Штатний розпис у BAS Бухгалтерія КОРП

Штатний розпис в BAS Бухгалтерія КОРП є потужним інструментом для управління персоналом і планування витрат на оплату праці. Правильне його налаштування та використання дозволить оптимізувати кадровий облік та забезпечити точність розрахунків.

Основні елементи штатного розпису в BAS Бухгалтерія КОРП:

• Посада – назва посади, оклад, доплати, премії;
• Підрозділ – структурний підрозділ організації, до якого належить посада;
• Кількість штатних одиниць – загальна кількість працівників, які можуть займати таку посаду;
• Тарифний розряд – для деяких професій вказується тарифний розряд, який визначає рівень заробітної плати;
• Категорія – для службовців може вказуватися категорія, яка також впливає на рівень заробітної плати.

Ведення штатного розпису в програмі дозволяє:

• приймати і переводити співробітників, вибираючи посаду зі списку для потрібного підрозділу та формувати список нарахувань і їх розмір з можливістю подальшого редагування;
• під час оформлення кадрових наказів контролювати їх відповідність штатному розпису;
• проводити аналіз відповідності фактичної штатної розстановки та штатного розпису;
• описувати місце роботи також розрядом (категорією) відповідної посади;
• визначити сформованість штатного розпису для підрозділу, наявність посади у цьому штатному розписі (включена чи виключена);
• формувати друковані форми документів.

Налаштування штатного розпису здійснюється за посиланням Настройка штатного розкладу в розділі меню Головне – Настройки – Кадри.

У формі Настройка штатного розкладу проводяться наступні налаштування:

• прапор Автоматична перевірка кадрових документів на відповідність штатному розкладу встановлюється, щоб при реєстрації кадрових документів виконувалася перевірка на відповідність їх штатному розпису;
• прапор Ведеться історія змін штатного розкладу встановлюється для зберігання історії зміни штатного розпису, оформлення наказів про зміну штатного розпису безпосередньо із посади;

Якщо ведеться історія змін штатного розпису, всі дані про існуючі в ньому позиції вводяться за допомогою документів Затвердження штатного розкладу і Зміна штатного розкладу. Якщо прапор не встановлено, відомості про це будуть вноситися безпосередньо в довідник Штатний розклад.

• прапор Використовується «вилка» окладів і надбавок встановлюється для можливості вказати розмір окладу і надбавок у вигляді мінімального і максимального розміру під час опису позицій штатного розпису;
• прапор У позиції штатного розкладу використовуються розряди і категорії встановлюється, якщо під час опису позиції штатного розпису слід вказувати розряд професії або категорію посади (для робітничих посад);
• спосіб відображення надбавок налаштовується в однойменному розділі шляхом вибору одного з напередвизначених програмою варіантів: Місячний розмір у гривнях (за замовчуванням пропонується цей варіант); Тариф, %, коеф. і т.д.; Місячний розмір і тариф, %, коеф.;
• прапор Використовувати бронювання позицій встановлюється для можливості бронювання позицій штатного розпису і кількості займаних ставок перед оформленням прийому на роботу або кадрового переведення.

Оформлені броні будуть відображатися в звіті Штатна розстановка червоним кольором.

• прапор Не враховувати гіг-спеціалістів у штатному розкладі встановлюється, щоб під час проведення кадрових документів не здійснювався облік та контроль гіг-спеціалістів. При формуванні звітів, пов’язаних зі штатним розписом, дані по гіг-спеціалістам враховуватись не будуть. 

Введення штатного розпису

Перед початком заповнення штатного розпису необхідно заповнити довідники Підрозділи та Посади (розділ меню Кадри – Штатний розклад).

В картці Підрозділу існує можливість зафіксувати момент сформованості підрозділу, дату його створення та включення до штатного розпису. Якщо підрозділ не використовується, вказують дату його розформування.

В картці Посади вказується, що посада введена до штатного розпису або виключена з нього і більше не використовується.

Це зручно, оскільки не відображаються у списках підрозділи і посади, які зараз не використовуються, що полегшує пошук і вибір необхідних рядків.

Інформація зі штатного розпису вводиться і редагується безпосередньо в довіднику Штатний розклад (розділ Кадри – Штатний розклад).

В довіднику Штатний розклад передбачений відбір актуальних позицій. Є можливість ознайомитись з іще не затвердженими Посадами (коли встановлено прапор Показувати незатверджені позиції), за необхідності переглядати вже закриті позиції штатного розпису (коли встановлено прапор Показувати закриті позиції).

Для введення позиції штатного розпису необхідно у довіднику Штатний розклад натиснути на кнопку Створити.

При створенні позиції штатного розпису необхідно заповнити реквізити:

1. Організація – реквізит з’являється, якщо у програмі включена можливість обліку декількох організацій. В такому випадку реквізит слід заповнити організацією, для якої створюється позиція штатного розпису.
2. Підрозділ – вибирається потрібний підрозділ з довідника Підрозділи організації, куди необхідно додати штатну позицію.
3. Місце в стр-рі підприємства – вказується підрозділ управлінської структури підприємства.
4. Посада – вибирається посада із довідника, для якої створюється штатна позиція.
5. Прапор Позиція затверджена встановлюється автоматично із зазначенням останньої введеної.

У разі потреби дата може бути змінена згідно з наказом про затвердження штатного розпису.

6. Прапор Закрита і більше не використовується встановлюється у разі необхідності закрити штатну позицію.
7. Графік роботи – вказується графік, відповідно до якого буде здійснюватися робота на позиції штатного розпису. 

Вказане значення буде заповнюватися за замовчуванням під час вибору у відповідному кадровому документі (з можливістю зміни) позиції, яку займає фізична особа під час прийому на роботу.

8. Кільк. од. – зазначається необхідна кількість штатних одиниць. Є можливість вказати не цілу кількість штатних одиниць (наприклад – 0,5), якщо в налаштуваннях кадрового обліку встановлено прапор Використовується робота з неповною ставкою. 
9. Найменування – автоматично заповнюється на підставі відомостей про позицію за схемою Посада, розряд. В разі потреби найменування можна змінити.

Доповнюється розрядом (категорією) у робітничих посадах, якщо в налаштуваннях штатного розпису вказано їх використання, як описано вище.

В табличній частині на закладці Оплата праці:

10. За допомогою кнопки Додати встановлюється вид і розміри нарахувань, що займають відповідну позицію штатного розпису. 

Якщо в налаштуваннях штатного розпису встановлено прапор Використовується «вилка» окладів і надбавок, для кожного виду нарахування можна задати мінімальні і максимальні розміри показників.

За нарахуваннями з відомими показниками розраховується плановий розмір фонду оплати праці (ФОП) за позицією. ФОП позиції використовується під час формування звітів за штатним розписом, а також може використовуватися у разі призначення співробітнику доплати за суміщення професій (посад).

11. Існує можливість використання нарахування надбавки за шкідливість та відсотку цієї надбавки, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати на закладці Інші нарахування встановлений прапор Надбавка за шкідливість. 

12. Програмою передбачено використання розрядів (категорій) і тарифних груп, якщо в налаштуваннях штатного розпису вибрано їх використання, тобто встановлено прапор У позиції штатного розкладу використовуються розряди і категорії і прапор Використовуються тарифні групи.

В картці позиції додатково до посади з'являється можливість вказати Розряд (категорію) та Тарифну групу, в рамках якої встановлюється розмір тарифу для Розряду (категорії), який відповідає цьому розряду.

На закладці Додатково в реквізитах Умови прийому на роботу, характер роботи і Короткий опис є можливість вказати довільний коментар, який буде виводитися в звітах за штатним розписом (додаткова довідкова інформація).

В табличній частині на закладці Додатково вказуються відомості про права на відпустки.

За необхідності вивести штатну одиницю зі штатного розпису в картці позиції у довіднику встановлюється прапор Закрита і більше не використовується і дата закриття штатної позиції.

Програмою передбачена можливість друку штатного розпису. За допомогою кнопки Друк відкривається можливість роздрукувати різні форми:

• штатний розпис для підпису;
• дотримання штатного розпису;
• аналіз штатного розпису;
• нарахування позицій штатного розпису;
• оклади, надбавки та ФОТ за даними штатного розпису.

Відображення змін штатного розпису

Для відображення змін штатного розпису потрібно здійснити деякі кроки.

У довіднику Штатний розклад натиснути гіперпосилання Затвердити новий штатний розклад або Змінити поточний шатний розклад.

В реквізиті Місяць вказати місяць, починаючи з якого буде діяти новий штатний розпис.

У табличній частині документа:

• для введення нової штатної одиниці натиснути на кнопку Додати позицію і ввести нову позицію штатного розпису із зазначенням підрозділу, посади, розряду (категорії), кількості ставок, складу нарахувань, графіку роботи та ін.;
• для виключення зі штатного розпису штатної одиниці треба виділити курсором в штатному розписі рядок з необхідною позицією і натиснути на кнопку Ще – Закрити вибрані позиції;

• для зміни нарахування або кількості ставок для діючої позиції в новому штатному розписі потрібно виділити курсором рядок з відповідною позицією, далі подвійним клацанням миші відкривається картка позиції і вносяться в неї зміни.

Щоб зміна планових нарахувань, зареєстрованих документом Затвердження штатного розкладу, відбулася, потрібно ввести документ Зміна планових нарахувань. Вводимо його безпосередньо із цього документу за допомогою кнопки Змінити нарахування, що розташована над табличною частиною.

Програмою у документі Зміна планових нарахувань автоматично заповнюються всі реквізити на підставі даних документу, з якого зроблене введення, а саме: посада, дата зміни, підстава, співробітники із значенням показників (відповідно до документа-підстави) змінених нарахувань.

Зауважимо, що для внесення до штатного розпису деяких не суттєвих змін, не пов'язаних з істотною зміною штатної структури організації, призначений документ Зміна штатного розкладу за гіперпосиланням Змінити поточний шатний розклад.

Функціональна робота з цим документом аналогічна роботі з документом Затвердити новий штатний розклад, що описано вище.

Звертаємо увагу, що розробниками конфігурації передбачена можливість друку наказів про затвердження шатного розпису та наказу про внесення змін до штатного розпису за допомогою кнопки Наказ про внесення змін.

Це дійсно корисна функція, яка суттєво спрощує роботу кадровиків та бухгалтерів. Можливість генерувати накази прямо з програми дозволяє економити час, адже зникає потреба створювати документи вручну, зменшується ризик помилок при переписуванні даних.

Звіти за штатним розписом

В BAS Бухгалтерія КОРП існують різноманітні звіти, які дозволяють отримати інформацію про фактичну кількість співробітників за підрозділами, посадами, тарифними розрядами тощо.

Формуються такі форми і аналітичні звіти в розділі меню Кадри – Звіти по кадрах.

Аналіз штатного розкладу – це аналітичний звіт за позиціями штатного розпису, який відображає, скільки всього ставок заплановано, а скільки фактично зайнято. Також він показує, який ФОП передбачений штатним розписом та який його обсяг фактично використаний. У звіті не відображаються тимчасово звільнені ставки.

Нарахування позицій штатного розкладу – це аналітичний звіт про нарахування позицій штатного розпису.

Дотримання штатного розкладу – показує, скільки всього ставок заплановано і скільки фактично зайнято в розрізі позицій (підрозділів і посад).

Оклади, надбавки та ФОП за штатним розкладом – формується штатний розпис у вигляді таблиці, в рядках якої перераховані позиції із зазначенням кількості ставок, а в колонках – місячний ФОП з однієї ставки кожної позиції, а також складові показники цього ФОП.

Як бачимо, «BAS Бухгалтерія КОРП» має має розширені можливості обліку та збільшений функціонал для розрахунку заробітної плати, тому буде незамінною на підприємствах зі складним розрахунком. Переходьте на сторінку та дивіться, які ще можливості є у програмі.

Що може BAS Бухгалтерія КОРП

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.