E.Doc: программа довольно распространена и имеет удобный интерфейс. Но бывают ситуации, когда несколько контрагентов пользуются другой программой. И раньше эту проблему приходилось решать по-прежнему: печатать, класть в конверт и отправлять по почте. Решением стало подключение провайдеров к единой платформе.

Веб-сервис СOTA создан для предпринимателей, которым нужно составлять и отправлять отчетность, а также обмениваться электронными документами.

Оба сервиса позволяют работать без плана обмена благодаря внутренним возможностям. Документы отсылаются в один клик. Кроме того, нажав на строку с документом, отправленным по электронной почте или в мессенджере, его легко открыть и просмотреть. Уполномоченные документы будут немедленно доступны по запросу.

2. Оформите КЭП.

Один из видов электронной подписи – квалифицированная электронная подпись или КЭП, которая может размещаться на защищенном носителе. Именно его требуют использовать госорганы.

Благодаря квалифицированной электронной подписи можно легко пройти идентификацию личности и подписать документ онлайн из любой точки мира: КЭП работает везде, где есть интернет.

Подписывать е-документы безопасно, поскольку вместе с двухфакторной аутентификацией КЭП имеет функцию защиты от взлома: после нескольких попыток неправильного ввода пароля подпись блокируется.

3. Создавайте или загружайте любые документы, которые необходимо согласовать, и общаться с контрагентами в считанные минуты.

Компания «Актив-Софт» имеет достаточно экспертности, чтобы давать консультации по внедрению электронного документооборота бизнес-компаниями и государственными организациями. Если вашему бизнесу нужно определиться с особенностями перехода на ЭДО, обращайтесь за консультацией к нашим специалистам.

ЯНА БАРАННИК

• методист Актив-Софт