Что такое системы электронного документооборота

Автоматизация затронула все сферы нашей жизни. На современном предприятии ее элементом являются системы электронного документооборота. Ведь работа с документами – как внутренними, так и внешними – считается наиболее трудоемкой. И оптимизировать, а также значительно упростить процесс помогает современное программное обеспечение.

Специализированные программы, помогающие организовать электронный документооборот, внедряются как на частных предприятиях, так и на государственных. В коммерческом секторе они помогают снизить трудозатраты и ускорить процесс оформления документов. В государственном оптимизируется поток информации, ускоряется и упрощается работа с населением.

Что значит вести документооборот?

Каким бы маленьким не был бизнес, там есть документы и, соответственно, документооборот. В документах фиксируется разнообразная информация, которая создается и изменяется внутри предприятия или поступает от контрагентов.

Все эти сведения должны быть упорядочены и сведены в ведомости по каждому разделу, чтобы информация была доступной.

Что такое автоматизация документов?

Если оформлять деловые бумаги и ведомости по ним в ручном режиме, процесс становится трудоемким и неудобным. Поэтому автоматизация бизнеса – одна из важных задач. В условиях высокой конкуренции она станет весомым преимуществом. Программы для электронного документооборота в Украине помогают значительно ускорить процесс работы с документами и получить полную картину по всем направлениям деятельности компании.

Процесс управления становится более легким, понятным и продуманным. Оперативные и стратегические решения принимаются на основе достоверной информации.

Еще один важный момент, на который стоит обратить внимание – информационная безопасность. Документы являются ценностью, потому что несут в себе важные сведения. И компании, которые используют бумажные документы, могут сталкиваться с рядом проблем:

• утеря документов;
• нарушение конфиденциальности, поскольку счета или договора попали в чужие руки;
• создание лишних копий, что тянет за собой материальные затраты;
• большие затраты времени, которые тратят сотрудники на подготовку и поиск документов.

И все эти вопросы легко решаются при внедрении СЭД (системы электронного документооборота). Она позволяет повысить производительность и наладить четкое взаимодействие между подразделениями. Кроме того, СЭД позволяет четко настроить доступы к информации в зависимости от того, какую должность занимает работник.

Виды документооборота

Документооборот разделяют на внешний и внутренний, все зависит от целей и задач, для которых составляются бумаги. Внутренний предназначен для обмена информацией между подразделениями предприятия, а внешний – для работ с контрагентами. Например, Акт выполненных работ, который свидетельствует о завершении договора или его части, и подписывается двумя сторонами.

Внутренний документооборот может делиться на:

1. Управленческий.
2. Кадровый.
3. Складской.
4. Бухгалтерский.

При наличии на предприятии других подразделений, например, архива, производства, отдельно ведется другой вид учета.

При создании электронного документооборота выбранная программа обычно работает с любыми документами: счетами, накладными и другими.

Она также настроена на передачу данных, но для этого другая сторона должна иметь средства, чтобы их принять.

Как работает система электронного документооборота?

Программный продукт выполняет те же задачи, которые необходимы для обычного документооборота: формирование документов, регистрация, отправка. Наличие ЭДО значительно упрощает и ускоряет работу предприятия.

Конечно, к электронным документам предъявляются свои требования:

• простота формы;
• четкость изложения информации;
• пригодность для обработки разными системами;
• наличие цифровой подписи для придания документу юридической силы.

Как работает ЭДО? Все просто:

1. Сотрудник формирует электронный документ.
2. Подписывает его и пересылает адресату.
3. Контрагент получает документ, подписывает его. После этого в компанию-отправитель приходит уведомление о том, что документ подписан двумя сторонами.

То есть документ создается для совместной работы с контрагентами. После подписания проводят оплату или отгрузку товаров и выполняют другие действия.

Созданный посредством системы ЭДО документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Но получатель не должен вносить в него исправления, иначе документ становится недействительным.

Для чего нужна система электронного документооборота?

Используя платформы для электронного документооборота, компания решает следующие задачи:

1. Повышает эффективность управления процессами и формирует потоки задач.
2. Сокращает трудозатраты сотрудников и уменьшает финансовые издержки на создание документов.
3. Обеспечивает надежный учет и безопасность хранения документов.

Какие возможности предоставляет система электронного документооборота?

Рынок предлагает различные программные продукты для создания ЭДО на предприятии. Наиболее популярные в Украине:

• M.Е.Doc
• СОТА
• FREDO:Звіт
• FREDO:ДокМен
• FlyDoc.

Есть еще Токени для КЭП, которые способствуют надежности хранения электронной цифровой подписи.

Сделаем сравнительный обзор программ и расскажем немного о каждой из них.

Обычно такие сервисы работают без выходных. Они характеризуются хорошим уровнем безопасности данных и постоянной технической поддержкой. Функционал некоторых из них можно доработать под потребности заказчиков.

Далее небольшой перечень основных функций каждой программы.

M.E.Doc

• Самостоятельное создание шаблонов.
• Подписи на документах при помощи ЭЦП.
• Отправка контрагентам и оповещение о получении файлов.
• Автоматическая обработка файлов.
• Ежедневное архивирование и копирование базы.

СОТА

• Отчетность и обмен электронными документами онлайн.
• Ведение бухгалтерского учета.
• Ведение налогового учета.
• Надежное шифрование во время передачи данных.
• Возможность импорта из бухгалтерских программ.
• Работа в одном аккаунте с несколькими компаниями.

FREDO Звіт

• Набор инструментов для обмена первичными документами и налоговыми накладными.
• Создание и подача регламентированной отчетности.
• Регистрация налоговых документов в ЕРНН.
• Получение справки о состоянии счета НДС
• Пакетная обработка документов.
• Круглосуточная доступность.
• Интеграция с программами 1С:Підприємство и BAS.
• Возможность использования существующих ЭЦП без дополнительной оплаты.

FREDO ДокМен

• Взаимодействие с конфигурациями BAS и 1С:Підприємство.
• Множество шаблонов для создания документов.
• Подписи документов.
• Шифрование при отправке файлов.
• Получение файлов от контрагентов, которые используют FREDO ДокМен или M.E.Doc.
• Пакетная работа с документами.

FlyDoc

• Подключение к программным продуктам линейки BAS и 1С:Підприємство.
• Пересылка документов пользователям FlyDoc, FREDO ДокМен, M.E.Doc.
• Доработка под индивидуальные требования предприятия.

Токены для КЭП

Токенами называются защищенные носители электронных подписей: ключи создаются внутри токена в одном экземпляре и защищены паролем. Токен покупается один раз, и пользователь больше не платит деньги за создание электронных ключей.

Преимущества защищенного носителя:

1. Защита во время генерации, поскольку сам процесс происходит внутри токена.
2. Защита от несанкционированного доступа, так как ключ нельзя скопировать или посмотреть.
3. Защищен при использовании, поскольку токен защищен паролем.
4. Защита в процессе подписания документов, поскольку все операции происходят внутри устройства.

Что входит в электронный документооборот?

Электронный документооборот – это документы внешние и внутренние. Отличие от обычных бумажных носителей в том, что все данные представлены в электронном виде.

Этапы работы с электронными документами такие же, как и с бумажными, они:

• создаются;
• обрабатываются;
• отправляются контрагентам или сотрудника;
• поступают адресатам, о чем уведомляются отправители;
• используются;
• хранятся;
• уничтожаются.

Как перейти на электронный документооборот

Чтобы перейти на электронный документооборот, вам нужно:

1. Выбрать программное обеспечение, с которым будете работать.
2. Приобрести электронные подписи для сотрудников, которые будут подписывать документы.
3. Внести сведения об изменениях в учетную политику.
4. Сообщить контрагентам, что вы начинаете вести электронный документооборот.

В выборе ПО вам помогут специалисты «Актив-Софт», которые досконально изучили функционал каждой программы.

Заключение

Работа с бумажными документами менее эффективна, чем с электронными. Это более сложный процесс передачи контрагентам и подписания, процесс поиска в случае необходимости.

Электронный документооборот более продуктивный и менее затратный. Вам лишь нужно выбрать то ПО, которое полностью закроет потребности предприятия.

Яна Баранник

• методист Актив-Софт