Замовлення покупців в “Управління торговим підприємством”

У статті розглянуто заповнення основних документів, пов'язаних з управлінням замовленнями покупців в УТП.

Одна з можливостей управлінського обліку в конфігурації "Управління торговим підприємством" ― це управління замовленнями покупців. Уміння працювати з документами, що дозволяють створювати, коригувати, закривати замовлення покупців, необхідно кожному користувачеві програми.

Всі документи, про які йтиметься в цій статті, знаходяться в меню "Документи" ― розділ "Продажі".

1. Як створити замовлення покупця

Документ “Замовлення покупця” служить для реєстрації попередньої домовленості з придбання товарів, яка укладена між підприємством і покупцем або комісіонером. В замовлення можуть бути включені товару з наявності на складах або ті, які зарезервовані в замовленнях постачальників. Якщо мова йде про резерв запасів на складі, тоді слід вказати склад в стовпці "Розміщення" табличної частини документа:

Якщо ж товар розміщений в "Замовленні постачальника", тоді вкажемо конкретне замовлення в поле "Розміщення". Зверніть увагу, що товар може бути розміщений і на складах, і в замовленнях постачальника одночасно.

Для того, щоб не заповнювати інформацію про розміщення товарів вручну, слід попередньо заповнити "Налаштування користувача", які розташовані в меню "Сервіс", а саме встановити прапорці "Авторозміщення" і "Авторезервуванням" в групі "Замовлення":

Після цього інформацію про розміщення можна заповнити автоматично за кнопкою "Заповнити та провести". При цьому відкриється вікно, в якому можна налаштувати варіанти резервування товарів із запропонованих опцій:

• спочатку на складах, потім в замовленнях постачальникам;
• спочатку в замовленнях постачальникам, потім на складах.

Заповнене замовлення проводимо. Проаналізувати стан замовлення можна скориставшись кнопкою "Аналіз" в документі:

На підставі "Замовлення покупця" зручно створювати платіжні документи в залежності від форми оплати: "Платіжне доручення вхідне" ― при безготівковій формі оплати або "Прибутковий касовий ордер" ― при оплаті готівкою. Для прикладу показано створення "Платіжного доручення вхідного":

Для оформлення документів по реалізації товарів, перерахованих в замовленні, сформуємо на підставі замовлення документ "Реалізація товарів і послуг" або скористаємося кнопкою "Оформити реалізацію" в самому документі. При цьому відкривається форма для оформлення групи документів: "Реалізація товарів і послуг", "Податкова накладна", "Прибутковий касовий ордер". Вибравши необхідні документи і дії з ними, можна створити пакет документів. Зверніть увагу, що формування податкової накладної буде можливо тільки при встановленому прапорці "Проводити документи" в групі "Дії з документами" Реалізація товарів і послуг ". А дії з документом "Прибутковий касовий ордер" будуть можливі тільки в тому випадку, якщо в замовленні буде вказана каса в поле "Б/рахунок, каса".

Зручно користуватися даною обробкою і в разі, якщо реалізація товарів відбувається з кількох складів.

2. Як відкоригувати замовлення

2.1. Документ "Резервування товарів"

Якщо необхідно внести зміни в розміщення або резервування вже проведеного замовлення, зробити це можна в документі "Резервування товарів", вибравши одну з трьох можливих операцій:

Розглянемо заповнення документа в залежності від виду операції:

1. Вид операції “По складах”

У табличній частині документа заповнюємо початкове розміщення ― склад, де спочатку був зарезервований товар, і нове розміщення ― склад нового резервування товару. При заповнення обох точок розміщення резерв товарів буде переміщений з вихідного складу на новий.

Можливі й інші варіанти заповнення розміщення:

• Початкове місце розміщення зазначено, а нове місце розміщення ― немає, це означає, що з вихідного місця розміщення резерв буде знято.
• Початкове місце розміщення не вказано, а нове місце розміщення ― так, це означає, що на нове місце розміщення буде додано резерв.

Після проведення документа з вихідного місця розміщення резерву товари списуються, а на нове місце розміщення резерву записуються. При цьому формується рух по регістру "Товари в резерві на складах". Перехід в регістр можливий безпосередньо з документа по кнопці "Перейти":

Однак документ не може бути проведено, про що система видає службові повідомлення в таких випадках:

• У вихідному місці розміщення недостатня кількість товарів в резерві при знятті резерву
• У новому місці розміщення недостатня кількість у вільному залишку при додаванні резерву

• Недостатньо вільних товарів.

2. Вид операції «По замовленням»

Табличну частину документа заповнюємо таким чином: в стовпчиках "Початкове розміщення" і "Нове розміщення" вказуємо початкове замовлення і нове замовлення постачальнику або внутрішнє замовлення відповідно. Тоді розміщення буде знято з вихідного замовлення і виконано в новому замовленні. Формуючи документ, слід звернути увагу на наступні моменти його заповнення:

• Вихідне замовлення вказано, а нове ― ні, в разі, якщо розміщення в вихідному замовленні буде знято.
• Нове замовлення вказано, а вихідне ― ні, в разі, якщо розміщення буде зроблено в новому замовленні.

3. Вид операції “По складах і замовленнях”

При виборі такого виду операції можливо змінити розміщення резерву в замовленні на резерв на складі і навпаки. При цьому в "початкове розміщення" і "Новому розміщенні" може бути вказаний як склад, так і замовлення.

Документ заповнюється за тією ж методикою, що і в попередніх розглянутих варіантах

2.2. Документ "Коригування замовлення покупця"

Крім коригування резервування і розміщення замовлення, про що йшла мова раніше, часто виникає необхідність відкоригувати номенклатуру, її кількість і вартість. Робимо це за допомогою документа “Коригування замовлення покупця”, який вводимо на підставі "Замовлення покупця".

Формуємо документ "Коригування замовлення покупця" для додавання і/або видалення позицій в "замовленні покупця". Створений на підставі замовлення документ по його корегування спочатку автоматично сформований таким чином:

Це пов'язано з особливостями його заповнення. Слід звернути увагу, що:

• при заміні номенклатури заповнюємо два рядки: в одному вказуємо номенклатуру, яку необхідно замінити зі знаком мінус, а в другий рядок вносимо номенклатуру, яку потрібно додати, зі знаком плюс.
• при коригуванні ціни або кількості номенклатури аналогічно заповнюємо два рядки: один рядок зі старою ціною або кількістю зі знаком мінус, друга ― з новими даними зі знаком плюс.

Документ можна заповнити автоматично, натиснувши на кнопку "Заповнити" і вибравши один з двох варіантів заповнення документа:

• Заповнити по залишкам ― документ буде заповнений всіма нереалізованими товарами по документу "Замовлення покупця". При цьому будуть враховані всі раніше створені документи щодо коригування замовлення.
• Скопіювати склад замовлення ― документ буде заповнений копіюванням табличній частині документа "Заказ покупателя".

Заповнений документ проводимо.

3. Закриття замовлень покупців

Для відображення операцій зі зняття замовлень використовуємо документ “Закрытие заказов покупателей”. Он может быть создан как самостоятельный документ, так и на основании “Заказа покупателя”. В документе предусмотрено два вида операций:

• Закрытие заказов от покупателей. При выборе этой операции заказы, перечисленные в документе, считаются выполненными и будут закрыты. Необходимо указать причину закрытия заказа, выбрав ее из одноименного справочника.

Заполнение причины закрытия заказа позволит сформировать отчет “Анализ причин закрытия заказов” (меню “Отчеты” ― “Продажи” ― “Анализ заказов”).

• Снятие резервов и размещения. Этот вид операции используем при закрытии заказов, по которым закончился срок хранения резерва без оплаты. Количество дней хранения резерва без оплаты зафиксировано в договоре с контрагентом.

После оперативного проведения документа с видом операции “Снятие резервов и размещения” резерв будет перемещен на другой заказ покупателя, по которому еще не сделано резервирование. Если заказ был сформирован согласно резервирования по заказу поставщику, то такое резервирование тоже будет снято.

Надеемся, что эта информация будет полезна вам как для оформления документов, так и для формирования отчетов по продажам.