Півставки та чверть ставки в BAS Бухгалтерія КОРП: повний алгоритм дій

Працівники на неповний робочий час — звична практика для бізнесу. Півставки, чверть ставки, гнучкий графік — усе це потрібно коректно відобразити в обліковій системі.

У BAS Бухгалтерія КОРП необхідно коректно задати режим зайнятості для таких співробітників. Це впливає на правильність обчислення оплати праці, індексації, відпускних виплат і заповнення табеля використання робочого часу. Помилки в налаштуваннях призводять до хибних сум у нарахуваннях та викривлення даних у звітних формах.

У цій статті розглянемо, які налаштування потрібно перевірити та як крок за кроком організувати облік неповного робочого часу, щоб розрахунки були точними, а документи — сформовані без зауважень.

З чого почати

Насамперед потрібно «увімкнути» в програмі можливість роботи з неповною ставкою. Йдемо в розділ «Головне» — «Настройки» — «Кадри» і ставимо позначку навпроти «Використовується робота з неповною ставкою». 

Тепер найважливіше: щоб у табелі з'являлася позначка «РС» замість звичайної «Р». Для цього потрібен окремий вид нарахування.

У програмі вже є стандартний вид «Оплата по окладу (по годинах)», але його краще не чіпати — він використовується для інших графіків. Натомість створюємо його копію. Заходимо в «Зарплата» — «Настройки та довідники» — «Нарахування».

Знаходимо потрібний вид і копіюємо його. Можна назвати, наприклад, «Оплата за окладом (по годинах) — Робота скорочена». 

Відкриваємо цей новостворений вид, переходимо на вкладку «Облік часу» і в полі «Вид часу» вибираємо «Робота в режимі неповного робочого часу». Ось і все — тепер табель заповнюватиметься правильно.

Налаштовуємо графіки роботи

Для правильного розрахунку потрібно створити два графіки: 

• один допоміжний (норму часу);
• окремо графік для кожного типу неповного часу (½ ставки, ¼ ставки і т.п.).

Заходимо в «Зарплата» — «Настройки та довідники» — «Графіки роботи співробітників» і створюємо нові графіки. 

Першим створимо графік норми часу — «Графік норми (п’ятиденка)».

Натискаємо «Змінити властивості графіка» і налаштовуємо:

• вибираємо п'ятиденний робочий тиждень;
• залишаємо позначку «Враховувати святкові дні»;
• обов'язково знімаємо позначку «Скорочений час в передсвяткові дні»;
• активуємо «Неповний робочий час» та вибираємо «Неповний робочий день».

У розділі «Види часу» встановлюємо позначку «Робота в режимі неповного робочого часу». Далі в розкладі роботи вказуємо по 8 годин з понеділка по п'ятницю в колонці «Роботі в режимі неповного робочого часу». Тривалість робочого тижня становить 40 годин.

Тепер для кожної ставки, яка використовується у компанії, створюємо окремий графік. Тобто, якщо є робітники, які працюють на півставки, створюємо графік «0,5 ставки». Є працівники на чверть ставки — створюємо «0,25 ставки». І так далі.

Створюємо новий графік, даємо йому зрозумілу назву і знову відкриваємо властивості. 

Налаштування схожі на графік норми часу: 

• п'ятиденка;
• святкові дні враховуємо;
• передсвяткові не скорочуємо; 
• неповний робочий день активуємо.

А ось тепер відмінності:

1. Ставимо позначку «Рахувати норму за іншим графіком» і вибираємо наш графік норми часу.
2. У розкладі вказуємо відповідні години роботи: для чверті ставки — 2 години на день, для півставки — 4 години і т.п.

В нашому прикладі тривалість робочого тижня становить 20 годин. Зберігаємо графік і за потреби створюємо інші — для всіх ставок, які використовуються в компанії.

Заповнюємо штатний розклад

Коли графіки готові, можна формувати штатний розклад. Створюємо документ «Зміна штатного розкладу», додаємо позицію і заповнюємо:

• вибираємо посаду;
• у графіку роботи вказуємо потрібну ставку (наприклад, «Неповний робочий день 1/2»);
• в оплаті праці обираємо наш створений вид нарахування для неповного часу.

І ось тут головне — розмір окладу завжди вказуємо для повної ставки! Наприклад, якщо працівник на півставки, а оклад для повної ставки 15 000 гривень, то в штатному розкладі так і пишемо — 15 000. Програма сама зробить розрахунок і працівник отримає 7 500. 

Приймаємо працівника на роботу

Тут все просто. Створюємо документ «Прийом на роботу», вибираємо працівника та посаду. Всі налаштування автоматично підтягнуться зі штатного розкладу. Залишається тільки вказати кількість ставок: 0,25; 0,5; 0,75 або іншу. Проводимо документ і працівник зарахований.

Нарахування зарплати

Коли все налаштовано правильно, табель обліку робочого часу заповнюється автоматично. У ньому з'являється позначка «РС» (код 02), і це означає роботу в режимі неповного робочого часу. Також відображається фактична кількість відпрацьованих годин.

При нарахуванні заробітної плати нічого додатково робити не потрібно. Програма сама розраховує все пропорційно: і основну зарплату, і індексацію, і інші виплати. Головне, щоб на попередніх етапах все було налаштовано правильно.

Якщо ваше підприємство застосовує індексацію зарплати, для працівників з неповним робочим часом вона працює пропорційно. Налаштовується через документ «Зміна базових періодів індексації»: вказуємо базовий місяць і працівника або посаду.

Програма сама все порахує. Наприклад, якщо індексація для повної ставки 133,23 гривні, то працівник на півставки отримає 66,62 гривні, а на чверть ставки — 33,31. 

Облік неповного робочого часу вимагає уважності саме на етапі налаштувань. Якщо правильно створені види нарахувань, графіки роботи та заповнений штатний розклад, подальші розрахунки відбуваються автоматично та без ручних коригувань.

Такий підхід дозволяє уникнути помилок у табелі, нарахуваннях і звітності, а також зменшує ризик перерахунків у майбутньому. Головне — один раз коректно вибудувати логіку роботи системи.

BAS Бухгалтерія КОРП підтримує гнучкі сценарії роботи з персоналом, зокрема облік неповного робочого часу, різні графіки та автоматичні пропорційні розрахунки.

Детальніше про можливості програми читайте на сторінці продукту.

Переглянути можливості BAS Бухгалтерія КОРП

Вікторія Пелешко

• Аналітик з практичним досвідом у сфері бухгалтерського обліку, зокрема у веденні обліку ФОП та роботі на підприємствах аграрного сектору. Наразі поглиблює свою експертизу за спеціальністю «Облік і оподаткування». Впевнено орієнтується у вимогах сучасного обліку.