Облік автомобіля в 1С:Підприємство 8 (частина 2)

У продовження статті "Облік автомобіля в 1С:Підприємство 8" розглянемо питання, пов'язані з технічним обслуговуванням, поточним ремонтом і модернізацією автомобіля. Також зупинимося на операціях, пов'язаних з вибуттям автомобіля з підприємства.

1. Операції з утримання та експлуатації автомобіля в 1С:Підприємство 8

Підприємство зобов'язане підтримувати робочий стан автомобіля для його безпечної експлуатації. З цією метою проводять технічне обслуговування (ТО) і ремонти різних видів. Крім цього, утримання автомобіля пов'язано з постійним забезпеченням його паливно-мастильними матеріалами, необхідними запчастинами і т.д. Зупинимося докладніше на деяких з цих операцій.

1.1. Витрати на паливно-мастильні матеріали

Залежно від способу взаєморозрахунків з контрагентами і умов поставки надходження палива в підприємство оформляємо одним з документів: “Надходження товарів і послуг” або “Авансовий звіт”. Для відображення в обліку використовуємо рахунок бухгалтерського обліку 203 "Паливо".

Списання ПММ доцільно відображати за допомогою документа “Вимога-накладна”. (розділ “Склад”). Заповнюючи документ, вкажіть рахунок витрат відповідно до цілей використання автомобіля в підприємстві.

Ці ж документи використовуємо при заміні запасних частин автомобіля.

1.2. Технічне обслуговування автомобіля

Витрати на проведення ТО транспортного засобу відносяться до витрат поточного періоду. Розглянемо для прикладу операції по заміні масла, виконані сторонньою організацією.

Після виконання роботи виконавцем надано акт виконаних робіт, який оформляємо в програмі документом "Надходження товарів і послуг".

Заповнюємо клітинки закладки "Послуги" такими даними:

1. В поле "Номенклатура" виберемо створену послугу з довідника "Номенклатура".
2. Зазначимо кількість, ціну без ПДВ і ставку ПДВ.
3. Сума без ПДВ, сума ПДВ і всього будуть розраховані автоматично.
4. Виберемо рахунок, в який будуть віднесені витрати, виходячи з призначення використання автомобіля в підприємстві.
5. Деталізуємо аналітику по підрозділу і численних статтях видатків в колонці "Субконто".

Рух документа після проведення відображає віднесення суми отриманої послуги до складу витрат поточного періоду.

1.3. Ремонт автомобіля

Одним з важливих моментів експлуатації автомобіля є своєчасне проведення ремонтів: поточного або капітального.

Змоделюємо ситуацію, коли поточний ремонт транспортного засобу виконує стороння організація. Відображаємо ці операції в два етапи:

1. Купуємо послуги з ремонту та відображаємо їх в програмі за допомогою документа "Надходження товарів і послуг" з видом операції "Об'єкти будівництва".

Заповнюючи табличну частину документа на закладці "Об'єкти будівництва", необхідно вибрати створений раніше елемент з довідника "Об'єкти будівництва". Потім вказати статтю витрат з однойменного довідника. З Плану рахунків БО вибрати рахунок обліку витрат по ремонту ОЗ ― 235 "Обслуговування та ремонт необоротних активів". Приклад заповненого документа на рисунку нижче:

Проведений документ сформує наступні проводки:

2. На наступному етапі формуємо документ "Модернізація і ремонт ОЗ" (розділ "ОЗ і НМА" ― "Облік основних засобів") з видом поліпшення "Ремонт".

Зупинимося на заповненні клітинок документа.

В поле “Объект строительства” выберем созданный нами ранее элемент из справочника “Объекты строительства”. Происходящее событие ― “Модернизация и ремонт”.

У табличній частині документа на закладці "Основні засоби" заповнюємо наступну інформацію:

• "Рахунок об'єкта будівництва" ― 235;
• "Загальна сума" буде заповнена автоматично після натискання на кнопку "Розрахувати суми";
• При необхідності поставте позначку "Використовувати загальний спосіб відображення витрат" і вкажіть його або інший спосіб, вибравши з довідника "Способи відображення витрат";
• За кнопці "Додати" внесіть інформацію про відремонтованому автомобілі;
• Скористайтеся кнопкою "Заповнити" для автоматичного заповнення колонки "Сума поліпшень".

Після проведення документа сума ремонту буде віднесена в той же рахунок витрат, який визначений, виходячи з призначення автомобіля.

1.4. Модернізація автомобіля

Операції з модернізації автомобіля схожі з операціями по ремонту, однак мають свої відмінності в зв'язку з тим, що витрати на капітальний ремонт на відміну від витрат по поточному ремонту збільшують первісну вартість ОЗ і відображаються на рахунку 1522 "Виготовлення і модернізація основних засобів". Цей рахунок слід вказати при створенні нового елемента в довіднику "Об'єкти будівництва":

Отримання послуг з модернізації автомобіля від постачальника оформляємо документом "Надходження товарів і послуг" з видом операції "Об'єкти будівництва". При заповненні документа переконайтеся, що рахунок обліку зазначений 1522.

Завершення капітального ремонту відображаємо документом "Модернізація і ремонт ОС" з видом поліпшення "Модернізація". Таблична частина документа буде відповідати обраному виду поліпшення, проте порядок заповнення документа нічим не відрізняється від його заповненні при проведенні поточного ремонту:

Після проведення документа сума капітального ремонту буде віднесена в збільшення первісної вартості:

2. Вибуття автомобіля з підприємства

Документи, про які йтиметься в цій частині статті, знаходяться в розділі "ОЗ і НМА" підрозділі "Вибуття основних засобів".

2.1. Продаж автомобіля

Для оформлення операцій з продажу основних засобів в програмі призначено документ "Передача ОЗ". Він може бути створений як самостійний документ, так і на підставі документа "Підготовка до передачі ОЗ". Розглянемо другий варіант і створимо в програмі документ "Підготовка до передачі ОЗ". Він використовується в тому випадку, якщо основний засіб визнано підготовленим до продажу і буде відображено на рахунку 286 "Необоротні активи та групи вибуття, утримувані для продажу".

При заповненні документа виберіть транспортний засіб, який визначено для продажу. Для цього скористайтеся однією з кнопок: "Додати" або "Підбір". Потім заповніть інформацію про основний засіб (кнопка "Заповнити"). Крім відображення інформації про первісну та залишкову вартість ОЗ у бухгалтерському та податковому обліку, в документі буде автоматично розрахована амортизація за поточний місяць.

В результаті проведення документа будуть сформовані проводки по нарахуванню та списанню амортизації, а також списання залишкової вартості ОЗ:

На підставі документа "Підготовка до передачі ОЗ" створимо документ "Передача ОЗ". Документ буде частково заповнений, але додатково внесемо таку інформацію:

• У шапці документа заповнимо поле "Контрагент".
• На закладці "Основні засоби" вкажемо суму продажу без ПДВ, ставку ПДВ і схему реалізації. Всі інші осередки будуть заповнені автоматично за даними документа "Підготовка до передачі ОЗ" або розрахунковим шляхом в самому документі "Передача ОЗ".
• Закладка "Рахунки розрахунків" буде заповнена автоматично на підставі реєстру відомостей "Рахунки розрахунків з контрагентами".
• На закладках "Додатково", "Комісія" і "Друк накладної" внесемо відомості для заповнення друкованих форм документів "Видаткова накладна" і типова форма ОЗ-1 "Акт прийому-передачі основних засобів". Обидві друковані форми доступні в документі по кнопці "Друк".

Після проведення документа будуть сформовані проводки згідно з правилами відображення операцій з продажу ОЗ в бухгалтерському обліку:

2.2. Списання автомобіля

У разі вибуття автомобіля в зв'язку з моральним або фізичним зносом, а також в разі ліквідації при надзвичайній ситуації такі операції оформляють документом "Списання ОЗ".

Інформація, яку необхідно внести, зрозуміла з назв клітинок для заповнення:

• У шапці документі вкажіть причину списання. Для цього створіть необхідний елемент в довіднику "Причини списання".
• В поле "Подія ОЗ" виберіть "Списання".
• Закладку "Основні засоби" табличній частині документа заповніть, використавши одну з кнопок "Додати" або "Підбір", а потім натисніть кнопку "Заповнити". Після цих дій в документі будуть вказані початкова вартість, залишкова вартість та нарахована амортизація.
• На закладці "Додатково" автоматично вказаний рахунок списання 976 "Списання необоротних активів". Статтю не операційних витрат створіть або виберіть вже раніше створену з однойменного довідника.
• Виберіть склад комісії для заповнення типової форми ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів". Друкована форма акта доступна з документу "Списання ОС" по кнопці "Друк".

Приклад заповненого документа на малюнку нижче:

Після проведення документа залишкова вартість транспортного засобу буде списана наступною проводкою:

Дт 976 "Списання необоротних активів" Кт 105 "Транспортні засоби".

Зверніть увагу, що якщо списання ОЗ відбувається за рішенням платника податків, а не внаслідок надзвичайних обставин, то для коригування ПДВ створюємо податкову накладну введенням на підставі документа "Списання ОЗ".

На завершення статті акцентуємо увагу, що створення платіжних та податкових документів за наведеними операціями необхідно виконувати відповідно до хронології операцій і дотримуючись правила першої події.