Продажа валюты в программе BAS Бухгалтерія

Осуществление предприятиями экспортных операций тесно связано с необходимостью продажи валюты. Отражение в учете этих операций вызывает достаточно много вопросов у бухгалтеров. И очень хорошо, когда для работы есть надежный помощник. К примеру, программный продукт BAS Бухгалтерія.

Основные правила и последовательность операций продажи валюты

Если соблюдать определенные правила, сделки по продаже валюты будут отображены без ошибок.

Правило № 1. Программа чувствительна не только к дате ввода документа, но и ко времени. Если об этом забыть, можно получить не совсем тот результат, который ожидался. Поэтому отслеживаем хронологию событий.

Правило №2. Курсы валют всегда должны быть актуальными.

Правило № 3. Последовательность операций по продаже валюты должна быть такой:

Даже если все этапы проходят в течение одного дня, важна именно такая последовательность (хронология) ввода документов.

Начальные действия

Первое, что нужно сделать – проверить условия правила 2, то есть актуальность курсов валют, и установить его в соответствии с данными НБУ на дату продажи. Для этого предусмотрен справочник Валюты.

Курсы валют можно скачать из внешних источников, а можно создать собственноручно.

Для наглядности все операции продемонстрируем на числовом примере:

Условия примера

Остаток валютных средств на предприятии на 01.07.2022 составляет 10000 евро. Курс 30,4017 за 1 евро.

11.07.2022 года предприятие приняло решение осуществить продажу 5000 евро. Курс 29,701 за 1 евро.

Формирование заявки на продажу валюты

Первым документом в цепочке операций продажи валюты будет «Заявка на покупку/продажу валюты» (в нашем случае – это продажа), которая находится в разделе «Банк и касса».

За кнопкой «Заявка на покупку/продажу валюты» формируется печатная форма документа (приложение), которую можно предоставить в отделение уполномоченного банка.

Если BAS Бухгалтерія синхронизирована с «Клиент-банком», созданную заявку можно сохранить и отправить в банк. О том, что у вас есть такая возможность, напомнят следующие кнопки:

Отправка в банк состоится посредством встроенной электронной почты. Для этого есть возможность сохранить заявку в различных форматах.

При проведении данного документа не формируются движения по регистрам учета – это предварительный документ. Если ваша BAS Бухгалтерія не синхронизирована с банковским продуктом, такой документ заполняется также в «Клиент-банке».

На основании «Заявки на продажу валюты» можно создать 2 документа – «Списание с банковского счета» и «Покупка/продажа валюты».

Списание с банковского счета

После оформления заявки на продажу валюты следует создать документ «Списание с банковского счета» на основании заявки на продажу валюты или в качестве самостоятельного документа.

В случае, если документ формируется из заявки, его заполнение осуществляется автоматически.

Если документ «Списание с банковского счета» создается отдельно, необходимо указать:

• вид операции;
• сумму документа (рассчитать самостоятельно, в отличие от варианта создания на основании);
• счет учета.

После проведения данного документа можно просмотреть бухгалтерские проводки.

По условиям нашего примера видно, что одновременно с проводкой по списанию валюты в связи с продажей сформирована проводка по списанию на расходы курсовой разницы: курс на 01.07.22 был 30,4017, а на 11.07.22 стал уже 29,701 за 1 евро.

Оформление документа «Покупка/продажа валюты»

Следующий шаг в цепи сделок по продаже валюты – оформление одноименного документа, который лучше всего оформлять на основании заявки на продажу валюты. В этом случае заполнение также производится автоматически.

Но, несмотря на то, что документ был заполнен в автоматическом режиме, следует проверить правильность заполнения всех вкладок табличной части, а именно:

Если документ «Покупка/продажа валюты» формируется как самостоятельный документ, данные нужно заполнить вручную.

Чтобы уменьшить количество ручной работы, не игнорируйте документ «Заявка на продажу» даже в том случае, если она уже заполнена в системе «Клиент-банк». Это поможет предотвратить технические ошибки.

И не забывайте о соблюдении последовательности операций и отслеживании времени их проведения. Сначала проводится документ «Покупка/продажа валюты», затем «Списание с банковского счета».

По документу «Покупка/продажа валюты» сформированы все необходимые бухгалтерские проводки:

Поступления на банковский счет

Документ «Поступления на банковский счет», по аналогии с предыдущими документами, может быть сформирован «на основании» или как самостоятельный документ.

Составленный и проведенный документ можно увидеть в подразделе «Выписки банка».

Если документ «Поступление на банковский счет» создается самостоятельно, необходимо указать:

• учетный счет, на котором будут учитываться средства от продажи валюты – 311 «текущие счета в национальной валюте»;
• сумму в гривнах, которая будет получена от продаж;
• информацию о банковских счетах организации и банка;
• счет учета денежных средств в пути в национальной валюте.

Все, что можно было заполнить автоматически, создавая документ «на основании», в ручном заполнении нужно вносить самостоятельно.

Документ формирует бухгалтерскую проводку, которая отражает зачисление денежных средств в национальной валюте от продажи валюты.

Анализ данных

Чтобы быть уверенными, что все сделано правильно и расчеты закрыты, нужно сделать анализ данных с помощью специальной обработки «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Анализ осуществляется по счетам 311, 312, 333, 334. Важно: остатки по счетам 333 и 334 должны отсутствовать.

Этот отчет можно сформировать с разной детализацией, а именно: по субсчетам, по объектам аналитического учета (субконто). Можно выбрать разные периоды – год, квартал, месяц или день.

Вывод

Отображение операций по продаже валюты в BAS Бухгалтерія – это легко, быстро и удобно. Но при соблюдении установленной последовательности действий.

Яна Баранник

• методист Актив-Софт