Облік паливно мастильних матеріалів в BAS Управління автотранспортом Стандарт

У типовій конфігурації BAS Управління автотранспортом Стандарт є цілий розділ з обліку паливно мастильних матеріалів (далі – ПММ), про який детально описується в цій статті.

У розділі меню ПММ є можливості з:

• обліку оборотів і витрат палива;
• обліку фактів економії та перевитрат палива;
• контролю та інвентаризації залишків ПММ і технічних рідин.

Для зберігання інформації про всі паливно-мастильні матеріали, які використовуються для транспортних засобів організації в програмі, існує Регістр відомостей Номенклатура ПММ.

Регістр відомостей Номенклатура ПММ розташований в розділі меню ПММ – групи Довідники – Номенклатура ПММ.

У цьому регістрі зберігається список номенклатури ПММ. В якому одна Номенклатура ПММ відповідає тільки одній позиції Номенклатури.

При створенні Номенклатури ПММ вказуються обов'язкові реквізити:

1. Група ПММ – вибирається один із напередвизначених видів ПММ:

• паливо;
• масла;
• талон;
• присадка і технічні рідини.

2. Номенклатура – призначається одна позиція із довідника Номенклатура.
3. Щільність – щільність вказується вручну та використовується при розрахунку кількості літрів при заправці ПММ зі складу і зливі ПММ на склад.
4. Вести облік залишків Технічної Рідини (ТР) – включає ведення обліку залишків ТР у регістрі Залишки ТР на ТЗ (уат).

Прапор стає недоступний, коли по номенклатурі ТР вже були рухи у регістрах.

5. Дані по талонах – використовується тільки для групи ПММ – Талони (при заправці ПММ по талонах). Усі талони діляться на літрові з номіналом талону літри та вартісні – номінал талону, відповідно, гривні.

Дані цього довідника використовуються в довіднику Моделі транспортних засобів та устаткування, у документах Заправки ПММ і звітах з руху ПММ.

6. У реквізитах табличної частини, закладки Аналоги – заповнюєтьсяаналогами для даного виду ПММ.

Аналоги для ПММ вводяться тільки ті, які належать до груп Паливо, Масла і Присадки та технічні рідини. Аналоги для талонів будуть відображатися тільки зі значенням реквізиту ПММ талона.

7. У реквізитах табличної частини закладки Ціни контрагентів вноситьсяінформація про зареєстровані ціни контрагентів.

При проведенні документів, які виконують рухи по підсистемі ПММ, дані про організацію і колони заповнюються, виходячи з приналежності Транспортного засобу на дату документа.

Для зберігання інформації про облік безготівкової оплати для заправки паливом автомобілів використовується довідник Паливні картки. 

Паливна карта може видаватися водієві або закріплюватися за автомобілем – цей факт відображається при створенні карти. 

Довідник Паливні картки розташований в розділі меню ПММ – групи Довідники – Паливні картки.

Елементи довідника містять наступну інформацію:

• Кому видана – посилається на довідник Транспортні засоби та обладнання або довідник Співробітники, за яким закріплена паливна карта;
• Ким видана – посилається на довідник Контрагенти або довідник АЗС, яким видана паливна карта;
• Діє до – дата, з якої паливна карта є неактуальною;
• Основна – ознака того, що паливна карта є основною;
• Статус – встановлюється поточний статус карти – Діє чи Не діє;
• ПІН-код – ПІН-код паливної карти.

У програмі зберігається історія зміни власника карти у регістрі Історія переміщення паливних карт. Перейти до цього регістру можна за гіперпосиланням Історія переміщення паливних карт, яке розташоване на формі паливної карти.

При формуванні документів Заправка ПММ паливна карта заповнюється з урахуванням історії переміщення.

Заправка ПММ

Документи Заправка ПММ призначені для реєстрації факту заправки транспортних засобів або обладнання ТЗПММ. Документи Заправка ПММ створюються в розділі меню ПММ – Документи ПММ – Створити.

У документі Заправка ПММ програмно реалізовано наступні види заправок (Види операцій):

• за готівку;
• паливною карткою;
• паливною карткою зі складу;
• від постачальника;
• зі складу;
• за талонами.

У шапці документа необхідно заповнити обов'язкові реквізити:

• Організація – вибирається зі списку довідника організацій;
• Вид операції – вибирається один з видів заправки реалізованих цим документом (описано вище);
• АЗС – також підставляються за замовчуванням згідно налаштування в обробці Установка прав і налаштувань.

У табличній частині закладки Заправки необхідно заповнити такі обов'язкові реквізити:

• Дата заправки – автоматично заповнюється датою документа;
• ТЗ – заповнюється з довідника Транспортні засоби та обладнання (в якому є окремий заправний бак);
• ПММ – вибирається вид палива;
• Водій – заповнюється з довідника Співробітники в якому є можливість переглянути інформацію про Організацію в якій працює співробітник, його графік роботи, водійські документи, тарифи зарплати, екіпаж ТЗ, паливні картки;
• Кількість – проставляється кількість заправленого палива;
• Подорожній лист – вибирається з довідника Подорожні листи.

Документ Подорожній лист створюється у розділі меню Транспорт – групи Подорожні листи – Подорожні листи – Створити.

• Паливна карта – підставляється програмою автоматично під час відображення Водія.
• Ціна – проставляється вартість палива.
• Сума – автоматично розраховується при відображенні показника Ціна.
• Ставка ПДВ – вибирається одна зі ставок ПДВ.
• Сума ПДВ – автоматично розраховується при відображенні показника Ставка ПДВ.
• Валюта – посилається на довідник Валюти, проставляється автоматично.

Злив ПММ

Для відображення операцій з переливу палива з одного автомобіля на інший необхідно спочатку оформити повернення палива з першого автомобіля на склад, а потім заправку зі складу – на другий автомобіль. Для цього оформляється документ Злив ПММ у в розділі меню ПММ – Зливи ПММ – Створити.

При створені документа Злив ПММ вказуються обов'язкові реквізити:

• Організація – заповнюється зі списку довідника організацій;
• Вид операції – вибирається один із Видів операцій слив ПММ, а саме – На склад, На ТЗ, На АЗС;
• ТЗ – заповнюється з довідника Транспортні засоби та обладнання, з бака якого виконується витрата ПММ;
• Подорожній лист (джерело) – автоматично проставляєтьсядокумент Подорожній лист, пов'язаний зі зливом, згідно з яким виконується витрата ПММ з бака ТЗ;
• Подорожній лист (приймач) – автоматично проставляється документ Подорожній лист, пов'язаний зі зливом, згідно з яким виконується прихід ПММ в бак ТЗ-приймача при операції Злив на ТЗ;
• ПММ – автоматично проставляється після вибору ТЗ та посилається на довідник Номенклатура;
• Склад –відображається Склад ПММ з довідника Склади, або Транспортні засоби в залежності від виду операції;
• Кількість –кількість сливаемого ПММ;
• Щільність – кількісний показник відношення розмірності зберігання на складі до літрів, проставляється вручну.

Інвентаризація ПММ

Для проведення інвентаризації паливно-мастильних матеріалів у ТЗ призначений документ Інвентаризація ПММ в ТЗ. Документ створюється у розділі меню ПММ – Інвентаризації ПММ в ТЗ – Створити.

При створені документа Інвентаризація ПММ в ТЗ вказуються обов'язкові реквізити:

• Організація – заповнюється зі списку довідника організацій;
• Колона – вибирається зі списку довідника Колони транспортних засобів;
• Підрозділ – заповнюється в документі за потребою інвентаризації у певному підрозділі організації;
• Склад – вибирається зі списку довідника АЗС за потребою заповнення документа тільки за одним зі складів обліку організації.

Для заповнення табличної частини ПММ у ТЗ документа обліковими даними призначені команди Заповнити по залишкам ПММ в ТЗ та Перезаповнити облікові кількості і суми. Перша з них заповнює табличну частину усіма ТЗ, на яких є залишки ПММ. Друга команда дозволяє заповнити недоступні для редагування поля Облік. кількість і Облік. сума вже підібраних до інвентаризації ТЗ обліковими даними.

Також є можливість Заповнити за даними обліку у поточному рядку або Очистити вже заповнену табличну частину.

Після заповнення документу при виборі способу автоматично заповнюються реквізити табличної частини:

• ТЗ – заповнюється з довідника Транспортні засоби та обладнання, з баку якого виконується витрата ПММ;
• ПММ – номенклатурою паливно-мастильного матеріалу;
• Одиниця виміру – проставляється одиниця виміру номенклатури. Тобто розраховується на підставі залишкової вартості і кількості ПММ за даними обліку;
• Ціна – проставляється облікова ціна, розрахована за даними обліку;
• Відхилення – фіксується відхилення між реальним залишком, зафіксованим в результаті проведення інвентаризації, і залишком за даними обліку;
• Кількість – відображається вручну реальна кількість залишків ПММ на ТЗ за даними інвентаризації;
• Облік. кількість – заповнюється ПММ на ТЗ за даними обліку. Поле недоступне для редагування;
• Сума – заповнюється Сума ПММ на ТЗ;
• Облік. Сума– автоматично заповнюється сумарна собівартість, розрахована на підставі введених в інформаційну базу документів. Поле недоступно для редагування.

Є можливість роздрукувати результати інвентаризації залишків ПММ на ТЗ за допомогою кнопки . при натисканні якої відкривається форма Друк документу. Для подальшого роздрукування документа натискається кнопка Друк .

Зверніть увагу, що проведення документа не здійснює ніяких рухів в регістрах, однак за результатами інвентаризації можна виписати необхідні документи:

• Введення залишків ПММ;
• Злив ПММ.

Склад цих документів буде заповнений згідно з результатами проведення інвентаризації.

При виявленні надлишку ПММ створюється документ Введення залишків ПММ, в табличну частину якого буде занесений надлишок ПММ, виявлений в результаті інвентаризації.

Для цього в документі Інвентаризація ПММ в ТЗ натискається кнопка Ще і вибирається команда Створити на підставі – Введення залишків ПММ.

В новоствореному документі Введення залишків ПММ усі обов'язково необхідні дані заповнюються автоматично. За необхідності треба заповнити реквізити:

1. Підрозділ – заповнюється підрозділ, за яким вводяться залишки ПММ. Може відрізнятися від підрозділу, до якого належить ТЗ на момент проведення документу.
2. Колона – заповнюється Колона ТЗ, по якій вводяться залишки ПММ. Може відрізнятися від колони, до якої відноситься ТЗ на момент проведення документу.

В табличній частині документу відображаються партії залишків ПММ на ТЗ. Документ виконує прихід у дані Регістру накопичення Залишки ПММ в ТЗ.

Виявленні нестачі ПММ підлягають списанню і за цими позиціями буде введений один документ Злив ПММ (як описано вище). Його створення можливе на підставі документу Інвентаризація ПММ в ТЗ із автоматичним заповненням обов'язкових показників.

Якщо за даними інвентаризації необхідно ввести декілька документів списання, операцію введення на основі необхідно повторити. Після проведення цих документів кількість ПММ на ТЗ встановлюється рівним реальній кількості, зафіксованій в інвентаризаційній відомості.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.