Операції з паливом на генератор від придбання до списання в BAS

Паливо для генератора — це не просто витрата, яку потрібно «десь провести». Тут важливо правильно вибудувати облік: від оприбуткування до списання, щоб не виникало питань ні в роботі, ні під час перевірок.

У BAS цей процес реалізований доволі зручно, але на практиці виникають типові запитання:

• як правильно оприбуткувати паливо;
• на який рахунок його віднести;
• яким документом оформити списання;
• куди відносити витрати на роботу генератора;
• які реквізити не можна пропустити.

У цій статті покажемо послідовність дій: як провести паливо для генератора в BAS — від моменту придбання до коректного відображення у витратах.

Придбання палива для генератора

Облік починається з оформлення придбання палива. У BAS це виконується через документ «Надходження товарів і послуг», де фіксується сам факт покупки та подальший рух палива в обліку.

Щоб створити документ, перейдіть у розділ: Купівля — Надходження товарів і послуг

Далі натискаємо «Створити» та вибираємо: Вид операції — «Покупка, комісія».

Що потрібно заповнити в документі

У документі обов’язково зазначаються:

1. Постачальник.
   (наприклад, АЗС або компанія-постачальник)
2. Номенклатура.
   (вид палива: бензин А-95, дизельне паливо, газ тощо)
3. Кількість.
4. Ціна.
5. Склад
   (якщо на підприємстві ведеться складський облік).
6. Рахунок обліку
   зазвичай це: 203 «Паливо».

На що звернути увагу

На цьому етапі дуже важливо правильно вказати аналітику:

• склад;
• місце зберігання;
• номенклатуру;
• рахунок обліку.

Саме це вплине на подальше коректне списання пального та контроль залишків.

Після проведення документа пальне буде оприбутковане на склад і стане доступним для подальшого використання.

Рухи по документу «Надходження товарів і послуг»

Після проведення документа можна перевірити сформовані рухи.

Це дозволяє переконатися, що:

• паливо стало на облік;
• вибрано правильний рахунок;
• аналітика заповнена коректно.

Як організувати облік палива для генератора

Після придбання важливо одразу визначити, як саме буде організований облік палива. Від цього залежить, наскільки зручно буде працювати з витратами далі.

Найчастіше використовують два підходи.

Варіант 1. Окрема номенклатура для генератора

Наприклад:

• Паливо для генератора (бензин);
• Паливо для генератора (дизель).

Такий варіант зручний, якщо підприємство хоче окремо контролювати витрати саме на генератор.

Варіант 2. Загальна номенклатура палива

Наприклад:

• Бензин А-95;
• Дизельне паливо.

У такому випадку розмежування використання відбувається вже на етапі списання — через:

• статті витрат;
• підрозділи;
• напрямки використання.

Цей варіант зручний, якщо паливо використовується не тільки для генератора, а й для інших потреб підприємства.

Списання палива на витрати

Після оприбуткування паливо потрібно списати у витрати в момент фактичного використання. Саме на цьому етапі формується коректний фінансовий результат і відображається реальне споживання.

В обліку важливо дотримуватись такої логіки:

1. Пальне придбали.
2. Оприбуткували на склад.
3. Використали для роботи генератора.
4. Списали на витрати.

Яким документом списувати паливо в BAS

Для списання палива в BAS зазвичай використовується документ «Списання товарів». Саме він дозволяє відобразити фактичне використання пального і коректно віднести його на витрати.

Щоб створити документ, потрібно перейти в розділ: Склад — Списання товарів.

Далі натискаємо «Створити» та вибираємо: Вид операції — «Товари, продукція».

Заповнення документа «Списання товарів»

У документі списання потрібно заповнити:

• номенклатуру;
• кількість;
• рахунок обліку;
• податкове призначення.

Що заповнюється на вкладці «Рахунки»

На вкладці «Рахунки» зазвичай позначаються:

• рахунок витрат;
• підрозділ;
• стаття витрат.

Саме тут визначається, куди саме програма віднесе витрати на паливо для генератора.

На які рахунки списувати паливо для генератора

Рахунок витрат визначається не самим паливом, а тим, для яких задач використовується генератор. Саме це впливає на правильне відображення витрат в обліку.

Найпоширеніші варіанти:

23 — якщо генератор використовується у виробництві;

91 — якщо витрати відносяться до загальновиробничих;

92 — якщо генератор забезпечує роботу офісу / адміністрації;

93 — якщо витрати пов’язані зі збутом;

94 — якщо це інші операційні витрати.

Рухи по документу «Списання товарів»

Після проведення документа можна переглянути сформовані рухи та переконатися, що:

• пальне списалось зі складу;
• сума потрапила на правильний рахунок витрат;
• аналітика заповнена правильно.

Рухи за оборотно-сальдовою відомістю.

Операції з паливом для генератора в BAS варто будувати за простою та правильною схемою: Придбання — Оприбуткування — Використання — Списання.

Щоб облік палива не створював проблем у роботі, важливо дотримуватись базової логіки:

• коректно оформлювати документ надходження;
• оприбутковувати пальне на рахунок 203;
• контролювати залишки;
• списувати лише фактично використану кількість;
• визначати рахунок витрат залежно від використання генератора.

Такий підхід дає не лише порядок в обліку, а й впевненість у цифрах: без плутанини, зайвих перевірок і питань під час контролю чи аналізу витрат.

Подібні задачі виникають регулярно: паливо, матеріали, зарплата, витрати. І щоразу питання не в документі, а в тому, наскільки зручно це реалізовано в програмі.

Якщо облік побудований правильно, більшість процесів відбувається без помилок і «ручних доопрацювань».

Подивіться, які рішення BAS допомагають закрити ці задачі в роботі в різних напрямках діяльності та вибирайте своє. Якщо сумніваєтесь, звертайтесь за безкоштовною консультацією до наших спеціалістів — вони допоможуть вибрати рішення, яке максимально закриє ваші потреби.

Вибрати програму BAS під свої задачі

Юлія Колосова

• Аналітик програмних рішень BAS. Завдяки десятирічному досвіду роботи та поєднанню глибоких знань облікових процесів ефективно допомагає знаходити оптимальні рішення для автоматизації бізнесу.