Що таке системи електронного документообігу

Автоматизація торкнулася всіх сфер нашого життя. На сучасному підприємстві її елементом є системи електронного документообігу. Адже робота з документами – як внутрішніми, так і зовнішніми – вважається найбільш трудомісткою. І оптимізувати, а також значно спростити процес допомагає сучасне програмне забезпечення.

Спеціалізовані програми, які допомагають організувати електронний документообіг, впроваджуються як на приватних підприємствах, так і на державних. У комерційному секторі вони допомагають знизити трудовитрати і прискорити процес оформлення документів. У державному оптимізується потік інформації, прискорюється і спрощується робота з населенням.

Що значить вести документообіг?

Яким би маленьким не був бізнес, там є документи і, відповідно, документообіг. У документах фіксується різноманітна інформація, яка створюється і змінюється всередині підприємства або надходить від контрагентів.

Всі ці відомості повинні бути впорядковані і зведені в відомості по кожному розділу, щоб інформація була доступною.

Що таке автоматизація документів?

Якщо оформляти ділові папери і відомості по ним в ручному режимі, процес стає трудомістким і незручним. Тому автоматизація бізнесу – одна з важливих задач. В умовах високої конкуренції вона стане вагомою перевагою. Програми для електронного документообігу в Україні допомагають значно прискорити процес роботи з документами і отримати повну картину по всіх напрямках діяльності компанії.

Процес управління стає більш легким, зрозумілим і продуманим. Оперативні і стратегічні рішення приймаються на основі достовірної інформації.

Ще один важливий момент, на який варто звернути увагу – інформаційна безпека. Документи є цінністю, тому що несуть в собі важливі відомості. І компанії, які використовують паперові документи, можуть стикатися з низкою проблем:

• втрата документів;
• порушення конфіденційності, оскільки рахунки або договори потрапили в чужі руки;
• створення зайвих копій, що тягне за собою матеріальні витрати;
• великі витрати часу, які витрачають співробітники на підготовку і пошук документів.

І всі ці питання легко вирішуються при впровадженні СЕД (системи електронного документообігу). Вона дозволяє підвищити продуктивність і налагодити чітку взаємодію між підрозділами. Крім того, СЕД дає можливість чітко налаштувати доступи до інформації в залежності від того, яку посаду обіймає працівник.

Види документообігу

Документообіг поділяють на зовнішній і внутрішній, все залежить від цілей і завдань, для яких складаються паперу. Внутрішній призначений для обміну інформацією між підрозділами підприємства, а зовнішній – для робіт з контрагентами. Наприклад, Акт виконаних робіт, який свідчить про завершення договору або його частини, і підписується двома сторонами.

Внутрішній документообіг може ділитися на:

1. Управлінський.
2. Кадровий.
3. Складський.
4. Бухгалтерський.

При наявності на підприємстві інших підрозділів, наприклад, архіву, виробництва, окремо ведеться інший вид обліку.

При створенні електронного документообігу обрана програма зазвичай працює з будь-якими документами: рахунками, накладними та іншими.

Вона також налаштована на передачу даних, але для цього інша сторона повинна мати засоби, щоб їх прийняти.

Як працює система електронного документообігу?

Програмний продукт виконує ті ж завдання, які необхідні для звичайного документообігу: формування документів, реєстрація, відправка. Наявність ЕДО значно спрощує і прискорює роботу підприємства.

Звичайно, до електронних документів пред'являються свої вимоги:

• простота форми;
• чіткість викладення інформації;
• придатність для обробки різними системами;
• наявність цифрового підпису для надання документу юридичної сили.

Як працює ЕДО? Все просто:

1. Співробітник формує електронний документ.
2. Підписує його і пересилає адресату.
3. Контрагент отримує документ, підписує його. Після цього в компанію-відправник приходить повідомлення про те, що документ підписаний двома сторонами.

Тобто документ створюється для спільної роботи з контрагентами. Після підписання проводять оплату або відвантаження товарів і виконують інші дії.

Створений за допомогою системи ЕДО документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Але одержувач не повинен вносити в нього виправлення, інакше документ стає недійсним.

Для чого потрібна система електронного документообігу?

Використовуючи платформи для електронного документообігу, компанія вирішує наступні завдання:

1. Підвищує ефективність управління процесами і формує потоки завдань.
2. Скорочує трудовитрати співробітників і зменшує фінансові витрати на створення документів.
3. Забезпечує надійний облік і безпеку зберігання документів.

Які можливості надає система електронного документообігу?

Ринок пропонує різні програмні продукти для створення ЕДО на підприємстві. Найбільш популярні в Україні:

• M.Е.Doc
• СОТА
• FREDO:Звіт
• FREDO:ДокМен
• FlyDoc

Є ще Токени для КЕП, які сприяють надійності зберігання електронного цифрового підпису.

Зробимо порівняльний огляд програм і розповімо трохи про кожну з них.

Зазвичай такі сервіси працюють без вихідних. Вони характеризуються хорошим рівнем безпеки даних і постійною технічною підтримкою. Функціонал деяких з них можна доопрацювати під потреби замовників.

Далі невеликий перелік основних функцій кожної програми.

M.E.Doc

• Самостійне створення шаблонів.
• Підписи на документах за допомогою ЕЦП.
• Відправка контрагентам і оповіщення про отримання файлів.
• Автоматична обробка файлів.
• Щоденне архівування та копіювання бази.

СОТА

• Звітність і обмін електронними документами онлайн.
• Ведення бухгалтерського обліку.
• Ведення податкового обліку.
• Надійне шифрування під час передачі даних.
• Можливість імпорту з бухгалтерських програм.
• Робота в одному акаунті з декількома компаніями.

FREDO Звіт

• Набір інструментів для обміну первинними документами і податковими накладними.
• Створення і подача регламентованої звітності.
• Реєстрація податкових документів в ЄРПН.
• Отримання довідки про стан рахунку ПДВ
• Пакетна обробка документів.
• Цілодобова доступність.
• Інтеграція з програмами BAS і BAS.
• Можливість використання існуючих ЕЦП без додаткової оплати.

FREDO ДокМен

• Взаємодія з конфігураціями BAS і BAS.
• Безліч шаблонів для створення документів.
• Підписи документів.
• Шифрування при відправці файлів.
• Отримання файлів від контрагентів, які використовують FREDO ДокМен або M.E.Doc.
• Пакетна робота з документами.

FlyDoc

• Підключення до програмних продуктів лінійки BAS і BAS.
• Пересилання документів користувачам FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.
• Доопрацювання під індивідуальні вимоги підприємства.

Токени для КЕП

Токенами називаються захищені носії електронних підписів: ключі створюються всередині токена в одному екземплярі і захищені паролем. Токен купується один раз, і користувач більше не платить гроші за створення електронних ключів.

Переваги захищеного носія:

1. Захист під час генерації, оскільки сам процес відбувається всередині токена.
2. Захист від несанкціонованого доступу, оскільки ключ не можна скопіювати або подивитися.
3. Захист під час використання, оскільки токен захищений паролем.
4. Захист в процесі підписання документів, оскільки всі операції відбуваються всередині пристрою.

Що входить в електронний документообіг?

Електронний документообіг – це документи зовнішні і внутрішні. Відмінність від звичайних паперових носіїв в тому, що всі дані представлені в електронному вигляді.

Етапи роботи з електронними документами такі ж, як і з паперовими, вони:

• створюються;
• обробляються;
• відправляються контрагентам або співробітникам;
• надходять адресатам, про що повідомляються відправники;
• використовуються;
• зберігаються;
• знищуються.

Як перейти на електронний документообіг

Щоб перейти на електронний документообіг, вам потрібно:

1. Вибрати програмне забезпечення, з яким будете працювати.
2. Придбати електронні підписи для співробітників, які будуть підписувати документи.
3. Внести відомості про зміни в облікову політику.
4. Повідомити контрагентам, що ви починаєте вести електронний документообіг.

У виборі ПЗ вам допоможуть фахівці «Актив-Софт», які досконально вивчили функціонал кожної програми.

Висновок

Робота з паперовими документами менш ефективна, ніж з електронними. Це більш складний процес передачі контрагентам і підписання, процес пошуку в разі потреби.

Електронний документообіг більш продуктивний і менш витратний. Вам лише потрібно вибрати те ПО, яке повністю закриває потреби підприємства.

Яна Бараннік

• методист Актив-Софт