спілка автомазитароії бізнесу оренда програм автоматизації

0-800-750-680 

sale@aktiv.ua

Что такое системы электронного документооборота

(обновлено 28.09.2021)

*придумайте пароль, который будете использовать для входа

Автоматизация затронула все сферы нашей жизни. На современном предприятии ее элементом являются системы электронного документооборота. Ведь работа с документами – как внутренними, так и внешними – считается наиболее трудоемкой. И оптимизировать, а также значительно упростить процесс помогает современное программное обеспечение.

Специализированные программы, помогающие организовать электронный документооборот, внедряются как на частных предприятиях, так и на государственных. В коммерческом секторе они помогают снизить трудозатраты и ускорить процесс оформления документов. В государственном оптимизируется поток информации, ускоряется и упрощается работа с населением.

Что значит вести документооборот?

Каким бы маленьким не был бизнес, там есть документы и, соответственно, документооборот. В документах фиксируется разнообразная информация, которая создается и изменяется внутри предприятия или поступает от контрагентов.

Все эти сведения должны быть упорядочены и сведены в ведомости по каждому разделу, чтобы информация была доступной.

Что такое автоматизация документов?

Если оформлять деловые бумаги и ведомости по ним в ручном режиме, процесс становится трудоемким и неудобным. Поэтому автоматизация бизнеса – одна из важных задач. В условиях высокой конкуренции она станет весомым преимуществом. Программы для электронного документооборота в Украине помогают значительно ускорить процесс работы с документами и получить полную картину по всем направлениям деятельности компании.

Процесс управления становится более легким, понятным и продуманным. Оперативные и стратегические решения принимаются на основе достоверной информации.

Еще один важный момент, на который стоит обратить внимание – информационная безопасность. Документы являются ценностью, потому что несут в себе важные сведения. И компании, которые используют бумажные документы, могут сталкиваться с рядом проблем:

  • утеря документов;
  • нарушение конфиденциальности, поскольку счета или договора попали в чужие руки;
  • создание лишних копий, что тянет за собой материальные затраты;
  • большие затраты времени, которые тратят сотрудники на подготовку и поиск документов.

И все эти вопросы легко решаются при внедрении СЭД (системы электронного документооборота). Она позволяет повысить производительность и наладить четкое взаимодействие между подразделениями. Кроме того, СЭД позволяет четко настроить доступы к информации в зависимости от того, какую должность занимает работник.

Виды документооборота

Документооборот разделяют на внешний и внутренний, все зависит от целей и задач, для которых составляются бумаги. Внутренний предназначен для обмена информацией между подразделениями предприятия, а внешний – для работ с контрагентами. Например, Акт выполненных работ, который свидетельствует о завершении договора или его части, и подписывается двумя сторонами.

Внутренний документооборот может делиться на:

  1. Управленческий.
  2. Кадровый.
  3. Складской.
  4. Бухгалтерский.

При наличии на предприятии других подразделений, например, архива, производства, отдельно ведется другой вид учета.

При создании электронного документооборота выбранная программа обычно работает с любыми документами: счетами, накладными и другими.

Она также настроена на передачу данных, но для этого другая сторона должна иметь средства, чтобы их принять.

Как работает система электронного документооборота?

Программный продукт выполняет те же задачи, которые необходимы для обычного документооборота: формирование документов, регистрация, отправка. Наличие ЭДО значительно упрощает и ускоряет работу предприятия.

Конечно, к электронным документам предъявляются свои требования:

  • простота формы;
  • четкость изложения информации;
  • пригодность для обработки разными системами;
  • наличие цифровой подписи для придания документу юридической силы.

Как работает ЭДО? Все просто:

  1. Сотрудник формирует электронный документ.
  2. Подписывает его и пересылает адресату.
  3. Контрагент получает документ, подписывает его. После этого в компанию-отправитель приходит уведомление о том, что документ подписан двумя сторонами.

То есть документ создается для совместной работы с контрагентами. После подписания проводят оплату или отгрузку товаров и выполняют другие действия.

Созданный посредством системы ЭДО документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Но получатель не должен вносить в него исправления, иначе документ становится недействительным.

Для чего нужна система электронного документооборота?

Используя платформы для электронного документооборота, компания решает следующие задачи:

  1. Повышает эффективность управления процессами и формирует потоки задач.
  2. Сокращает трудозатраты сотрудников и уменьшает финансовые издержки на создание документов.
  3. Обеспечивает надежный учет и безопасность хранения документов.

Какие возможности предоставляет система электронного документооборота?

Рынок предлагает различные программные продукты для создания ЭДО на предприятии. Наиболее популярные в Украине:

Есть еще Токени для КЭП, которые способствуют надежности хранения электронной цифровой подписи.

Сделаем сравнительный обзор программ и расскажем немного о каждой из них.

Название программы Особенности Преимущества Недостатки
M.Е.Doc Надежный и функциональный сервис подготовки, сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности с удобным интерфейсом и большим функционалом. Он позволяет работать не только с отчетами, но и вести учет заработной платы, обмениваться налоговыми/акцизными накладными, актами, счетами, договорами.

Можно создавать собственные шаблоны первичных документов
Программа универсальна, ее могут использовать компании и предприниматели, работающие в любых отраслях. Она подходит для всех форм налогообложения.

Легко интегрируется с 1С:Підприємство (BAS)

Имеет модули
  • Зарплата
  • Учет НДС
  • Учет акцизного налога
  • МСФО с iXBRL
  • Банковский модуль (подходит для банков)
Документообмен (без лицензии и в демо-доступе можно отправить 50 документов бесплатно)

Автоматическая обработка документов: пока вы пьете кофе, программа сама импортирует, подписывает, и отправляет документы (в ДФС, контрагентам)
Работает только под управлением ОС Windows 7 Sp1, Windows 8, 10

Нет возможности отправить отчеты на доподписание директору

Для передачи объединенного отчета из 1С:Підприємство нужна стыковка (интеграция)
СОТА Удобный онлайн-сервис сдачи налоговой отчетности. Работает с налоговыми накладными и расчетами корректировки; формирует декларации, используя книгу доходов; позволяет отправлять запросы в налоговую и выполняет другие задачи. Все формы отчетов в контролирующие органы можно сдавать без установки программного обеспечения, просто с веб-браузера, доступна с планшета или телефона.

(функционал идентичен M.E.Doc, только веб версия)
Если использовать СОТА с телефона или планшета, невозможно подключить токен

Нет реестра полученных и выданных накладных
FREDO:Звіт Позволяет регистрировать налоговые накладные, формировать и отправлять отчетность в контролирующие органы, а также отсылать и получать документы контрагентам. Возможность автоматического заполнения отчета данными из 1С:Підприємство или BAS любой конфигурации в один клик.

Цена! В стоимость лицензии входит и учет НДС, и учет акцизного налога
Нет реестра полученных и выданных накладных
FREDO:ДокМен Позволяет создавать документы непосредственно в сервисе по готовым шаблонам. Еще предоставляет возможность подписывать и отправлять их пользователям подобного сервиса, а также M.E.Doc и СОТА, Flydoc Дает возможность отправлять электронные первичные документы контрагентам без создания их печатных копий Нет 50 бесплатных документов
FlyDoc Это модуль, который интегрируется прямо в вашу базу 1С:Підприємство или BAS, и позволяет обмениваться документами прямо из нее. Он совместим со многими конфигурациями этих программ, а обмен документами возможен с другими сервисами посредством сервера «ПТАХ» или отправки ссылки на почту, в мессенджер.

Пользователи вышеприведенных решений по действующему договору сопровождения ИТС могут БЕСПЛАТНО обновить свою программу на общую BAS + FlyDoc. После обновления на рабочем столе BAS появится пункт меню «FlyDoc», с помощью которого осуществляется переход на рабочий стол модуля FlyDoc со всеми возможностями сервиса.
Если вы разработали новый шаблон в своей программе и хотите такой документ отправить контрагенту или же ситуация противоположная, необходимо, чтобы в системе получателя/отправителя был такой же шаблон. Стоимость разработки такого образца в среднем обходится в 20 000 гривен.
Токены для КЭП Это защищенные носители электронных подписей, которые созданы в соответствии с законодательством Украины. Ключи генерируются внутри токена и существуют в одном экземпляре. Токены надежно защищены паролем, просты в использовании и, что важно: их не нужно периодически менять. В случае блокировки токена из-за множества попыток ввода неправильного пароля, нужно делать новый ключ. Токен блокируется и очищается.

Обычно такие сервисы работают без выходных. Они характеризуются хорошим уровнем безопасности данных и постоянной технической поддержкой. Функционал некоторых из них можно доработать под потребности заказчиков.

Далее небольшой перечень основных функций каждой программы.

M.E.Doc

  • Самостоятельное создание шаблонов.
  • Подписи на документах при помощи ЭЦП.
  • Отправка контрагентам и оповещение о получении файлов.
  • Автоматическая обработка файлов.
  • Ежедневное архивирование и копирование базы.

СОТА

  • Отчетность и обмен электронными документами онлайн.
  • Ведение бухгалтерского учета.
  • Ведение налогового учета.
  • Надежное шифрование во время передачи данных.
  • Возможность импорта из бухгалтерских программ.
  • Работа в одном аккаунте с несколькими компаниями.

FREDO Звіт

  • Набор инструментов для обмена первичными документами и налоговыми накладными.
  • Создание и подача регламентированной отчетности.
  • Регистрация налоговых документов в ЕРНН.
  • Получение справки о состоянии счета НДС
  • Пакетная обработка документов.
  • Круглосуточная доступность.
  • Интеграция с программами 1С:Підприємство и BAS.
  • Возможность использования существующих ЭЦП без дополнительной оплаты.

FREDO ДокМен

  • Взаимодействие с конфигурациями BAS и 1С:Підприємство.
  • Множество шаблонов для создания документов.
  • Подписи документов.
  • Шифрование при отправке файлов.
  • Получение файлов от контрагентов, которые используют FREDO ДокМен или M.E.Doc.
  • Пакетная работа с документами.

FlyDoc

  • Подключение к программным продуктам линейки BAS и 1С:Підприємство.
  • Пересылка документов пользователям FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.
  • Доработка под индивидуальные требования предприятия.

Токены для КЭП

Токенами называются защищенные носители электронных подписей: ключи создаются внутри токена в одном экземпляре и защищены паролем. Токен покупается один раз, и пользователь больше не платит деньги за создание электронных ключей.

Преимущества защищенного носителя:

  1. Защита во время генерации, поскольку сам процесс происходит внутри токена.
  2. Защита от несанкционированного доступа, так как ключ нельзя скопировать или посмотреть.
  3. Защищен при использовании, поскольку токен защищен паролем.
  4. Защита в процессе подписания документов, поскольку все операции происходят внутри устройства.

Что входит в электронный документооборот?

Электронный документооборот – это документы внешние и внутренние. Отличие от обычных бумажных носителей в том, что все данные представлены в электронном виде.

Этапы работы с электронными документами такие же, как и с бумажными, они:

  • создаются;
  • обрабатываются;
  • отправляются контрагентам или сотрудника;
  • поступают адресатам, о чем уведомляются отправители;
  • используются;
  • хранятся;
  • уничтожаются.

Как перейти на электронный документооборот

Чтобы перейти на электронный документооборот, вам нужно:

  1. Выбрать программное обеспечение, с которым будете работать.
  2. Приобрести электронные подписи для сотрудников, которые будут подписывать документы.
  3. Внести сведения об изменениях в учетную политику.
  4. Сообщить контрагентам, что вы начинаете вести электронный документооборот.

В выборе ПО вам помогут специалисты «Актив-Софт», которые досконально изучили функционал каждой программы.

Заключение

Работа с бумажными документами менее эффективна, чем с электронными. Это более сложный процесс передачи контрагентам и подписания, процесс поиска в случае необходимости.

Электронный документооборот более продуктивный и менее затратный. Вам лишь нужно выбрать то ПО, которое полностью закроет потребности предприятия.

автор
  • методист Актив-Софт
*/

Ваша заявка принята!

Наш менеджер перезвонит Вам,
а пока предлагаем почитать нашу книгу о работе с первичными документами.