Як правильно робити облік рулонного товару в BAS Малий бізнес

Перш за все, давайте визначимось з двома важливими термінами одиниць виміру, які є відправною точкою у вивченні питань рулонного обліку. Одиниці виміру можна розділити на одиниці зберігання та одиниці розрахунку.

Одиниці зберігання – одиниці, в яких вимірюється відповідний товар. Тобто інформація в базі даних про залишки товарів на складі, враховується за одиницею зберігання.

Але як бути, якщо та сама товарна позиція може надходити і вибувати в різних одиницях?

Така ситуація теж передбачена в програмі. В Номенклатури, крім реквізиту Одиниця зберігання, є ще реквізит

Базова одиниця виміру (одиниця розрахунку), якою можна здійснювати перерахунок однієї одиниці виміру в іншу. Для такого перерахунку використовуються

Коефіцієнти – числові реквізити довідника Одиниці виміру, які показують, скільки базових одиниць містить у собі відповідна одиниця виміру.

Під час обліку рулонної продукції для користувача важливі дві вищезазначені одиниці виміру – рулони і погонні метри. При цьому рулони бувають різного метражу (намотки). Тобто, для однієї товарної позиції можуть існувати, наприклад, рулони з намотуванням 30, 35, 40, 50, 75 і т.д. погонних метрів. Тут і виникає основна проблема ведення обліку рулонів в програмі BAS Малий бізнес.

Оскільки для однієї одиниці зберігання товару можна задати тільки один коефіцієнт перерахунку, перерахувати можна лише по ньому – для одного варіанту намотування.

За одиницю зберігання приймається рулон і перераховується до погонних метрів.

Потрібно щоб рулони однієї і тієї ж товарної позиції, але з різними намотками, зберігалися як різні елементи довідника. При такому підході одиниця зберігання Рулон кожної товарної позиції матиме свій коефіцієнт і співвідноситиметься з конкретною кількістю погонних метрів.

Такий спосіб не вимагає зміни конфігурації для обліку рулонного товару. У всіх звітах можна буде побачити як рулони, так і погонні метри. Доопрацьовувати звіти не потрібно. Все зробить стандартний механізм конфігурації.

Недолік цього способу: одну і ту ж товарну позицію доведеться ділити на декілька карток товару.

У всіх звітах буде виводиться інформація про кількість товару в одиницях зберігання залишків та перераховувати з одиниці зберігання через вказаний коефіцієнти в одиниці розрахунку.

Розглянемо ситуацію рулонного обліку саме на прикладі у програмі BAS Малий бізнес:

Закупили 3 рулони тканини Біфлекс: два рулони по 40 погонних метрів і один рулон – 50 погонних метрів. Покупцю відрізали 15 погонних метрів з рулону 40 пог. м. і 10 погонних метрів з рулону 50 пог. м.

1 крок. Створюємо у програмі дві картки номенклатури Рулон Біфлекс 40 пог.м. та Рулон Біфлекс 50 пог.м. з одиницею зберігання Рулон.

2 крок. Встановлюємо базову одиницю виміру(одиниця розрахунку),використовуючи потрібний коефіцієнт на вкладці Одиниця виміру в картці номенклатури.

В картках номенклатури потрібно заповнити одиницю виміру для звітів, щоб звіти показували (перераховували) інформацію в погонних метрах.

3 крок. Формуємо Прибуткову накладну в одиницях зберігання – Рулон.

4 крок. Формуємо Видаткову накладну в одиницях виміру – Погонний метр.

5 крок. Формуємо звіт Рух товарів, щоб відстежити залишки тканини в погонних метрах.

Якщо необхідно відстежувати облік за кожним рулоном намотки окремо, використовують характеристики або серії товару.

Тетяна Марченко

• Керівник Відділу інформаційно-технічного супроводу компанії «Актив-Софт», дипломований спеціаліст з обліку та аудиту.