Компенсація відпустки BAS ЗУП

Наразі маємо питання від бухгалтерів та кадровиків щодо відображення компенсації щорічної відпустки в конфігурації BAS ЗУП.

Працівник має право отримати компенсацію за невикористану відпустку у таких випадках:

• за заявою працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією (ст. 24 Закону України «Про відпустки»);

Працівник має право написати заяву на компенсацію частини відпустки, якщо тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток дорівнює не менше ніж 24 календарних дні.

• у разі звільнення працівника відповідно достатті 24 Закону України «Про відпустки»;
• працівник призваний на строкову військову службу відповідно достатті 83 «Кодексу законів про працю України».

Під щорічними відпустками маються на увазі відпустки, право на певне число днів яких можуть мати співробітники за робочий рік.

Програмне рішення BAS ЗУП застосовується для автоматизації розрахунку різних видів відпусток, компенсацій відпусток та обліку їх залишків. Для компенсації невикористаних днів відпусток необхідно підрахувати залишки відпустки. В програмі вони відображаються у звітах Залишки відпусток та Залишки відпусток (коротко).

Звіт Залишки відпусток розташований у розділі меню Кадри – Звіти по кадрах – Залишки відпусток – Сформувати.

Стислий звіт Залишки відпусток (коротко) розташований у розділі меню Кадри – Звіти по кадрах – Залишки відпусток (коротко) – Сформувати.

За допомогою звітів Залишки відпусток і Залишки відпусток (коротко) отримуємо інформацію про залишки відпусток співробітників на певну дату з деталізацією за робочими роками з різною розшифровкою даних.

Для побудови стандартного звіту натисніть кнопку Сформувати.

Для редагування поточних налаштувань натисніть команди Настройка. У формі, що відкрилася, виберіть умови відбору для побудови необхідного звіту. Список може містити додаткові параметри.

Залежно від налаштування звіту на формі звіту в підменю Ще можуть бути доступні такі команди:

• Настройки – відкриває форму налаштувань;
• Вибрати настройки – відкриває форму для вибору раніше збереженого налаштування;
• Зберегти настройки – зберігає змінені налаштування звіту;
• Встановити стандартні настройки – завантажує налаштування з варіанту звіту;
• Знайти – викликає діалог пошуку значення;
• Знайти наступний і Знайти попередній – повтор пошуку вказаного значення у вибраному напрямі;
• Очистити запам'ятовані кольори діаграм – (для звітів з діаграмами) скасовує налаштування кольорів значень, встановлене користувачем;
• Змінити варіант – відкриває вікно налаштування варіанту звіту;
• Вибрати варіант – відкриває форму для вибору варіанту звіту;
• Зберегти варіант – відкриває форму для збереження варіанту звіту;
• Відкрити нове вікно – відкриває нову форму звіту з поточними налаштуваннями;
• Компактний режим – перемикає відображення звіту на компактне (рекомендується використовуватися на мобільних пристроях);
• Змінити форму – відкриває можливість налаштування форми звіту.

Результат виводиться в полі табличного документа, у верхній частині якого вказуються значення параметрів відбору, що застосовуються для поточної побудови.

Результат звіту може бути збережений або роздрукований.

Кількість днів належної щорічної основної відпустки працівника розраховується, виходячи з фактичної належної йому тривалості такої відпустки, яка визначається пропорційно відпрацьованим дням.

Для підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу треба користуватися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у «Порядку обчислення середньої заробітної плат», затвердженому постановою КМУ №100 від 08.02.1995 р.

Розрахунок компенсації за заявою працівника

Для розрахунку та відображення грошової компенсації за частину невикористаної відпустки згідно з заявою працівника у програмі використовується документ Відпустка. Компенсація нараховується одночасно з нарахуванням відпустки.

Документ створюємо в у розділі меню Кадри – Звіти по кадрах – Відпустки – Створити.

У документі Відпустка вказується в реквізитах:

• Місяць – місяць, в якому будуть зареєстровані відпускні та компенсація відпустки.
• Дата – дата реєстрації документа в інформаційній базі. Вона використовується в друкованій формі наказу про надання відпустки працівнику за формою №П-3 і в якості реквізита наказу в особовій картці за формою №П-2.
• Номер – програма автоматично присвоює після його запису. Цей номер також використовується в друкованій формі наказу про надання відпустки працівнику за формою №П-3 і в якості реквізита наказу в особовій картці за формою №П-2.
• Співробітник – співробітник, якому надається відпустка та виплачується компенсація.

На закладці Основна відпустка:

• прапор Відпустка встановлюється за замовчуванням;
• у реквізитах з і по вказуються відомості про початок і закінчення періоду щорічної основної відпустки;
• в реквізиті дн. відображаєтьсякількість днів відпустки, які підраховуються автоматично відповідно до виробничого календаря;

Замість введення дати закінчення відпустки є можливість вказати кількість днів відпустки в реквізиті дн., тоді автоматично буде визначена дата закінчення.

• прапор Компенсація відпустки – встановлюється для нарахування компенсації відпустки і вказується кількість днів компенсації;
• прапор Розрахувати зарплату за – встановлюється, якщо за заявою працівника необхідно разом з відпускними розрахувати і виплатити зарплату за відпрацьовані дні до відпустки;
• у реквізитах Надається за період роботи з і по – визначається автоматично робочий (і) рік (роки), за який (і) надається основна відпустка.

За посиланням Як працівник використав відпустку? можна сформувати довідку з відпусток для контролю їх залишків.

• у реквізиті Підстава – вручну вказується підстава для надання відпустки (наприклад, графік відпусток, заява співробітника);
• у реквізиті Виплата – вказується, коли планується виплата відпускних – Із зарплатою, З авансом або В міжрозрахунковий період;
• реквізит Дата виплати автоматично заповнюється датою не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Якщо цей день припадає на вихідний за графіком організації (якщо не заданий графік організації – за виробничим календарем), дата виплати переноситься на попередній робочий день. На цю дату в обліку буде автоматично обчислений ПДФО/ВЗ з доходу. Якщо дохід передбачається виплатити в інший день, дата повинна бути змінена відповідно до реальної.

В блоці нарахування, утримань та розрахунку середнього заробітку при заповненні достатніх для розрахунку умов в інформаційній базі розрахунок документа проводиться автоматично:

• у розділі Нараховано – підраховується загальна сума всіх здійснених розрахунків, в нашому випадку відпускних та компенсації відпустки;
• у розділі Утримано – розраховується ПДФО і ВЗ та інші постійні утримання, призначені для співробітника, які враховуються при виплаті;

Детальніше про розрахунок ПДФО/ВЗ та інших утримань можна подивитися за допомогою кнопки Детальніше про розрахунок ПДФО, яка знаходиться поруч з реквізитом ПДФО і кнопки Детальніше про розрахунок утримань, яка знаходиться поруч з реквізитом Інші утримання.

• у розділі Середній заробіток – підраховується сума середньоденного заробітку на підставі відомостей інформаційної бази про здійснені раніше нарахування, згідно діючого законодавства.

Дані для розрахунку середнього заробітку можуть бути переглянуті/відредаговані за допомогою кнопки Змінити дані для розрахунку середнього заробітку.

При натисканні на кнопку відкривається спеціальна форма Введення даних для розрахунку середнього заробітку.

Згідно з частиною 6 статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який набрав чинності 24.03.2022 р., у період дії воєнного стану норми статті 73 Кодексу законів про працю України не застосовуються.

Отже, із розрахунку середньої заробітної плати святкові та неробочі дні, встановлені законодавством, не виключаються.

На закладці Додаткові відпустки заповнюються додаткові відпустки, якщо вони надаються співробітнику одночасно з основною відпусткою.

На закладці Нараховано (детально) – в табличній частині відображаються окремо дані про суму нарахованих відпускних та компенсації відпустки співробітника. Якщо відпустка припадає на різні місяці, нарахування розбивається за місяцями.

За допомогою кнопки Друк можна вивести на друк наказ про надання відпустки за формою №П-3, розрахунок середнього заробітку та записку-розрахунок про надання відпустки.

Розрахунок компенсації у разі звільнення

Розглянемо розрахунок компенсації за невикористану відпустку у разі звільнення працівника.

Реєстрація факту припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) і розрахунок компенсації за невикористану відпустку здійснюється за допомогою документу Звільнення. Створюємо його в у розділі меню Кадри – Прийоми, переведення, звільнення – Створити або у розділі меню Кадри – групи Створити – Звільнення – Створити.

У реквізитах шапки документу Звільнення вказуємо:

• Місяць – місяць, в якому буде зареєстрований остаточний розрахунок зі співробітником при звільненні;
• Дата – зазначається дата реєстрації документа в інформаційній базі, яка використовується в друкованій формі наказу про звільнення (форма №П-4) і в особовій картці за формою №П-2;
• Номер – програма автоматично присвоює номер документу після його запису. Номер використовується при формуванні друкованої форми наказу про звільнення (форма №П-4) і в особовій картці за формою №П-2;
• Співробітник – вибирається співробітник, що звільняється;
• Вид договору – автоматично заповнюється вид договору: Трудовий договір.

На закладці Умови звільнення працюємо з реквізитами.

1. Дата звільнення – вказується дата звільнення співробітника.
2. Підстава звільнення – вибирається підстава звільнення з довідника вбудованого класифікатора підстав звільнення відповідно до КЗпП України.
3. У блоці реквізиту Компенсація основної відпустки автоматично вказується одне із значення необхідності:

• Компенсувати невикористану відпустку з автоматичним заповненням у реквізиті за кількості днів невикористаної відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію;

Програма автоматично відсторнує нарахування за невідпрацьовані дні щорічної основної відпустки при встановленні в налаштуваннях розрахунку зарплати і кадрів прапора Відображати утримання відпустки як сторно нарахування у картці організації.

• Утримати за використану авансом відпустку – у разі потреби утримання суми за відгуляні, але не відпрацьовані дні щорічної основної відпустки. При цьому у документі Звільнення на закладці Умови звільнення буде значення Компенсувати невикористану відпустку, дні вказані з мінусом, сума відображена на закладці Нарахування і утримання – Нарахування теж з мінусом, а база податків і внесків буде зменшена;
• Не використовувати – зазначається у разі відсутності необхідності донараховування або утримання (значення).

4. У реквізитах За період роботи з: і по: – програмою автоматично встановлюється період, за який компенсується/утримується відпустка (робочий рік).

Існує можливість сформувати довідку про залишки відпусток за допомогою піктограми , що знаходиться за посиланням Як працівник використав відпустку?.

5. В реквізиті Вихідна допомога за: – зазначається вручну кількість робочих днів або годин, за які співробітнику належить виплата вихідної допомоги.
6. У блоці реквізиту Компенсація додаткових відпусток у табличній частині автоматично у колонках вказуються:

• Вид відпустки – вид додаткової відпустки, яка встановлена працівнику;
• Компенсувати / втримати – вказується значення Компенсувати невикористану відпустку або вказується значення Утримати за використану авансом відпустку;
• Кількість днів – автоматично заповнюється кількість днів невикористаної додаткової відпустки, за які необхідно виплатити компенсацію (або кількість невідпрацьованих днів раніше оплаченої додаткової відпустки);
• Робочий рік – заповнюється період, за який компенсуються/утримуються дні додаткової відпустки (робочий рік).

На закладці Нарахування і утримання:

• в табличній частині вкладки Нарахування програма автоматично заповнює і розраховує нарахування основної заробітної плати за поточний період, суму компенсації відпустки або утримання за використану авансом відпустки;
• в табличній частині вкладки ПДФО програма автоматично розраховує розмір ПДФО та воєнного збору;
• в табличній частині вкладки Внески ФОП програма автоматично нараховується ЄСВ з роботодавця (22 %).

На закладці Додатково у реквізиті Підстава (документ, номер, дата) вручну заповнюються реквізити документа, на підставі якого проводиться звільнення (заява співробітника, службова записка, медичний висновок). Ці дані використовуються для відображення в друкованій формі наказу про звільнення за уніфікованою формою №П-4.

Ільїна Ольга

• Діючий бухгалтер зі стажем більше 20 років та досвідом роботи на всіх дільницях обліку. Працювала на посадах головного бухгалтера та бухгалтера-експерта з консультування в програмі обліку.