Первинні документи для податкового обліку, помилки в документах та їх втрата: як уникнути штрафів і донарахувань?

Для цілей оподаткування платники податків (юридичні особи, фізичні особи-підприємці та самозайняті особи) зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та податкових зобов’язань на підставі:

• первинних документів;
• регістрів бухгалтерського обліку;
• фінансової звітності;
• інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (пункт 44.1 статті 44 ПКУ).

Тобто платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити (частина друга ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», та п. 2.3 Положення від 24.05.1995р. № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка; ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Обовʼязкові первинні документи для юридичних осіб

1. Первинні документи, що підтверджують доходи та витрати, а також інші господарські операції в бухгалтерському обліку:

• рахунки;
• акти;
• видаткові накладні;
• податкові накладні;
• вимоги-накладні;
• звіти виробництва;
• відомості;
• внутрішньо-розробленні та узгоджені документи (акти), бухгалтерські довідки та інш.).

2. Регістри бухгалтерського обліку.

3. Дані фінансової звітності:

• Баланс (Звіт про фінансовий стан) (форма № 1) і Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) (форма № 2);
• Фінансова звітність малого підприємства (форми № 1-м, № 2-м);
• Фінансова звітність мікропідприємства (форми № 1-мс, № 2-мс).

Обовʼязкові первинні документи для ФОП

1. Первинні документи, які підтверджують доходи та витрати, а також інші операції в господарській діяльності:

• рахунки;
• акти;
• видаткові накладні;
• податкові накладні;
• вимоги-накладні;
• звіти виробництва;
• відомості;
• внутрішньо-розробленні та узгоджені документи (акти);
• бухгалтерські довідки та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (пункт 44.1 статті 44 ПКУ). Тобто, ніяких специфічних, виключно «ФОП-івських документів» немає.

2. Фіскальний чек та Z-звіт РРО/ПРРО або товарний чек, який видається покупцю товару замість чека РРО.

3. Форма ведення обліку товарних запасів, що не регламентована чинним законодавством.

4. Зведені облікові регістри:

• Книга обліку доходів (єдиноподатники 1, 2, 3 групи, неплатники ПДВ);
• Книга обліку доходів і витрат (єдиноподатники 3 групи, платники ПДВ);
• Книга обліку доходів і витрат (загальносистемники – у них вона своя).

Право на відображення доходів та витрат з'являється тільки за наявності зв'язку з господарською діяльністю. Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було чи було здійснено операцію, не пов'язану з господарською діяльністю, первинні документи не можуть вважатися документами для цілей ведення податкового обліку, навіть за наявності всіх обов'язкових реквізитів, що передбачені чинним законодавством.

Як показує судова практика, у спорах з податковими органами щодо реальності господарських операцій одним з головних аргументів платника податків є наявність у нього первинних документів з вірно заповненими реквізитами, які підтверджують факт здійснення цих господарських операцій.

Тому податковим органам потрібно завжди надавати підтверджуючі документи зв'язку з господарською діяльністю. Ними вважаються ціла група документів, зміст та форма яких не регламентована у контексті прямих норм, наприклад вимоги розд. IV та V Податкового Кодексу України.

Зверніть увагу, що з 2015 року до витрат підприємства можна брати майже всі реальні витрати підприємства, за які перераховуються кошти. Головне – наявність первинних документів від постачальника з вірно заповненими обов'язковими реквізитами. А до податкового кредиту з ПДВ беруться тільки документи, пов'язані з господарською діяльністю.

Тобто, якщо ці витрати персоналізовані і немає документіва, що підтверджують зв'язок з господарською діяльністю, податковими органами буде донарахований ПДФО та воєнний збір.

Підтверджуючі документи повинні бути оформлені для всіх господарських операцій, в тому числі для наступних витрат: транспортні, на відрядження, рекламні, маркетингові, авторські, юридичні, консультаційних та інші.

Приклад 1

Для включення витрат на відрядження, пов'язаних з господарською діяльністю, первинними документами вважаються:

• транспортні квитки та багажні квитанції, у т. ч. числі електронні квитки;
• документи, отримані від осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
• документи – виписки та відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Підтверджуючими документами вважаються:

• запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця – сторони, що відряджає;
• укладений договір чи контракт та інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах чи інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Якщо вищезазначені документи були представлені податковим органам для підтвердження господарської операції, у податкових агентів не утворюється податкове зобов'язання з ПДФО та воєнного збору.

Приклад 2

Для включення витрат на рекламні маркетингові послуги для рекламної конференції первинними документами вважаються:

• документи про сплату Виконавцям – платіжне доручення, банківські виписки;
• акти виконанних робіт, рахунки на сплату отримані від Виконавців, які надають послуги з проведення конференції;
• податкові накладні.

Підтверджуючими документами вважаються:

• программа проведення конференції;
• відеозапис проведення конференції, фотофіксація ключових моментів;
• договір з Виконавцями та акти передачі авторських прав зі спікерами;
• інші документи, що засвідчують проведення конференції.

Платники податків чи податкові агенти повинні забезпечувати зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, а також будь-яких документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання.

Незабезпечення та ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. За ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.

Нагадаємо, що ПКУ передбачає правила відновлення втрачених, пошкоджених та знищених первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено п. 44.5 ПКУ:

• платник податків зобов'язаний письмово повідомити ДПСУ за місцем обліку про втрату документів протягом 5 днів від дати такої події;
• необхідно до повідомлення додати документи, що підтверджують настання події, внаслідок якої відбулася втрата, пошкодження чи дострокове знищення первинних документів;
• для відновлення документів платнику податків відведено 90 календарних днів з дня, наступного за днем повідомлення про це податківців.

Водночас, обов'язково треба врахувати п 6.10 Положення № 88, який регламентує процедуру оформлення втрати документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності:

• керівник письмово повідомляє про це правоохоронні органи;
• наказом призначається комісія для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення;
• результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи;
• копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, які реалізують державну податкову політику та політику з адміністрування.

Виконати озвучені правила в умовах воєнного часу вдається далеко не завжди. Тому був прийнятийЗакон України від 01.04.22р. №2173 «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо адміністрування окремих податків у період воєнного, надзвичайного стану» п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ.

Перехідні положення ПКУ було доповненопп. 69.28, де прописані спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності платника податків або податкового агента у разі втрати та неможливості вивезення ним первинних документів через бойові дії і окупацію. Згідно з ними платник податків чи податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером.

В повідомленні зазначаються обставини, що призвели до втрати або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік документів. За можливості – із зазначенням реквізитів.

Після подання такого повідомлення до контролюючого органу запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Ці спеціальні норми поширюються на тих платників, які провадять діяльність на:

• територіях, де ведуться або велися бойові дії;
• територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями рф.

Дані та показники податкової звітності платника податків чи податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені в повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.

Процедура подання повідомлення не деталізована у пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, тому платники податків можуть надіслати повідомлення через електронний кабінет у меню «Листування з ДПС».

Обов'язок доведення відсутності підстав для застосування положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ покладено на ДПСУ.

У разі відмови у застосуванні зазначених вище спецнорм ДПСУ не пізніше від одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків (податкового агента) видає вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови. Таке рішення може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку.

До винесення остаточного рішення по справі ДПСУ не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати будь-які перевірки щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у повідомленні.

Лише успішно прийняте ДПСУ повідомлення є підставою для збереження витрат; від'ємного значення об'єкта оподаткування податком на прибуток; податкового кредиту з ПДВ; суми від'ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів, навіть без наявності первинних документів, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку й нарахування податку.

Неістотні помилки в первинних документах

Як ми обговорювали вище, підтверджуючі первинні документи є підставою для бухгалтерського та податкового обліку господарських операцій. При цьому, якщо в первинному документі є помилка, треба визначити її істотність та можливість відображати в обліку.

У Законі про бух облік ще з 01.01.2018 діє норма, яка передбачає неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію та не є підставою для невизнання господарської операції.

Такі недоліки не мають перешкоджати можливості ідентифікувати сторони господарської операції, дату складання документа, назву підприємства, зміст та обсяг господарської операції тощо (ст. 9 Закону про бухоблік).

Тобто, якщо первинний документ має неточність у посаді або прізвищі особи, відповідальної за здійснення операції, що не заважає ідентифікувати особу, або у документі відсутня печатка (додатковий реквізит), це не є підставою для невизнання первинного документу (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Всі первинні документи складаються українською мовою. Первинні документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську.

Зверніть увагу, що з 09 березня 2023 року заборонили можливість поряд з українською мовою застосовувати іншу мову у порядку, визначеномуЗаконом «Про засади державної мовної політики», якою могла бути зокрема російська (оновлений п. 1.4 Положення № 88).