Облік праці водія в BAS Управління автотранспортом Стандарт

У цій статті розкриємо питання щодо обліку робочого часу водіїв у типовій конфігурації BAS Управління автотранспортом Стандарт.

Обов’язковість ведення обліку робочого часу водіїв регулюється відповідними нормами законодавства. Розрахунок робочого часу повинен здійснюватися правильно, щоб не наражати роботодавця на фінансові санкції та втрату репутації перевізників.

Для обліку водіїв у програмі використовується довідник Співробітники, який містить дані про співробітників організацій. Ними можуть бути водії, механіки, диспетчери тощо.

Створення нового Співробітника відбувається у розділі меню НДІ – групи Підприємство – Співробітники.

У розділі Головне заповнюються відомості про організацію співробітника, його прізвище, ім'я та по батькові, дати прийому та звільнення, табельний номер, інформація про поточне місце роботи.

В табличній частині розділу Головне во вкладці Дод. відомості кнопкою Створити створюється додаткові відомості про:

• поточний підрозділ організації до якого належить співробітник;
• посаду;
• графік роботи співробітника;
• клас водія;
• позивний водія;
• ознаку нарахування для водіїв заробітної плати в подорожніх листах.

В табличній частині розділу Головне во вкладці Водійські документи кнопкою Створити створюється запис у Довідник Реєстраційні документи, в якому відображаються реквізити:

• Статус – вибирається Діє чи Не діє;
• Найменування – заповнюється вручну назва документів та їх власника;
• Власник Документів – вибирається з довідника Транспортні засоби, Співробітники;
• Вид документа – вибирається з довідника Види документів на транспортні засоби та водіїв. Вид документа водія – водійське посвідчення чи паспорт транспортного засобу;
• Серія, Номер та Дата видачі – заповнюється вручну дані документів;
• Діє до – заповнюється вручну датою закінчення строку дії з документів водія;
• Ким виданий – заповнюється вручну дані документів;
• Категорія – заповнюється вручну категорія водія.

Існує можливість приєднати скан документів, за допомогою кнопки на верхній панелі Зображення – Завантажити з файлу.

В табличній частині розділу Головне на вкладці Тарифи зарплати за допомогою кнопки Створити формується запис у Регістр відомостей Тарифи співробітників (УАТ) з заповненням полів:

• Співробітник – заповнюється автоматично;
• Тариф заробітної плати – заповнюється одним із варіантів – Тариф з/п водіїв чи Тарифний план нарахування з/п водіям;
• Дата закінчення – заповнюється за потребою датою до якої діє тариф.

Службовий регістр Тарифи співробітників (УАТ) створений для зберігання списку тарифів, призначених співробітникам.

Службовий регістр Тарифи співробітників (УАТ) створений для зберігання списку тарифів, призначених співробітникам.

В табличній частині розділу Головне на вкладці Екіпаж кнопкою Створити формується запис у Регістр відомостей Екіпаж ТЗ.

В регістрі Екіпаж ТЗ зберігається список водіїв, закріплених за ТЗ.

В табличній частині розділу Головне во вкладці Паливні картки кнопкою Створити здійснюється запис у довідник Паливні картки з заповненням полів:

• Статус – проставляється поточний статус карти, посилається на довідник Статуси паливних карт;
• Номер карти – заповнюється вручну номер, який присвоєний карті;
• Ким видана – вибирається з одного із довідників Контрагенти або АЗС, в залежності від того, ким видана паливна карта;
• Кому видана – проставляється з одного із довідників ТЗ чи Співробітники, в залежності від того, як закріплена паливна карта;
• Ліміт – вручну заповнюється максимально допустима до заправки кількість літрів пального;
• Дата видачі – автоматично відображається датою створення документу;
• Дата закінчення – вказується, з якої дати паливна карта стає неактуальною;
• Основна – встановлюється ознака того, що паливна карта є основною;
• Пін код – встановлюється ПІН-код паливної карти.

У довіднику Паливні картки міститься інформація про карти безготівкової оплати, які закріплюються за транспортними засобами чи водіями.

Довідники обліку робочого часу водіїв

Для обліку робочого часу водіїв у програмі використовуються довідники:

• виробничий календар;
• графіки роботи;
• зміни водіїв;
• види використання робочого часу;
• тарифні плани нарахування з/п водіям.

Виробничий календар

Складається з урахуванням свят і вихідних днів на поточний рік, затверджених на рівні держави. Заповнення календаря необхідно перевіряти перед початком кожного календарного року до заповнення загальних графіків.

Виробничі календарі не використовуються в обліку, вони необхідні для створення графіків роботи.

У зв’язку з воєнним станом в країні після автоматичного заповнення календаря необхідно відмінити перенесення святкових днів та призначити їх робочими відповідно до ЗУ 2136-IX.

У період дії воєнного стану Законом України Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану від 15.03.2022 р. № 2136-IX установлено, що не застосовують норми:

• ст. 53 (тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів),
• ч. 1 ст. 65, частин 3-5 ст. 67 та ст. 71, 73 (святкові і неробочі дні),

Виробничий календар відкривається за відповідною командою в розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Виробничі календарі.

Для введення нового виробничого календаря в списку натисніть кнопку Створити та вручну заповніть заголовок виробничого календаря:

• Найменування;
• Код – не більше 3 знаків;
• Рік – за замовчуванням проставляється поточний.

Виробничий календар Україна на 2024 рік заповнюємо автоматично за допомогою кнопки Заповнити по умовчанню з урахуванням останніх законодавчих змін щодо складу святкових днів.

Кожен вид дня в виробничому календарі позначається своїм кольором:

• робочий день – чорним;
• передсвятковий – темно-синім;
• святковий – фіолетовим (рожевим);
• субота – темно-червоним;
• неділя – червоним.

Графіки роботи

Для відображення графіків роботи організації в програмі створений довідник Графіки роботи, який містить перелік всіх графіків роботи підприємства. Вони роботи формуються на основі виробничих календарів.

Налаштування графіка роботи може здійснюватися за необхідності, час від часу або протягом усього року на декілька днів вперед.

Створення нового Графіка роботи здійснюється кнопкою Створити у розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Графіки роботи.

При створенні нового Графіку роботи виводяться наступні реквізити:

• Найменування – заповнюється при введенні графіка;
• Виробничий календар – при введенні вказується, на якій підставі введений графік роботи;
• Спосіб заповнення – вид графіка Тижневі (погодинні) чи За циклам довільної довжини;
• Шаблон заповнення – заповнюється по днях тижня часи розкладу роботи;
• Опис – докладний опис заповнюється при введенні.

Червоним кольором виділяються графіки, що заповнені неправильно.

Залежно від способу заповнення графіки можуть бути двох видів:

• Тижневі (погодинні) – такий графік жорстко прив'язаний до днів тижня. Це найпростіший варіант, найбільш часто зустрічається. До цього виду належать графіки за умови 40-годинного робочого тижня та інші. Розрізняються вони тільки кількістю відпрацьованого часу або відпрацьованих днів – п'ятиденка, шестиденка, два робочих дні на тиждень тощо.
• За циклам довільної довжини – такий графік жорстко прив'язаний до чисел місяця, у зв'язку з тим, що в якості початку циклу вказується певна дата, від якої відраховується дні циклу. Дні тижня на цей графік не впливають, дуже рідко враховуються святкові. Варіантами циклічних графіків є змінні графіки, а також графіки з легкими вихідними: доба через три, дві через дві та інші.

Кнопка Заповнити за зміну використовується при заповненні часу початку і закінчення зміни для всіх зазначених у таблиці Шаблон заповнення днів за вибраною зміною (про зміни див. нижче). Зазначені дні будуть включені в графік роботи.

Зміни

Для цілей позмінного планування робочого часу водіїв потрібно для кожної робочої зміни підприємства вказати періоди, з яких складається зміна – один або декілька.

Довідник Зміни містить перелік всіх робочих змін підприємства і призначений для цілей обліку праці та позмінного планування. Створення Зміни відбуваються у розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Зміни.

Перелік змін вноситься в табличну частину Періоди, наприклад: одна зміна може складатися з 2 періодів – один до обідньої перерви в зміні, інший – після.

Важливим є вказівка часу початку кожної зміни. При цьому застосовується наступне правило: період з часом початку «22-00» та закінченням о «06-00» буде враховуватися періодом нічної зміни, що розташовується в двох добах.

Слід враховувати, що точний збіг сумарною тривалості періодів зміни і обсягу робочого часу не потрібний.

Якщо позмінне планування виробництва не ведеться, вказівку періодів змін можна пропустити.

Види використання робочого часу

Для відображення використання робочого часу створений довідник Види використання робочого часу, де вони вибираються в формі елемента плану видів розрахунку Основні нарахування організацій та задають позначення, під яким відповідне нарахування буде відображено в табелі обліку робочого часу (Форма Т-13).

Довідник Види використання робочого часу можно переглянути у розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Види робочого часу.

Тарифи заробітної плати водіїв

Для нарахування зарплати водіям за подорожніми листами використовується довідник Тарифи з/п водіїв. Довідник призначений для налаштування тарифів водіїв і співробітників. Відноситься до підсистеми Управління персоналом.

Тарифи можуть бути об'єднані в тарифні плани, а можуть безпосередньо призначатися водіям.

При створенні Тарифів з/п водіїв призначається вид нарахування та задається правило розрахунку заробітної плати водіям:

1. Для тарифів, яким призначений вид нарахування зі способом розрахунку Відсотком від виручки або Відсотком від видів нарахувань, величина тарифу задається у відсотках. У цьому випадку при розрахунку зарплати за подорожнім листом спочатку будуть розраховані суми за базовими видами нарахувань, а потім від цих сум будуть розраховані доплати.
2. Для тарифів, у яких призначений вид нарахування зі способом розрахунку Відрядна оплата по виробленню, необхідно вибрати параметр вироблення, від величини якої буде розраховуватися сума нарахування.
3. Тарифи, у яких призначений вид нарахування зі способом розрахунку Доплата за нічні години, будуть застосовуватися тільки в тому випадку, якщо робота за подорожнім листом проводилася в період часу з 22:00 до 6:00.
4. Тарифи, у яких вибраний вид нарахування Оплата за участь в ремонті, будуть використовуватися тільки в ремонтних листах. Сума зарплати за ремонтними листами буде розраховуватися для виконавців, у яких зазначено відпрацьований час, як добуток кількості відпрацьованих годин на тариф. При розрахунку зарплати за цим тарифом використовуються значення параметру виробітку Час в ремонті.

При створені Тарифів з/п водіїв заповнюються такі реквізити:

• Найменування – заповнюється назва тарифу Оплата по виробленню (Кількість поїздок / Відстань);
• Вид нарахування – використовується вид нарахування зарплати з довіднику Основні нарахування водіїв, а саме Відрядна оплата по виробленню.
• Параметр вироблення – вибирається із довідника Параметри вироблення, за яким відбирається вироблення водіїв.
• Складний тариф – за потреби проставляється прапор складного тарифу.

Складним вважається тариф, розрахунок якого задається за декількох умов в табличній частині на закладці Налаштування розрахунку.

• Входить у групу – встановлюється за потреби, посилається на перерахування Угруповання тарифів або довідник Параметри вироблення.

Видом угруповання може бути: вантажопідйомність, об'єм кузовау, клас вантажу, виручка або довільний параметр вироблення.

• Тариф – розмір тарифу у валюті управлінського обліку, використовується для простих тарифів.
• Порядковий розрахунок нарахувань за завданням – при встановленому прапорці буде використовуватися порядковий розрахунок зарплати в подорожньому листі. Розрахунок виконується в табличній частині Завдання або в табличній частині Виробіток, якщо в подорожньому листі використовується режим розрахунку – по ТТД. За відсутності прапору розрахунок здійснюється за підсумковими показниками виробітку (значення за параметрами виробітку підсумовуються по всіх рядках завдання).

Табличній частині, яка розташована у формі знизу, задається залежність тарифу від обсягу роботи.

У табличній частині закладки Область дії задається перелік фільтрів, які обмежують дію відповідного тарифу. В якості фільтрів можуть бути вибрані наступні об'єкти:

• транспортні засоби;
• моделі транспортних засобів;
• типи транспортних засобів;
• маршрути перевезення (використовується у разі нарахування зарплати за подорожніми листами);
• контрагенти (використовується при нарахуванні зарплати за подорожніми листами);
• клас водія;
• вид ремонту (використовується тільки при нарахуванні зарплати за ремонтним листам).

При заповненні декількома фільтрами тариф буде використовуватися тільки в тому випадку, коли робота за подорожнім листом задовольняє всі умови.

Якщо таблична частина закладки Область дії не заповнена, тариф буде застосовуватися без обмежень.

Таблична частина закладки Організації призначена для вказівки організацій, для яких відповідний тариф буде використовуватися.

При незаповненій табличній частині тариф буде застосовуватися для всіх організацій.

Реквізити закладки табличної частини Таблиця розрахунку (Угруповання тарифу 1 – Пробіг з вантажем) визначають вид табличної частини, в якій здійснюється налаштування тарифу від обсягу виробітку. Надалі у кожному рядку табличної частини шляхом вибору умови порівняння і величини значення для умови задається необхідний тариф.

Після налаштування умов при розрахунку суми нарахувань в подорожньому листі програма буде аналізувати заповнену табличну частину і вибирати першу, яка відповідає умовам рядок.

Тарифні плани нарахування заробітної плати водіям

Для призначення водію різних тарифів одним документом їх можна об'єднати в один тарифний план. Для цього використовується довідник Тарифні плани нарахування з/п водіям. Введення нової інформації про тарифний план здійснюється у розділі меню Персонал – групи Зарплата – Тарифні плани нарахування з/п водіям – Створити.

Використовується в картці співробітника при призначенні тарифів.

Документи обліку робочого часу водіїв

Для обліку робочого часу водіїв у програмі використовуються наступні документи:

1. Документ Коригування робочого часу – використовується для коригування відпрацьованого часу співробітників і при формуванні табелю обліку робочого часу Т13. Документ створюється у розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Коригування робочого часу – Створити.

В документі заповнюються дані про організацію, співробітника та перелік видів використання робочого часу із зазначенням дати початку та кількості використовуваних днів і кількості годин за день.

2. Документ Табель обліку робочого часу – призначений для складання організаціями табелю обліку робочого часу водіїв. Документ створюється у розділі меню Персонал – групи Облік робочого часу – Табелі обліку робочого часу – Створити.

Документ Табель обліку робочого часу заповнюється за допомогою кнопки Заповнити. За наявності в базі інформації про використання робочого часу програма дозволяє сформувати таблицю за даними створених документів, а саме:

• подорожніх листів – формується відпрацьований час кожного співробітника, з урахуванням часу простою і нічного часу;

Для перехідних подорожніх листів, у яких не вказано дату повернення, в табель потрапляє плановий час роботи, заданий в реквізиті Тривалість робочого дня в налаштуванні облікової політики.

• ремонтних листів – формується час кожного співробітника в ремонті, відповідно до заповнення табличної частини закладки Виконавці;

Щоб при проведенні ремонтних листів інформація по відпрацьованому часу використовувалася в табелі, в налаштуваннях організації потрібно встановити прапор Облік робочого часу у розділі меню Адміністрування – група Адміністрування УАТ – Установка прав і налаштувань – Параметри системи – Облік часу.

• коригування робочого часу – формується по даним використання робочого часу скоригованим у зв'язку з непередбаченими обставинами;

При заповненні документу Табель обліку робочого часу в реквізитах вибирається період, організація та підрозділ (якщо підрозділ не вказано, то за всіма підрозділами).

Зверніть увагу, що у таблицю не включається час з видом Робочий час і його необхідно заповнювати вручну.

Реквізит Максимальна кількість видів часу на одну дату визначає кількість різних видів часу, що відображаються в табелі (кількість рядків за одним співробітником).

3. Документ Нарахування зарплати – призначений для відображення в оперативному обліку сум, нарахованої водіям відрядної заробітної плати за подорожніми та ремонтними листами.

Створення документа Нарахування зарплати здійснюється у розділі меню Персонал – Нарахування зарплати – Створити.

Обов'язковими реквізитами заповнення документу Нарахування зарплати є:

• Організація –використовується організація, зазначена в налаштуваннях користувача;

• Місяць нарахування – встановлюється місяць в якому реєструються дані розрахунку зарплати водіям;
• Період з, по – заповнюється період часу, за який вводяться нарахування та утримання;
• Таблична частина документу – заповнюється автоматично кнопкою Заповнити або вручну.

Документ заповнюється інформацією про зарплату водіїв на підставі даних регістра розрахунку Основні нарахування, отриманих в результаті проведення подорожніх та ремонтних листів, а також даних регістра накопичення Робочий час водіїв організацій, з якого беруться дані по кількості відпрацьованих днів і годин.

В подальшому за потреби дані документу Нарахування зарплати можуть бути вивантажені в конфігурацію BAS Бухгалтерія, Управління виробничим підприємством чи Зарплата і управління персоналом.

Таким чином, ми детально розглянули всі обов'язкові довідники та документи, за допомогою яких в програмі BAS УАТ Стандарт здійснюється облік робочого часу водіїв.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.