Поняття "посадова інструкція" в законі про працю не визначено і не вказано, чи є вона обов'язковою для підприємства або ФОП. Тому часто вона взагалі відсутня на підприємстві. Чому так і чи варто це виправляти? Давайте розберемося.
Що таке посадова інструкція?
Згідно «Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів», посадова інструкція (далі ПІ) - це організаційні документи, в яких визначені завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників при виконанні ними роботи на певній посаді. Також в Наказі Національного агентства України з питань державної служби №172-19 можна знайти типову форму ПІ для держслужбовців категорії "Б" і "В". На жаль, для інших працівників вони не підходять.
Незважаючи на відсутність єдиної форми, ПІ - важливий організаційно-розпорядчий документ на будь-якому підприємстві.
Чи обов'язково підприємству мати посадові інструкції?
Незважаючи на те, що КЗпП не говорить про обов'язковість ПІ, існує інший документ, який зобов'язує підприємство мати ПІ. Це наказ міністерства праці та соціальної політики №336 «Про затвердження Випуску 1«Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників».
Цей наказ - підзаконний нормативний акт, а значить входить в систему законодавства про працю та роботодавці зобов'язані його дотримуватися. У цьому ж наказі йдеться про те, що ПІ повинні бути складені для працівників усіх посад, зазначених у штатному розкладі. У Випуску №1 довідника кваліфхарактеристик професій працівників розписані всі вимоги до складання посадової інструкції, які підходять до найбільш універсальних посад, наприклад, менеджеру, бухгалтеру і т.д. Крім першого випуску, є ще 89 інших, в яких описані характеристики інших посад в галузях економіки, але всі вони відсилаються до випуску №1.
Згідно статті КЗпП №29, перед прийомом на роботу, роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з правами і зобов'язаннями, а також, з умовами праці під розписку. Однак документом, який підтверджує ознайомлення може бути і трудовий договір.
До того ж, варто відзначити що той же Випуск №1 довідника кваліфхарактеристик професій працівників дозволяє не складати посадові інструкції на керівників, чиї обов'язки і відповідальність визначається статутом компанії.
У чому користь посадової інструкції?
По-перше, посадова інструкція чітко регулює права, обов'язки, завдання і сферу відповідальності кожного працівника.
По-друге, інструкція, з якою працівник був ознайомлений, є підтвердженням його обов'язків. Якщо працівник ухиляється від виконання обов'язків, підписана ПІ може стати досить вагомим аргументів для звільнення і якщо справа доходить до судового розгляду, ПІ буде доказом на користь роботодавця.
По-третє, одним з найбільш частих порушень роботодавців - це не роз'яснення працівникові його обов'язків перед початком роботи, тобто порушення статті №29 КЗпП. Наявність ПІ захищає працівника, в разі якщо роботодавець вимагає виконання завдань не прописаних в ПІ або трудовому договорі.
Як і відповідно до чого розробити ПІ?
Як вже говорилося вище, в першому випуску довідника кваліфхарактеристик професій працівників присутні всі необхідні дані для складання ПІ працівникові будь-якої економічної сфери. Серед вимог до ПІ в цьому документі зазначено:
- Зміст посадової інструкції має формуватися на основі довідника кваліфхарактеристик професій працівників, з урахуванням конкретних функцій, завдань працівників і штатного розкладу.
- Обов'язковий єдиний підхід до структури, докладне роз'яснення повноважень, відповідальностей і завдань, розшифровка термінів.
- Посадові інструкції в одній компанії повинні бути пов'язані і не повинні дублювати зобов'язання різних професій.
- Обов'язковість розділів «Загальні положення», «Завдання та зобов'язання», «Права», «Відповідальність» і «Повинен знати».
- В правому куті першої сторінки проставляється гриф «Затверджено», з підписом, ініціалами, прізвищем, назвою посади керівника і з датою затвердження.
- У центрі ПІ прописується назва самої посади - відповідно до «Класифікатора професій ДК 003: 2010».
Важливо стежити за новими випусками довідника, оскільки в форму ДІ можуть бути внесені зміни і тоді ПІ слід поміняти і підприємству.
