А ви провели інвентаризацію без помилок?

Проведення інвентаризації – це завжди стрес: як для тих, хто її проводить, так і для тих, кого перевіряють. Недарма кажуть, що «не помиляється той, хто взагалі не працює». А ми працюємо, як бджілки, і іноді помилки трапляються.

І тут постають такі питання:

1. Чи можна не проводити інвентаризацію, і так уникнути стресу?
2. Що буде, якщо інвентаризація проведена з порушенням правил?
3. Які помилки чи порушення можуть виникнути при оформленні результатів інвентаризації?
4. Якою буде відповідальність за помилки, допущені при здійсненні інвентаризації.

Розберемо їх детальніше.

Навіщо проводити інвентаризацію?

Таке питання часто виникає у керівництва підприємства, коли бухгалтер нагадує про необхідність її проведення. Аргументи при цьому такі: «в нас немає складів», «в нас працюють перевірені люди, яким ми повністю довіряємо», «в нас всюди відеокамери, тобто все під контролем».

З таких питань випливає висновок: підприємці вважають, що інвентаризація стосується тільки операцій з товарами та іншими матеріальними цінностями. Але це не так.

Обов’язок проведення інвентаризації закріплено в Законі про бухгалтерський облік.

І проводити її потрібно хоча би один раз на рік перед складанням річної фінансової звітності. Стосується вона не тільки матеріальних цінностей, але й розрахунків. До речі, саме про інвентаризацію розрахунків найчастіше забувають.

Отже, підсумуємо те, що ми вже знаємо про інвентаризацію:

Що буде, якщо інвентаризація проведена з порушеннями?

Під час проведення інвентаризації можуть виникнути так звані організаційні порушення, які можуть зіпсувати всю перевірочну роботу. До них відносяться:

• відсутність підстави для проведення інвентаризації;
• неповний склад комісії при проведенні інвентаризації;
• відсутність розписки від матеріально-відповідальної особи (МВО);
• відсутність обмеження доступу сторонніх людей до приміщення, де зберігаються документи;
• порушення вимоги суцільності інвентаризації.

Відсутність підстави проведення інвентаризації

Для проведення інвентаризації потрібно, щоб на підприємстві або в установі було затверджено розпорядчий документ, в якому прописані всі організаційні моменти, а саме: порядок, періодичність, строки проведення інвентаризації, склад інвентаризаційної комісії.

Відсутність такого розпорядчого документу робить перевірку безпідставною, тобто недійсною.

Порушення стосовно складу комісії

Якщо з об’єктивних або не об’єктивних причин при проведенні інвентаризації присутні не всі члени комісії або вона здійснюється без присутності матеріально-відповідальної особи (МВО), результати такої інвентаризації визнаються недійсними.

Звісно, всі люди можуть захворіти, піти у відпустку або поїхати у відрядження, але ця норма повинна бути виконана. Алгоритм дій у цих випадках наведено в Положенні 879.

Відсутність розписки від матеріально-відповідальної особи

Немає сенсу здійснювати інвентаризацію, якщо не отримано від МВО розписку про те, що всі прибуткові і видаткові документи надані в бухгалтерію.

Інакше при виявленні нестачі буде неможливо пред’явити претензії матеріально-відповідальній особі.

Обмеження доступу до приміщень, де зберігаються документи

Інвентаризація на підприємстві – процес не швидкий. Зазвичай, він займає не один день. Тому потрібно забезпечити такі умови, щоб на період її проведення в приміщенні не було сторонніх людей.

Під час перерв та у післяробочій час приміщення повинні бути опечатані, щоб ніхто не мав можливості внести зміни та викривити результати інвентаризації. Якщо обмеження доступу сторонніх людей не забезпечено, мета інвентаризації не може бути досягнута і, відповідно, її результати можуть бути визнані недійсними.

Що інвентаризуємо?

Перед складанням фінансової звітності потрібно бути впевненими у достовірності інформації не тільки про майно підприємства, а також і про стан взаєморозрахунків. І, якщо з інвентаризацією майна все зрозуміло, то про дебіторську і кредиторську заборгованість часто забувають. Що вже тут казати про резерви?

Всі ці об’єкти обліку потребують перерахунку. Результати перевірки заборгованості оформляються актами звіряння, резервів – бухгалтерськими довідками-розрахунками. Тільки після виконання цих операцій, а також інвентаризації майна, можна сказати, що інвентаризація була суцільною.

Помилки та порушення при оформленні результатів інвентаризації

Все перерахували, нічого не забули, ніяких організаційних правил не порушили. Тож, можна заспокоїтися. Але ж ні: процес інвентаризації це не закінчено. Тепер потрібно правильно оформити її результати. І на цьому етапі також виникає багато помилок.

Несвоєчасне відображення результатів

Пам’ятаємо: в якому періоді закінчили інвентаризацію, в тому і потрібно відобразити її результати.

Обов’язкову річну інвентаризацію слід закінчити до 31 грудня, щоб результати попали в річний звіт.

Складання інвентаризаційного опису в одному примірнику

Їх повинно бути, принаймні, два. Якщо у підприємства є майно на відповідальному зберіганні, слід складати окремі описи на окремі об’єкти, щоб можна було один примірник надати власнику майна.

Некоректні виправлення в самих інвентаризаційних документах

В таких випадках виправлення здійснюється за правилами бухобліку. І кожен член комісії повинен поставити свій підпис під таким виправленням. Інакше не можна.

Наявність пустих рядків та відсутність підсумків на кожній сторінці опису

Тобто, потрібно рахувати не загальну суму по опису, а пыдраховувати кожну сторінку окремо. Пусті рядки – прокреслити. Таким чином уникають можливості внести додаткові записи після оформлення опису.

Відсутність підпису МВО в кінці інвентаризаційного опису

Матеріально-відповідальна особо повинна своїм підписом підтвердити, що:

• всі дії здійснені у її присутності;
• вона не має претензій до комісії;
• прийняла на зберігання майно, що зазначене в описі.

І, якщо з першим пунктом все зрозуміло, то про останні два не завжди пам’ятають.

Порушення порядку облікових дій при визначенні нестач та надлишків

Тут мова йде про так звані «пересортиці». Якщо встановили тільки надлишок – оприбуткували, якщо тільки нестачі – списали природний убуток. А далі визначаємося: або шукаємо винну особу, або списуємо на витрати.

А от при наявності пересортиці алгоритм дій буває невірним. А він повинен бути таким:

1. Зробити залік пересортиці.
2. Якщо після такого заліку залишилися нестачі, застосувати до них норми природного убутку.
3. Визначити подальші дії: відшкодовує винна особа чи списуємо на наднормативні втрати.

Залік пересортиці також потребує певної уваги, оскільки його можна зробити не завжди.

Умови здійснення пересортиці:

1. Виявлені у однієї й тієї ж МВО.
2. ТМЦ мають однакове найменування.
3. Рівна кількість.
4. Утворилися в одному періоді.

Тільки коли присутні всі ці умови, можна робити залік лишків та нестач.

Відповідальність за помилки при проведенні інвентаризації

Дуже часто підприємці формують своє ставлення до певних подій, дивлячись на ту відповідальність, яка накладається за порушення. Тому слід проаналізувати, яку небезпеку тягнуть за собою помилки інвентаризації.

Непроведення інвентаризації або недійсні її результати можуть викликати увагу податківців в частині податку на прибуток.

Це важливо, оскільки базою його розрахунку є фінансовий результат, визначений за даними бухгалтерського обліку. І податківці взнають про його розмір тільки під час перевірки, так як результати інвентаризації не оприлюднюються.

За непроведення або неякісне проведення інвентаризації може бути накладений адмінштраф (ст. 1642 КУпАП).

Але його сума незначна: від 136 до 255 грн. Погодьтеся, це не ті гроші, через які пропадає сон.

Переваги інвентаризації

Інвентаризація, проведена за всіма правилами з якісно складеними описами має свої плюси:

По-перше, це впевненість в фінансовій інформації про підприємство, довіра до нього та частина іміджу.

По-друге, під час інвентаризації взаєморозрахунків можна своєчасно виявити безнадійну дебіторську заборгованість, а також «кредиторку», яку за певних обставин вже не потрібно повертати. Результати інвентаризації стають підставою для списання такої заборгованості.

По-третє, результати інвентаризації дозволяють відстоювати правоту підприємства в господарських спорах. Причому і з контрагентами, і з контролерами. Важливо, щоб документи були оформлені належним чином.

По-четверте, інвентаризаційні описи входять до переліку документів для зняття ризиковості платника і розблокування податкових накладних.

Висновки

Помилки при проведенні інвентаризації можна поділити на дві групи: організаційні та невірне оформлення результатів.

Відповідальність за неякісну інвентаризацію або за її непроведення несуттєві, але користі в цьому процесі набагато більше, ніж здається на перший погляд. Тому використайте останній місяць року для того, щоб якісно підготувати та провести інвентаризацію, а головне – правильно оформити її результати.

ЛІЛІЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат економічних наук, головний бухгалтер з 1991 року, фінансовий директор з 2000 року, викладач економічних дисциплін, бухобліку, оподаткування, фінансового менеджменту.