Табель учета рабочего времени в “Управління торговим підприємством”

Эта статья посвящена вопросам заполнения табеля учета рабочего времени в конфигурации “Управління торговим підприємством для України”.

1. Учет рабочего времени

В связи с тем, что в конфигурации предусмотрено создание первичных документов по невыходам сотрудников на работу, по усмотрению предприятия возможны следующие варианты учета отработанного времени.

Один из них - это создание первичного документа с указанием дней невыхода и причины без дополнительного заполнения табеля. Используемые документы приведены на рисунке ниже:

Второй - это заполнение табеля вручную без ведения первичных документов о невыходах. При включенном интерфейсе “ Полный” табель находится в меню “Документы” - “Расчет зарплаты” - “Учет времени”- “Табель учета рабочего времени организации”.

При заполнении табеля используйте условные обозначения, которые приведены в “Классификаторе использования рабочего времени” (интерфейс “Полный”- “Справочники”- “Классификаторы”).

И третий вариант - это создание первичных документов, а после - заполнение табеля с учетом информации, отраженной в первичном документе.

Более подробно остановимся именно на третьем варианте, так как он наиболее часто используемся предприятиями в работе.

Рассмотрим, каким именно документом необходимо отразить невыход в зависимости от причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, а также на период пребывания сотрудника в командировке.

Создание документов показано в конфигурации “Управление торговым предприятием” при включенном интерфейсе “Полный”. Все первичные документы, о которых будет идти речь дальше, находятся в разделе “Документы” - “Расчет зарплаты”. Табели сформированы в виде отчета в меню “Отчеты” - ”Расчет зарплаты”.

На момент создания первичных документов и заполнения табелей учета рабочего времени производственный календарь и графики работы на текущий год должны быть уже заполнены.

2. Невыход в связи с отпуском за свой счет

Воспользуемся документом “Невыходы и одноразовые выплаты в организациях”. Этот документ следует вводить до формирования документа “Начисление зарплаты работникам организаций”.

Заполняем табличную часть документа. Укажем в ней сотрудника и вид расчета “Отпуск за свой счет”. Вид расчета выберем из плана видов расчета “Начисления”. Заполняя информацию по сотруднику, укажем период, в течение которого он был в отпуске без сохранения заработной платы. Поставим отметку в поле “Фактически произошло”. После этого проведем документ. Этим же документом следует воспользоваться для отражения невыхода сотрудников на работу в случае прогула или простоя по вине работника.

Убедимся, что в табеле учета рабочего времени по сотруднику Сидоров за дни отпуска за свой счет стоит отметка “НА”, что соответствует условному обозначению для отпуска без сохранения заработной платы.

3. Отражение невыхода в связи с очередным отпуском

В случае, если работнику предоставлен очередной тарифный отпуск, его следует оформить с помощью документа “Начисление отпуска работникам организации”. Заполняя документ, следует обратить внимание на группу “Параметры расчета”. В поле “Вид документа” указываем “Отпускные”. В табличной части указываем вид начисления “Отпуск очередной” и его период. Этим же документом мы отражаем любые виды оплачиваемых отпусков : учебные, дополнительные и т.д.

Проверим заполнение табеля учета рабочего времени с учетом предоставленного сотруднику отпуска:

4. Невыход на работу по болезни

Отражение временной нетрудоспособности оформляют с помощью документа “Начисление по больничному листу”. Информация в табель учета рабочего времени попадает из табличной части “Расчет” согласно указанному периоду болезни:

Для отражения больничных в табеле используют условное обозначение “ТН”, которое предназначено для временной нетрудоспособности. Убеждаемся, что именно так отмечены дни невыхода сотрудника по болезни.

5. Отражение в табеле дней командировок

Если сотрудник выполняет свои обязанности не по основному месту трудовой деятельности в связи с командировкой, тогда информация в табель попадет из документа “Оплата по среднему заработку”. Заполняя документ, укажем вид расчета “Командировка” и период нахождения в командировке:

Убеждаемся, что в табеле именно в эти дни у сотрудника указаны дни пребывания в командировке, которые обозначены условным символом “ВД”.

Соблюдение этих простых правил заполнения первичных документов для различных случаев невыхода сотрудника на работу позволяют верно формировать табель учета рабочего времени. Информация об отработанном времени будет использована при начислении оплаты труда сотрудникам, поэтому ее корректное заполнение крайне важно во избежание ошибок.