Шпаргалка ФОП 2021: на що звертати увагу підприємцям

У цій статті зібрано декілька порад, які важливо знати кожному ФОПу у 2021 році.

Із самого початку такої діяльності треба правильно сформувати структуру роботи. Незалежно від того, яка у вас група, КВЕД чи система оподаткування.

Що мається на увазі? Все, що може заважати нормальній діяльності ФОПу. І я розділяю це на дві категорії:

1. Державні реєстри.
2. Людський фактор.

Державні реєстри

Державні реєстри – це те, що бачить контролюючий орган. Перейшовши в них, він аналізує дані про ваш бізнес. Зазвичай це звіти або не здані звіти, та сплачені або не сплачені податки.

Тут все максимально просто: якщо ви щось робите неправильно або невчасно, це привертає до вас увагу.

І, відповідно, може сприяти перевірці. Або контролюючий орган надішле до вас запит, та попросить пояснити свою діяльність.

Також вам слід чітко зрозуміти деякі речі:

• чи потрібен касовий апарат;
• яка найбільша кількість працівників, що ви маєте право найняти;
• чи зможете ви отримувати такі види оплат від клієнтів, як отримуєте на поточній системі оподаткування.

Якщо ви задасте собі ці питання та знайдете на них правильні відповіді, це допоможе нормально налагодити роботу і відсікти фактор державних реєстрів. Адже там про вас буде достовірна та чітко викладена інформація, яка не стане сприяти проведенню перевірки.

Рахунки в банках

Також варто звернути увагу на співпрацю з банками, оскільки зараз вони проводять досить активний фінансовий моніторинг:

• блокують банківські операції;
• не дають нормально знімати готівку;
• цікавляться походженням коштів і просять писати про це додаткові пояснення.

При великих обертах банки можуть запитати про структуру вашого бізнесу і вашу діяльність. До цього теж треба бути готовим.

Касові апарати та ПРРО

До речі, ще додам щодо касових апаратів: якщо обіг у 2021 році не буде перевищувати 1 320 000 грн, вам касовий апарат взагалі не потрібен. Якщо ж ви переходите цю межу, то, відповідно, треба подумати про встановлення касового апарата.

Простіший варіант – встановити програмний реєстратор розрахункових операцій. Це програмне забезпечення, яке дозволяє отримувати касові документи. Наприклад, ПРРО «Каса», ПРРО Cashalot.

Звіти та податки

Коротко нагадаю, що ФОП першої та другої групи сплачують:

• Єдиний податок до 20-го числа кожного місяця.
• ЄСВ раз в квартал, на протязі 20 днів після закінчення кварталу.

ЄСВ за себе можна також оплачувати раз у місяць, разом з єдиним податком.

За себе ви звітуєте в кінці року, якщо ж у вас є наймані працівники, за них, згідно з новою формою об'єднаної звітності, треба звітувати кожного кварталу.

Якщо ви ФОП 3-ої групи, сплачуєте:

• Єдиний податок на протязі 40 днів після закінчення кварталу.
• ЄСВ – на протязі 20 днів після закінчення кварталу.

Звіти подаєте щоквартально.

ФОП 4-ої групи звітує один раз в рік і платить податки щоквартально, в залежності від того, скільки в нього земельних ділянок.

ФОП на загальній системі оподаткування щоквартально платить:

• ПДФО;
• військовий збір,
• ЄСВ.

Якщо він є платником ПДВ, а також платником акцизного податку, по ним потрібно щоквартально подавати звіти і робити оплату.

Людський фактор

В цьому питанні будемо реалістами: в кожного можуть трапитись злісні конкуренти та незадоволені клієнти. Будь-хто з них має право писати на вас скарги, і ви його не зупините. Але є можливість превентивно себе захистити. І непогано, якщо ви відповідально будете відноситись до документації.

Саме тому дуже важливо одразу налагодити правильну структуру роботи. Не нехтуйте зберіганням документів!

Завжди намагайтесь зберігати їх, якщо ви щось:

• купуєте;
• продаєте;
• сплачуєте податки;
• подаєте звіти.

Документи можуть стати у нагоді.

Ви ж знаєте, що є таке золоте правило: коли документи потрібні, зазвичай їх немає. Просто складіть все в окрему папку, а викинути зможете, коли закінчиться термін зберігання – три роки.

Якщо ви постійно оформлюєте договори, виставляєте рахунки на оплату, підписуєте акти приймання-передачі, видаткові накладні, інвойси або будь-які інші первинні документи, не розробляйте під кожного клієнта індивідуальний документ.

Краще зробити типові єдині шаблони, в яких ви будете постійно міняти тільки реквізити, а формулювання в них буде однаковим.

Це потрібно для того, щоб зрозуміти, що з усіма клієнтами у вас одна система розрахунків і однакові умови. Якщо договори будуть дуже відрізнятися, важко слідкувати за правильністю і своєчасністю взаєморозрахунків.

Звертайте увагу на КВЕДи

Контролюючі органи майже не перевіряють, працюєте ви за основними КВЕДами чи додатковими. Проблема може виникнути, коли прийде час отримувати гранти або державну допомогу. Наприклад, ті ж карантинні виплати.

Ви можете їх отримати тільки по основному виду діяльності. І, якщо ви працювали, але по основним КВЕДам обертів не було, це стане приводом для відмови в наданні виплати.

Важливо: якщо вид вашої основної діяльності змінюється, вносьте корективи до документів.

Так, законодавство в нас мінливе, але ви про це знаєте. Тому краще себе підстрахувати, і мати приведені до порядку документи. Це допоможе вам при виникненні спорів та під час судових справ.

Про первинні документи і розрахунки

Якщо ви берете первинні документи, не полінуйтесь перевірити, щоб там були внесені всі реквізити. Найголовніше – назва товару або послуги, що ви придбали. Також важлива наявність ІПН обох сторін, та обов'язково мають бути підписи. Печатки не є обов'язковими реквізитами

ФОПу потрібно зберігати первинні документи.

Відкриття рахунків

І не варто зайвий раз заморочуватися над банківським рахунком, ви маєте право самостійно вирішувати, відкривати його, чи ні.

Не слід витрачати свій час, щоб покласти гроші на банківський рахунок, не варто сплачувати комісію:

• якщо ви маєте готівку, платіть через касу банку;
• якщо маєте кошти на приватній картці, платіть з неї.

Це нормально: гроші зараховуються законно, і проблем у вас в зв'язку з цим не буде. А трохи часу та грошей зекономите.

Валюта

Якщо ви ФОП і вам доведеться працювати з валютою, там все просто.

Вам потрібно платити податок в момент надходження суми по курсу НБУ.

Не потрібно рахувати курсові різниці, валюту не потрібно зразу продавати: ви робите все тоді, коли хочете. Законодавство в цій сфері вже реформовано, і зараз немає вимоги реалізовувати певну частину валюти при її отриманні.

Пільги та переплати

Не переплачуйте, коли цього можна не робити.

Наприклад, якщо ви є ФОПом і найманим працівником на повну ставку, можете за себе не платити ЄСВ. Якщо держава дає по ньому пільги в певний період часу, вам теж не обов'язково платити ЄСВ. Це передбачено законом.

Сподіваємось ця стаття була для вас корисною і актуальною. І ви будете використовувати її в якості шпаргалки для ФОПа у своїй практиці.

Яна Бараннік

• методист Актив-Софт