«Довідкову» форму об'єднаної звітності вже приймають: розбираємо приклад заповнення

1. Подаємо «Довідкову» окремо на кожного співробітника

Технічно програмне забезпечення дає можливість заповнити дані на кількох людей в одному звіті. Але під час відправки такого звіту в квитанції № 2 приходить відмова. Зазначається, що звіт не прийнятий:

«Результат обробки: автоматична обробка електронного документу / Звіту не виконано. Помилка Додатки до розрахунку “Звітний”, “Довідковій” мають містити тільки  Відомості по одній застрахованій особі. У Додатках до розрахунку зазначені Різні РНОКПП та ПІБ. Заборонено подавати у розрахунку “Звітний”, “Довідковій” інформацію щодо кількох осіб».

Тобто потрібно буде подавати «Довідкову» форму звіту окремо на кожного співробітника.

Приклад. Якщо на підприємстві в одному місяці буде 20 лікарняних за рахунок фонду соціального страхування, то бухгалтеру доведеться подати 20 «Довідкових» форм такого звіту.

І тут багато хто розуміє, що незабаром треба здавати таку об'єднану звітність за другий квартал. Нас чекатимуть нові нюанси з приводу заповнення та подання цього звіту.

2. Як нумерувати такий звіт

Ми будемо створювати «Довідкову» форму звіту, причому на титульній заголовній сторінці будемо вказувати, що тип звіту «Звітний» і так само будемо вказувати, що тип звіту «Довідковій». Тобто буде вказано 2 хрестика (*) («Звітний» + «Довідковій»)

Щодо періоду

Якщо подаємо вперше, припустимо в другому кварталі, таку об'єднану звітність, то номер розрахунку вкажемо «1» (один).

Коли будемо подавати таку «Довідкову» форму на наступного співробітника (на другу людину), знову вкажемо, що тип звіту «Звітний» + «Довідковій», але при цьому номер розрахунку зазначимо вже «2» (два).

Щодо нумерації Додатків

Тут варто розуміти, що нумерація Додатків не пов'язана між звітами. Тобто для кожного звіту Додаток ми будемо нумерувати окремо: 1, 2 — в наступному звіті знову Додаток 1, 2...

Приклад. Співробітник приніс лікарняний лист у червні місяці. Виплата буде за рахунок фонду соціального страхування, тому потрібно подавати «Довідкову» форму на співробітника і відомості по зарплаті за квітень і за травень місяць.

В такому випадку, при створенні таблиці Д1 за квітень місяць вкажемо: квартал 2й (другий), номер № місяця в кварталі 1й (перший — тому що квітень перший місяць в кварталі), номер Додатка №1 (один). За аналогією при створенні таблиці за травень місяць зазначимо: номер № місяця 2й (тому що травень 2й місяць в кварталі) і номер додатка №2.

Так у нас буде в кожному звіті.

3. Які Додатки заповнювати

Базово кожен роботодавець заповнюватиме титульну заголовну сторінку, а потім — таблицю Д1. Саме в ній вказуватимуть суми нарахованої зарплати та ЄСВ по кожному співробітнику, по якому потрібно подати відомості до фонду соціального страхування, для пенсійного фонду або ж для центру зайнятості.

Щодо Таблиці Д5: її потрібно подавати в довідковій формі в тих випадках, коли по співробітнику в звітному періоді, припустимо в другому кварталі, був прийом на роботу або ж звільнення.

Щодо Додатку Д6: його потрібно подавати в тому випадку, якщо подаємо відомості для пенсійного фонду, і у співробітника є спецстаж. В інших випадках додаток Д6 заповнювати не потрібно.

Щодо Таблиці Д4 (таблиця 4ДФ): в довідковій формі її заповнювати не потрібно.

Але не забудьте вказати співробітників, на яких подавали довідкову форму, далі вже в звітному періоді. Тобто під час заповнення звичайного звіту за результатами другого кварталу.

4. Заповнення головної сторінки звіту

Не потрібно заповнювати рядки з 0.7 по 110 — вони залишаються порожніми.

Кодифікатор (рядок 0.32) вказують за юридичною адресою підприємства або ж за місцем податкової адреси у ФОП.

Рядки суми доходу по співробітникам або суми ЄСВ заповнювати не потрібно. Ця «Довідкова» форма носить інформаційний характер, тому на титульній заголовній сторінці сум не буде. Суми будемо вказувати вже в Додатку Д1.

Приклад заповнення звіту.

Яна Бараннік

• методист Актив-Софт