Просроченная дебиторская задолженность

Наличие дебиторской задолженности – объективная потребность хозяйственной деятельности. Без нее не обходится ни одно предприятие. Но своевременное погашение долгов наблюдается не всегда: риск невозврата сопровождает много сделок.

Что входит в понятие дебиторской задолженности, какой она бывает и как отражается в учете более подробно рассмотрено в статье «Учет дебиторской задолженности в BAS. Бухгалтерия для Украины».

Что такое просроченная дебиторская задолженность?

При заключении договоров предусматривается, что стороны будут придерживаются всех условий, но иногда возникают ситуации, когда «что-то пошло не так», и дебиторская задолженность по текущей превращается в просроченную.

Главным нормативным документом, регламентирующим учет дебиторской задолженности, является П (С) БУ 10 «Дебиторская задолженность», но в нем отсутствует определение термина «просроченная» дебиторская задолженность. Есть текущая, долгосрочная, безнадежная, также присутствует определение «сомнительного долга», а вот термина «просроченная дебиторская задолженность» нет.

Только для бюджетных учреждений такой термин зафиксирован в «Порядке бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений»:

Просроченная дебиторская задолженность – дебиторская задолженность, возникающая на 30-й день после окончания срока обязательного платежа согласно заключенным договорам или если дата платежа не определена после выписки счета на оплату.

Поскольку однозначная трактовка «просроченной дебиторской задолженности» существует только для бюджетных учреждений, предприятия могут самостоятельно установить критерии ее признания и закрепить их в приказе об учетной политике.

Таким критерием может стать срок непогашения задолженности за отгруженную продукцию (товар, услуги) в днях или количество неуплаченных в срок счетов одним дебитором.

Когда возникает просроченная дебиторская задолженность?

Она возникает:

• в случае, когда предприятие отгрузило продукцию/товар (оказало услуги), а покупатель своевременно не рассчитался;
• в случае, если предприятие осуществило предоплату поставщику, а сроки поставки товара/продукции или услуги нарушены.

Не вовремя возвращенная задолженность на предприятии является наиболее опасной, поскольку почти не поддается прогнозированию. Причины ее возникновения могут быть разными:

Где и как используют информацию о просроченной дебиторской задолженности?

Для предупреждения фактов возникновения просроченной дебиторской задолженности предприятие может использовать такие инструменты как наблюдение за дебитором, установление ограничений для отгрузки. Например, не отгружать до момента уплаты прошлой поставки.

На первый взгляд, все это дела менеджеров, ведь просроченная дебиторская задолженность не является объектом бухгалтерского учета. Но она является источником информации для контроля за расчетами с контрагентами, а также инструментом для анализа платежеспособности дебитора при формировании резерва сомнительных долгов, о чем более подробно можно прочитать в статье «Резерв сомнительных долгов».

Напомним, что П (С) БУ 10 рекомендует для формирования резерва сомнительных долгов использовать два метода:

• расчет абсолютной суммы сомнительного долга;
• использование коэффициентного метода, то есть расчет коэффициента сомнительности.

И, если расчет по второму варианту делается по определенным формулам, то для первого варианта крайне необходимо отслеживать просроченную дебиторку

Условия списания просроченной дебиторской задолженности

Дебиторка с истекшим сроком исковой давности (просроченная и безнадежная к взысканию) не может находиться в составе оборотных активов, если:

• она не соответствует критериям актива;
• вероятность погашения просроченного долга минимальная или нулевая, то есть получение компанией денежных средств или иной экономической выгоды маловероятны;
• по нормам бухгалтерского и налогового учета она подлежит списанию.

Таким образом, дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности в балансе не отражается, и подлежит списанию на расходы или за счет резерва.

Списать ее также нужно в налоговом учете. И здесь надо быть внимательными, поскольку признание безнадежной дебиторской задолженности в П(С)БУ и в НКУ отличаются.

Определение безнадежной дебиторской задолженности в П(С)БУ очень лаконичным и содержит два фактора:

• объективный – истек срок исковой давности;
• субъективный – есть уверенность в ее невозврате, то есть имеет место суждение руководителя по этому вопросу.

Налоговый Кодекс дает довольно развернутый список случаев, когда дебиторская задолженность может быть признана безнадежной.

1. Общим и почти основным, критерием в обоих документах выступает случай, когда истек срок исковой давности.
2. Просроченная задолженность признана сомнительной, также в балансе не отражается – в бухучете непогашенный и ничем не обеспеченный долг подлежит обязательному резервированию.
3. Созданный резерв уменьшает дебиторскую задолженность, которая отражена в балансе. Сумма дебиторской задолженности по строке 1125 должна быть отражена за минусом сумм резерва.

Чтобы оценить долг дебитора как сомнительный для целей создания резерва необходимо:

• разработать и закрепить в учетной политике критерии отнесения долгов в разряд сомнительных;
• оценку вероятности погашения долгов проводить на регулярной основе на каждую отчетную дату;
• при повышении вероятности погашения долга просматривать сомнительный долг по критериям, корректировать сумму резерва.

Отчисления в резерв – это другие расходы, и они должны относиться на счет 944.

Алгоритм действий при списании просроченной задолженности

1 этап. Списание просроченной или безнадежной дебиторской задолженности начинается с инвентаризации расчетов, проведение которой является обязательным действием перед составлением финансовой отчетности. В ходе инвентаризации выявляется задолженность, относительно которой истек срок исковой давности или той, что подпадает под «субъективный» условий.

2 этап. Принятие решения о списании. Его должен принять руководитель на основе результатов инвентаризации. Оформляется приказом руководителя.

3 этап. Оформление списания безнадежной задолженности в бухгалтерском учете и отчетности (финансовой и налоговой).

Общепринятая ошибка: предприятие пропускает второй этап и осуществляет списание на основании бухгалтерской справки. Поэтому советуем бухгалтерам получить поддержку руководителя в этом вопросе, а не брать всю ответственность на себя.

Бухгалтерский учет списания просроченной дебиторской задолженности

Порядок формирования бухгалтерских записей при списании просроченной «дебиторки» зависит от того, создавало предприятие резерв сомнительных долгов или нет. Подробнее об учете сомнительных долгов здесь.

Рассмотрим на примере:

В ходе инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность, срок исковой давности которой уже истек, в сумме 25 000 грн.

1-й вариант Резерв сомнительных долгов создан в сумме 21000 грн.

2-й вариант Резерв сомнительных долгов создан в сумме 30000 грн.

3-й вариант Резерв сомнительных долгов не создан.

4-й вариант Обнаружена ошибка, когда просроченная дебиторская задолженность (безнадежная) возникла в прошлом периоде, но списана не была.

Отражение в учете:

НДС при списании просроченной дебиторской задолженности

При списании просроченной дебиторской задолженности предприятию следует уделить внимание двум налогам: НДС и налогу на прибыль.

Рассмотрим их на примерах:

Пример 1. Дебиторская задолженность за отгруженную продукцию (товары, услуги).

Предприятие отгрузило товары, зарегистрировало налоговую накладную, но оплату так и не получило. При списании такой дебиторской задолженности корректировка налоговых обязательств не предусмотрена.

Пример 2. Дебиторская задолженность по предоставленным авансам.

Предприятие осуществило предоплату или получило налоговый кредит, но товар так и не получило. Срок исковой давности истек.

Позиция НКУ следующая: товар получен не был, то есть в хозяйственной деятельности не использован, поэтому при списании задолженности нужно начислить налоговые обязательства (ст. 198.5 НКУ).

Если предприятием была перечислена предоплата неплательщику НДС, налоговые обязательства не начисляются.

Налог на прибыль и просроченная дебиторская задолженность

При составлении Декларации по налогу на прибыль следует сделать соответствующие корректировки, но только для предприятий, которые подают вместе с Декларацией расчет РI (налоговые разницы). Ситуация урегулирована статьей 139 НКУ, где определено, как отразить увеличение (п.139.2.1.) или уменьшение (п.139.2.2.) такой корректировки финансового результата до налогообложения. Таким образом, в приложении РI имеют место четыре налоговые разницы.

Все налоговые расчеты касаются только той просроченной задолженности, которая признается безнадежной.

И еще несколько слов о сроках исковой давности: его продлили на период карантина. Это следует учитывать при проведении инвентаризации дебиторской задолженности.

Вывод

Дебиторская задолженность требует пристального внимания. На просроченную нужно обратить еще большее внимание. Менеджеры должны беспокоиться о своевременном взыскании долгов, а бухгалтеры – своевременном их списании.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.