Уже с января 2021 года работодатели не составляют и не подают месячный отчет по ЕСВ (приложение 4 к Порядку № 435). Зато за I квартал 2021 года они должны подавать обновленную форму № 1ДФ (где будет информация и о ЕСВ).
Основные правила
Начиная с 1 января 2021 года работодатели должны отчитываться по ЕСВ, НДФЛ и ВЗ по единой форме отчетности по Законам №115 и 116, с 1 января 2021 года предусмотрено подавать отчетность о начислении ЕСВ в составе отчетности по НДФЛ (для налоговых агентов в составе ф. №1ДФ (доп.1)). Такую отчетность следует предоставлять в налоговый орган по основному месту учета плательщика ЕСВ.
После долгой подготовки со стороны министерства финансов, окончательный вид формы был утвержден.
Впервые подавать новую форму единой отчетности следует за I квартал 2021 года. Это предусмотрено Приказом № 773 (доп.2.). По прежнему на предоставление этого отчета работодателю дается 40 календарных дней после окончания отчетного квартала. Впервые эту форму надо будет подать до 11 мая 2021 года (включительно).
Последний раз старая форма Отчета по ЕСВ (дополнение 4 к Порядку №435 (ESV-dod4)) подавалась по декабрь 2020 года (до 20 января 2021 года, включительно). А по НДФЛ и ВЗ по старой форме за 4 квартал 2020 года последний раз отчитались до 9 февраля 2021 года.
Новый отчет - первый взгляд
Внешне новая форма единой отчетности даже не напоминает прежнюю форму № 1ДФ (прил.1) несмотря на то, что имеет схожее название. Номер формы отчета также уходит в историю - сочетание букв «ДФ» мы дальше встретим только в приложении 4 к новой отчетности.
Обновленная форма получила название "Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков - физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса".
Новый расчет состоит из:
- основной части (раздел I "Начисление дохода и единого взноса за наемных работников в разрезе месяцев отчетного квартала", Раздел II "Начисление денежного обеспечения и единого взноса за военнослужащих, полицейских, лиц рядового и начальствующего состава и на суммы пособия по беременности и родам в разрезе месяцев отчетного квартала (кроме военнослужащих срочной военной службы);
- приложения 1 "Ведомости о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам" (Д1);
- приложения 2 "Ведомости о лицах, ухаживающих за ребенком до достижения ими трехлетнего возраста, при усыновлении ребенка, и лицах из числа неработающих трудоспособных родителей, усыновителей, опекунов, попечителей, которые фактически осуществляют уход за ребенком с инвалидностью (Д2);
- приложения 3 "Ведомости о лицах, которые проходят срочную военную службу" (Д3);
- приложения 4 "Ведомости о суммах начисленного дохода, удержанного и уплаченного налога на доходы физических лиц и военного сбора" (4ДФ);
- приложения 5 "Ведомости о трудовых отношениях лиц и период прохождения военной службы" (Д5);
- приложения 6 "Ведомости о наличии оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством" (Д6).
При этом:
- Д2 формируется и подается только районными (городскими) управлениями труда и социальной защиты населения;
- Д3 формируется и подается в налоговые органы плательщиками единого взноса, начисляют и уплачивают единый взнос за лиц, проходящих срочную военную службу в Вооруженных Силах Украины, других образованных в соответствии с законом воинских формированиях, Службе безопасности Украины и службу в органах и подразделениях гражданской защиты;
- в случае, если у плательщика единого взноса отсутствуют рабочие места, работа на которых засчитывается в специальный стаж, Д6 в отчет не формируется и не подается.
Обычного работодателя интересуют лишь Основная часть Отчета и три Приложения: Д1, Д4 и Д5!
Теперь рассмотрим их по отдельности.
Основная часть отчета
Открывая завесу тайны, скажем, что основная часть отчета - это аналог старой Таблицы 1 ежемесячного Отчета по ЕСВ. Которая, как известно, имела заглавную часть и саму таблицу с числовыми данными.
Заглавная часть - в ней будут как уже знакомые нам реквизиты, так и те, которых раньше не было.
По поводу знакомых реквизитов любой налоговой декларации, почему они здесь есть, понятно - обязательные реквизиты налоговой отчетности являются стандартными и обобщены в пп. 48.3-48.4 НКУ. Речь идет о данных про работодателя и орган ГНС, в который отчет будет подаваться, о дате предоставления и подписи руководителя и главбуха.
Однако будет в этой части и кое-что новенькое.
Во-первых, типов отчета теперь не 3, а 4. К отчетной, отчетной новой и уточняющей формам добавили справочную. Что это и для чего? Как объясняет новый Порядок составления отчета, строка 014 "Справочный" заполняется, если отчет подается плательщиком ЕСВ с типом "Отчетный", в приложениях которого имеется информация о назначении пенсии застрахованным лицам или материального обеспечения, страховых выплат.
Во-вторых, в представленных отчетах появилась собственная нумерация, которая приводится в строке 02 основной части отчета. Как указано в примечаниях, номер отчета будет определяться в хронологическом порядке, независимо от его типа.
Например, если вы уже подали «Отчетный» тип отчета за 1 квартал, и до окончания срока подачи (до 11 мая) подали «Отчетный новый», то номер такого отчетного нового будет 2 (несмотря на то, что речь идет об одном и том же отчетном периоде).
Появилась возможность подачи уточняющей формы правопреемником ликвидированного налогового агента (для ЕСВ это важно). Для этого в основной части отчета появилась строка 034, в которой правопреемник отмечает налоговый номер предшественника, при котором подает уточнения.
По прежнему, при наличии у юрлица филиалов (обособленных подразделений) предусмотрено 2 варианта предоставления отчета: или филиал отчитывается самостоятельно, или головное предприятие отчитывается за себя и за филиал. Соответственно для этого в форме нового отчета предусмотрены строки 033 и 036.
В-третьих, в форме отчета появились приложения. Поэтому в основной части отчета появилась строка 06, в которой надо будет указать, какие именно приложения в составе отчета предоставляются. При этом отметку "х" проставить мало: надо указать количество приложений и количество листов, на которых они были составлены!
Интеграция в форму квартального расчета данных о ЕСВ привела и к появлению в нем строк по всем возможным вариантам начисления этого взноса (а также других аналогичных платежей с предыдущей истории налогообложения). Поэтому не удивляйтесь, когда увидите в заглавной части строки 08 «Класс профессионального риска производства». Эта строка заполняется только в случае предоставления уточнений за период до 1 января 2016 года.
В-четвертых, в заглавной части надо будет определиться, кто вы есть. Для этого надо поставить отметку в строках 091-094. Выбор не велик - вы можете быть или работодателем (для физлиц - это выбор по умолчанию), или бюджетным учреждением или одним из вариантов предприятий организаций инвалидов.
Далее идут уже знакомые с Таблицы 1 Отчета по ЕСВ (для работодателей) реквизиты - так, штатную численность работников нельзя забыть и здесь! Но и здесь есть новость:отобразить предстоит среднеучетное количество штатных работников, и сделать это надо будет в разрезе:
- месяцев квартала. Так, в служебных строках строки 10 предусмотрено три графы, которые так и пронумерованы (1, 2, 3) по номеру месяца в квартале;
- категорий работников. Так, отдельные служебные строки предусмотрены для наведения данных о работниках вообще, о лицах с инвалидностью и о лицах, имеющих дополнительные гарантии по трудоустройству (см. Ст. 14 Закона о занятости).
Также в разрезе месяцев квартала надо будет привести данные об учетном количестве штатных работников. Напомним, что разницу между среднесписочным и учетным количеством штатных работников устанавливает Инструкция по статистике работников. А заключается она в том, что учетное количество приводится на определенную дату, а среднесписочное - в среднем, за определенный период. Какая дата будет считаться ключевой для наведения показателя учетного количества в Порядок составления отчета авторы не указывают. Надеемся, что о соответствующей консультации позаботятся налоговики.
В строках 105-107 надо будет указать количество застрахованных лиц определенной категории (обыкновенные работодатели заполнять строку 105!). Далее надо будет отметить женщин (строка 108) и мужчин (строка 109).
А те, кто претендует на компенсацию ЕСВ согласно ч. 3 ст. 24 и ч. 2 ст. 27 Закона про занятость, должны указывать в строке 110 количество созданных в отчетном периоде новых рабочих мест. В Порядке заполнения этой строки ничего не объясняется, однако именно такими были разъяснения ПФУ ранее (див. письмо от 21.08.2014 р. № 21841/05-10), и вряд ли ситуация изменится в дальнейшем.
Напомним, что определение срока находим в Законе о занятости населения. В соответствии с п. 12 части 1 ст. 1, новое рабочее место - это рабочее место, созданное в связи с созданием нового предприятия (кроме того, что созданный путем прекращения) или увеличением штатной численности работников при условии отсутствия сокращения (уменьшения) среднемесячной численности за предыдущие 12 месяцев, а также создано путем модернизации или изменения технологии производства, требующей новых знаний, навыков и умений работника.
Табличная часть
Из трех разделов, только первый касается обычных работодателей.
Раздел И называется «Начисление дохода и единого взноса за наемных работников в разрезе месяцев отчетного квартала», где:
- в первой строке (и служебных к нему) показывается сумма начисленных физическим лицам доходов;
- во второй - тот же доход, но в пределах максимальной величины, на которую начисляется ЕСВ;
- в третьей - сумма начисленного на эти доходы ЕСВ;
- в четвертой - сумма доначисленного или доудержанного ЕСВ, в результате исправления ошибок предыдущих отчетных периодов;
- в пятой - сумма начисленной на эти доначисления (удержание) ЕСВ пени.
Уменьшение ЕСВ прошлых отчетных периодов отражается в шестой строчке.
Все это отражается в разрезе трех месяцев. Каждый из строк имеет три графы (1, 2, 3).
Далее следуют две строки с несложными расчетами:
- в седьмой строчке считается сумма ЕСВ к уплате (строка 3 + строка 4 - строка 6). Он еще имеет разбивку по месяцам;
- в восьмой строчке считается сумма ЕСВ к оплате всего. То есть приводится сумма ЕСВ за 3 месяца, приведенная в седьмой строчке (графа 1 + графа 2 + графа 3).
Заполняется Раздел I в гривнях с копейками
Раздел II называется «Начисление денежного обеспечения и единого взноса за военнослужащих, полицейских, лиц рядового и начальствующего состава и на суммы пособия по беременности и родам в разрезе месяцев отчетного квартала (кроме военнослужащих срочной военной службы)».
Раздел III называется «Начисление денежного обеспечения и единого взноса за патронатных воспитателей, родителей - воспитателей и приемных родителей в разрезе месяцев отчетного квартала».
Эти разделы, как понятно из их названий, должны заполняться только отдельными категориями страхователей, не относящимися к бизнесу, поэтому их мы рассматривать не будем.
В конце основной части есть строка, в которой проставляется пометка о предоставлении дополнение к отчету, согласноо п. 46.2 НКУ. Такое дополнение подается, если действующей формы отчета налогоплательщику не хватило и он решил подать в произвольной форме дополнение, которое позволяет выполнить его налоговые обязанности и рассчитать сумму налога (сбора), в соответствии с НКУ. Поэтому в конце новой формы отчета, в случае подачи такого дополнения, надо будет отметить его содержание и количество листов.
Таблица 6. Персонификация
Персонификация в табличке есть. Для этого предназначено приложение 1, которое составлено по примеру старой Таблицы 6 ежемесячного Отчета по ЕСВ.
То есть те данные, которые вы приводите в основной части Отчета, вы расшифровываете в приложении 1 в разрезе работников и месяцев, на которых эти доходы и суммы ЕСВ были начислены.
Однако внешнее сходство обманчиво - различия, хоть и небольшие, но есть.
Например, имеем 25 граф таблицы. Но за счет изменения в нумерации заглавной части приложения (введение служебных строк), на самом деле, была добавлена новая, 25-я графа! Она позволит вносить поправки в приложении 1, и не так, как это было в Отчете по ЕСВ, а так, как это было в форме № 1ДФ. То есть к каждой строке вводится отдельная графа, в которой можно, при необходимости (если подается отчетная новая или уточняющая формы), проставить «0» на добавление этой строки в уже поданном Приложении 1, или «1» - для исключения этой строки. Или комбинировать эти признаки для замены одной строки на другую. Описание этого механизма приведены в примечании 17 до Д1.
Кадровые данные работников. Таблица 5
Она тоже в новой форме есть. И даже сохранила свой номер - это теперь приложение 5 к отчету.
Д5 к отчету подается, если в течение отчетного периода:
- заключен или расторгнут трудовой договор (гражданско-правовой договор, кроме гражданско-правового договора, заключенного с физическим лицом - предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований) с застрахованным лицом;
- заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, трудоустроенным на новое рабочее место;
- лицо перемещено из одного структурного подразделения в другое, переведено на другую постоянную должность или работу у того же плательщика единого взноса;
- лицо назначено на новую должность;
- лицо впервые вступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т.п.)) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы;
- лицу предоставлен отпуск по беременности и родам (в том числе лицам из числа военнослужащих, лицам рядового и начальствующего состава);
- лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
- лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.
Обратите внимание:
- строк в Д5 насчитывается 20 (в Таблице 5 их было 19), названия строк очень похожи, но нумерация другая, не путайте;
- в табличной части Д5 появились строки о внутреннем совместительстве (строка 11) и о переводе на другую должность, в другое подразделение у одного работодателя (строка 12). То есть на вопрос о том, как показать эти основания составления приложения, специалисты Минфина ответили. Заполняются они, кстати, очень просто, знаками «1» - да, или «0» - если нет.
При этом, строка 11 тесно связана с заполнением строки 10 (где отмечается определенный трудовой период) - по сути, они заполняются только одновременно! Например, если вы назначаете работника на определенную должность, в строке 10 показываете дату начала трудовых отношений, а в строке 11 одновременно показываете, является ли он внутренним совмещающим, или нет.
Соответственно, строка 12 заполняется только в случае, когда происходит перевод работника на другую должность или работу, перемещение в другое подразделение;
- в этой таблице не будет строки с кодом ЗКППТР (о названии должности работника). Однако профессиональное название должности (строка 13) и код КП (строка 14) - остались!
- строка 20 выполняет функции по удалению (знак «1») или добавлению (знак «0») определенной строки в таблице приложения, и заполняется только в «отчетной новой» или «уточняющие» форме.
НДФЛ и ВЗ
Да, вы правильно поняли - в основной части отчета их не будет. Эти платежи налоговый агент отражает в приложении 4 (ДФ). В отличие от основной части, это приложение имеет только 3 знакомых типа (отчетный, отчетный новый и уточняющий). Однако нумерация (счет представленных приложений) сохраняется (строка 2).
Обратите внимание, в заглавной части 4ДФ отмечается:
- в строке 4, напротив надписи "Работал по трудовым договорам" - количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам) в отчетном периоде, по которым осуществляется начисление дохода по признаку 101;
- в строке 5, напротив надписи "Работал по гражданско-правовым договорам" - количество работников, работающих по гражданско-правовым договорам в отчетном периоде, по которым осуществляется начисление дохода по признаку 102.
То есть без этой справочной информации и здесь не обошлись. Но хотя бы пояснили, как считать это количество – по количеству заполненных строк с соответствующим признаком дохода.
Это приложение, кроме заглавной части, имеет табличную, в которой два раздела.
Для работодателей интересен Раздел I «Персонифицированные данные о суммах начисленного (выплаченного) в пользу физических лиц дохода и начисленных (перечисленных) в бюджет налогов на доходы физических лиц и военного сбора».. Он является неким миксом двух разделов старой формы № 1ДФ. Поэтому вряд ли кого-то удивит, или вызовет вопросы. Даже поправки к этому разделу будут вноситься так же, как и раньше (см. Новую строку 10 раздела I).
Однако обратите внимание: с 1 квартала 2021 года отражать в разрезе физлиц придется не только доходы и НДФЛ, но и сумму удержанного и уплаченного в бюджет военного сбора!
И еще: заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в 4ДФ за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в 4ДФ за январь отражается заработная плата, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле).
Чем это отличается от старого порядка? А тем, что ранее такое отображение зарплаты (начислено = выплачено в одном квартале) было обусловлено требованием выплаты зарплаты в установленные законом сроки! Теперь такое требование отсутствует, а также в случае, если зарплата за март была выплачена 30 апреля, ее надо отражать как выплаченную в отчете за I квартал.
По НДФЛ и ВЗ такого исключения не будет, и их надо отражать по факту начисления или уплаты в отчетном квартале.
Сумма начисленного дохода в графе 3а, сумма выплаченного дохода в графе 3, сумма начисленного НДФЛ в графе 4а, сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в графе 4, сумма начисленного военного сбора в графе 5а, сумма перечисленного военного сбора в графе 5 отражаются в гривнях с копейками!
В графе 6 "Признак дохода" указывается признак дохода, приведенный в разделе 1 "Справочник признаков доходов физических лиц» приложения 2 к новому Порядку. Соответственно, по каждому физическому лицу нужно заполнять столько строк, сколько у него признаков дохода. О каждом признаке дохода физического лица нужно заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 "Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и номер паспорта 2", кроме граф 7, 8 и 4 ДФ, которые заполняются однократно.
Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 7, 8 не заполняются.
Что отражается в разделе II "Налогообложение процентов, выигрышей (призов) в лотерею", можно догадаться из названия:
- в строке "Налогообложение процентов" общая сумма дохода, начисленного в виде процентов, общая сумма начисленного НДФЛ и общая сумма перечисленного в бюджет НДФЛ отражаются в гривнях с копейками. Сведения о физическом лице - налогоплательщике, которому начислены доходы в виде процентов, не значатся;
- в строке "Налогообложение выигрышей (призов) в лотерею" общая сумма начисленного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма выплаченного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, общая сумма начисленного НДФЛ и общая сумма перечисленного в бюджет НДФЛ отражаются в гривнях с копейками. Сведения о физическом лице - налогоплательщике, которому начислены доходы в виде выигрышей (призов) в лотерею, не значатся.
В конце 4ДФ проставляются (кроме даты подачи и подписей)
- количество заполненных строк раздела I,
- количество физических лиц, на которых предоставлена информация,
- количество страниц приложения.
При определении количества заполненных строк раздела I итоговая строка не учитывается.
Источник: Дебет-Кредит
