Годовая инвентаризация: организационные нюансы

Текущий год заканчивается, и самое время вспомнить о том, что приближается годовая инвентаризация на предприятии. Это часть подготовки к сдаче финансовой отчетности. И для того, чтобы данные в ней были достоверными, проводится сплошная инвентаризация.

Рассмотрим, как к ней подготовиться, и что предстоит сделать. И начнем с главного.

Годовую инвентаризацию проводить нужно

Инвентаризация перед составлением годовой отчетности – не прихоть. Ее необходимо провести всем компаниям, без исключения: это требование Закона о бухгалтерском учете ч.1 ст. 10 и Положения 879 пп. 5, 7 разд І.

По факту инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – это обеспечение достоверности данных. Цель годовой инвентаризации: проверить и подтвердить документально наличие активов, а также оценить их состояние. Кроме того, проводят инвентаризацию обязательств.

Эти задачи выполняют все компании с любой формой собственности и организационно-правовой организацией, о чем сказано в Положении 879.

Но не следует забывать и еще один важный момент:

при проведении инвентаризации некоторых активов следует использовать отраслевые инструкции и методические рекомендации.

Например, при проведении инвентаризации медицинских препаратов комиссия руководствуется Положением 879, но немаловажное значение имеют Методические рекомендации. При документировании результатов данные заносят в  бланки, утвержденные приказом Минфина 572.

Годовая инвентаризация – самая крупная

И это действительно так. Дело в том, что инвентаризация, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, является сплошной. Это значит, что проверяются все активы и обязательства компании вне зависимости от того, где они располагаются и в каком состоянии находятся. Анализируется:

• прокат;
• аренда;
• реконструкция;
• процесс модернизации;
• законсервированные объекты;
• ремонт;
• резерв;
• запасы.

Во время проведения инвентаризации также затрагиваются активы, которые учитываются на забалансовых счетах. Речь идет об имуществе, что не принадлежит компании, а только временно находится:

• в пользовании;
• в распоряжении;
• на хранении.

Еще проверяются условные активы и обязательства, а также гарантии, залоги и документы строгой отчетности.

Сроки проведения годовой инвентаризации

Она проводится ежегодно на протяжении трех месяцев до даты составления баланса, то есть с 31.10. по 31.12. Но конкретные периоды отличаются, и зависят от видов активов или обязательств.

Перечень объектов инвентаризации может быть немалым, и в этом случае провести инвентаризацию за один день, скорее всего, не удастся.

Инвентаризировать каждый объект можно с учетом специальных сроков, установленных п. 10 р. І Положения 879, но не позже 31 декабря.

Для наглядности мы собрали все в таблице.

Конкретные даты начала и окончания инвентаризации устанавливает руководитель компании приказом о проведении инвентаризации.

Периодичность: особенность инвентаризации некоторых активов

При создании графика проведения годовой инвентаризации не следует забывать о том, что п. 10 разд. ІІ Положения № 879 не только устанавливает предельные сроки ее проведения, но и позволят делать это с определенной периодичностью, то есть не ежегодно. Исключение действительно для:

1. Земельных участков и объектов недвижимости, которые учитываются на с/с 100 - 103, 108 – раз в три года. Но остальные ОС со счета 10 – ежегодно.
2. Инвентаря и мебели, а также приборов и инструментов – ежегодно, но в объеме трети активов при условии, что за три года будет проведена полная их инвентаризация.
3. Библиотечных фондов с объемом от ста до пятисот тысяч единиц – ежегодно в размере пятой части активов, но при условии, что на протяжении пяти лет будет проведена полная их инвентаризация. При объемах фонда более пятисот единиц ежегодно охватывается десятая часть активов, а на протяжении десяти лет проводится их полная инвентаризация.
4. Инвентаризация драгоценных металлов, которые содержатся в оборудовании, приборах и др., проводится параллельно с инвентаризацией указанных активов.

Точные сроки начала и окончания инвентаризации указывает руководитель в приказе по предприятию.

Сама инвентаризация проводится после даты составления приказа, а описи заполняются днем выхода приказа. Исключение – объекты ОС и ценности, которые находятся вне территории компании. Их инвентаризируют до вывоза за пределы.

Инвентаризационные комиссии

Они создается, чтобы следить за проведением инвентаризации. Их состав утверждается распорядительным документом, и вопрос документации рассмотрим в части документального оформления.

Сейчас же нас интересует состав, периодичность работы и другие нюансы.

Итак, кто может быть председателем инвентаризационной комиссии, и каков ее состав? Это представители:

• аппарата управления;
• бухгалтерии;
• рабочего коллектива.

Бухгалтерскую службу может представлять работник бухгалтерии, аудитор или физлицо-предприниматель, которое ведет бухучет компании по договору ГПХ.

Работников предприятия представляют те, кто знаком с объектом инвентаризации: технологи, инженеры, товароведы или рабочие.

Председателем назначается руководители компании, его заместитель или руководитель подразделения. Если руководитель сам ведет бухучет, он же должен возглавить комиссию, на что указывает Положение 879.

Период работы и обязанности

На небольших предприятиях проведение инвентаризации – задача комиссии. Если активов много, дополнительно создаются рабочие комиссии. Они проводят проверку в местах, где непосредственно хранятся материальные ценности, и на производстве.

Рабочие комиссии

Они создаются на основании приказа или распоряжения. Их состав – те же представители, что и в постоянной комиссии.        

В этом случае задача постоянной комиссии:

• инструктаж и организация инвентаризации;
• контроль действий рабочей комиссии;
• проверка правильности и обоснованности оформления пересортицы;
• повторная инвентаризация (по решению руководства) при выявлении нарушений в действиях рабочих комиссий.

При создании рабочей комиссии важно не забывать об ограничениях:

1. Один и тот же человек дважды не может быть председателем комиссии, которая проверяет определенное материально лицо.
2. Материально-ответственному лицу запрещено быть членом комиссии, которая проверяет ценности у него на ответственном хранении.

Некоторые особенности создания инвентаризационных комиссий

В данном случае речь идет о том моменте, когда в компании работает один человек – руководитель. Такие случаи нередки, а проводить инвентаризацию необходимо. Согласно законодательству, в состав комиссии может входить только руководитель, или же в нее включаются специалисты, работающие по договору ГПХ.

Первый вариант более простой, но, поскольку будут проверяться ценности, за которые отвечает директор, такой состав комиссии может считаться нарушением Положения 879.

А можно ли не проводить инвентаризацию?

Мы рассмотрели только подготовительный процесс к ней, но уже понятно, что проведение инвентаризации – процесс хлопотный, и состоит из многих нюансов. И, наверняка, многие задаются вопросом: можно ли не проводить годовую инвентаризацию?

Можно, но в этом случае существует административная и дисциплинарная ответственность.

Дисциплинарная – выговор или увольнение работника, который совершил подобное нарушение.

Административная в виде штрафных санкций коснется руководителя, о чем прописано в ст. 164 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП). Также есть вероятность того, что будут применятся штрафные санкции согласно ст. 186 КУоАП, поскольку отсутствие достоверных данных ставит под сомнение достоверность годовой отчетности и данных бухгалтерского учета.

Избежать ответственности могут лишь предприятия, активы которых находятся на временно оккупированной территории.

Поэтому самое важное, что вам необходимо знать о годовой инвентаризации – она обязательна.