Розрахунок та відображення нарахувань за час простоїв у конфігураціях КОРП та КУП

Простої підприємства – одна з актуальних зараз тем. Сподіваємось, ця стаття допоможе вам розібратися, як відобразити нарахування в конфігураціях КОРП і Комплексе управління підприємством.

Під час дії воєнного стану, введеного відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану», діють обмеження та особливості організації трудових відносин, встановлені Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану.

За яких умов призупинення роботи можна вважати простоєм

Перелік умов, за яких призупинення роботи можна вважати простоєм:

• відсутність організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи;
• невідворотні сили;
• інші обставини (ч. 1 ст. 34 КЗпП).

Умови простою мають узагальнюючий характер, і це цілком зрозуміло, адже в більшості випадків складно визначити, до якого виду належить причина припинення роботи.

Оплата простоїв

Що таке простій на підприємстві? Це вимушене припинення роботи. Правила оплати за час простою залежать від того, з чиєї вини він виник. У разі, якщо має місце простій на підприємстві не з вини працівника, роботодавець повинен оплатити йому час простою. Про те, як оформити простій на підприємстві та зробити нарахування, поговоримо далі.

Отже, відповідно до ст.113 КЗпП:

1. При виникненні простою на підприємстві не з вини працівника, якщо він попередив власника або уповноважений ним орган чи бригадира, майстра або посадових осіб, йому проводяться нарахування з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).
2. За час призупинення роботи, коли виникла виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров'я працівника або для людей, які його оточують, і навколишнього природного середовища не з вини робітника, за ним зберігається середній заробіток.
3. Час простою з вини працівника не оплачується.

Порядок відображення простоїв

Спочатку в налаштуванні параметрів розрахунку зарплати на закладці «Облік відсутності» встановити прапор «Простої».

В результаті встановлення прапору у списку нарахувань (розділ «Зарплата» – «Настройки та довідники» – «Нарахування») будуть доступні види нарахувань «Оплата простою з незалежних від роботодавця причин», «Оплата простою за середнім заробітком» і «Простій з вини працівника».

Якщо в організації оплата простоїв здійснюється не тільки в днях, а й в годинах (внутрішньозмінні простої), в налаштуванні параметрів розрахунку зарплати необхідно:

• на закладці «Погодинна оплата» встановити прапор «Застосування погодинної оплати»;
• на закладці «Облік відсутності» біля прапора «Простої» встановити прапор «У тому числі, внутрішньозмінні».

Реєстрація та розрахунок призупинення праці співробітників проводиться за допомогою документа «Простій співробітників» (розділ «Кадри» – «Всі кадрові документи» або розділ «Зарплата» – «Всі нарахування»).

Малюнок 1 – створення документа «Простій співробітників»

Заповнення шапки документа

1. У реквізиті «Місяць» вказується місяць, в якому нараховується оплата за час простою (за замовчуванням поточний місяць).
2. У реквізиті «Організація» вказується організація, в якій оформлений співробітник (співробітники).
3. У реквізиті «Дата» зазначається дата реєстрації документа в інформаційній базі.
4. Реквізит «Номер» не є активним для користувача. Програма автоматично присвоїть номер документа після його запису. Дата і номер документа відображаються в друкованій формі наказу про тимчасове призупинення робіт (простій).
5. Якщо простій реєструється не за всією організацією, а за деяким її структурним підрозділом, його можна вказати в реквізиті «Підрозділ».

У цьому випадку при підборі співробітників будуть пропонуватися тільки працюючі в цьому підрозділі. Щоб у документі з’явився реквізит «Підрозділ», треба виконати налаштування: для цього не потрібно встановлювати прапор «Розрахунок і виплата зарплати виконується по організації в цілому» в налаштуванні розрахунку зарплати.

Як наслідок, в документах з'явиться реквізит «Підрозділ», який у разі потреби можна заповнити. Якщо підрозділ вказано, для вибору у документі будуть доступні тільки співробітники, які в ньому працюють.

Встановлений прапор «Розрахунок і виплата зарплати виконується по організації в цілому» дозволяє відображати дані за всією організацією відразу, але відключається можливість відображати дані в розрізі підрозділів.

6. У реквізиті «Вид простою» зазначається причина, що викликала простій:

• не залежить від роботодавця і працівника;
• з вини роботодавця;
• з вини працівника.

Малюнок 2 – вибір виду простою та часу, на який припадає простій, в документі «Простій співробітників»

7. Прапор «Простій протягом частини зміни» встановлюється, якщо призупинення роботи виникло протягом частини робочого дня співробітника.

Встановлення прапора дозволяє вказати період простою не в днях, а в годинах обраного дня (у реквізитах «Дата простою» і «Години простою»). Цей прапор доступний, якщо в налаштуванні параметрів розрахунку зарплати обрана можливість реєструвати внутрішньозмінні простої.

Якщо, згідно з графіком роботи співробітника, в день призупинення передбачена робота з різним видом часу (наприклад, в денний і нічний), з'являється реквізит, в якому можна уточнити із запропонованого переліку (Час простою у денний час, Час простою в нічний час, Час простою у вечірній час), що саме потрібно (Мал. 2).

Перелік з’явиться тільки в тому випадку, коли зазначена «Дата простою» у однойменному реквізиті, а також вибрано працівника, який в цей день згідно свого графіка працює у нічні або вечірні години.

Внутрішньозмінні простої в денний, вечірній і нічний час необхідно зареєструвати окремими документами. Це дозволить правильно сформувати табель.

Заповнення закладки «Простої»

Переходимо до табличної частини та знаходимо кнопки «Підбір» або «Додати»:

• у колонці «Співробітник» вказується співробітник (співробітники), простій якого (яких) необхідно зареєструвати;
• при додаванні співробітника (співробітників) в таблицю результат розрахунку оплати призупинення роботи (для оплачуваних простоїв) відразу ж відображається в однойменній колонці.

У реквізиті «Виплата» вказується, коли планується здійснити виплату за простій: «Із зарплатою», «З авансом» або «В міжрозрахунковий період». За замовчуванням встановлюється «Із зарплатою». При установці в цьому полі «З авансом» (Мал. 3) або «В міжрозрахунковий період» з'являються додаткові колонки:

• ПДФО – відображаються обчислені ПДФО та ВЗ;
• утримання – відображаються обчислені постійні утримання, передбачені для співробітника;
• до виплати – відображається сума оплати простою, яка виплачується співробітнику (якщо вона оплачувана).

Малюнок 3 – визначення виплати простою у документі «Простій співробітників»

У реквізиті «Дата виплати» (Мал. 3) вказується планова дата оплати призупинення праці, яка автоматично заповнюється в залежності від обраного значення в реквізиті «Виплата»:

• «Із зарплатою» або «З авансом» – дата виплати зарплати і авансу із картки організації на закладці «Зарплата і кадри»;
• «В міжрозрахунковий період» – дата, наступна за поточною датою комп'ютера.

У разі потреби дату виплати можна змінити вручну.

За допомогою кнопки «Скасування виправлень» (Мал. 4) можна скасувати здійснені виправлення для конкретного співробітника або всі виправлення в документі.

Кнопка «Перерахувати співробітника» (Мал. 4) дозволяє перерахувати дані співробітника. Виправлення, які здійснені вручну, залишаються.

Дані для розрахунку середнього заробітку (вид простою «Не залежить від роботодавця і працівника») можуть бути переглянуті/відредаговані за допомогою кнопки: «Показати подробиці розрахунку» в колонці «Сер. заробіток (заг.)» за посиланням «Докладніше» (Мал. 4). При натисканні на посилання відкривається спеціальна форма «Введення даних для розрахунку середнього заробітку».

Якщо в інформаційній базі є дані нарахувань за розрахунковий період, що враховуються при розрахунку середньоденного заробітку, вони автоматично вводяться в документ (Мал. 4). Якщо в інформаційній базі відсутні дані розрахунків за розрахунковий період, дані про заробіток вводяться вручну.

Слід пам’ятати, що на початку роботи в програмі для автоматичного розрахунку середнього заробітку можна самостійно внести інформацію про заробітну плату за попередні місяці.

Малюнок 4 – форма «Введення даних для розрахунку середнього заробітку»

Заповнення закладки «Додатково»

Під час призупинення роботи не бути присутнім співробітникам на робочому місці може дозволити тільки роботодавець. Тому в програмі, в разі потреби, встановлюється прапор «Співробітники повинні знаходитися на робочих місцях», а в реквізиті «Причини простою» вводиться текстовий опис причини простою. У друкованій формі наказу відображаються причина простою і обов'язок співробітника знаходиться або бути відсутнім на робочому місці (Мал. 5).

Малюнок 5 – заповнення закладки «Додатково» документа «Простій співробітників»

Реквізити «Керівник» і «Посада» автоматично заповнюються ПІБ і посадою керівника організації з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації. Вони використовуються для розшифровки підпису в друкованій формі наказу про тимчасове призупинення робіт (простою).

Реквізити «Виконавець» і «Посада» заповнюються вручну. Реквізит «Відповідальний» заповнюється за замовчуванням – значенням з налаштувань поточного користувача.

З документа «Простій співробітників» за допомогою кнопки «Виплатити» (якщо в реквізиті «Виплата» вказано спосіб виплати «У міжрозрахунковий період») можна відразу створити документ на оплату простою: Відомість в касу, Відомість в банк, Відомість виплати через роздавальника, Відомість перерахувань на рахунки.

Вид документа на виплату формується в залежності від налаштувань виплати зарплати для організації, підрозділу і співробітника. При натисканні на кнопку «Виплатити» відкривається вікно «Виплата нарахованої зарплати» (Мал. 6).

У табличній частині автоматично відображається відомість, створена за документом «Простій співробітників». Є можливість її відкрити, подивитися і, за необхідності, відредагувати. За допомогою кнопки «Провести і закрити» відразу реєструється оплата відомості.

Малюнок 6 – створення відомості на виплату

Автоматично не розраховується ЄСВ ФОП на суму оплати простою. За потреби ЄСВ ФОП слід вказати у відомості вручну.

Після запису і проведення документа можна сформувати наступні друковані форми за допомогою кнопки «Друк»:

1. Наказ про тимчасове призупинення робіт (простій).

Малюнок 7 – наказ про тимчасове призупинення робіт (простій)

2. Розрахунок середнього заробітку (тільки для видів простою «Не залежить від роботодавця і працівника»).

Малюнок 8 – розрахунок середнього заробітку

3. Детальний розрахунок нарахувань.

Малюнок 9 – детальний розрахунок нарахувань

У табелі обліку робочого часу простій відображається з кодом «П» (Мал. 10).

Малюнок 10 – табель обліку робочого часу

Для більш точного розрахунку суми середньої для оплати простою з незалежних від роботодавця причин додана можливість розрахунку простоїв у документі «Відсутність із збереженням оплати».

Для використання цієї можливості потрібно в списку нарахувань (розділ «Зарплата» – «Настройки та довідники» – «Нарахування») створити новий вид розрахунку, аналогічний по настройкам виду розрахунку з назвою «Оплата простою з незалежних від роботодавця причин».

Але на вкладці «Основне» замість виду документа «Простій співробітників» вказати «Відсутність із збереженням оплати» (Мал. 11). Після створення нарахування слід відобразити оплату документом «Відсутність із збереженням оплати» (Мал. 12).

Малюнок 11 – створення нарахування

Малюнок 12 – оплата простою з незалежних від роботодавця і працівника причин документом «Відсутність із збереженням оплати»

Приклади

Співробітник ТОВ «Коровай» Морозов В. Б. 16 і 17 лютого 2022 р. не працював через експлуатаційні неполадки устаткування, що виникли з вини роботодавця. Місячна тарифна ставка працівника складає 9000 грн. Кількість робочих днів у лютому 2022 року становить 20 днів.

Для реєстрації та розрахунку простою з вини роботодавця слід оформити документ «Простій співробітників» (Мал. 13), в якому:

1. У реквізиті «Місяць» вказати «Лютий 2022».
2. У реквізиті «Організація» вказати організацію «Коровай».
3. У реквізиті «Вид простою» вказати «З вини роботодавця».
4. У реквізиті «Дата початку» вказати «16.02.2022», а в реквізиті «Дата закінчення» – «17.02.2022».

На закладці «Простої»:

1. У реквізиті «Співробітник» вказати «Морозов Віталій Борисович».
2. Реквізит «Результат» автоматично розраховує суму оплати у розмірі 600 грн.

Згідно з умовою прикладу простій з вини роботодавця тривав 2 робочі дні. Час простою з вини роботодавця оплачується в розмірі не менше 2/3 середньоденного заробітку працівника. Середньоденний заробіток для розрахунку простою становить: 9 000 грн. / 20 днів = 450 грн. Час простою з вини роботодавця працівникові оплачується в розмірі: 450 грн. * 2 / 3 * 2 дні = 600 грн.

Малюнок 13 – оплата простою з вини роботодавця

Співробітник ТОВ «Метал» Дудко Д.М. 21 березня 2022 р. не працював у зв'язку з простоєм з причини, що не залежить від роботодавця і працівника (через відключення електроенергії на підприємстві). За 2 місяці, що передували початку простою (з січня до лютого 2022 р.) співробітникові був нарахований заробіток у розмірі 32 000 грн. за 39 робочих днів.

Для реєстрації та розрахунку простою з незалежних від роботодавця і працівника причин слід оформити документ «Простій співробітників» (Мал. 14), в якому:

1. У реквізиті «Місяць» вказати «Березень 2022».
2. У реквізиті «Організація» вказати організацію «Метал».
3. У реквізиті «Вид простою» вказати «Не залежить від роботодавця і працівника».
4. У реквізитах «Дата початку» і «Дата закінчення» вказати «21.03.2022».

На закладці «Простої»:

1. У реквізиті «Співробітник» вказати «Дудко Дмитро Максимович».
2. Реквізит «Результат» автоматично розраховує суму оплати у розмірі 820,51 грн.

Середньоденний заробіток для розрахунку простою становить: 32 000 грн. / 39 дні = 820,51 грн. Час простою не з вини працівника і роботодавця працівникові оплачується в розмірі: 820,51 грн. * 1 день = 820,51 грн.

Малюнок 14 – оплата простою з незалежних від роботодавця і працівника причин

Співробітник ТОВ «Добро» Кузьмін І. С. 16 березня 2022 р. не працював у зв'язку з простоєм, що виник з його вини (несправність устаткування, що виникла в результаті порушення співробітником умов експлуатації).

Для реєстрації та розрахунку простою з вини працівника слід оформити документ «Простій співробітників» (Мал. 15), в якому:

1. У реквізиті «Місяць» вказати «Березень 2022».
2. У реквізиті «Організація» вказати організацію «Добро».
3. У реквізиті «Вид простою» вказати «З вини працівника».
4. У реквізитах «Дата початку» і «Дата закінчення» вказати «16.03.2022».
5. На закладці «Простої» у реквізиті «Співробітник» вказати «Кузьмін Іван Сергійович».

Малюнок 15 – відображення простою з вини працівника

Як оформити припинення дії трудового договору?

Повідомити (за можливості) про призупинення дії трудового договору:

• якщо ініціатором є працівник, він має написати заяву або надіслати роботодавцю повідомлення на електронну пошту чи месенджер;
• якщо ініціатором є роботодавець, то він має видати наказ.

Видати наказ про призупинення дії трудового договору, в якому вказати:

• підставу (заява працівника) або причини неможливості надання роботи (активні бойові дії, зупинення виробництва, пошкодження майна, відсутність замовлень тощо);
• строк призупинення та умови поновлення дії трудового договору (період призупинення);
• умови оплати – із збереженням зарплати або без виплати зарплати;
• умови відшкодування зарплати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам на час призупинення дії трудового договору.

Ознайомити працівника з наказом (за можливості), надіславши його всіма можливими засобами (поштою, електронною поштою, повідомити телефоном або надіслати повідомлення на месенджер) або під підпис.

ЯНА БАРАННІК

• методист Актив-Софт