Покупка валюты в программе BAS Бухгалтерія

Покупка валюты требуется при наличии внешнеэкономических сделок для оплаты нерезидентам за товары, работы и услуги. Это достаточно ответственные и громоздкие учетные операции, но, если вы являетесь пользователем BAS Бухгалтерія, они не займут много времени. Главное – выполнить все процедуры в определенной последовательности, а пошаговая инструкция описана в данной статье.

Подготовительный этап

До начала работы следует проверить справочник валют, чтобы убедиться в его актуальности именно в те дни, когда необходимо отразить валютные операции.

Этот справочник можно заполнить как собственноручно, так и загрузить его автоматически по данным НБУ.

И только после этого переходите напрямую к покупке валюты. Общая схема учетных действий будет такой:

Для большей наглядности покажем, как отражаются сделки по покупке валюты на условном примере:

• 31.07.2022 г. оформлена заявка на приобретение 7000 евро, курс НБУ составляет 37,301 грн. за 1 евро. Коммерческий курс – 40,500 грн. за 1 евро;
• согласно договору на банковское обслуживание комиссия равняется 0,05%;
• 01.08.2022 г. совершена покупка 7000 евро.

Оформление Заявки на покупку валюты

Документов по операции покупки валюты будет оформлено много, поэтому лучше начинать с заполнения «Заявки на куплю/продажу валюты» с видом сделки «Покупка». Это позволит оформить на ее основании все необходимые документы, привязать их к определенной заявке и затем пересмотреть в так называемом «режиме дерева» все операции, принимавшие участие в процессе покупки валюты.

Заметим, что «Заявку на покупку валюты» можно заполнить заранее. В нашем примере заявку ее сделали накануне сделки по покупке валюты.

При заполнении документа следует обратить внимание на следующее:

1. «Счет гривневый» – это счет, с которого будут списаны средства в национальной валюте для совершения сделки.
2. «Вид операции» – «Покупка валюты».
3. «Курс НБУ» заполняется автоматически из справочника.
4. «Максимальный курс» – курс, по которому предприятие покупает валюту в уполномоченном банке. Это коммерческий курс продажи.
5. «Сотрудник» – лицо, уполномоченное на совершение сделки. Этот реквизит является обязательным, когда заявка оформляется и предоставляется в банк в печатном варианте. Для системы «Клиент-банк» она не актуальна, но ее заполнять нужно.
6. «Гривневое покрытие» – сумма гривневых денежных средств, которую необходимо перечислить в банк. Она обычно немного превышает необходимую сумму, чтобы средств точно хватило для совершения операции в случае изменения курса на момент приобретения валюты.
7. Комиссионные (%) заполняются в процентах. Размер комиссионного вознаграждения определяется каждым банком в отдельности. В выписках иногда указывается не процент, а конкретная сумма вознаграждения, но в программе BAS Бухгалтерія устанавливается именно % для дальнейших корректных расчетов. Проценты комиссионного вознаграждения, взимаемые банком для различных операций, можно пересмотреть в Договоре на банковское обслуживание, а можно определить самостоятельно.
8. Поскольку сумма гривневого покрытия чаще всего не совпадает с фактической, необходимой для приобретения валюты, возникает необходимость возврата неиспользованной суммы. Для этого в поле «Счет возврата» указывают гривневый счет, на который возвращаются средства, ранее списанные банком и не израсходованные на покупку валюты.

После заполнения всех реквизитов документ следует записать и провести.

Печатная форма может быть сформирована с помощью кнопки «Заявка на покупку/продажу валюты».

Документ «Заявка на покупку/продажу валюты» не формирует бухгалтерские проводки. Он является основанием для оформления последующих операций, а также может быть отправлен в банк посредством встроенной электронной почты.

Для этого можно сохранить заявку в разных форматах. Нужно только, чтобы программа BAS Бухгалтерія была интегрирована с программой Клиент-банк.

Списание средств с банковского счета

Следующим шагом в цепочке операций покупки валюты является списание с банковского счета.

Этот документ можно создать на основании заявки или как самостоятельный. В случае оформления на основании заявки все данные заполняются автоматически, а в случае самостоятельного документа нужно все поля заполнить собственноручно.

В поле «Сумма» указывается сумма гривневого покрытия плюс комиссия. После проведения документа можно посмотреть бухгалтерские проводки.

Проводки покупки валюты

После списания с банковского счета гривневых средств для приобретения валюты переходят к ее покупке. Для этого предусмотрен документ «Покупка/продажа валюты» с соответствующим видом сделки, который можно создать на основании заявки или как самостоятельный документ.

Обратите внимание, что кнопка Создать на основании используется не только в открытой заявке. Она есть также и в реестре документов.

Суммы денежных средств, указанные в документе «Покупка/продажа валюты», формируются аналогично списанию с банковского счета. Отдельно указана сумма, необходимая для покупки валюты, комиссия и общая сумма списания в результате данной сделки.

Необходимо также проконтролировать правильность заполнения закладок, поскольку приведенные в них счета влияют на формирование бухгалтерских проводок по курсовым разницам.

При автоматическом заполнении документа используется информация, внесенная в реестр сведений «Счета учета (другие)».

При необходимости сведения данного реестра можно скорректировать собственноручно. Все суммы в документах «Списание с банковского счета» и «Покупка/продажа валюты» можно изменять для согласования с фактической банковской выпиской.

После проведения документа легко проанализировать сложившиеся проводки.

При условии нашего примера сформированы проводки:

Если последовательность действий не нарушена, проведений будет три. Когда же их четыре, нужно дополнительно проанализировать, почему именно так произошло.

Зачисление приобретенных средств

Завершающим этапом процесса покупки валюты является зачисление валютных средств на банковский счет. Отображение этой операции можно сделать либо самостоятельным документом, который находится в разделе «Банк и касса», либо создать на основании документа «Покупка/продажа валюты». Конечно, заполнять на основании гораздо легче и безопаснее – меньше ошибок.

При оформлении данной операции самостоятельным документом следует создать документ в разделе «Банк и касса» – «Банковская выписка» – «Поступления».

При формировании такого документа как самостоятельного необходимо будет внести следующие данные: счет 312 «Текущие счета в иностранной валюте» и 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте», сумму валюты и другие необходимые реквизиты.

После проведения документа будут сформированы бухгалтерские проводки.

После зачисления валюты по договору с банком может остаться неиспользованная сумма, которую банк обязан вернуть на расчетный счет компании. Такой возврат отражается документом «Поступления на банковский счет» с видом операции «Другие поступления». Операция производится в национальной валюте.

Анализ данных

Сказать, что все операции покупки валюты отображены правильно, можно только тогда, когда произведен пересмотр оборотно-сальдовой ведомости по выбранным счетам за определенную дату.

Контрольные цифры при этом – нулевые остатки на счетах 333 и 334 на дату окончания операции покупки валюты.

По данным нашего условного примера, можно увидеть, что остатков на счетах денежных средств в пути в национальной и иностранной валюте нет, а на валютный счет поступило 7000 евро.

В завершение всех действий следует вернуться к первому документу, который был оформлен – «Заявка на покупку/продажу валюты». И еще раз посмотреть, какие документы были оформлены. Это можно сделать как в открытом документе, так и в реестре.

Будет видно, что на основании заявки сформировано два документа: «Списание с банковского счета» и «Покупка/продажа валюты», а уже на основании последнего оформлен документ «Поступление на банковский счет».

Последовательность действий именно такая, как было описано. Даже в случае если все операции выполняются в один день. Программа чувствительна не только к дате документа, но и ко времени его введения.

Вывод

Отражение покупки валюты не сложнее других бухгалтерских операций. Оно нуждается только во внимательности и соблюдении установленной последовательности действий. И, конечно, в таком помощнике как BAS Бухгалтерія.