А вы провели инвентаризацию без ошибок?

Проведение инвентаризации – это всегда стресс: как для тех, кто ее проводит, так и для тех, кого проверяют. Недаром говорят, что «не ошибается тот, кто вообще не работает». А мы работаем, как пчелки, и иногда ошибки случаются.

И здесь возникают следующие вопросы:

1. Можно ли не проводить инвентаризацию, и так избежать стресса?
2. Что будет, если инвентаризация проведена с нарушением правил?
3. Какие ошибки или нарушения могут возникнуть при оформлении результатов инвентаризации?
4. Какова будет ответственность за ошибки, допущенные при осуществлении инвентаризации.

Разберем их поподробнее.

Зачем проводить инвентаризацию?

Такой вопрос часто возникает у руководства предприятия, когда бухгалтер напоминает о необходимости ее проведения. Аргументы при этом таковы: «у нас нет складов», «у нас работают проверенные люди, которым мы полностью доверяем», «у нас повсюду видеокамеры, то есть все под контролем».

Из таких вопросов следует вывод: предприниматели считают, что инвентаризация касается только операций с товарами и другими материальными ценностями. Но это не так.

Обязанность проведения инвентаризации закреплена в Законе о бухгалтерском учете.

И проводить ее нужно хотя бы раз в год перед составлением годовой финансовой отчетности. Касается она не только материальных ценностей, но и расчетов. Кстати, именно об инвентаризации расчетов чаще всего забывают.

Итак, подытожим то, что мы уже знаем об инвентаризации:

Что будет, если инвентаризация проведена с нарушениями?

При инвентаризации могут возникнуть так называемые организационные нарушения, которые могут испортить всю проверочную работу. К ним относятся:

• отсутствие основания для проведения инвентаризации;
• неполный состав комиссии при проведении инвентаризации;
• отсутствие расписки от материально ответственного лица (МВО);
• отсутствие ограничения доступа посторонних людей в помещение, где хранятся документы;
• нарушение требования о том, что инвентаризация должна быть сплошной.

Отсутствие основания для проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации нужно, чтобы на предприятии или учреждении был утвержден распорядительный документ, в котором прописаны все организационные моменты, а именно: порядок, периодичность, сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии.

Отсутствие такого распорядительного документа делает проверку безосновательной, то есть недействительной.

Нарушения по составу комиссии

Если по объективным или не объективным причинам при проведении инвентаризации присутствуют не все члены комиссии или она осуществляется без присутствия материально ответственного лица (МОЛ), результаты такой инвентаризации признаются недействительными.

Конечно, все люди могут заболеть, уйти в отпуск или уехать в командировку, но эта норма должна быть выполнена. Алгоритм действий в этих случаях приведен в Положении 879.

Отсутствие расписки от материально ответственного лица

Нет смысла осуществлять инвентаризацию, если не получена от МОЛ расписка о том, что все доходные и расходные документы предоставлены в бухгалтерию.

Иначе при выявлении недостачи невозможно предъявить претензии материально-ответственному лицу.

Ограничение доступа к помещениям, где хранятся документы

Инвентаризация на предприятии – процесс не скорый. Обычно он занимает не один день. Поэтому следует обеспечить такие условия, чтобы во время ее проведения в помещении не было посторонних людей.

Во время перерывов и после окончания рабочего дня помещения должны быть опечатаны, чтобы никто не имел возможности внести изменения и исказить результаты инвентаризации. Если ограничение доступа посторонних людей не обеспечено, цель инвентаризации не может быть достигнута и, соответственно, ее результаты могут быть признаны недействительными.

Что инвентаризуем?

Перед составлением финансовой отчетности следует быть уверенными в достоверности информации не только об имуществе предприятия, но также и о состоянии взаиморасчетов. И, если с инвентаризацией имущества все понятно, то о дебиторской и кредиторской задолженности часто забывают. Что уж тут говорить о резервах?

Все эти объекты учета нуждаются в пересчете. Результаты проверки задолженности оформляются актами сверки, резервов – бухгалтерскими справками-расчетами. Только после выполнения этих операций, а также инвентаризации имущества, можно сказать, что инвентаризация была сплошной.

Ошибки и нарушения при оформлении результатов инвентаризации

Все перечислили, ничего не забыли, никаких организационных правил не нарушили. Так что можно успокоиться. Но нет: процесс инвентаризации на этом не закончен. Теперь нужно правильно оформить результаты. И на этом этапе тоже возникает много ошибок.

Несвоевременное отображение результатов

Помним: в каком периоде закончили инвентаризацию, в том и нужно отразить ее результаты.

Обязательную годовую инвентаризацию следует закончить к 31 декабря, чтобы результаты попали в годовой отчет.

Составление инвентаризационной описи в одном экземпляре

Их должно быть, по крайней мере, два. Если у предприятия есть имущество на ответственном хранении, следует составлять отдельные описи на отдельные объекты, чтобы один экземпляр предоставить владельцу имущества.

Некорректные поправки в самих инвентаризационных документах

В таких случаях исправление производится по правилам бухучета. И каждый член комиссии должен поставить свою подпись под поправкой. Иначе нельзя.

Наличие пустых строк и отсутствие результатов на каждой странице описи

То есть, нужно подводить итоги не всей описи, а просчитывать каждую страницу в отдельности. Пустые строки – прочертить. Так избегают возможности внести дополнительные записи после оформления описи.

Отсутствие подписи МОЛ в конце инвентаризационной описи

Материально-ответственное лицо должно своей подписью подтвердить, что:

• все действия совершены в его присутствии;
• оно не имеет претензий к комиссии;
• приняло на хранение имущество, указанное в описи.

И если с первым пунктом все понятно, то о последних двух не всегда помнят.

Нарушение порядка учетных действий при определении недостатков и излишков

Здесь речь идет о так называемых «пересортицах». Если установили только избыток, оприходовали, если только недостачи – списали естественную убыль. А дальше определяемся: или ищем виновное лицо или списываем на расходы.

А вот при наличии пересортицы действия бывают неверными. А они должны быть такими:

1. Произвести зачет пересортицы.
2. Если после такого зачета остались недостачи, применить к ним нормы естественной убыли.
3. Определить дальнейшие действия: возмещает виновное лицо или списываем на сверхнормативные потери.

Зачет пересортицы также нуждается в определенном внимании, поскольку его можно сделать не всегда.

Условия осуществления пересортицы:

1. Обнаружены у одного и того же МОЛ.
2. ТМЦ имеют одинаковое наименование.
3. Равное количество.
4. Образовались в одном периоде.

Только когда присутствуют все эти условия, можно производить зачет излишков и недостач.

Ответственность за ошибки при проведении инвентаризации

Очень часто предприниматели формируют свое отношение к определенным событиям, анализируя ответственность, которая налагается за нарушение. Поэтому следует понять, какую опасность влекут ошибки инвентаризации.

Непроведение инвентаризации или недействительность ее результатов могут вызвать внимание налоговиков в части налога на прибыль.

Это важно, поскольку базой его расчета является финансовый результат, определяемый по данным бухгалтер так как результаты инвентаризации не обнародуются.

За непроведение или некачественное проведение инвентаризации может быть наложен админштраф (ст. 1642 КУоАП).

Но его сумма незначительна: от 136 до 255 грн. Согласитесь, это не те деньги, из-за которых пропадает сон.

Преимущества инвентаризации

Инвентаризация, проведенная по всем правилам с качественно составленными описями, имеет свои плюсы:

Во-первых, это уверенность в финансовой информации о предприятии, доверие к нему и часть имиджа.

Во-вторых, при инвентаризации взаиморасчетов можно своевременно выявить безнадежную дебиторскую задолженность, а также кредиторку, которую, при определенных обстоятельствах, уже не нужно возвращать. Результаты инвентаризации становятся основанием для списания такой задолженности.

В-третьих, результаты инвентаризации позволяют отстаивать правоту предприятия в хозяйственных спорах. Причем и с контрагентами, и с контроллерами. Важно, чтобы документы были оформлены должным образом.

В-четвертых, инвентаризационные описи входят в список документов для снятия рисковости плательщика и разблокирования налоговых накладных.

Выводы

Ошибки при инвентаризации можно разделить на две группы: организационные и неверное оформление результатов.

Ответственность за некачественную инвентаризацию или за ее непроведение несущественна, но пользы в этом процессе гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Поэтому используйте последний месяц года, чтобы качественно подготовить и провести инвентаризацию, а главное – правильно оформить ее результаты.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.