Автоматизація торкнулася всіх сфер нашого життя. На сучасному підприємстві її елементом є системи електронного документообігу. Адже робота з документами – як внутрішніми, так і зовнішніми – вважається найбільш трудомісткою. І оптимізувати, а також значно спростити процес допомагає сучасне програмне забезпечення.
Спеціалізовані програми, які допомагають організувати електронний документообіг, впроваджуються як на приватних підприємствах, так і на державних. У комерційному секторі вони допомагають знизити трудовитрати і прискорити процес оформлення документів. У державному оптимізується потік інформації, прискорюється і спрощується робота з населенням.
Що значить вести документообіг?
Яким би маленьким не був бізнес, там є документи і, відповідно, документообіг. У документах фіксується різноманітна інформація, яка створюється і змінюється всередині підприємства або надходить від контрагентів.
Всі ці відомості повинні бути впорядковані і зведені в відомості по кожному розділу, щоб інформація була доступною.
Що таке автоматизація документів?
Якщо оформляти ділові папери і відомості по ним в ручному режимі, процес стає трудомістким і незручним. Тому автоматизація бізнесу – одна з важливих задач. В умовах високої конкуренції вона стане вагомою перевагою. Програми для електронного документообігу в Україні допомагають значно прискорити процес роботи з документами і отримати повну картину по всіх напрямках діяльності компанії.
Процес управління стає більш легким, зрозумілим і продуманим. Оперативні і стратегічні рішення приймаються на основі достовірної інформації.
Ще один важливий момент, на який варто звернути увагу – інформаційна безпека. Документи є цінністю, тому що несуть в собі важливі відомості. І компанії, які використовують паперові документи, можуть стикатися з низкою проблем:
- втрата документів;
- порушення конфіденційності, оскільки рахунки або договори потрапили в чужі руки;
- створення зайвих копій, що тягне за собою матеріальні витрати;
- великі витрати часу, які витрачають співробітники на підготовку і пошук документів.
І всі ці питання легко вирішуються при впровадженні СЕД (системи електронного документообігу). Вона дозволяє підвищити продуктивність і налагодити чітку взаємодію між підрозділами. Крім того, СЕД дає можливість чітко налаштувати доступи до інформації в залежності від того, яку посаду обіймає працівник.
Види документообігу
Документообіг поділяють на зовнішній і внутрішній, все залежить від цілей і завдань, для яких складаються паперу. Внутрішній призначений для обміну інформацією між підрозділами підприємства, а зовнішній – для робіт з контрагентами. Наприклад, Акт виконаних робіт, який свідчить про завершення договору або його частини, і підписується двома сторонами.
Внутрішній документообіг може ділитися на:
- Управлінський.
- Кадровий.
- Складський.
- Бухгалтерський.
При наявності на підприємстві інших підрозділів, наприклад, архіву, виробництва, окремо ведеться інший вид обліку.
При створенні електронного документообігу обрана програма зазвичай працює з будь-якими документами: рахунками, накладними та іншими.
Вона також налаштована на передачу даних, але для цього інша сторона повинна мати засоби, щоб їх прийняти.
Як працює система електронного документообігу?
Програмний продукт виконує ті ж завдання, які необхідні для звичайного документообігу: формування документів, реєстрація, відправка. Наявність ЕДО значно спрощує і прискорює роботу підприємства.
Звичайно, до електронних документів пред'являються свої вимоги:
- простота форми;
- чіткість викладення інформації;
- придатність для обробки різними системами;
- наявність цифрового підпису для надання документу юридичної сили.
Як працює ЕДО? Все просто:
- Співробітник формує електронний документ.
- Підписує його і пересилає адресату.
- Контрагент отримує документ, підписує його. Після цього в компанію-відправник приходить повідомлення про те, що документ підписаний двома сторонами.
Тобто документ створюється для спільної роботи з контрагентами. Після підписання проводять оплату або відвантаження товарів і виконують інші дії.
Створений за допомогою системи ЕДО документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Але одержувач не повинен вносити в нього виправлення, інакше документ стає недійсним.
Для чого потрібна система електронного документообігу?
Використовуючи платформи для електронного документообігу, компанія вирішує наступні завдання:
- Підвищує ефективність управління процесами і формує потоки завдань.
- Скорочує трудовитрати співробітників і зменшує фінансові витрати на створення документів.
- Забезпечує надійний облік і безпеку зберігання документів.
Які можливості надає система електронного документообігу?
Ринок пропонує різні програмні продукти для створення ЕДО на підприємстві. Найбільш популярні в Україні:
Є ще Токени для КЕП, які сприяють надійності зберігання електронного цифрового підпису.
Зробимо порівняльний огляд програм і розповімо трохи про кожну з них.
Назва програми |
Особливості |
Переваги |
Недоліки |
M.Е.Doc |
Надійний і функціональний сервіс підготовки, здачі податкової та бухгалтерської звітності зі зручним інтерфейсом і великим функціоналом. Він дозволяє працювати не тільки зі звітами, а й вести облік заробітної плати, обмінюватися податковими / акцизними накладними, актами, рахунками, договорами.
Можна створювати власні шаблони первинних документів |
Програма універсальна, її можуть використовувати компанії і підприємці, що працюють в будь-яких галузях. Вона підходить для всіх форм оподаткування.
Легко інтегрується з BAS (BAS)
має модулі
- Зарплата
- Облік ПДВ
- Облік акцизного податку
- МСФЗ з iXBRL
- Банківський модуль (підходить для банків)
Документообмін (без ліцензії і в демо-доступі можна відправити 50 документів безкоштовно)
Автоматична обробка документів: поки ви п'єте каву, програма сама імпортує, підписує, і відправляє документи (в ДФС, контрагентам) |
Працює тільки під управлінням ОС Windows 7 Sp1, Windows 8, 10
Немає можливості відправити звіти на допідписання директору
Для передачі об'єднаного звіту з BAS потрібна інтеграція |
СОТА
|
Зручний онлайн-сервіс здачі податкової звітності. Працює з податковими накладними та розрахунками коригування; формує декларації, використовуючи книгу доходів; дозволяє відправляти запити в податкову і виконує інші завдання. |
Всі форми звітів до контролюючих органів можна здавати без установки програмного забезпечення, просто з веб-браузера, доступна з планшета або телефона.
(Функціонал ідентичний M.E.Doc, тільки веб версія) |
Якщо використовувати СОТА з телефона або планшета, неможливо підключити токен
Немає реєстру отриманих та виданих накладних |
FREDO:Звіт |
Дозволяє реєструвати податкові накладні, формувати і відправляти звітність до контролюючих органів, а також надсилати і отримувати документи контрагентам. |
Можливість автоматичного заповнення звіту даними з BAS або BAS будь-якої конфігурації в один клік.
Ціна! До вартості ліцензії входить і облік ПДВ, і облік акцизного податку |
Немає реєстру отриманих та виданих накладних |
FREDO:ДокМен |
Дозволяє створювати документи безпосередньо в сервісі за готовими шаблонами. Ще надає можливість підписувати і відправляти їх користувачам подібного сервісу, а також M.E.Doc і СОТА, Flydoc |
Дає можливість відправляти електронні первинні документи контрагентам без створення їх друкованих копій |
Немає 50 безкоштовних документів |
FlyDoc |
Це модуль, який інтегрується прямо в вашу базу BAS або BAS, і дозволяє обмінюватися документами прямо з неї. |
Він сумісний з багатьма конфігураціями цих програм, а обмін документами можливий з іншими сервісами за допомогою сервера «ПТАХ» або відправки посилання на пошту, в месенджер.
Користувачі вищенаведених рішень за чинним договором супроводу ІТС можуть БЕЗКОШТОВНО оновити свою програму на загальну BAS + FlyDoc. Після поновлення на робочому столі BAS з'явиться пункт меню «FlyDoc», за допомогою якого здійснюється перехід на робочий стіл модуля FlyDoc з усіма можливостями сервісу. |
Якщо ви розробили новий шаблон в своїй програмі і хочете такий документ відправити контрагенту або ж ситуація протилежна, необхідно, щоб в системі одержувача / відправника був такий же шаблон. Вартість розробки такого зразка, в середньому, обходиться в 20 000 гривень. |
Токени для КЕП |
Це захищені носії електронних підписів, які створені відповідно до законодавства України. Ключі генеруються всередині токена і існують в одному екземплярі. |
Токени надійно захищені паролем, прості у використанні і, що важливо: їх не потрібно періодично міняти. |
У разі блокування токена через безліч спроб введення неправильного пароля, потрібно робити новий ключ. Токен блокується і очищується. |
Зазвичай такі сервіси працюють без вихідних. Вони характеризуються хорошим рівнем безпеки даних і постійною технічною підтримкою. Функціонал деяких з них можна доопрацювати під потреби замовників.
Далі невеликий перелік основних функцій кожної програми.
M.E.Doc
- Самостійне створення шаблонів.
- Підписи на документах за допомогою ЕЦП.
- Відправка контрагентам і оповіщення про отримання файлів.
- Автоматична обробка файлів.
- Щоденне архівування та копіювання бази.
СОТА
- Звітність і обмін електронними документами онлайн.
- Ведення бухгалтерського обліку.
- Ведення податкового обліку.
- Надійне шифрування під час передачі даних.
- Можливість імпорту з бухгалтерських програм.
- Робота в одному акаунті з декількома компаніями.
FREDO Звіт
- Набір інструментів для обміну первинними документами і податковими накладними.
- Створення і подача регламентованої звітності.
- Реєстрація податкових документів в ЄРПН.
- Отримання довідки про стан рахунку ПДВ
- Пакетна обробка документів.
- Цілодобова доступність.
- Інтеграція з програмами BAS і BAS.
- Можливість використання існуючих ЕЦП без додаткової оплати.
FREDO ДокМен
- Взаємодія з конфігураціями BAS і BAS.
- Безліч шаблонів для створення документів.
- Підписи документів.
- Шифрування при відправці файлів.
- Отримання файлів від контрагентів, які використовують FREDO ДокМен або M.E.Doc.
- Пакетна робота з документами.
FlyDoc
- Підключення до програмних продуктів лінійки BAS і BAS.
- Пересилання документів користувачам FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.
- Доопрацювання під індивідуальні вимоги підприємства.
Токени для КЕП
Токенами називаються захищені носії електронних підписів: ключі створюються всередині токена в одному екземплярі і захищені паролем. Токен купується один раз, і користувач більше не платить гроші за створення електронних ключів.
Переваги захищеного носія:
- Захист під час генерації, оскільки сам процес відбувається всередині токена.
- Захист від несанкціонованого доступу, оскільки ключ не можна скопіювати або подивитися.
- Захист під час використання, оскільки токен захищений паролем.
- Захист в процесі підписання документів, оскільки всі операції відбуваються всередині пристрою.
Що входить в електронний документообіг?
Електронний документообіг – це документи зовнішні і внутрішні. Відмінність від звичайних паперових носіїв в тому, що всі дані представлені в електронному вигляді.
Етапи роботи з електронними документами такі ж, як і з паперовими, вони:
- створюються;
- обробляються;
- відправляються контрагентам або співробітникам;
- надходять адресатам, про що повідомляються відправники;
- використовуються;
- зберігаються;
- знищуються.
Як перейти на електронний документообіг
Щоб перейти на електронний документообіг, вам потрібно:
- Вибрати програмне забезпечення, з яким будете працювати.
- Придбати електронні підписи для співробітників, які будуть підписувати документи.
- Внести відомості про зміни в облікову політику.
- Повідомити контрагентам, що ви починаєте вести електронний документообіг.
У виборі ПЗ вам допоможуть фахівці «Актив-Софт», які досконально вивчили функціонал кожної програми.
Висновок
Робота з паперовими документами менш ефективна, ніж з електронними. Це більш складний процес передачі контрагентам і підписання, процес пошуку в разі потреби.
Електронний документообіг більш продуктивний і менш витратний. Вам лише потрібно вибрати те ПО, яке повністю закриває потреби підприємства.