BAS Комплексне управління підприємством 2.1 та 2.5: що змінилось в новій редакці

Щоб зрозуміти, чи потрібна вам та чи інша програма в новій версії, потрібно знати, що саме змінилось і які є нововведення в новому релізі. Тому ми пропонуємо огляд конфігурації BAS КУП, в якому детально проаналізували особливості та відмінності двох її редакцій – 2.1 та 2.5. Якщо вас цікавить саме ця програма, інформація допоможе зрозуміти різницю та полегшить вибір програмного забезпечення.

При виборі програмного рішення BAS для успішної автоматизації бізнесу, необхідно зрозуміти, яка конфігурація за своїми функціональними можливостями потрібна саме вашій компанії. В цій статті ми розглянемо конфігурацію BAS КУП, а саме:та основні відмінності редакцій 2.1 та 2.5.

BAS Комплексне управління підприємством (BAS КУП) – ця конфігурація підходить для великих, середніх та малих організацій, яка об’єднує BAS Управління Торгівлею та BAS Бухгалтерія. Вона включає управлінський облік з високим ступенем деталізації витрат, фінансову звітність, комплексне планування та бюджетування; має розширену заробітну плату та виробництво; в ній наявний платіжний календар.

Конфігурація BAS КУП має дві редакції: 2.1 та 2.5.

Прикладне рішення розроблено спеціально для підприємств сфери торгівлі та виробництва та враховує специфіку їх діяльності.

Основні відмінності BAS КУП редакція 2.5

Бюджетування та планування

В розділі додали нові документи:

1. Коригування планових потреб

Документ призначений для зменшення та збільшення планових потреб:

• для товару за яким зменшується потреба, виводиться поточна потреба;
• товар для якого збільшується потреба відображає залишок або потребу за її наявності.

2. План продажів за категоріями

Документ використовується для прогнозування продажів в розрізі товарних категорій. Плановані потреби можуть фіксуватися по конкретному складу або по декількох складах підприємства.

План продажів по товарних категоріях фіксується на певний період із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо.

З програми видалений документ План збирання (розбирання), що формувався на період, в рамках якого планована кількість до збирання (розбирання) деталізувалась до зазначеної періодичності плану: тиждень, декада, місяць, тощо. Функціональні особливості роботи з документом аналогічні для документу План продажів.

Додано робоче місце Управління процесом планування, завдяки якому оформляються і перераховуються плани. Робоче місце доступне для сценаріїв планування, в яких вказане наналаштування Управління процесом планування. У такому сценарії можна описати процес планування за допомогою етапів. Структура планування сценарію по етапах і видах планування буде відображатися в робочому місці.

CRM і маркетинг

В розділі меню розробники додали новий довідник Види подарункових сертифікатів та документ Нарахування та списання бонусних балів.

Довідник Види подарункових сертифікатів призначений для реєстрації видів Подарункових сертифікатів. А документ Нарахування та списання бонусних балів, для нарахування та списання бонусних балів на карту лояльності в рамках бонусної програми лояльності.

Продажі

В розділдодано робоче місце Помічник продажів.

Завдяки його функціональним можливостям:

• виводиться інформація про клієнта (досьє партнера);
• створюються заявки на повернення товарів від клієнта;
• здійснюється швидке заповнення товарів за сегментом номенклатури;
• прогнозується рекомендована кількість продажів клієнту;
• контролюється мінімальна сума замовлення в рамках механізму відхилень від умов продажу.

Для механізму передачі товарів на відповідальне зберігання додано нові документи:

• Замовлення клієнта (не обов'язково);
• Передача товарів зберігачу;
• Надходження товарів від зберігача;
• Викуп товарів зберігачем;
• Списання товарів у зберігача.

В редакції BAS КУП 2.5 додана окрема група Торгові представники, в якій є форма Умови обслуговування клієнтів торговими представниками для зберігання умов та масової їх обробки. Наприклад, за необхідності закріпити за клієнтами нового торгового представника.

Додані нові можливості в рамках робочого місця Ціни (прайс-лист), а саме:

• візуальне порівняння поточних цін з тими, що діють на задану дату;
• сортування списку за заданими полями номенклатури та характеристиками;
• різні варіанти зміни цін;
• внесення коментарів та вибір варіанту дії з документом Встановлення цін номенклатури під час його створення за допомогою робочого місця Ціни (прайс-лист).

Купівлі

Врозділі менювідбулося вдосконалення документу Договір з постачальником.

Реалізовано можливість оформлення купівель за схемою невідфактурованих поставок товарів, що виконується в рамках договору.

Функціонал дозволяє розділяти у часі подію надходження товарів у фінансовому обліку та перехід юридичного права власності на ці товари.

У договорі визначається схема оформлення купівель з придбання та надходження товарів (Оформлення купівлі на закладці Розрахунки і оформлення) двома документами.

Підтримується відображення наступних господарських операцій:

• прийом товарів на відповідальне зберігання;
• повернення товарів з відповідального зберігання;
• викуп товарів, що зберігаються на складі;
• викуп товарів, що вибули – проданих, переданих у виробництво, списаних на витрати.

Для цього в розділ додано нові документи:

• накладні до оформлення;
• ВМД до оформлення;
• викуп товарів зі зберігання.

Реалізовано робоче місце Оформлення передач і викупів, яке призначене для оформлення документів передачі товарів між організаціями та викупів товарів зі зберігання за розпорядженнями.

Доставка і склад

В розділі меню Доставка і склад реалізовано можливість приймати або відвантажувати товар, якщо його кількість за накладною перевищує кількість за розпорядженням (замовленням), але знаходиться в межах допустимого відхилення.

В редакції 2.5 реалізований Помічник закриття замовлень, який призначений для усунення розбіжностей між накладною та розпорядженням (замовленням), коригування рядків мірних товарів, коригування цін, скасування невідпрацьованих рядків.

Реалізовано приймання товарів на ордерний склад за рахунок оформлення прибуткових ордерів, що дозволяє здійснювати контроль приймання товарів на склад, переоформлювати накладні відповідно до фактично прийнятих товарів та, за потреби, складати акт про розбіжності.

Виробництво

Розділі меню Виробництво при порівнянні версій програми BAS КУП зазнав багато змін, як в архітектурі, так і в його функціональних можливостях.

Розроблена нова внутрішня архітектура зберігання даних при збереженні загальної концепції автоматизації виробничої діяльності:

• без використання графіку виробництва з диспетчеризацією в ручному режимі, що дозволяє сформувати список потрібних для виконання етапу операцій, розподілити їх на робочі центри, призначити виконавця та оформити виконання із зазначенням витрачених матеріалів, здійснених трудовитрат;
• планування матеріальних ресурсів за рахунок використання ресурсних специфікацій.

Ресурсна специфікація описує поетапний виробничий процес, що завершується матеріальним випуском (або виконанням конкретної роботи).

• планування матеріальних і виробничих ресурсів.

Додана форма Настройка підтримання запасів, призначена для встановлення методів та норматив підтримання залишків номенклатури на матеріальних складах та у цехових коморах.

Для зручності ведення документів з виробництва у версії програми 2.5 реалізовано обробку Документи виробництва (до оформлення).

В обробці відображається список невиконаних розпоряджень, за якими необхідно оформити документи або не завершено процес відвантаження (приймання) за ордерною схемою.

При роботі з обробкою доступні два режими формування: За розпорядженнями і За номенклатурою.

В групі Внутрішньоцеховий облік розділу меню Виробництво у версії програми BAS КУП 2.5 додана форма Розподіл витрат.

Вона призначена для віднесення витрат, накопичених протягом місяця, між партіями виробництва та напрямами діяльності. На робочому місці є можливість розподілу як в автоматичному режимі із застосуванням бази розподілу, так і вручну за вказаними коефіцієнтами.

Розробники передбачили розподіл всіх витрат підприємства за різними видами обліку – управлінському та регламентованому.

Документ за замовчуванням заповнюється на підставі правила розподілу витрат, заданого в довіднику Статті витрат. У формі задається правило розподілу витрат між напрямами діяльності.

З робочого столу розділу Виробництво групи Сервіс прибрано робоче місце Формування замовлень на передачу у виробництво за планами, яке призначене для формування замовлень на передачу у виробництво матеріалів у кількості, зафіксованій планами виробництва. (В редакції 2.5 його необхідно викликати через Функції для технічного спеціаліста).

Додано робоче місце Оформлення виробництва без замовлень, призначене для автоматичного і ручного оформлення виробництва без замовлення і розподілу зворотних відходів.

Кадри

В розділі меню Кадри додано два документи.

Документ Відрядження – для реєстрації періодів перебування співробітника у відрядженні та реєстрації внутрішньозмінного відрядження.

Для оформлення відрядження кількох співробітників одним наказом можна скористатися документом Відрядження групи.

Документ Відпустка без збереження оплати – для реєстрації відпустки без збереження заробітної плати співробітника та оформлення відповідного наказу.

Зарплата

У розділі меню додані ті ж документи Відрядження,Відпустка без збереження оплати та Затвердження кваліфікаційної надбавки, які додано в розділ меню Кадри. Також виведені в основний розділ документи з нарахування матеріальної допомоги та натуральних доходів.

У розділ додали Регламентовані звіти «FREDO звіт»

Організація, використовуючи FREDO Звіт, повинна зазначити дату початку використання у картці організації.

Казначейство

Для зручності в меню розділа Казначейство розробники вивели окрему групу Настройки та довідники з метою відображення функціонального довідника Відокремлені підрозділи організацій.

А також в групу Планування і контроль грошових коштів виведено довідник Пріоритети оплати, який призначений для визначення черговості оплат заявок на витрачання грошових коштів. Пріоритети оплати встановлюються і для статей руху грошових коштів.

Змінено структуру групи Облік кредитів і депозитів на групу Фінансові інструменти.

В цю групу додане робоче місце Форма списку замовлень до оформлення заявок на оплату, яке призначене для формування та управління заявками за графіками кредитів, позик, депозитів.

Для надходження грошових коштів за договорами кредитів і депозитів використовуються документи Прибутковий касовий ордер і Надходження безготівкових грошових коштів.

Для оформлення операцій зі списання заборгованості, що виникла в процесі оформлення господарських операцій між організаціями підприємства та її клієнтами або постачальниками, у редакції2.5 додано документ Коригування заборгованості за фінансовими інструментами.

Передбачена можливість списання заборгованості з конкретної юридичної (фізичної) особи клієнта або постачальника (контрагента), якщо компанія складається з декількох юридичних (фізичних) осіб.

Документ дозволяє списувати або нараховувати заборгованість на статті доходів чи витрат, а також на статті активів і пасивів. Він дає можливість в парі з документамидля контрагентів Казначейство – Взаємозаліки і списання заборгованості – Списання заборгованостей робити взаємозаліки і переведення заборгованості з фінансових інструментів (кредитів, позик).

Для аналізу оборотів за типами сум у розрізі контрагентів і договорів додано звіт Відомість розрахунків по фінансових інструментах у групу Фінансові інструменти.

Налаштування звіту дозволяють задати відбори і вказати в якій валюті виводити суми:валюти взаєморозрахунків, регламентованої або управлінської.

Для виведення даних платіжного календаря в звіт для подальшої роботи з ним в режимі реального часу розробниками додано звіт Реєстр платежів.

У звіті виводиться інформація за заявками до оплати, підсумками по валютах, організаціях тощо. Перехід до звіту також може виконуватися з форми платіжного календаря (кнопка Реєстр платежів).

В новій редакції додано нові можливості платіжного календаря:

• облік платежів за графіками замовлень з частковим виконанням;
• визначення сум платежів з урахуванням розподілу оплати між різними банківськими рахунками, касами і днями оплати;
• скасування розподілу заявки;
• груповий розподіл заявок на витрачання грошових коштів.

У прикладному рішенні реалізовано спрощене планування і контроль грошових коштів, а також перегляд планових надходжень і витрат за рахунок використання робочого місця Журнал платежів.

При роботі з журналом платежів виключається використання Заявок на витрачання грошових коштів.

Доступні різні варіанти роботи зі списком платіжних документів (окремі журнали для кожного виду документу або загальний журнал платежів).

Доступність робочого місця визначається функціональною опцією НДІ і адміністрування – Настройка НДІ і розділів – Казначейство і взаєморозрахунки – Журнали платіжних документів – Загальний журнал платежів.

Використання журналу платежів дозволяє здійснювати централізовану роботу з платіжними документами:

• аналіз списку оформлених платежів;
• оформлення нового платежу;
• реєстрація платіжного доручення в банківській виписці;
• вивантаження та завантаження платежів.

Авансовий звіт

У прикладному рішенні реалізований функціонал, що дозволяє враховувати грошові кошти, які були видані підзвітним особам.

Видачу грошових коштів підзвітним особам можна оформлювати лише за затвердженими до оплати заявками на витрачання. При цьому сума ліміту витрачань грошових коштів встановлюється документом Ліміти витрачання грошових коштів.

Функціонал редакції 2.5 додано у Звіти по казначейству – Підзвітні особи.

Для аналізу роботи з підзвітними особами додані два звіти.

Відомість по грошових документах – для аналізу рухів грошових документів. Звіт містить інформацію про купівлі грошових документів та їх передачу підзвітним особам. Звіт будується у валюті управлінського, регламентованого обліку та валюті грошового документа.

Відомість по грошових коштаху підзвітних осіб – для аналізу розрахунків з підзвітними особами. Звіт відображає інформацію з наявності авансів у підзвітних осіб або заборгованості організації перед підзвітними особами на початок і кінець звітного періоду, а також містить інформацію з виданих авансів та їх використання підзвітними особами.

Звіт формується з деталізацією щодо підзвітної особи, організації, підрозділу та валюти.

У версії редакції 2.5 програми розробники запровадили нову архітектуру взаєморозрахунків (режим взаєморозрахунків «Онлайн»).

Наразі підтримується два режими ведення взаєморозрахунків:

• Офлайн – завдяки якому розподіл розрахунків по документах і датах платежу виконується фоновим завданням за розкладом або при формуванні звітів, проводок, податкових документів;
• Онлайн – де розподіл взаєморозрахунків по розрахункових документах здійснюється відразу в транзакції проведення документів.

Режим ведення розрахунків налаштовується в розділі меню НДІ і адміністрування – групи Настройка НДІ і розділів – Казначейство та взаєморозрахунки – Взаєморозрахунки – Онлайн.

Для переходу на нову архітектуру розрахунків необхідне дотримання наступних умов:

1. Відсутність розгорнутих залишків по взаєморозрахунках з партнерами. В рамках однієї аналітики обліку за розрахунками з партнерами одночасно не повинно бути залишків з передоплати і боргу.
2. Невиконані завдання з розрахунків з партнерами.

Підсистема взаєморозрахунків здійснює оцінку стану та аналіз взаємних зобов'язань між підприємством і його контрагентами.

Функціонал рішення дозволяє автоматизувати наступні задачі:

• облік фактичної і запланованої заборгованості;
• облік взаєморозрахунків з деталізацією до договору, замовлення, розрахункового документа;
• використання різних валют при проведенні взаєморозрахунків;
• проведення взаємозаліків та списання заборгованості;
• формування та погодження актів звірки;
• аналіз стану розрахунків, виявлення простроченої заборгованості.

Фінансовий результат і контролінг

Порівнюючи можливості меню розділу Фінансовий результат і контролінг, необхідно виділити достатньо багато змін, реалізованих в редакції ВАS КУП 2.5.

Додана можливість здійснювати налаштування та виведено довідники з фінансового результату. Завдяки яким передбачено роздільне формування фінансового результату підприємства за допомогою віднесення доходів, витрат, грошових коштів і необоротних активів на напрями діяльності.

Використання напрямів діяльності визначається функціональною опцією НДІ і адміністрування – Настройка НДІ і розділів – Фінансовий результат і контролінг – Фінансовий результат – Фінансовий результат за напрямами діяльності.

Для цього реалізовано розподіл доходів і витрат між напрямами діяльності.

Способи розподілу доходів за напрямами діяльності задаються в списку Фінансовий результат і контролінг – Див. також – Способи розподілу доходів за напрямами діяльності. Розподіл може виконуватися пропорційно доходам, витратам, валовому прибутку або встановленим вручну коефіцієнтам.

Правила розподілу витрат періоду за напрямами діяльності задаються в списку Правила розподілу і показники. Правило розподілу вказується для Статті витрат, якій задано варіант розподілу на фінансовий результат.

Розподіл може виконуватися пропорційно виторгу від продажів, собівартості продажів, валовому прибутку або прямим виробничим витратам.

В редакції 2.5 реалізовано нову версію партіонного обліку, яка побудована на зміненій структурі даних і забезпечує підтримку схеми нового виробництва.

Використання умов нової версії можливе до встановлення певної дати (дати початку місяця).

Призначення використання партіонного обліку:

• облік собівартості товарів в розрізі документів надходження (що формують облікову партію);
• розрахунок собівартості за методом ФІФО.

Партіонний облік побудований на використанні регістра Собівартість товарів.

Облік партій запасів для цілей ПДВ ведеться з використанням регістру Деталізація партій товарів для ПДВ, який не є частиною партіонного обліку.

Реалізовано сценарій паралельного обліку витрат і розрахунку собівартості у валюті управлінського обліку в розрізі підприємства і організацій, що входять до його складу.

Для автоматичного пакетного формування передач товарів між організаціями та викупів товарів з відповідального зберігання додано Помічник формування передач і викупів товарів. Обробка дозволяє формувати документи по днях або по місяцях, для покриття потреб раніше проданих товарів, за схемою міжфірмових продажів або схемою приймання на відповідальне зберігання.

Помічник викликається з наступних місць з розділу: Фінансовий результат і контролінг – Сервіс – Помічник формування передач і викупів.

Також у розділ меню додано групу Рух товарів між організаціями, яка містить нові робочі місця.

1. Робоче місце Документи між організаціями призначене для відображення списку документів руху товарів між організаціями:

• повернення товарів;
• звіт з комісії;
• звіт з комісії про списання;
• передача товарів.

2. Робоче місце Оформлення передач і викупів призначене для оформлення документів передачі товарів між організаціями та викупів товарів зі зберігання за розпорядженнями.
3. Робоче місце Оформлення звітів по комісії призначене для оформлення звітів з комісії між організаціями та звітів з комісії між організаціями про списання за розпорядженнями.

Додано групу Облік доходів і витрат, в якій запроваджено робоче місце Введення показників для розподілу витрат де задаються правила розподілу витрат, що використовуються в статтях витрат з розподілом на виробничі витрати.

Регламентований облік

В розділі меню у групі Бухгалтерський та податковий облік доданий документ Акт інвентаризації розрахунків. Документ використовується для проведення інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками, банками за кредитами і позиками, співробітниками, бюджетом, іншими дебіторами і кредиторами. На підставі документу створюється друкована форма.

У групі Облік ПДВ видалено документ Реєстрація вартості придбання ОЗ, що пропорційно обкладаються ПДВ. Це ускладнює визначення у програмі сум вхідного ПДВ при придбанні, будівництві, монтажі необоротних активів, що використовуються в оподатковуваних і неоподатковуваних ПДВ операціях.

Зверніть увагу, що вилучено звіт Відомість амортизації НМА із групи Звіти, який дозволяв провести аналіз даних за залишковою вартістю наявних у підприємства нематеріальних активів.

Але додано звіт Звірка даних оперативного та регламентованого обліку, що використовується для виявлення відхилень залишків та оборотів оперативного обліку від регламентованого бухгалтерського обліку за звітний період.

Можлива розшифровка показників з деталізацією до документа, яка показує документ, що викликав розбіжності.

НДІ і адміністрування

В архітектуру розділ меню внесли декілька змін.

Розділ доповнено панеллю Початкове заповнення,якавикористовується під час початку роботи з програмою. За допомогою відповідного помічника здійснюються необхідні початкові налаштування конфігурації та введення в інформаційну базу довідкових даних. Крім того, здійснюється введення в систему початкових даних організацій про залишки товарів, грошових коштів, розрахунків тощо.

За допомогою робочого місця Завантаження даних з файлу, здійснюється завантаження даних з табличних документів (файли Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, OpenOffice Calc тощо) в довідники програм.

Ця група також містить документ Коригування регістрів, який призначений для ручного коригування записів регістрів накопичення і регістрів відомостей. Документ є службовим документом і доступний для заповнення тільки користувачеві, який володіє певними правами (адміністратора системи).

В розділ меню НДІ і адміністрування у групі Настройка інтеграції додано налаштування Обмін с сайтом, яке дозволяє виконувати обмін даними (вивантажувати номенклатуру та обмінюватися замовленнями клієнтів) з сайтами (інтернет-магазинами).

Для роботи з обміном з сайтами користувачу має бути призначена роль Повні права.

У групі Сервіс додана можливість здійснювати перехід в хмарний сервіс за допомогою кнопки Перехід в сервіс. Тобто реалізували можливість почати працювати з КУП 2 в сервісі відразу, без втрати своїх даних.

Перехід в сервіс простий і не вимагає спеціальних знань.

Теперь ви точно знаєте, чим відрізняються версії та що саме змінилося в програмі. Сподіваємось, ця інформація була корисною.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.